Flowchart for kreditgodkendelse af kunder (maksimum og vilkår)

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne, så de passer til jeres egne roller

   Erstat Kunde, Salg, Kreditanalytiker, Kreditchef og Økonomidirektør med de roller, I reelt har. I en lille økonomifunktion er analytikeren og chefen samme person, så læg de to baner sammen frem for at lade den ene stå tom; i et shared service-center ligger analysen et andet sted end beslutningen, og netop den overlevering er værd at holde synlig. Uanset hvad I lægger sammen, så hold den, der forbereder sagen, adskilt fra den, der godkender den — den adskillelse er det første, en revisor eller et kreditforsikringsselskab kigger efter.

2. Skriv bemyndigelsestrappen som beløb

   'Inden for bemyndigelsen?' er tom, indtil I hænger tal på. Sæt et beløb for hvert trin knyttet til en rolle frem for til en navngiven person, udpeg en stedfortræder for hvert trin, så trappen ikke går i stå over en ferie, og angiv valutaen. Vigtigst af alt: definer, hvad beløbet måles imod — den samlede eksponering, altså den bogførte saldo plus åbne ordrer plus leveret, men endnu ikke faktureret arbejde, frem for den ordre, der ligger foran jer. Tilføj de tilfælde, der eskalerer uanset beløb, for eksempel et nystiftet selskab, en kunde i udlandet eller en kunde, der tidligere har været i kreditstop.

3. Definer, hvad en komplet ansøgning er

   Beslut, hvad materialet bag 'Er ansøgningen komplet?' skal indeholde, før en analytiker går i gang: det registrerede selskabsnavn og CVR-nummeret, moderselskabet, leveringsadresserne og den fakturerende enhed, det kreditmaksimum og de betalingsbetingelser, der ansøges om, med et tal på, den forventede månedlige ordremængde, to handelsreferencer og samtykke til de tjek, I har tænkt jer at køre. Alt, der gøres valgfrit, står tomt — og analytikeren fylder hullet ud med en antagelse. Skriv, hvem der rykker, hvor mange gange, og hvornår en ansøgning, der er gået i stå, lukkes frem for at blive stående åben.

4. Beskriv dokumentationen, og hvordan den vægtes

   'Score og foreslå kreditmaksimum og vilkår' skal kunne gentages af en anden analytiker ud fra den samme sag. Skriv ned, hvilket kreditoplysningsbureau I bruger, og hvad hvert scoreinterval betyder hos jer, hvordan beløbet udledes af omsætning, egenkapital eller forventet månedligt køb, og hvordan jeres egen betalingshistorik vejer tungere end det eksterne billede på en eksisterende kunde. Skriv, hvad en analytiker må gøre, når grundlaget er tyndt — det er som regel et lille startbeløb med en tidlig opfølgning frem for et afslag — og kræv, at begrundelsen noteres sammen med forslaget.

5. Beslut, hvad sikkerhed betyder i praksis

   'Fastlæg den krævede sikkerhed' har brug for en menu med ejere. Navngiv de instrumenter, I accepterer — kaution fra moderselskab eller ejer, depositum eller delvis forudbetaling, remburs, kreditforsikring, ejendomsforbehold — og skriv for hvert af dem, hvem der udarbejder det, hvem der kontrollerer, at underskriveren er tegningsberettiget, hvor originalen opbevares, og hvem der holder øje med udløbsdatoen. Notér begrænsningen ved hvert enkelt: en kaution er kun så god som kautionistens balance, og et forsikringsselskab kan skære sin dækning ned med kort varsel, hvilket stille og roligt sænker jeres eget maksimum.

6. Fastlæg udløserne for opfølgning, gå diagrammet igennem, og udgiv det

   Hæng en kadence på hvert risikoniveau i 'Opfølgning forfalden eller udløser ramt?', og list de hændelser, der trækker en opfølgning frem: en manglende betaling, en brudt afdragsordning, et fald i kreditscoren, en betalingsanmærkning, en anmodning om at hæve beløbet, et ejerskifte, en årsrapport indsendt for sent, en konto der er gået stille. Gå derefter hele diagrammet igennem med en analytiker, kreditchefen og en sælger ud fra to rigtige kunder, hvoraf den ene fik afslag, ret det til det, de faktisk gør, og udgiv den version, så folk kan se, hvilken de læser.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består kreditgodkendelse af kunder af?

En brugbar rækkefølge er: kunden beder om kreditvilkår, salg registrerer det kreditmaksimum og de betalingsbetingelser, der ansøges om, og materialet tjekkes for huller, som der rykkes for. Den juridiske enhed og dens ejerforhold verificeres og screenes, og et fund i screeningen stopper sagen af compliance-årsager frem for at blive behandlet som et kreditspørgsmål. En kreditanalytiker indhenter derefter kreditrapporten, gennemgår offentliggjorte årsrapporter og handelsreferencer og scorer kunden med et forslag til kreditmaksimum og betalingsbetingelser. Forslaget holdes op imod bemyndigelsestrappen og sendes et trin op, hvis det ligger over trinnets beløb, og afgøres så på tre måder: godkend som ansøgt, godkend mod sikkerhed i form af for eksempel kaution, depositum, remburs eller kreditforsikring, eller afslå med et tilbud om forudbetaling. Et godkendt maksimum lægges ind på debitorstamdata i ERP-systemet, og kontoen overvåges derefter, følges op efter kadence eller udløser, og nedsættes, sættes i kreditstop eller opsiges, hvis billedet forværres.

