So erstellen Sie einen Rechnungsfreigabe-Workflow
So bauen Sie einen Rechnungsfreigabe-Workflow um den Drei-Wege-Abgleich: die Arten, wie drei Belege sich widersprechen, die jeweils andere Zeile, an der eine Korrektur wieder einläuft, und Bahnen, die die Funktionen trennen.
So funktioniert es
Listen Sie zuerst die Ausnahmefälle auf
Schreiben Sie jeden Grund auf, aus dem eine Rechnung nicht glatt durchläuft: keine Bestellung, ein Preis über der Bestellung, eine zu kleine Menge, kein gebuchter Wareneingang, die falsche Gesellschaft, eine Dublette. Diese Liste ist der eigentliche Inhalt des Workflows, und sie ist kürzer als erwartet — fünf oder sechs Fälle machen den größten Teil einer Kreditorenwarteschlange aus.
Wählen Sie, wo jede Ausnahme wieder einläuft
Schreiben Sie zu jedem Fall die Zeile, an die er zurückkommt, und rechnen Sie damit, dass die Antworten sich unterscheiden. Gehen Sie zum frühesten Schritt zurück, dessen Antwort die Korrektur hätte ändern können: Ein korrigierter Preis läuft oberhalb der Verzweigung zum Bestellbezug ein, weil eine Gutschrift den Arm wechseln kann, auf dem die Rechnung liegt. Ein nicht gebuchter Wareneingang ändert weiter oben nichts — das ist eine Wartezeit und keine Schleife.
Tippen Sie die Reihenfolge in Zeilen
Der Boxtext jeder Zeile ist eine Box, und ihre Zelle Linie zu enthält die Zeilennummern, zu denen sie führt. Legen Sie erst den fehlerfreien Weg an und lassen Sie die Ausnahmen für den nächsten Durchgang. Weil eine Verbindung eine Zeilennummer und keine gezogene Linie ist, kostet das Einfügen vergessener Schritte im Layout gar nichts.
Machen Sie aus den Prüfungen beschriftete Entscheidungen
Die Zeilen, die etwas fragen, werden Rauten: Setzen Sie ihre Form auf Entscheidung und schreiben Sie jede Beschriftung als Frage, die sich aus den vorliegenden Belegen beantworten lässt. Die Antworten gehören in den Linientext, positionsgleich zu den Nummern. Der Toleranzwert gehört zum Bestellprozess und nicht zur Kreditorenbuchhaltung: Ihn still zu erweitern, verändert eine Kontrolle, die niemand freigegeben hat.
Richten Sie die Ausnahmewege zurück in den Ablauf
Tippen Sie die Rücksprungzeile jeder Ausnahme in die Spalte Linie zu der Entscheidung, die sie auslöst; eine rückwärts gerichtete Zeilennummer ist in diesem Editor die ganze Schleife. Wo eine Rechnung wirklich stehen bleibt, setzen Sie die Form auf Ablehnung, damit der Weg absichtlich endet. Lesen Sie danach die Rückwärtsnummern noch einmal — drei oder vier sind ein Prozess, zehn sind eine Warteschlange.
Trennen Sie die Bahnen und geben Sie das Diagramm dann frei
Benennen Sie die vier Bahnen in der Spalte Vertikale Bahn — Lieferant, Kreditorenbuchhaltung, Budgetverantwortlicher, Finanzleitung — und die Phasen in der Spalte Horizontale Bahn. Eine Bahn, die die Ausgabe auslöst und die Zahlung freigibt, ist eine Kontrolllücke. Geben Sie das Diagramm frei, bevor Sie den Link teilen, damit die Buchhaltung auf die freigegebene Toleranz zeigen kann, wenn ein Abgleich bestritten wird.
Häufig gestellte Fragen
Wie behandelt ein Workflow eine Rechnung ohne Bestellung?
Geben Sie ihr einen eigenen Weg. Eine Rechnung ohne Bestellung hat weder eine Bestellung noch einen Wareneingang zum Abgleichen, die Kontrolle muss also von woanders kommen: Kontierung durch die Person, die das Budget verantwortet, dazu ein Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde. Die Verzweigung gehört unmittelbar hinter die Prüfung, damit der Arm ohne Bestellung vom Budgetverantwortlichen kontiert wird und dann in dieselbe wertabhängige Freigabe einläuft. Jede Rechnung stattdessen durch einen Drei-Wege-Abgleich zu zwingen, erzeugt eine monatliche Ausnahmewarteschlange, die überwiegend aus Miete und Abonnements besteht.
Wer sollte eine Lieferantenrechnung freigeben?
Der Budgetverantwortliche, dessen Kostenstelle die Belastung trägt, oberhalb einer Grenze aus der Unterschriftenregelung zusammen mit einem zweiten Freigebenden — und keiner von beiden derjenige, der die Ausgabe angefordert hat oder die Lieferantenstammdaten pflegt. Die Kreditorenbuchhaltung prüft, gleicht ab und kontiert; sie gibt nicht frei. Die Trennung ist keine Frage der Hierarchie: Zu bestätigen, dass die Ware angekommen ist, und das Geld zu autorisieren, sind zwei verschiedene Kontrollen, und eine Person, die beides tut, entfernt eine Kontrolle statt zwei zusammenzulegen.
Wie verhindert man doppelte Rechnungszahlungen?
Prüfen Sie auf zwei Schlüssel, und prüfen Sie, bevor irgendetwas kontiert ist. Lieferant plus Rechnungsnummer fängt die redliche Zweitsendung; Bruttobetrag plus Rechnungsdatum fängt die Kopie, deren Referenz mit einem Präfix oder einer verlorenen Null neu getippt wurde. Die Position zählt so viel wie der Test selbst: Eine bei der Prüfung gefangene Dublette ist ein gesperrter Beleg, eine nach der Buchung gefangene eine Gutschrift, um die Sie bitten müssen. Die meisten Dubletten sind kein Lieferant, der Geld anmahnt — es ist eine Rechnung, die zweimal ankommt, gescannt und per Mail, und beide Male erfasst wird.
Sollte eine Rechnung vor oder nach der Buchung freigegeben werden?
Erst freigeben, wo die Freigabe die Autorisierung der Kosten ist, was bei einer Rechnung ohne Bestellung der Normalfall ist, weil die Rechnung der erste Nachweis der Verpflichtung ist. Wo eine Bestellung die Genehmigung schon getragen hat, ist der Abgleich dagegen die Kontrolle, und die Buchung darf einer separaten Zahlungsfreigabe vorausgehen. Was nicht passieren darf, ist derselbe Betrag, zweimal freigegeben von zwei Freigebenden, die jeweils glauben, der andere habe den Abgleich geprüft.