Flowchart for debitorprocessen (faktura til betaling)

Hvad er flowchart for debitorprocessen (faktura til betaling)?

Debitorstyring er inddrivelseshalvdelen af order-to-cash: alt mellem det øjeblik, en faktura forlader jeres finans, og det øjeblik, pengene er kommet ind og udlignet på den rigtige faktura. Skrevet som en liste er det tre trin: opret, send, få betaling, og det er præcis derfor, så mange debitorprocedurer er tre trin lange og ubrugelige i samme sekund, noget bliver forfaldent. Den reelle proces er defineret af sine undtagelser: en kunde, der allerede er på sit kreditmaksimum, en faktura sendt til den forkerte kontaktperson, så betalingsuret aldrig starter, en bestridt linje, som salg skal afklare, før økonomi kan rykke, en debitor, der kun kan betale i afdrag, og en saldo, der til sidst skal afskrives af en med bemyndigelse til det.

To naboprocesser stopper, hvor denne begynder. Ordrebehandling dækker ordremodtagelse, plukning, forsendelse og levering og slutter, når fakturaen oprettes. Er problemet manglende leverancer eller overskredne leveringsdatoer, er det det kort, I skal bruge. Fakturagodkendelse er spejlbilledet på leverandørsiden: det er kreditor, hvor I validerer og godkender de fakturaer, I modtager, før pengene forlader huset. Dette diagram er udelukkende kundesiden. Det starter ved faktureringsgrundlaget og slutter ved udlignet indbetaling eller afskrevet saldo, og det dækker ikke kreditansøgning og onboarding af nye kunder, indregning af omsætning eller finansrapportering ved månedsafslutning.

Skabelonen tegner inddrivelsesforløbet hen over fem baner: Kunde, Salg, Kreditstyring, Debitorbogholder og Økonomichef, og fire faser fra faktureringsgrundlag til afslutning. Den er bevidst tydelig omkring de forgreninger, de fleste debitorprocedurer overlader til vanen: en kreditkontrol før der overhovedet faktureres, en rykkertrappe hvis reaktionsbeslutning skiller tavshed fra en reel indsigelse, en indsigelsesvej ejet af salg, der ender i enten sidste rykker eller en kreditnota, en eskalering til kreditstyring der vælger mellem afdragsordning og inkasso, og en afskrivning, som økonomichefen skal godkende. Udskift rykkerintervaller, kreditmaksima og bemyndigelsesniveauer med jeres egen politik: det er formen på flowet, der kan overføres.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fem swimlanes (Kunde, Salg, Kreditstyring, Debitorbogholder og Økonomichef) hen over fire faser: Ordre og kredit, Faktura og betalingsfrist, Rykkere og tvister samt Inddrivelse og afslutning.
• En kreditkontrol, før der faktureres. Den bekræftede ordre eller milepæl bliver til en faktureringsanmodning i banen Salg, og derefter frigiver beslutningen "Inden for kreditmaksimum?" enten faktureringen eller sætter den i bero til forudbetaling, og beroen løber tilbage til en fornyet kontrol i stedet for at dø på kontoen.
• Fakturaen oprettes og sendes og følges derefter mod betalingsfristen frem til beslutningen "Betalt inden forfald?": det punkt, hvor en faktura enten forlader processen som penge på kontoen eller går ind i rykkerforløbet.
• En optrappende rykkertrappe med en reel reaktionsbeslutning. Efter første rykker deler "Kundens reaktion?" sig i tre: Betaler, Bestrider og Intet svar, så tavshed går til sidste rykker og kontoudtog, mens uenighed går til salg, i stedet for at begge dele modtager endnu en kopi af fakturaen.
• En indsigelsesgren ejet af Salg: undersøg sagen med kunden, og derefter sender "Er fakturaen korrekt?" enten kontoen videre til sidste rykker eller udløser en kreditnota og en ny faktura, som træder ind i forløbet igen ved opfølgning på betalingsfristen, så den genudstedte faktura får sin egen forfaldsdato.
• Eskalering til kreditstyring i "Afdragsordning eller inkasso?", en afdragsordning der enten føder udligningen eller misligholdes og går til inkasso, indbetalinger der udlignes på fakturaen, og økonomichefens beslutning "Godkend afskrivning af tab?", der ender i enten en afskrevet saldo eller fortsat inddrivelse.

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skriver eller opdaterer en procedure for kreditstyring eller debitorer og har brug for overleveringerne mellem salg, debitor og kreditstyring på én side frem for i tre adskilte vaner.
• Den gennemsnitlige kredittid skrider, og I skal fastslå, om fakturaerne går i stå ved udstedelsen, ved første rykker, i uafklarede indsigelser eller i uudlignede indbetalinger, før I ændrer noget.
• I sætter rykkerforløb eller et debitormodul op i et ERP- eller faktureringssystem og vil have rykkertrappen, eskaleringspunkterne og bemyndigelsen til afskrivning på plads, før de bliver kodet som automatik.
• Indsigelser håndteres uformelt mellem en sælger og en kunde, uden at der er noteret, hvem der aftalte kreditnotaen, eller hvornår fakturaen kom tilbage i rykkerforløbet.
• En ny debitorbogholder eller kreditmedarbejder skal vide, hvad der sker med en forfalden konto som det næste, og hvornår den holder op med at være deres.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Kunde, Salg, Kreditstyring, Debitorbogholder og Økonomichef med de roller, I faktisk har. Mindre organisationer slår ofte kreditstyring sammen med debitorbogholderen; større deler fakturering og inddrivelse. Hvis et shared service-center udsteder fakturaerne, mens en lokal controller rykker for dem, så behold begge baner, så overleveringen forbliver synlig.

