Cómo mapear un proceso de aprobación

Cómo funciona

1. Escribe primero los límites de facultades

   Antes de que exista ninguna caja, copia cada tramo de importe de tu matriz de delegación y anota al lado las dos cosas que la matriz casi nunca dice: sobre qué se mide el importe —total del gasto, línea suelta, acumulado del mes— y de qué lado de la cifra cae la frontera. Si no, cada aprobador resuelve las dos por su cuenta y de forma distinta cada vez.

2. Decide qué hace cada rechazo

   Para cada punto que puede decir que no, escribe qué resultado produce: vuelta a quien lo presentó para corregirlo, de lado hacia alguien con autoridad para permitir una excepción, o cerrado. El caso de corrección necesita el número del paso que esa persona repite de verdad, porque esa flecha hacia atrás es lo que vuelve honesto al mapa.

3. Escribe los pasos y numera las flechas

   En QueryChart la hoja es el diagrama: una fila por paso, su redacción en «Box text» y, en «Line to», el número de la fila a la que entrega la solicitud; varios números separados por comas cuando puede ir por más de un sitio. Ninguna caja se coloca a mano, y por eso el mapa sobrevive a que lo corrijan en una reunión.

4. Convierte los límites en decisiones etiquetadas

   Toda fila que comprueba algo es una Decision, fijada en la columna «Shape» y redactada como la pregunta que su responsable está respondiendo de verdad. Las etiquetas de las ramas van en «Line text», colocadas en el mismo orden que los números de al lado: «Supera» y «Dentro del límite» en la fila del umbral es lo que permite a quien lee situar su propia solicitud.

5. Asigna cada paso al carril de quien responde

   La columna «Vertical lane» lleva el rol —Empleado, Responsable directo, Finanzas / Cuentas por pagar, Nómina, Auditor— y la fase va en «Horizontal lane». Redacta esas fases como estados que se le puedan comunicar a quien presenta el gasto, porque «Validación» y «Revisión financiera» responden a dónde ha llegado el expediente, y una solicitud cuya fase nadie sabe nombrar es la que se acaba persiguiendo por correo.

6. Recórrelo como quien presenta y después nombra a los suplentes

   Lee el mapa desde el lado de quien solicita: en cada rombo, di qué se le comunica y qué hace a continuación, y corrige todos los puntos en los que la respuesta es nada. Después pon un suplente en cada puerta —un nombre, no un rol— y haz que esos mismos nombres estén en la matriz de delegación, porque un mapa y una matriz que se contradicen son peor que ninguno de los dos.

Preguntas frecuentes

¿Qué debe mostrar el mapa de un proceso de aprobación?

Cuatro cosas que una cadena de nombres de aprobadores no muestra: la condición que decide quién aprueba esta solicitud concreta, quién la decide cuando esa persona está de baja, la ruta de salida de cada rechazo y dónde queda registrada la decisión. Un mapa que solo enseña la secuencia responde a una pregunta que nadie tenía. La prueba es coger una solicitud real que salió mal, seguirla sobre el diagrama y ver si el diagrama explica qué le ocurrió.

¿Qué pasa si un aprobador no responde?

Lo que diga el proceso, y la mayoría no dice nada, así que la solicitud simplemente espera. Las tres opciones honestas son un recordatorio que se repite, un suplente con nombre que puede decidir en ausencia del titular y un escalado al nivel superior pasado un plazo declarado. La aprobación automática por vencimiento del plazo es la cuarta opción y no lo es: el silencio no es una decisión, y lo que escribe en el registro no se distingue de una aprobación meditada. Dibuja al suplente en el mapa, porque la ausencia es rutina y no una excepción.

¿Qué diferencia hay entre rechazar y devolver una solicitud?

Devolver significa que la solicitud está incompleta o mal preparada y que quien la presentó puede arreglarla: falta un justificante, el centro de costos no era ese, un formulario sin firmar. Rechazar significa que la solicitud, tal y como está planteada, no está permitida, y no hay reenvío que cambie eso. Confundirlas produce el bucle conocido: alguien vuelve a presentar tres veces un incumplimiento de política con mejor papeleo. En el mapa son flechas distintas, y la de devolución apunta hacia atrás.

¿El umbral de aprobación se aplica al total o a cada línea?

A la unidad que diga la política, y la mayoría de las políticas no dice ninguna de las dos, que es como 600 € de noches de hotel se convierten en un gasto que necesita una segunda firma o en cinco que no necesitan ninguna. Fija primero la unidad y después la frontera: una solicitud de exactamente 500 € ¿supera el límite o está dentro? Pon las dos cosas en la fila de la decisión, y en la moneda en la que se presenta la solicitud, porque la alternativa es que cada aprobador lo resuelva por su cuenta sobre la marcha.