Sådan viser du risiko, compliance og revision i et organisationsdiagram
Tegn uafhængige kontrolfunktioner i et organisationsdiagram: adskil risiko, compliance og intern revision fra forretningsområderne, tegn revisionslinjen stiplet og kontrollér den mod en kreditgodkendelse.
Kontrolfunktioner som risiko, compliance og intern revision bør vises i et organisationsdiagram som egne grene, så læserne kan se, at de er uafhængige af de forretningsområder, de fører tilsyn med.
Kort fortalt
- Tegn risiko og compliance som egne grene ved siden af forretningsområderne.
- Tegn intern revision stiplet, fordi den svarer til bestyrelsens revisionsudvalg.
- Hold treasury adskilt fra udlån, så balancen har sin egen ejer.
- Mærk hver stiplet linje med den relation, den står for.
- Kontrollér uafhængigheden ved at se på, hvem der foreslår, og hvem der godkender i en proces.
Hvorfor kontrolfunktioner får deres egne grene
I en bank eller et forsikringsselskab tjener forretningsområderne penge, og kontrolfunktionerne tester, om pengene tjenes forsvarligt. Hvis risiko, compliance eller revision står inde i et forretningsområde i diagrammet, tyder det på, at de rapporterer til dem, de skal udfordre. Tegn hver af dem som en gren under den administrerende direktør, ved siden af forretningsområderne og ikke under dem.
Intern revision er et særligt tilfælde. Den svarer normalt til bestyrelsens revisionsudvalg og har kun en administrativ linje til den administrerende direktør. En optrukket linje ville fremstille det forkert, så tegn intern revision stiplet, og mærk relationen. Tilsynsmyndighederne stiller forskellige krav i de enkelte lande, så betragt diagrammet som en illustration af mønsteret og ikke som en gengivelse af, hvad reglerne kræver.
Diagrammet nedenfor er det redigerbare organisationsdiagram for en bank. Et andet diagram, en kreditgodkendelse af kunder, viser den samme uafhængighed i en proces: den, der foreslår et kreditmaksimum, og den, der godkender det, bør komme fra forskellige grene af træet.
Byg bankens organisationsdiagram, så kontrolfunktionerne forbliver uafhængige
Se forretningsområderne komme først, derefter kontrolfunktionerne ved siden af dem og til sidst den stiplede linje til intern revision.
Start med de indtjenende forretningsområder
Privatkunder og erhvervskunder med deres teams står under den administrerende direktør. Det er de enheder, der tager kunderisiko, så de kommer først, og de senere trin kan vise, hvad der fører tilsyn med dem.
Tilføj treasury og støttefunktionerne
Treasury, drift, teknologi og økonomi fuldender driftssiden. Treasury styrer finansiering og likviditet adskilt fra udlån, så balancen har en ejer, som ikke også sælger lån.
Tilføj risiko og compliance som separate grene
Risikodirektøren og compliancedirektøren leder hver sin gren ved siden af forretningsområderne og ikke inde i dem. Den placering viser, at kreditrisiko, markeds- og likviditetsrisiko og hvidvaskforebyggelse kan udfordre forretningen uden at rapportere til den.
Tilføj intern revision med en stiplet linje
Intern revision er stiplet, fordi den svarer til bestyrelsens revisionsudvalg og kun har en administrativ forbindelse til den administrerende direktør. En stiplet linje fortæller læseren, at det er en anden slags relation end en ledelseslinje, og det er hele pointen.
Afprøv uafhængigheden med en proces: kreditgodkendelse af kunder
Kreditgodkendelsen viser den samme adskillelse i praksis: hvem der foreslår et kreditmaksimum, og hvem der træffer beslutningen. Bygget i tre trin.
Skriv trin og beslutninger
Begynd med hovedforløbet: anmodning, kontroller, scoring og kreditbeslutningen, uden ejere. Du kan allerede se, hvor en beslutning træffes, men ikke om beslutningstageren er uafhængig.
Giv hvert trin til den enhed, der ejer det
Tilføj baner, så screening og godkendelse havner i andre enheder end den, der bad om kredit: Salg beder om den, Kreditanalytiker vurderer, og Kreditchef beslutter. Hvis forslag og godkendelse ligger i samme bane, er organisationsdiagrammet og processen uenige om uafhængighed.
Tilføj undtagelser, sikkerhed og opfølgning
Den komplette proces tilføjer henvisninger, sikkerhedskontroller og opfølgning. Hvert af dem bør nævne en enhed, der findes i organisationsdiagrammet, og kontrolfunktionerne i diagrammet bør optræde dér, hvor processen har brug for udfordring.
Sådan fungerer det
Opregn forretningsområderne
Tilføj privatkunder, erhvervskunder og andre enheder, der tager kunderisiko, som grene under den administrerende direktør.
Tilføj de understøttende driftsenheder
Tilføj treasury, drift, teknologi og økonomi. Hold treasury adskilt fra udlån.
Tilføj risiko og compliance som egne grene
Tilføj risikodirektøren og compliancedirektøren med deres teams, ved siden af forretningsområderne. Placér dem ikke inde i et forretningsområde.
Tilføj intern revision som en stiplet rolle
Tilføj intern revision med en stiplet linje, og nævn relationen til revisionsudvalget i rollens note.
Mærk relationer, der ikke er ledelse
Skriv på hver stiplet linje, hvad den står for, for eksempel rapportering til revisionsudvalget, så relationstypen kan ses.
Afprøv med en proces
Åbn en proces som kreditgodkendelse, og kontrollér, at forslag og godkendelse ligger i forskellige grene af diagrammet.
Faldgruber du skal undgå
At tegne risiko inde i et forretningsområde
Det antyder, at risiko rapporterer til dem, den udfordrer. Tegn den som en gren for sig under den administrerende direktør.
At bruge en optrukket linje til intern revision
En optrukket linje siger, at den ledes af den direktør, den reviderer. Brug en stiplet linje, og nævn revisionsudvalget.
At angive, hvad en tilsynsmyndighed kræver
Dette diagram er illustrativt. Tjek din egen tilsynsmyndigheds regler, før du bruger det til at beskrive din uafhængighed.
At placere treasury under udlån
Finansiering og likviditet har brug for en ejer, der ikke også sælger lån. Giv treasury en gren for sig.
Lav dit eget organisationsdiagram for en bank
Åbn det redigerbare organisationsdiagram for en bank, omdøb grenene, så de passer til din institution, og markér hver linje, der ikke er en ledelseslinje.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvorfor er intern revision tegnet med en stiplet linje?
Intern revision svarer normalt til bestyrelsens revisionsudvalg og har kun en administrativ forbindelse til den administrerende direktør. En stiplet linje viser, at det er en anden slags relation end en ledelseslinje.
Skal risiko og compliance rapportere til den samme person?
Nogle organisationer slår dem sammen; mange holder dem adskilt. Diagrammet viser dem som separate grene, så forskellen kan ses. Tilpas det til, hvordan din organisation er indrettet.
Lever dette diagram op til tilsynsmyndighedens krav?
Nej. Det er en illustration af et almindeligt mønster. Følg din egen tilsynsmyndigheds regler, og dokumentér de faktiske rapporteringslinjer.
Kan jeg bruge det til et forsikringsselskab?
Ja. Erstat forretningsområderne med distribution, tegning og skadebehandling, og hold risikodirektøren, aktuarfunktionen og compliance adskilt fra dem.