So erstellen Sie einen Rechnungsfreigabe-Workflow
So bauen Sie einen Rechnungsfreigabe-Workflow um den Drei-Wege-Abgleich: die Arten, wie drei Belege sich widersprechen, die jeweils andere Zeile, an der eine Korrektur wieder einläuft, und Bahnen, die die Funktionen trennen.
Ein Rechnungsfreigabe-Workflow stimmt eine Lieferantenrechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang ab, schickt jeden Widerspruch an den Schritt zurück, der ihn klären kann, und stellt eine Wertgrenze vor die Zahlung.
Kurz gesagt
- Der Drei-Wege-Abgleich ist die Kontrolle. Die Wertgrenze danach entscheidet nur, wer zeichnet.
- Eine Rechnung ohne Bestellung hat weder Bestellung noch Wareneingang, ihre Kontrolle muss also woanders herkommen.
- Zwei Ausnahmen laufen selten an derselben Zeile wieder ein, und diese Wahl ist die eigentliche Gestaltung.
- Die Dublettenprüfung gehört vor die Kontierung und nicht hinter die Buchung.
- Funktionstrennung ist in den Bahnen sichtbar, oder sie ist nur ein Satz in einer Richtlinie.
Der Widerspruch ist der eigentliche Workflow
Ein Rechnungsfreigabe-Workflow stimmt drei Belege ab, die drei Parteien zu drei verschiedenen Zeitpunkten geschrieben haben: die Rechnung des Lieferanten, die Bestellung, die der Einkauf ausgelöst hat, und den Wareneingang, den derjenige gebucht hat, der die Lieferung angenommen hat. Wo alle drei übereinstimmen, gibt es nichts zu entscheiden. Die naive Variante steckt diesen Abgleich in eine einzige Box namens Abgleich, und damit haben die fünf oder sechs Arten, auf die er misslingt, keinen Ort, und genau damit verbringt eine Kreditorenbuchhaltung ihre Woche.
Keine Bestellung, ein Preis über der Bestellung, eine Minderlieferung, ein Wareneingang, den niemand gebucht hat, dieselbe Rechnung zweimal: Für diese fünf Fälle existiert der Workflow, und jeder von ihnen braucht eine Entscheidung über die Zeile, an der er wieder einläuft. Nicht ob er zurückkommt: wohin. Zwei Ausnahmen gehören selten an denselben Wiedereinstieg, und ein Workflow, der sie alle an einen Schritt zurückgibt, ist der Grund, warum Rechnungen liegen und Verzugszinsen sammeln, während alle darauf warten, dass irgendwer etwas entscheidet.
Das Beispiel unten ist ein Kreditorenablauf von drei Belegen zu einer Zahlung, über sechs Phasen und vier Bahnen. „Klärfall beim Lieferanten eröffnen“ wird von zwei verschiedenen Ablehnungen erreicht (einem misslungenen Abgleich und einem Budgetverantwortlichen, der nicht zeichnen will), weil beide dasselbe Gespräch brauchen. Und ein Klärfall, der in einer Korrektur endet, gibt die Rechnung oberhalb der Verzweigung zum Bestellbezug zurück, wo eine Gutschrift sie auf den anderen Arm setzen kann.
Von drei Belegen zu einer Zahlung
Neunzehn Zeilen von der eingegangenen Rechnung bis zum bezahlten Lieferanten. Lesen Sie sie einmal für den Weg ohne Fehler und dann noch einmal dafür, wo die Ausnahmen wieder einlaufen.
Prüfen, bevor irgendetwas kontiert wird
Das erste Urteil über den Beleg ist eines, das ihn wegwerfen kann: „Doppelte Rechnung?“ führt zu „Sperren und als Dublette kennzeichnen“, bevor irgendetwas kontiert ist. Danach sortiert „Bestellbezug auf der Rechnung?“ nach Belegklasse und nicht nach Antwort: „Mit Bestellung“ öffnet den Abgleich, und der andere Arm folgt unmittelbar.
Der Arm ohne Bestellung ist eine Zeile
Der Arm ohne Bestellung ist eine einzige Zeile. „Auf Kostenstelle und Sachkonto kontieren“ ist alles davon und bisher die einzige Zeile in der Bahn Budgetverantwortlicher. Ohne Bestellung und ohne Wareneingang zum Abstimmen ist ihre Kontrolle eine benannte Kontierung und kein Beleg. „Abgleich innerhalb der Toleranz?“ und die drei Zeilen danach dienen allein dem Arm mit Bestellung.
