كيفية إظهار مجلس الإدارة أو اللجنة في الهيكل التنظيمي
أظهر هيئات الحوكمة في الهيكل التنظيمي دون أن تتحول إلى مديرين: مجلس الإدارة واللجان والمتطوعون، على هيكل منظمة غير ربحية ومختبراً بعملية اعتماد الموازنة.
ينتمي مجلس الإدارة أو اللجنة إلى الهيكل التنظيمي بوصفه هيئة حاكمة، تُرسم بحيث يميّز القراء الحوكمة من الإدارة.
باختصار
- ارسم مجلس الإدارة هيئة حاكمة في القمة لا مديراً.
- أظهر اللجان هيئات تابعة للمجلس تحته.
- ضع المدير التنفيذي تحت المجلس رأساً للإدارة.
- استخدم خطاً متقطعاً للمتطوعين والمستشارين والشركاء.
- تحقق من مواضع اعتماد الحوكمة بالنظر إلى عملية مثل اعتماد الموازنة.
الحوكمة والإدارة علاقتان مختلفتان
تشرف على كثير من المنظمات هيئة كمجلس إدارة أو مجلس أو لجنة: مجلس إدارة منظمة غير ربحية، أو مجلس أمناء جامعة، أو لجنة شركاء. وتعيّن هذه الهيئات من يديرون المنظمة وتشرف عليهم، لكنها لا تدير الموظفين يومياً. فإذا رُسمت كمديرين عاديين، أوحى المخطط بأن الموظفين يتبعونها.
أظهر الهيئة الحاكمة في القمة بوصفها هيئة حاكمة، وأظهر لجانها هيئات تابعة للمجلس، وأظهر من تعيّنه رأساً للإدارة. وارسم المتطوعين والمستشارين والشركاء بخط متقطع، أي ليس خط تبعية مباشراً، مع ملاحظة، لأنهم يساهمون دون أن يكونوا موظفين. المخطط أدناه هو الهيكل التنظيمي للمنظمات غير الربحية القابل للتحرير.
أما المخطط الثاني، اعتماد الموازنة، فيُظهر أين تدخل الحوكمة في الإدارة: فالموازنة التي يقترحها المدير التنفيذي تعتمدها لجنة المالية والتدقيق في المجلس، لذا تحتاج العملية إلى مسار موجود في الهيكل التنظيمي.
ابنِ الهيكل التنظيمي لمنظمة غير ربحية بمجلسها ومتطوعيها
تظهر الحوكمة أولاً، ثم الإدارة، ثم خط المتطوعين المتقطع، فتُرسم كل علاقة بأسلوبها.
ابدأ بمجلس الإدارة ولجانه
مجلس الإدارة هو الهيئة الحاكمة، وتقع لجنة المالية والتدقيق ولجنة الحوكمة تحته بوصفهما لجنتين تابعتين للمجلس. لا شيء هنا يدير الموظفين بعد، وهذا هو المقصود: تُرسم الحوكمة قبل الإدارة.
أضف المدير التنفيذي والبرامج
يعيّن المجلس مديراً تنفيذياً واحداً يدير المنظمة يومياً، ويقود مدير البرامج ومديري البرامج. ويأتي المتطوعون بخط متقطع تحت منسق المتطوعين لأنهم يمنحون وقتهم دون أن يكونوا موظفين.
أضف جمع التبرعات والمالية
يتبع مدير جمع التبرعات ومدير الشؤون المالية والعمليات المدير التنفيذي. ويصل الامتثال بين جانب الإدارة ولجنة المالية والتدقيق، فيرى القارئ أين تلتقي الرقابة بالحسابات.
أنهِ بالاتصال
يكمل مدير الاتصال فريق الإدارة. ويُظهر المخطط المكتمل ثلاثة أنواع من العلاقات بنظرة واحدة: الحوكمة في القمة، والإدارة بخطوط متصلة، والمتطوعون بخط متقطع.
شاهد الحوكمة عملياً: اعتماد الموازنة
يُظهر اعتماد الموازنة أين تصل الحوكمة إلى الإدارة. مبني في ثلاث مراحل.
