如何绘制审批流程
如何绘制一张值得打开的审批流程图：审批限额落在哪里，一次拒绝究竟把申请送到哪一行，以及指定审批人不在时由谁来决定。
运作方式
先把审批限额写下来
在画任何方框之前，把授权审批权限表里的每一档金额抄出来，并在旁边补上表里几乎从不写明的两件事：这个金额按什么口径计——报销单合计、单行金额，还是月度合计——以及边界落在数字的哪一侧。否则审批人只会各自私下认定，而且每次认定的都不一样。
决定每一次拒绝做什么
凡是可以说“不”的地方，都要写清它产生哪一种结果：退回提交人纠正、横向转给有权批准例外的人，或者就此关闭。需要纠正的那一种要写出提交人真正会重做的那个步骤号，因为正是那支向后的箭头让这张图诚实。
把步骤录成行，给箭头编号
在 QueryChart 里，表格就是图：一个步骤一行，措辞填进“方框文字”，它把申请交给哪一行就填进“连线至”——可以走多条路时用逗号分隔多个行号。没有任何一个方框是手工摆的，这也正是这张图经得起在会议上被当场改动的原因。
把限额变成带标签的决策
凡是在做判断的行，都在“形状”列里设为决策，并按它的负责人真正在回答的那个问题来措辞。分支名称填进“连线文字”，顺序与旁边的行号一一对应：限额那一行写上“超限”和“未超限”，读者才能把自己的申请对号入座。
按问责人给每个步骤分泳道
“垂直泳道”列填角色——员工、直属主管、财务／应付账款、薪资、审计人员——阶段填进“水平泳道”。阶段的措辞要能直接告诉提交人：“校验”和“财务复核”回答的是一张单走到哪一步了，而一个说不出自己处在哪个阶段的申请，正是最后要靠邮件去催的那一个。
以提交人的视角走一遍，再指名代理人
从申请人那一侧读这张图：每到一个菱形，就说出他会被告知什么、接下来做什么，凡是答案为“什么也没有”的地方都要补上。然后给每道关卡配一位代理人——写名字，不写角色——并把同样的名字录进授权审批权限表，因为一张图和一份权限表互相矛盾，比两者都没有更糟。
常见问题
一张审批流程图应该展示什么？
一串审批人名字回答不了的四件事：决定这一份申请由谁审批的那个条件、这个人休假时由谁来决定、每一次拒绝的去向，以及这个决定被记录在哪里。只画顺序的图，回答的是没有人提出过的问题。检验方法是：拿一份真正出过问题的申请，在图上走一遍，看这张图能不能解释它当时到底怎么了。
审批人一直不回复会怎样？
流程怎么写就怎么样，而多数流程什么也没写，于是申请就一直等着。三个诚实的做法是：会重复发送的催办、一位可以在负责人缺席时决定的指名代理人，以及超时之后上报给上一级。第四个做法是超时自动批准，而它不算一个做法：沉默不是决定，它写进记录里的东西与一次认真的批准无法区分。请把代理人画进图里，因为缺席是常态，不是例外。
驳回和退回有什么区别？
退回是指申请不完整或者填写方式不对，提交人可以自己修好：缺一张票据、成本中心填错、表单没签字。驳回是指这份申请本身的意图就不被允许，重新提交多少次也改变不了。把两者混为一谈，就会出现那个熟悉的循环：有人把一次违反制度的申请配上更漂亮的材料，重新提交三遍。在图上它们是两支不同的箭头，而退回的那一支指向后方。
审批门槛针对的是合计金额还是每一行？
取决于制度写明的是哪一个口径，而多数制度两个都没写——于是 £600 的酒店住宿既可能是一张需要第二个签名的报销单，也可能是五张都不需要的单。先定口径，再定边界：恰好 £500 的申请算超限还是未超限？把这两点都写在决策那一行上，并且用申请提交时使用的币种，否则每位审批人只能在当下各自替自己定一次。