Ein Schritt, zwei Ablehnungen
„Klärfall gelöst?“ antwortet mit „Nein“ in „Rechnung an den Lieferanten zurücksenden“, damit die Schleife einen Ausweg hat und keinen Kreisverkehr. „Budgetverantwortlicher gibt frei?“ antwortet mit „Nein“ ebenfalls in Zeile 9: nun trägt ein Schritt zwei voneinander unabhängige Ablehnungen: einen Abgleich, den die Kreditorenbuchhaltung nicht hinbekam, und Kosten, die ihr Verantwortlicher nicht akzeptiert.
Die Funktionstrennung zeigt sich in den Bahnen
Lesen Sie am Ende die Bahnen und nicht die Boxen: die Kreditorenbuchhaltung bucht ins Hauptbuch, die Finanzleitung gibt das Geld frei, und die Bahn, die kontiert hat, tut keines von beidem. „Über der Wertgrenze?“ ist die einzige Verzweigung, deren Arme eine Zeile später wieder zusammenlaufen, und sie ergänzt eine Gegenzeichnung und sonst nichts.
So funktioniert es
Listen Sie zuerst die Ausnahmefälle auf
Schreiben Sie jeden Grund auf, aus dem eine Rechnung nicht glatt durchläuft: keine Bestellung, ein Preis über der Bestellung, eine zu kleine Menge, kein gebuchter Wareneingang, die falsche Gesellschaft, eine Dublette. Diese Liste ist der eigentliche Inhalt des Workflows, und sie ist kürzer als erwartet: fünf oder sechs Fälle machen den größten Teil einer Kreditorenwarteschlange aus.
Wählen Sie, wo jede Ausnahme wieder einläuft
Schreiben Sie zu jedem Fall die Zeile, an die er zurückkommt, und rechnen Sie damit, dass die Antworten sich unterscheiden. Gehen Sie zum frühesten Schritt zurück, dessen Antwort die Korrektur hätte ändern können: Ein korrigierter Preis läuft oberhalb der Verzweigung zum Bestellbezug ein, weil eine Gutschrift den Arm wechseln kann, auf dem die Rechnung liegt. Ein nicht gebuchter Wareneingang ändert weiter oben nichts. Das ist eine Wartezeit und keine Schleife.
Tippen Sie die Reihenfolge in Zeilen
Der Boxtext jeder Zeile ist eine Box, und ihre Zelle Linie zu enthält die Zeilennummern, zu denen sie führt. Legen Sie erst den fehlerfreien Weg an und lassen Sie die Ausnahmen für den nächsten Durchgang. Weil eine Verbindung eine Zeilennummer und keine gezogene Linie ist, kostet das Einfügen vergessener Schritte im Layout gar nichts.
Machen Sie aus den Prüfungen beschriftete Entscheidungen
Die Zeilen, die etwas fragen, werden Rauten: Setzen Sie ihre Form auf Entscheidung und schreiben Sie jede Beschriftung als Frage, die sich aus den vorliegenden Belegen beantworten lässt. Die Antworten gehören in den Linientext, positionsgleich zu den Nummern. Der Toleranzwert gehört zum Bestellprozess und nicht zur Kreditorenbuchhaltung: Ihn still zu erweitern, verändert eine Kontrolle, die niemand freigegeben hat.
Richten Sie die Ausnahmewege zurück in den Ablauf
Tippen Sie die Rücksprungzeile jeder Ausnahme in die Spalte Linie zu der Entscheidung, die sie auslöst; eine rückwärts gerichtete Zeilennummer ist in diesem Editor die ganze Schleife. Wo eine Rechnung wirklich stehen bleibt, setzen Sie die Form auf Ablehnung, damit der Weg absichtlich endet. Lesen Sie danach die Rückwärtsnummern noch einmal: drei oder vier sind ein Prozess, zehn sind eine Warteschlange.
Trennen Sie die Bahnen und geben Sie das Diagramm dann frei
Benennen Sie die vier Bahnen in der Spalte Vertikale Bahn (Lieferant, Kreditorenbuchhaltung, Budgetverantwortlicher, Finanzleitung) und die Phasen in der Spalte Horizontale Bahn. Eine Bahn, die die Ausgabe auslöst und die Zahlung freigibt, ist eine Kontrolllücke. Geben Sie das Diagramm frei, bevor Sie den Link teilen, damit die Buchhaltung auf die freigegebene Toleranz zeigen kann, wenn ein Abgleich bestritten wird.
