應收帳款流程圖（由開票到收款）
五條泳道的應收帳款流程圖：信貸額度檢查、開票、付款條件、追收階梯、爭議處理、分期付款安排、收款銷帳與壞帳撇帳。
甚麼是應收帳款流程圖（由開票到收款）流程
應收帳款是訂單至收款的收款那一半：由一張發票離開你們的帳簿，到錢入帳並銷到正確那一張發票之間的一切。寫成清單只有三步——開票、寄出、收錢——這也正是為甚麼那麼多應收程序只有三步，而且只要有一筆逾期就立即失效。真正的流程是由它的例外界定的：一個已經用盡信貸額度的客戶；一張寄給了錯誤聯絡人、於是付款時鐘從未啟動的發票；一條銷售要先處理好、財務才追得成的爭議項目；一個只能分期付款的欠款方；以及一筆最終必須由有權限的人撇帳的餘額。
有兩個相鄰流程在這裡結束。訂單履行涵蓋接單、揀貨、發貨和交付，到發票開出為止——如果問題是短交或錯過交付日期，那才是你們需要的圖。發票審批則是供應商一方的鏡像：那是應付帳款，是你們在付錢之前為收到的發票做核對和審批。本圖只涉及面向客戶的一方。它由開票依據開始，到收款銷帳或餘額被撇帳為止，不涵蓋客戶信貸申請與新客戶引進、收入確認，或月結帳目報告。
本範本把收款周期畫在五條泳道上——客戶、銷售、信貸管理、應收帳款文員和財務經理——橫跨由開票依據到結案的四個階段。它刻意把大多數應收程序留給習慣去處理的分支講清楚：開票之前的一道信貸關卡；一條追收階梯，其反應決策把沉默和真正的爭議分開；一條由銷售負責的爭議路徑，最終通往最後追收通知或一張貸項通知單；一次升級到信貸管理，在分期付款安排和轉交追收機構之間作出選擇；以及一筆必須由財務經理批准的壞帳撇帳。把提醒的時間間距、信貸額度和審批權限換成你們自己的政策——真正可以搬過去用的，是流程的形狀。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道——客戶、銷售、信貸管理、應收帳款文員和財務經理——橫跨四個階段：訂單與信貸、發票與付款條件、追收與爭議，以及回收與結案。
- 開票之前的一道信貸關卡。已確認的訂單或里程碑在銷售泳道中變成一份開票申請，隨後「是否在信貸額度之內？」決策要麼放行開票，要麼把開票暫緩、等候預付款——而暫緩會回到重新檢查，而不是死在這個客戶身上。
- 發票開出並送達，隨後按付款條件跟進，直至「是否在到期日前付款？」決策——在這一點上，一張發票要麼作為現金離開流程，要麼進入追收程序。
- 一條附有真實反應決策的逐級追收階梯。在第一次提醒之後，「客戶的反應？」分成三路：付款、提出異議和毫無回應，於是沉默走向最後追收通知和對帳單，而分歧走向銷售——而不是兩者都再收到一份發票副本。
- 一條由銷售負責的爭議分支：與客戶查清事實，隨後「發票是否正確？」要麼把該客戶送往最後追收通知，要麼開出貸項通知單並重開發票；重開的發票在付款條件跟進處重新進入流程，因而有自己的到期日。
- 在「分期付款安排還是轉交追收機構？」處升級到信貸管理；一份分期付款安排，要麼匯入收款銷帳，要麼違約後轉入追收機構；收到的款項銷到對應發票上；以及財務經理的「是否批准壞帳撇帳？」決策，最終通往已撇帳的餘額或繼續追討。
何時使用本範本
- 你們要編寫或更新一份信貸管理或應收帳款程序，需要把銷售、應收和信貸管理之間的交接放在同一頁上，而不是散在三種各自的習慣裡。
- 應收帳款周轉天數在惡化，你們要先弄清楚發票究竟卡在開出環節、第一次提醒、未解決的爭議，還是未銷帳的收款上，然後才動手改。
- 你們要在 ERP 或計費系統中設定追收或應收模組，希望在把提醒階梯、升級節點和撇帳權限寫成自動化之前先把它們議定下來。
- 爭議是在銷售人員和客戶之間非正式處理的，沒有紀錄誰同意了貸項通知單，也沒有紀錄發票何時重新進入追收。
- 一位新來的應收帳款文員或信貸管理專員，需要知道一筆逾期帳款下一步會怎樣，以及到哪個節點它就不再歸自己管。
運作方式
把泳道改成你們真實的角色
