كيفية إظهار المخاطر والامتثال والتدقيق في الهيكل التنظيمي
ارسم وظائف الرقابة المستقلة في الهيكل التنظيمي: افصل المخاطر والامتثال والتدقيق الداخلي عن خطوط الأعمال، وارسم خط التدقيق متقطعاً، ثم اختبره بعملية اعتماد ائتماني.
ينبغي أن تظهر وظائف الرقابة، كالمخاطر والامتثال والتدقيق الداخلي، في الهيكل التنظيمي فروعاً مستقلة، ليرى القراء أنها مستقلة عن خطوط الأعمال التي تراقبها.
باختصار
- ارسم المخاطر والامتثال فرعين مستقلين بجانب خطوط الأعمال.
- ارسم التدقيق الداخلي بخط متقطع، لأنه يتبع لجنة التدقيق في مجلس الإدارة.
- افصل إدارة الخزينة عن الإقراض ليكون للميزانية مالك مستقل.
- سمِّ كل خط متقطع بالعلاقة التي يمثلها.
- تحقق من الاستقلال بالنظر إلى من يقترح ومن يعتمد في العملية.
لماذا تحصل وظائف الرقابة على فروع خاصة بها
في البنك أو شركة التأمين، تحقق خطوط الأعمال الإيرادات، وتختبر وظائف الرقابة ما إذا كانت هذه الإيرادات تتحقق بأمان. فإذا وُضعت المخاطر أو الامتثال أو التدقيق داخل خط أعمال في المخطط، أوحى المخطط بأنها تتبع من يُفترض أن تعترض عليهم. ارسم كلاً منها فرعاً تحت الرئيس التنفيذي، بجانب خطوط الأعمال لا تحتها.
التدقيق الداخلي حالة خاصة. فهو يتبع عادةً لجنة التدقيق في مجلس الإدارة، وله ارتباط إداري فقط بالرئيس التنفيذي. والخط المتصل يحرّف ذلك، لذا ارسم التدقيق الداخلي بخط متقطع، أي ليس خط تبعية مباشراً، وسمِّ العلاقة. وتضع الجهات الرقابية في كل بلد توقعاتها الخاصة، فاعتبر المخطط توضيحاً للنمط لا بياناً بما تشترطه الأنظمة.
المخطط أدناه هو الهيكل التنظيمي للبنك القابل للتحرير. أما المخطط الثاني، اعتماد الحد الائتماني للعملاء، فيُظهر الاستقلال نفسه في عملية: فمن يقترح الحد ومن يعتمده ينبغي أن يأتيا من فرعين مختلفين في الشجرة.
ابنِ الهيكل التنظيمي للبنك بحيث تبقى وظائف الرقابة مستقلة
شاهد خطوط الأعمال تظهر أولاً، ثم وظائف الرقابة بجانبها، وأخيراً خط التدقيق الداخلي المتقطع.
ابدأ بخطوط الأعمال المدرّة للإيرادات
الخدمات المصرفية للأفراد والخدمات المصرفية للشركات، بفرقهما، تقعان تحت الرئيس التنفيذي. هاتان الوحدتان تتحملان مخاطر العملاء، فتأتيان أولاً لتُظهر المراحل التالية ما يراقبهما.
أضف إدارة الخزينة والوظائف الداعمة
تكمل إدارة الخزينة والعمليات والتقنية والمالية الجانب التشغيلي. وتدير الخزينة التمويل والسيولة بمعزل عن الإقراض، فيكون للميزانية مالك لا يبيع القروض.
أضف المخاطر والامتثال فرعين منفصلين
يقود مدير المخاطر ومدير الامتثال كلٌّ فرعاً بجانب خطوط الأعمال، لا داخلها. وهذا الموضع يُظهر أن مخاطر الائتمان ومخاطر السوق ومكافحة غسل الأموال تستطيع مساءلة الأعمال دون أن تتبعها.
أضف التدقيق الداخلي بخط متقطع
التدقيق الداخلي مرسوم بخط متقطع لأنه يتبع لجنة التدقيق في مجلس الإدارة، مع ارتباط إداري فقط بالرئيس التنفيذي. والخط المتقطع يخبر القارئ بأن هذه علاقة من نوع مختلف عن خط الإدارة، وهذا هو المقصود تماماً.
اختبر الاستقلال بعملية: اعتماد الحد الائتماني للعملاء
تُظهر عملية اعتماد الحد الائتماني الفصل نفسه عملياً: من يقترح الحد ومن يقرره. مبنية في ثلاث مراحل.