اكتب الخطوات والقرارات
ابدأ بالطلب والمراجعة وفحص التمويل وقرار الاعتماد، دون مسؤولين. ترى القرار لكن لا ترى من له صلاحية اتخاذه.
أسند الاعتماد إلى الهيئة التي تملكه
أضف المسارات بحيث يطلب مالك الموازنة ويتحقق مدير الإدارة، وتراجع المالية، ويعتمد المسار الأعلى. وفي المنظمة غير الربحية يكون المسار الأعلى لجنة المالية والتدقيق في المجلس، فينبغي أن تطابق أسماء المسارات مربعات في الهيكل التنظيمي.
أكمل مسار القرار وسجلاته
تضيف العملية الكاملة القرار والإعادة إلى مقدّم الطلب والموازنة المنشورة. قارن كل خطوة بالمخطط: فمسار تملكه هيئة غير موجودة في المخطط يعني أن المخطط ينقصه دور حوكمي.
كيف تعمل
ضع الهيئة الحاكمة في القمة
أضف مجلس الإدارة أو المجلس أو مجلس الأمناء أعلى دور وسمِّه هيئة حاكمة تعيّن رأس الإدارة.
أضف اللجان تحته
أضف اللجان هيئات تابعة للمجلس. وسمِّها ليعرف القراء أنها تشرف ولا تدير الموظفين.
أضف رأس الإدارة
أضف المدير التنفيذي أو الرئيس أو الشريك المدير تحت الهيئة الحاكمة، وابنِ فرق الإدارة تحت هذا الدور.
ارسم غير الموظفين بخط متقطع
أضف المتطوعين أو المستشارين أو الشركاء بخط متقطع، مع ملاحظة تقول إن العلاقة ليست توظيفاً.
سمِّ خطوط الحوكمة
اكتب على كل خط متقطع أو خط حوكمة ما يمثله، حتى لا يظنه القراء خط إدارة.
تحقق منه بعملية
افتح عملية مثل اعتماد الموازنة وأعطِ كل خطوة مساراً يطابق هيئة أو دوراً في المخطط. وأصلح الثغرات في المخطط أو العملية.
أخطاء ينبغي تجنّبها
رسم المجلس مديراً للموظفين
يعيّن المجلس رأس الإدارة ويشرف عليه، ولا يدير الموظفين يومياً. ارسم الموظفين تحت المدير التنفيذي لا تحت المجلس.
إظهار اللجان فرقاً
اللجنة هيئة تابعة للمجلس. سمِّها كذلك حتى لا تُظن إدارة.
إغفال المتطوعين من المخطط
إن كان المتطوعون مهمين لعملكم فأظهرهم بخط متقطع. فإخفاؤهم يخفي من ينجز العمل.
خلط الحوكمة والإدارة في أسلوب خط واحد
إذا بدت كل الخطوط متشابهة لم يميّز القراء الحوكمة من الإدارة. استخدم خطاً مختلفاً بوضوح وتسمية.
أنشئ الهيكل التنظيمي لمنظمتك غير الربحية
افتح الهيكل التنظيمي القابل للتحرير للمنظمات غير الربحية، وأعد تسمية الأدوار لتوافق منظمتك، وعلّم خطوط الحوكمة.
أدلة ذات صلة
الأسئلة الشائعة
هل يدير المجلس الموظفين؟
لا. يحكم المجلس ويعيّن المدير التنفيذي الذي يدير الموظفين. ارسم الموظفين تحت المدير التنفيذي لا تحت المجلس.
كيف أُظهر المتطوعين؟
بخط متقطع وملاحظة، كما في هذا المخطط، لأنهم ليسوا موظفين، ومنسق المتطوعين يوجّههم ولا يديرهم كما يدير الموظفين.
هل يصلح لجامعة أو مكتب محاماة؟
نعم. استبدل المجلس بمجلس الأمناء أو لجنة الشركاء وأبقِ النمط نفسه: تُرسم الهيئة الحاكمة حوكمةً، ويأتي رأس الإدارة تحتها.
ماذا ينبغي أن يعني الخط المتقطع؟
اكتب معناه على المخطط. ومعناه في هذا المثال حوكمة أو علاقة غير وظيفية، لا مديراً ثانياً أبداً.