Häufige Fehler
Freigabe vor dem Abgleich
Eine Rechnung vor dem Abgleich an einen Budgetverantwortlichen zu schicken, verlangt von ihm, eine Lieferung zu bestätigen, die er nie angenommen hat. Er gibt auf Vertrauen frei, die Abweichung fällt erst nach der Buchung auf, und die Korrektur wird eine Gutschrift, der niemand nachgeht.
Jede Abweichung an den Lieferanten schicken
„Abgleich innerhalb der Toleranz?“ antwortet aus zwei unabhängigen Gründen mit Nein: Der Lieferant hat falsch berechnet, oder niemand hat den Wareneingang gebucht. Nur das Erste kann er beheben. Beides nach außen zu leiten, kauft zwei Wochen und bringt die Rechnung unverändert zurück.
Eine Rechnung ohne Bestellung als Sonderfall behandeln
Miete, Energie, Beratungshonorare und Abonnements werden nie eine Bestellung tragen. Ohne eigenen Weg werden sie durch den Abgleich gezwungen, scheitern daran und füllen die Ausnahmewarteschlange jeden Monat planmäßig wieder auf.
Eine Bahn löst aus und gibt frei
Wer die Ausgabe angefordert hat, kann nicht die Zahlung autorisieren. Bahnen machen das prüfbar, wie es ein Absatz in einer Richtlinie nicht kann: Steht dieselbe Bahn an beiden Enden, fehlt die Kontrolle.
Eigenen Rechnungsfreigabe-Workflow erstellen
Öffnen Sie das Rechnungsbeispiel als eigenes Diagramm und entscheiden Sie Fall für Fall, an welcher Zeile jede Ausnahme wieder einläuft.
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Häufig gestellte Fragen
Wie behandelt ein Workflow eine Rechnung ohne Bestellung?
Geben Sie ihr einen eigenen Weg. Eine Rechnung ohne Bestellung hat weder eine Bestellung noch einen Wareneingang zum Abgleichen, die Kontrolle muss also von woanders kommen: Kontierung durch die Person, die das Budget verantwortet, dazu ein Nachweis, dass die Leistung erbracht wurde. Die Verzweigung gehört unmittelbar hinter die Prüfung, damit der Arm ohne Bestellung vom Budgetverantwortlichen kontiert wird und dann in dieselbe wertabhängige Freigabe einläuft. Jede Rechnung stattdessen durch einen Drei-Wege-Abgleich zu zwingen, erzeugt eine monatliche Ausnahmewarteschlange, die überwiegend aus Miete und Abonnements besteht.
Wer sollte eine Lieferantenrechnung freigeben?
Der Budgetverantwortliche, dessen Kostenstelle die Belastung trägt, oberhalb einer Grenze aus der Unterschriftenregelung zusammen mit einem zweiten Freigebenden, und keiner von beiden derjenige, der die Ausgabe angefordert hat oder die Lieferantenstammdaten pflegt. Die Kreditorenbuchhaltung prüft, gleicht ab und kontiert; sie gibt nicht frei. Die Trennung ist keine Frage der Hierarchie: Zu bestätigen, dass die Ware angekommen ist, und das Geld zu autorisieren, sind zwei verschiedene Kontrollen, und eine Person, die beides tut, entfernt eine Kontrolle statt zwei zusammenzulegen.
Wie verhindert man doppelte Rechnungszahlungen?
Prüfen Sie auf zwei Schlüssel, und prüfen Sie, bevor irgendetwas kontiert ist. Lieferant plus Rechnungsnummer fängt die redliche Zweitsendung; Bruttobetrag plus Rechnungsdatum fängt die Kopie, deren Referenz mit einem Präfix oder einer verlorenen Null neu getippt wurde. Die Position zählt so viel wie der Test selbst: Eine bei der Prüfung gefangene Dublette ist ein gesperrter Beleg, eine nach der Buchung gefangene eine Gutschrift, um die Sie bitten müssen. Die meisten Dubletten sind kein Lieferant, der Geld anmahnt. Es ist eine Rechnung, die zweimal ankommt, gescannt und per Mail, und beide Male erfasst wird.
Sollte eine Rechnung vor oder nach der Buchung freigegeben werden?
Erst freigeben, wo die Freigabe die Autorisierung der Kosten ist, was bei einer Rechnung ohne Bestellung der Normalfall ist, weil die Rechnung der erste Nachweis der Verpflichtung ist. Wo eine Bestellung die Genehmigung schon getragen hat, ist der Abgleich dagegen die Kontrolle, und die Buchung darf einer separaten Zahlungsfreigabe vorausgehen. Was nicht passieren darf, ist derselbe Betrag, zweimal freigegeben von zwei Freigebenden, die jeweils glauben, der andere habe den Abgleich geprüft.