把客戶、銷售、信貸管理、應收帳款文員和財務經理換成你們實際擁有的角色。規模較細的機構常常把信貸管理併入應收帳款文員泳道；規模較大的則會把開票和追收分開。如果由共用服務中心開票、而由當地的財務主管去追收，就把兩條泳道都保留下來，令交接保持可見。
把你們的信貸政策寫進信貸關卡
在「是否在信貸額度之內？」這一步寫明風險敞口是怎樣計算的：已入帳餘額加未結訂單加已交付但尚未開票的工作，而不只是今日帳上的餘額。記錄誰可以放行一筆被暫緩的訂單、金額上限是多少，以及新客戶在形成付款紀錄之前是否按預付款開票。
訂一份附有真實日期的追收日程
決定每一封提醒在到期日之後第幾日發出、每一封講甚麼、由誰署名。令每一級的升級在性質上確有不同：一封提醒，然後一份對帳單和一封最後追收通知，然後是信貸管理。如果你們打算收取逾期利息、追收費用或法定補償金，就寫明它在哪裡觸發、由誰批准。
界定爭議路徑和貸項通知單的審批權限
議定甚麼算爭議、甚麼只是拖延；銷售必須在多久之內回覆；誰可以批准貸項通知單、上限是多少。明確決定：爭議未了期間提醒是否暫停、暫停多久——這樣爭議就不能被用來把一筆餘額無限期擱在那裡。
訂下升級和撇帳的門檻
把你們自己的規則寫在「分期付款安排還是轉交追收機構？」和「是否批准壞帳撇帳？」上：帳款在多長帳齡或多大金額時離開應收帳款文員，誰可以議定分期、按甚麼條件，以及撇銷一筆餘額需要甚麼級別的審批權限。令追收這筆款項的人與批准撇帳的人分開。
走一遍，然後保留已批准的版本
拿兩三筆真實的在途帳款走一遍這張圖——其中要包括一筆爭議和一筆已經轉交追收機構的——把圖改成大家實際在做的事，而不是程序上寫的事。然後把議定的版本納入版本控制，令現行經批准的圖毫無歧義，之後的修改也留有紀錄。
常見問題
應收帳款流程包含哪些步驟？
典型的次序是：一份訂單或里程碑得到確認，銷售提出開票申請，信貸管理把客戶與其信貸額度作比對，放行或暫緩，發票開出並送達客戶，按付款條件跟進發票，然後由一次到期日檢查決定接下來會發生甚麼。已付款的發票進入收款銷帳與對應，然後關閉。逾期的發票進入追收程序：第一次提醒，然後是一次把付款、爭議和沉默分開的反應決策，一份最後追收通知和對帳單，升級到信貸管理，以及要麼一份分期付款安排、要麼轉交追收機構。任何仍然收不回來的部分，最終都落到一個壞帳撇帳決策上。
應收帳款和訂單至收款有甚麼分別？
訂單至收款是由客戶訂單經履行、開票、追收到收款銷帳的整個周期。應收帳款是其中收款的那一半：發票、付款條件、追收和現金。本圖涵蓋的正是這一半，所以它由開票依據開始，而不是由接單開始，也完全不涉及揀貨、包裝或交付。它同時是帳簿上與應付帳款相對的一方——在應付一方，是你們收到供應商發票並批准付款；即使單據看起來相似，角色、控制和風險都不一樣。
追收階梯應該是甚麼樣子？
追收階梯是發票過了到期日之後按次序發出的一組提醒，在語氣和發送人上逐級升級：先是應收帳款文員的一封簡短提醒，然後是一份對帳單和一封最後追收通知，再然後是信貸管理出面聯絡、並把該客戶列入停止供貨。真正有用的設計要點不是措辭，而是分支。要內建一個反應決策，令對發票有異議的客戶被送到能夠處理的人那裡，而沉默則繼續沿階梯向上。間距要按你們自己的付款條件和客戶群來訂，並寫進圖裡。另外要留意，逾期付款方面的立法，例如英國《1998 年商業債務逾期付款（利息）法》和歐盟逾期付款指令，賦予供應商就逾期商業債務收取法定利息和補償的權利，但附有條件——請就你們所在的司法管轄區和合約加以確認。
發票甚麼時候應該作為壞帳撇銷，由誰批准？
撇帳是一項會計判斷，認定某筆餘額已不可收回；它是在收款途徑都用盡之後才作出的：提醒、信貸管理、分期付款安排，以及在與金額相稱的情況下轉交追收機構或採取法律行動。它不同於呆壞帳撥備——撥備調低的是你們仍打算繼續追討的應收款的帳面值。審批應該由獨立於追收工作的人作出，權限級別按你們的授權審批表釐定，並且要記錄決定、理由和金額。如果你們已就該發票申報了增值稅或銷售稅，請查明你們所在司法管轄區關於稅項寬免的具體條件，通常包括到期日之後的最短期限、該債權已在帳目上撇銷，以及申請的時限。