Hvordan fastsætter man en kundes kreditmaksimum?

Der findes fire almindelige metoder, og de fleste kreditfunktioner bruger to af dem sammen. Den første er en andel af kundens egenkapital eller arbejdskapital taget fra den offentliggjorte årsrapport, hvilket passer til etablerede selskaber. Den anden regner baglæns fra handlen: det forventede månedlige køb ganget med betalingsbetingelserne udtrykt i måneder, plus en margen for de dage, kunder rent faktisk tager ud over betingelserne. Den tredje er det anbefalede beløb, som et kreditoplysningsbureau beregner; det er nyttigt som et sanity-tjek, men det er regnet for en gennemsnitlig kreditor og ikke for netop jeres eksponering. Den fjerde gælder en eksisterende kunde: kundens egen betalingshistorik og højeste indfriede saldo, som slår alt eksternt. Uanset hvilken I bruger, så anvend beløbet på den samlede eksponering frem for på saldoen alene, og start en ny kunde lavt med en tidlig opfølgning i stedet for at diskutere et stort tal på et tyndt grundlag.

Hvordan adskiller siden sig fra debitorprocessen?

De to mødes ved fakturaen og deler næsten intet andet. Kreditgodkendelse af kunder, processen på denne side, afgør, om en kunde overhovedet må skylde jer penge, hvor meget, på hvilke vilkår og mod hvilken sikkerhed — ud fra identitetstjek, en kreditrapport, offentliggjorte årsrapporter, referencer og en bemyndigelsestrappe. Den slutter, når kreditmaksimum er aktivt på debitorstamdata og under opfølgning. Debitorprocessen på /da/templates/debitorproces begynder, når fakturaen findes: udstedelse og udsendelse, opfølgning mod betalingsfristen, rykkertrappen, indsigelser og kreditnotaer, afdragsordninger, inkasso og afskrivning af tab. Er jeres problem, at forfaldne fakturaer ikke bliver rykket konsekvent, er det den side, I skal bruge. Er jeres problem, at beløbet aldrig var rigtigt, eller aldrig blev håndhævet, er det denne. Begge ligger inde i den bredere order-to-cash-proces på /da/templates/order-to-cash-proces, hvor kreditgodkendelse er én enkelt kasse, som dette diagram folder ud.

Hvilken sikkerhed kan man bede om, når en kunde ikke består kreditvurderingen?

Et afslag er sjældent enden på samtalen, og det er derfor, dette diagram har en gren for godkendelse mod sikkerhed. De sædvanlige muligheder er kaution fra moderselskabet eller ejeren, depositum eller delvis forudbetaling, remburs eller bankgaranti, kreditforsikring, og ejendomsforbehold i kontraktvilkårene. Hver af dem har en begrænsning, der er værd at skrive ned. En kaution er kun kautionistens egen balance værd og skal underskrives af en, der er tegningsberettiget. Depositum er det reneste og det sværeste at sælge ind. En remburs passer godt til eksportordrer og er dyr for kunden. Kreditforsikring dækker en andel af tabet inden for forsikringsselskabets egen grænse på netop den køber, og forsikringsselskaber trækker dækningen tilbage, når de ser en forværring — nogle gange før I selv gør. Uanset hvad I accepterer, så kontroller, at det rent faktisk er på plads, før I frigiver beløbet, og hold øje med udløbsdatoen.

Hvor ofte bør kundernes kreditmaksima følges op?

Sæt kadencen efter eksponering frem for at gennemgå alle én gang om året, fordi det er det, politikken siger. Et almindeligt mønster er kvartalsvis for de største beløb og for alt på en observationsliste, halvårligt for mellemgruppen og årligt for den lange hale, med en let automatisk overvågning fra kreditoplysningsbureauet, der dækker alle derimellem. Det er dog ikke den planlagte opfølgning, der beskytter jer — det er udløserne. Navngiv dem eksplicit, og handl på dem den dag, de kommer: en manglende betaling eller en brudt afdragsordning, et fald i kreditscoren, en betalingsanmærkning, et forsikringsselskab der skærer dækningen ned, en anmodning om forhøjelse, et ejerskifte, en årsrapport indsendt for sent eller slet ikke, og en konto, der er holdt op med at bestille uden forklaring. I dette diagram fører både udløserne og kalenderen ind i den samme beslutning, så et beløb aldrig følges op, blot fordi en dato er passeret. Én ting er en opfølgning ikke: vejen til et større maksimum. En anmodning om forhøjelse går tilbage gennem bemyndigelsestrappen, fordi en større eksponering kræver det trin, der har ret til at skrive under.