如何繪製審批流程
如何繪製一張真正值得打開的審批流程圖：審批限額落在哪裏、一次拒絕實際上把申請帶去哪裏，以及審批人不在時由誰作決定。
運作方式
先把審批限額寫下來
在畫任何方框之前，先把授權審批權限表裏每個金額區間抄出來，並在旁邊補上那張表幾乎從不寫明的兩件事：金額按甚麼計算——整張申請、單行金額，還是每月合計——以及邊界落在數字的哪一邊。否則審批人會各自在心裏決定，而且每次不同。
決定每一次拒絕會產生甚麼
凡是可以說不的地方，都寫明它會產生哪一種結果：退回提交人補正、橫向轉去有權批准例外的人，或者就此結案。補正那一種要寫出提交人真正會重做的那一步的列號，因為那支向後的箭嘴，正是令這張圖誠實的東西。
把步驟打成列，把箭嘴變成號碼
在 QueryChart 裏，試算表就是圖表：一列一個步驟，措辭填進「方框文字」，把申請交給哪一列就填進「連線至」——可以走多於一個方向時，用逗號分隔幾個列號。沒有任何一個方框是人手擺放的，所以這張圖經得起在會議上被當場改動。
把限額變成有標示的決策
凡是在作判斷的列，都在「形狀」欄設為決策，並改寫成它的負責人真正在回答的那個問題。分支的字填進「連線文字」，位置要與旁邊的號碼一一對應：門檻那一列寫上「超限」與「未超限」，讀者才可以把自己那張申請對號入座。
按問責把每個步驟分進泳道
「垂直泳道」欄填角色——員工、直屬主管、財務／應付賬款、薪酬、核數師——階段則填進「水平泳道」。階段要寫成可以告訴提交人的狀態，因為「核驗」和「財務覆核」回答的是一張報銷單走到哪裏了；一張說不出自己處於哪個階段的申請，就是要靠電郵去催的那一張。
以提交人的角度走一次，再點名代理人
由申請人那一邊讀這張圖：每到一個菱形，說出他會收到甚麼訊息、下一步做甚麼，並修好每一處答案是「沒有」的地方。然後為每道關卡指定代理人——要人名，不是職位——並把同一批名字寫進授權審批權限表，因為一張圖和一張表互相矛盾，比兩樣都沒有更糟。
常見問題
一張審批流程圖應該顯示甚麼？
四件光看一串審批人名字看不出來的事：決定這一宗由誰審批的條件、那個人放假時由誰決定、每一次拒絕的去向，以及這個決定記錄在哪裏。只畫出先後次序的圖，回答的是一條沒有人問過的問題。檢驗方法是拿一宗真正出過事的申請，在圖上走一次，看看這張圖解釋不解釋得到它當時發生了甚麼。
審批人一直沒有回覆會怎樣？
流程寫甚麼就是甚麼，而多數流程甚麼都沒有寫，於是申請就一直等下去。誠實的做法只有三種：會重複的催辦提示、一位可以在負責人不在時作決定的指名代理人，以及過了指明時限之後向上一級呈報。逾時自動批准是第四種，但它不成立：沉默不是一個決定，而它寫進紀錄的東西，與一次經過考慮的批准分辨不出來。把代理人畫進圖裏，因為缺席是常態，不是例外。
拒絕和退回有甚麼分別？
退回的意思是申請不齊全或者做法不對，提交人可以修好：欠一張單據、成本中心填錯、表格沒有簽名。拒絕的意思是這件事本身不獲允許，重新提交多少次都改變不了。把兩者混為一談，就會出現那種熟口熟面的循環：同一項違規被人補足文件之後再交三次。在圖上，它們是兩支不同的箭嘴，而退回那一支是向後指的。
審批門檻是看合計金額還是看每一行？
看政策訂明的是哪一個單位，而多數政策兩個都沒有訂明——所以 £600 的酒店住宿，可以變成一張需要第二個簽署的報銷單，也可以變成五張一個都不需要的單。先訂單位，再訂邊界：剛好 £500 的申請，算超限還是未超限？兩者都寫在決策那一列上，並用申請提交時的貨幣，否則就是每位審批人在當下各自替自己決定一次。