Flowchart for debitorprocessen (faktura til betaling)
Debitorproces i fem baner: kreditvurdering, fakturering, betalingsfrister, rykkerprocedure, indsigelser, afdragsordninger, udligning af indbetalinger og afskrivning af tab.
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres rigtige roller
Erstat Kunde, Salg, Kreditstyring, Debitorbogholder og Økonomichef med de roller, I faktisk har. Mindre organisationer slår ofte kreditstyring sammen med debitorbogholderen; større deler fakturering og inddrivelse. Hvis et shared service-center udsteder fakturaerne, mens en lokal controller rykker for dem, så behold begge baner, så overleveringen forbliver synlig.
Skriv jeres kreditpolitik ind i kreditkontrollen
Skriv på trinnet "Inden for kreditmaksimum?", hvordan eksponeringen måles: bogført saldo plus åbne ordrer plus leveret, men endnu ikke faktureret arbejde — ikke bare dagens saldo i finans. Notér, hvem der må frigive en ordre i bero, op til hvilket beløb, og om en ny kunde faktureres mod forudbetaling, indtil der findes en betalingshistorik.
Læg en rykkerkalender med rigtige datoer
Beslut, hvor mange dage efter forfald hver rykker sendes, hvad hver enkelt siger, og hvem der skriver under. Hold eskaleringen kvalitativt forskellig på hvert trin: en rykker, så et kontoudtog og en sidste rykker, så kreditstyring. Vil I opkræve morarenter, rykkergebyr eller kompensationsbeløb efter renteloven, så notér, hvor det udløses, og hvem der godkender det.
Definer indsigelsesvejen og bemyndigelsen til kreditnotaer
Aftal, hvad der tæller som en indsigelse frem for en forsinkelse, hvor hurtigt salg skal svare, og hvem der må godkende en kreditnota og op til hvilket beløb. Beslut eksplicit, om rykkerne sættes på pause, mens en indsigelse er åben, og i hvor lang tid — så en indsigelse ikke kan bruges til at parkere en saldo i det uendelige.
Fastlæg grænserne for eskalering og afskrivning
Læg jeres egne regler ind på "Afdragsordning eller inkasso?" og "Godkend afskrivning af tab?": den alder eller det beløb, hvor en konto forlader debitorbogholderen, hvem der må aftale afdrag og på hvilke vilkår, og hvilket bemyndigelsesniveau der kræves for at afskrive en saldo. Hold den, der inddriver gælden, adskilt fra den, der godkender afskrivningen.
Gå det igennem, og behold den godkendte version
Følg to-tre aktuelle kunder gennem diagrammet — heriblandt én indsigelse og én der nåede inkasso — og ret kortet til det, folk gør, frem for det, proceduren siger. Hold derefter den aftalte version under versionsstyring, så det er utvetydigt, hvilket diagram der er det gældende, og senere rettelser bliver sporet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består debitorprocessen af?
Et typisk forløb er: en ordre eller en milepæl bekræftes, salg opretter en faktureringsanmodning, kreditstyring holder kunden op mod kreditmaksimum og frigiver eller sætter i bero, fakturaen oprettes og sendes til kunden, fakturaen følges mod sin betalingsfrist, og en kontrol ved forfald afgør, hvad der sker som det næste. Betalte fakturaer går til udligning på fakturaen og lukkes. Forfaldne fakturaer går ind i et rykkerforløb: første rykker, derefter en reaktionsbeslutning, der skiller betaling, indsigelse og tavshed, en sidste rykker med kontoudtog, eskalering til kreditstyring, og enten en afdragsordning eller overdragelse til inkasso. Alt, der stadig ikke er inddrevet, ender i en beslutning om afskrivning af tab.
Hvad er forskellen på debitorstyring og order-to-cash?
Order-to-cash er hele cyklussen fra en kundeordre gennem levering, fakturering, inddrivelse og udligning af indbetalinger. Debitorstyring er inddrivelseshalvdelen af den: fakturaen, betalingsbetingelserne, rykkerne og pengene. Dette diagram dækker den halvdel, så det starter ved faktureringsgrundlaget frem for ved ordremodtagelsen og siger intet om plukning, pakning eller levering. Det er samtidig den modsatte side af finans i forhold til kreditor, hvor det er jer, der modtager leverandørfakturaer og godkender dem til betaling — roller, kontroller og risici er forskellige, selv om papirarbejdet ligner hinanden.
Hvordan bør en rykkerprocedure se ud?
En rykkerprocedure er den fastlagte række af påmindelser, der sendes, efter en faktura er forfaldet, og som trapper op i tone og i hvem der sender dem: en kort rykker fra debitorbogholderen, derefter et kontoudtog og en sidste rykker, og så kontakt fra kreditstyring med kontoen sat i leveringsstop. Det brugbare designpunkt er ikke ordlyden, men forgreningen. Byg en reaktionsbeslutning ind, så en kunde, der bestrider fakturaen, kommer hen til den, der kan afklare den, mens tavshed fortsætter op ad trappen. Sæt intervallerne efter jeres egne betingelser og kundetyper, og skriv dem ind i diagrammet. Renteloven giver ved handelskøb ret til morarenter, rykkergebyr og et fast kompensationsbeløb ved for sen betaling — bekræft de aktuelle satser og betingelser for jeres aftaler, før de skrives ind som automatik.
Hvornår skal en faktura afskrives som tab, og hvem godkender det?
En afskrivning er en regnskabsmæssig vurdering af, at en saldo ikke længere kan inddrives, og den træffes, når inddrivelsesvejene er udtømte: rykkere, kreditstyring, en afdragsordning og overdragelse til inkasso eller retslig inddrivelse, hvor det står mål med beløbet. Det er noget andet end en hensættelse til forventede tab, som nedskriver værdien af tilgodehavender, I stadig regner med at forfølge. Godkendelsen bør ligge hos en, der er uafhængig af inddrivelsen, på det bemyndigelsesniveau jeres fuldmagtsmatrix angiver, og beslutningen, begrundelsen og beløbet skal noteres. Har I afregnet moms af fakturaen, så tjek betingelserne for fradrag for tab på debitorer, som blandt andet forudsætter, at tabet er konstateret og forsøgt inddrevet.