Comment représenter risques, conformité et audit dans un organigramme
Dessinez les fonctions de contrôle indépendantes dans un organigramme : séparez risques, conformité et audit interne des lignes d'activité, tracez l'audit en pointillé et vérifiez-le avec une approbation de crédit.
Les fonctions de contrôle comme les risques, la conformité et l'audit interne doivent figurer dans un organigramme sous forme de branches distinctes, pour que le lecteur voie leur indépendance vis-à-vis des lignes d'activité qu'elles contrôlent.
En bref
- Dessinez les risques et la conformité comme des branches distinctes à côté des lignes d'activité.
- Tracez l'audit interne en pointillé, car il rend compte au comité d'audit du conseil.
- Séparez la trésorerie des prêts pour que le bilan ait son propre responsable.
- Étiquetez chaque pointillé avec la relation qu'il représente.
- Vérifiez l'indépendance en regardant qui propose et qui approuve dans un processus.
Pourquoi les fonctions de contrôle ont leurs propres branches
Dans une banque ou une compagnie d'assurance, les lignes d'activité génèrent du revenu et les fonctions de contrôle vérifient que ce revenu est généré sans danger. Si les risques, la conformité ou l'audit se trouvent à l'intérieur d'une ligne d'activité dans l'organigramme, celui-ci laisse penser qu'ils dépendent de ceux qu'ils sont censés challenger. Dessinez chacun comme une branche sous le directeur général, à côté des lignes d'activité, et non en dessous.
L'audit interne est un cas particulier. Il rend généralement compte au comité d'audit du conseil et n'a qu'un lien administratif avec le directeur général. Un trait plein déformerait cette réalité : tracez l'audit interne en pointillé et nommez la relation. Les régulateurs de chaque pays fixent leurs propres exigences ; considérez donc l'organigramme comme l'illustration d'un schéma, pas comme un énoncé de ce que la réglementation impose.
L'organigramme ci-dessous est l'organigramme de banque modifiable. Un second schéma, l'approbation d'un crédit client, montre la même indépendance dans un processus : la personne qui propose une limite et celle qui l'approuve doivent venir de branches différentes de l'arbre.
Construire l'organigramme de la banque en gardant les fonctions de contrôle indépendantes
Voyez d'abord apparaître les lignes d'activité, puis les fonctions de contrôle à côté d'elles, et enfin le lien d'audit interne en pointillé.
Commencer par les lignes d'activité génératrices de revenus
La banque de détail et la banque des entreprises, avec leurs équipes, se placent sous le directeur général. Ce sont les unités qui prennent le risque client ; elles viennent donc en premier, et les étapes suivantes peuvent montrer ce qui les surveille.
Ajouter la trésorerie et les fonctions de soutien
La trésorerie, les opérations, les technologies et la finance complètent le côté opérationnel. La trésorerie gère le financement et la liquidité séparément des prêts, de sorte que le bilan a un responsable qui ne vend pas aussi des crédits.
Ajouter les risques et la conformité comme branches distinctes
Le directeur des risques et le directeur de la conformité dirigent chacun une branche à côté des lignes d'activité, et non à l'intérieur. Ce placement montre que le risque de crédit, le risque de marché et la lutte contre le blanchiment peuvent challenger l'activité sans dépendre d'elle.
Ajouter l'audit interne avec un pointillé
L'audit interne est en pointillé parce qu'il rend compte au comité d'audit du conseil, avec un simple lien administratif vers le directeur général. Un pointillé indique au lecteur que cette relation n'est pas de même nature qu'un lien hiérarchique, et c'est tout l'intérêt.
Tester l'indépendance avec un processus : l'approbation du crédit client
Le processus d'approbation du crédit montre la même séparation à l'œuvre : qui propose une limite et qui la décide. Construit en trois étapes.
Écrire les étapes et les décisions
Commencez par le chemin principal : demande, vérifications, évaluation et décision de crédit, sans responsables. On voit déjà où une décision est prise, mais pas si le décideur est indépendant.
Confier chaque étape à l'unité qui en est responsable
Ajoutez des couloirs pour que l'examen et l'approbation relèvent d'unités différentes de celle qui a demandé le crédit : les ventes demandent, l'analyste crédit évalue et le gestionnaire de crédit décide. Si proposer et approuver se trouvent dans le même couloir, l'organigramme et le processus ne s'accordent pas sur l'indépendance.
Ajouter les exceptions, la sécurité et le suivi
Le processus complet ajoute les renvois, les contrôles de sécurité et le suivi. Chacun doit nommer une unité qui existe dans l'organigramme, et les fonctions de contrôle de l'organigramme doivent apparaître là où le processus a besoin d'un regard critique.
Comment cela fonctionne
Lister les lignes d'activité
Ajoutez la banque de détail, la banque des entreprises et toute autre unité qui prend le risque client comme branches sous le directeur général.
Ajouter les unités de soutien opérationnel
Ajoutez la trésorerie, les opérations, les technologies et la finance. Gardez la trésorerie séparée des prêts.
Ajouter les risques et la conformité comme branches distinctes
Ajoutez le directeur des risques et le directeur de la conformité avec leurs équipes, à côté des lignes d'activité. Ne les placez pas à l'intérieur d'une ligne d'activité.
Ajouter l'audit interne comme rôle en pointillé
Ajoutez l'audit interne avec un pointillé et nommez la relation avec le comité d'audit dans la note du rôle.
Étiqueter les relations qui ne sont pas hiérarchiques
Écrivez sur chaque pointillé ce qu'il représente, par exemple le compte rendu au comité d'audit, pour que le type de relation soit visible.
Tester avec un processus
Ouvrez un processus tel que l'approbation de crédit et vérifiez que proposer et approuver se trouvent dans des branches différentes de l'organigramme.
Erreurs à éviter
Dessiner les risques à l'intérieur d'une ligne d'activité
Cela laisse entendre que les risques dépendent de ceux qu'ils challengent. Dessinez-les comme une branche à part sous le directeur général.
Utiliser un trait plein pour l'audit interne
Un trait plein dit qu'il est dirigé par le dirigeant qu'il audite. Utilisez un pointillé et nommez le comité d'audit.
Énoncer ce qu'un régulateur exige
Cet organigramme est une illustration. Vérifiez les règles de votre propre régulateur avant de l'utiliser pour décrire votre indépendance.
Placer la trésorerie sous les prêts
Le financement et la liquidité ont besoin d'un responsable qui ne vend pas aussi des crédits. Donnez à la trésorerie sa propre branche.
Créez l'organigramme de votre banque
Ouvrez l'organigramme de banque modifiable, renommez les branches selon votre établissement et marquez chaque lien qui n'est pas hiérarchique.
Guides associés
Questions fréquentes
Pourquoi l'audit interne est-il tracé en pointillé ?
L'audit interne rend généralement compte au comité d'audit du conseil et n'a qu'un lien administratif avec le directeur général. Un pointillé montre que cette relation n'est pas de même nature qu'un lien hiérarchique.
Les risques et la conformité doivent-ils dépendre de la même personne ?
Certaines organisations les regroupent ; beaucoup les gardent séparés. L'organigramme les montre comme des branches distinctes pour que la différence soit visible. Adaptez-le à l'organisation de votre structure.
Cet organigramme satisfait-il un régulateur ?
Non. C'est une illustration d'un schéma courant. Suivez les règles de votre propre régulateur et documentez les véritables liens hiérarchiques.
Puis-je l'utiliser pour un assureur ?
Oui. Remplacez les lignes d'activité par la distribution, la souscription et les sinistres, et gardez le directeur des risques, l'actuariat et la conformité séparés de ces lignes.