2. Skriv jeres kreditpolitik ind i kreditkontrollen

   Skriv på trinnet "Inden for kreditmaksimum?", hvordan eksponeringen måles: bogført saldo plus åbne ordrer plus leveret, men endnu ikke faktureret arbejde, ikke bare dagens saldo i finans. Notér, hvem der må frigive en ordre i bero, op til hvilket beløb, og om en ny kunde faktureres mod forudbetaling, indtil der findes en betalingshistorik.

3. Læg en rykkerkalender med rigtige datoer

   Beslut, hvor mange dage efter forfald hver rykker sendes, hvad hver enkelt siger, og hvem der skriver under. Hold eskaleringen kvalitativt forskellig på hvert trin: en rykker, så et kontoudtog og en sidste rykker, så kreditstyring. Vil I opkræve morarenter, rykkergebyr eller kompensationsbeløb efter renteloven, så notér, hvor det udløses, og hvem der godkender det.

4. Definer indsigelsesvejen og bemyndigelsen til kreditnotaer

   Aftal, hvad der tæller som en indsigelse frem for en forsinkelse, hvor hurtigt salg skal svare, og hvem der må godkende en kreditnota og op til hvilket beløb. Beslut eksplicit, om rykkerne sættes på pause, mens en indsigelse er åben, og i hvor lang tid, så en indsigelse ikke kan bruges til at parkere en saldo i det uendelige.

5. Fastlæg grænserne for eskalering og afskrivning

   Læg jeres egne regler ind på "Afdragsordning eller inkasso?" og "Godkend afskrivning af tab?": den alder eller det beløb, hvor en konto forlader debitorbogholderen, hvem der må aftale afdrag og på hvilke vilkår, og hvilket bemyndigelsesniveau der kræves for at afskrive en saldo. Hold den, der inddriver gælden, adskilt fra den, der godkender afskrivningen.

6. Gå det igennem, og behold den godkendte version

   Følg to-tre aktuelle kunder gennem diagrammet (heriblandt én indsigelse og én der nåede inkasso), og ret kortet til det, folk gør, frem for det, proceduren siger. Hold derefter den aftalte version under versionsstyring, så det er utvetydigt, hvilket diagram der er det gældende, og senere rettelser bliver sporet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin består debitorprocessen af?

Et typisk forløb er: en ordre eller en milepæl bekræftes, salg opretter en faktureringsanmodning, kreditstyring holder kunden op mod kreditmaksimum og frigiver eller sætter i bero, fakturaen oprettes og sendes til kunden, fakturaen følges mod sin betalingsfrist, og en kontrol ved forfald afgør, hvad der sker som det næste. Betalte fakturaer går til udligning på fakturaen og lukkes. Forfaldne fakturaer går ind i et rykkerforløb: første rykker, derefter en reaktionsbeslutning, der skiller betaling, indsigelse og tavshed, en sidste rykker med kontoudtog, eskalering til kreditstyring, og enten en afdragsordning eller overdragelse til inkasso. Alt, der stadig ikke er inddrevet, ender i en beslutning om afskrivning af tab.

Hvad er forskellen på debitorstyring og order-to-cash?

Order-to-cash er hele cyklussen fra en kundeordre gennem levering, fakturering, inddrivelse og udligning af indbetalinger. Debitorstyring er inddrivelseshalvdelen af den: fakturaen, betalingsbetingelserne, rykkerne og pengene. Dette diagram dækker den halvdel, så det starter ved faktureringsgrundlaget frem for ved ordremodtagelsen og siger intet om plukning, pakning eller levering. Det er samtidig den modsatte side af finans i forhold til kreditor, hvor det er jer, der modtager leverandørfakturaer og godkender dem til betaling. Roller, kontroller og risici er forskellige, selv om papirarbejdet ligner hinanden.

Hvordan bør en rykkerprocedure se ud?

En rykkerprocedure er den fastlagte række af påmindelser, der sendes, efter en faktura er forfaldet, og som trapper op i tone og i hvem der sender dem: en kort rykker fra debitorbogholderen, derefter et kontoudtog og en sidste rykker, og så kontakt fra kreditstyring med kontoen sat i leveringsstop. Det brugbare designpunkt er ikke ordlyden, men forgreningen. Byg en reaktionsbeslutning ind, så en kunde, der bestrider fakturaen, kommer hen til den, der kan afklare den, mens tavshed fortsætter op ad trappen. Sæt intervallerne efter jeres egne betingelser og kundetyper, og skriv dem ind i diagrammet. Renteloven giver ved handelskøb ret til morarenter, rykkergebyr og et fast kompensationsbeløb ved for sen betaling. Bekræft de aktuelle satser og betingelser for jeres aftaler, før de skrives ind som automatik.

Hvornår skal en faktura afskrives som tab, og hvem godkender det?

En afskrivning er en regnskabsmæssig vurdering af, at en saldo ikke længere kan inddrives, og den træffes, når inddrivelsesvejene er udtømte: rykkere, kreditstyring, en afdragsordning og overdragelse til inkasso eller retslig inddrivelse, hvor det står mål med beløbet. Det er noget andet end en hensættelse til forventede tab, som nedskriver værdien af tilgodehavender, I stadig regner med at forfølge. Godkendelsen bør ligge hos en, der er uafhængig af inddrivelsen, på det bemyndigelsesniveau jeres fuldmagtsmatrix angiver, og beslutningen, begrundelsen og beløbet skal noteres. Har I afregnet moms af fakturaen, så tjek betingelserne for fradrag for tab på debitorer, som blandt andet forudsætter, at tabet er konstateret og forsøgt inddrevet.