اكتب الخطوات والقرارات
ابدأ بالمسار الرئيسي: الطلب والفحوص والتقييم وقرار الائتمان، دون مسؤولين. ترى منذ الآن أين يُتخذ القرار، لكن لا ترى هل متخذ القرار مستقل.
أسند كل خطوة إلى الوحدة التي تملكها
أضف المسارات بحيث يقع التحقق والاعتماد في وحدات غير الوحدة التي طلبت الائتمان: المبيعات تطلب، ومحلل الائتمان يقيّم، ومدير الائتمان يقرر. فإذا كان الاقتراح والاعتماد في المسار نفسه، اختلف الهيكل التنظيمي والعملية في شأن الاستقلال.
أضف الاستثناءات والضمانات والمتابعة
تضيف العملية الكاملة الإحالات وفحوص الضمانات والمراجعة. وينبغي أن تسمّي كل منها وحدة موجودة في الهيكل التنظيمي، وأن تظهر وظائف الرقابة في المخطط حيث تحتاج العملية إلى المساءلة.
كيف تعمل
اذكر خطوط الأعمال
أضف الأفراد والشركات وأي وحدات أخرى تتحمل مخاطر العملاء فروعاً تحت الرئيس التنفيذي.
أضف وحدات الدعم التشغيلي
أضف إدارة الخزينة والعمليات والتقنية والمالية. وأبقِ الخزينة بمعزل عن الإقراض.
أضف المخاطر والامتثال فرعين خاصين
أضف مدير المخاطر ومدير الامتثال بفريقيهما، بجانب خطوط الأعمال. ولا تضعهما داخل خط أعمال.
أضف التدقيق الداخلي دوراً متقطعاً
أضف التدقيق الداخلي بخط متقطع، وسمِّ علاقته بلجنة التدقيق في ملاحظة الدور.
سمِّ العلاقات التي ليست خطوط إدارة
اكتب على كل خط متقطع ما يمثله، مثل التبعية للجنة التدقيق، ليكون نوع العلاقة ظاهراً.
اختبر بعملية
افتح عملية مثل اعتماد الائتمان وتحقق من أن الاقتراح والاعتماد يقعان في فرعين مختلفين من المخطط.
أخطاء ينبغي تجنّبها
رسم المخاطر داخل خط أعمال
هذا يوحي بأن المخاطر تتبع من تعترض عليهم. ارسمها فرعاً خاصاً تحت الرئيس التنفيذي.
استخدام خط متصل للتدقيق الداخلي
الخط المتصل يقول إنه يُدار من المسؤول التنفيذي الذي يدققه. استخدم خطاً متقطعاً وسمِّ لجنة التدقيق.
ذكر ما تشترطه الجهة الرقابية
هذا المخطط توضيحي. راجع أنظمة جهتك الرقابية قبل أن تصف به استقلالك.
وضع الخزينة تحت الإقراض
يحتاج التمويل والسيولة إلى مالك لا يبيع القروض. امنح الخزينة فرعاً خاصاً.
أنشئ الهيكل التنظيمي لبنكك
افتح الهيكل التنظيمي القابل للتحرير للبنك، وأعد تسمية الفروع لتوافق مؤسستك، وعلّم كل خط ليس خط إدارة.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
لماذا يُرسم التدقيق الداخلي بخط متقطع؟
يتبع التدقيق الداخلي عادةً لجنة التدقيق في مجلس الإدارة، وله ارتباط إداري فقط بالرئيس التنفيذي. والخط المتقطع يبيّن أنها علاقة من نوع مختلف عن خط الإدارة.
هل يتبع المخاطر والامتثال شخصاً واحداً؟
بعض المؤسسات تدمجهما وكثير منها يفصلهما. ويعرضهما المخطط فرعين منفصلين ليظهر الفرق. كيّفه بحسب ترتيب مؤسستك.
هل يلبي هذا المخطط متطلبات الجهة الرقابية؟
لا. هو توضيح لنمط شائع. اتبع أنظمة جهتك الرقابية ووثّق خطوط التبعية الفعلية.
هل يصلح لشركة تأمين؟
نعم. استبدل خطوط الأعمال بالتوزيع والاكتتاب والمطالبات، وأبقِ فروع مدير المخاطر والاكتواري والامتثال منفصلة عنها.