Cómo crear un flujo de aprobación de facturas
Cómo construir un flujo de aprobación de facturas alrededor de la conciliación a tres vías: las formas en que tres documentos discrepan, la fila distinta por la que reentra cada corrección y carriles que separan funciones.
Un flujo de aprobación de facturas concilia la factura del proveedor con la orden de compra y la recepción de mercancía, devuelve cada discrepancia al paso que puede resolverla y condiciona el pago a un límite de importe.
En resumen
- La conciliación a tres vías es el control. El límite de importe que viene después solo decide quién firma.
- Una factura sin orden de compra no tiene pedido ni recepción, así que su control tiene que venir de otro sitio.
- Dos excepciones rara vez reentran por la misma fila, y elegir por dónde lo hacen es el diseño.
- El filtro de duplicados va antes de la imputación, no después de la contabilización.
- La segregación de funciones se ve en los carriles, o no es más que una frase en una política.
La discrepancia es el flujo de trabajo
Un flujo de aprobación de facturas concilia tres documentos escritos por tres partes en tres momentos distintos: la factura del proveedor, la orden de compra que emitió compras y la recepción de mercancía que registró quien recibió la entrega. Donde los tres coinciden no hay nada que decidir. La versión ingenua mete esa conciliación en una única caja llamada conciliar, y deja las cinco o seis formas en que puede fallar sin ningún sitio donde vivir: justamente los casos en los que un equipo de cuentas por pagar se pasa la semana.
Sin orden de compra, un precio por encima del pedido, una entrega incompleta, una recepción que nadie registró, la misma factura llegando dos veces: esos cinco casos son la razón de ser del flujo, y cada uno necesita una decisión sobre la fila por la que reentra. No si vuelve, sino por dónde. Dos excepciones rara vez pertenecen al mismo punto de reentrada, y un flujo que las devuelve todas al mismo paso es la forma de que las facturas se queden acumulando intereses de demora mientras todo el mundo espera a que alguien decida.
El ejemplo de abajo es un flujo de cuentas por pagar que va de tres documentos a un pago, repartido en seis fases y cuatro carriles. A «Abrir incidencia con el proveedor» se llega desde dos rechazos distintos (una conciliación fallida y un responsable de presupuesto que no firma) porque a los dos los resuelve la misma conversación. Y una incidencia que acaba en corrección devuelve la factura por encima de la bifurcación de la orden de compra, donde una nota de crédito puede dejarla en el brazo contrario.
De tres documentos a un solo pago
Diecinueve filas desde la factura recibida hasta el proveedor pagado. Léelo una vez por la ruta que se sigue cuando no falla nada y otra por los puntos donde reentran las excepciones.
Filtra antes de imputar nada
El primer juicio sobre el documento es uno que puede tirarlo a la basura: «¿Factura duplicada?» llega a «Bloquear y marcar el duplicado» antes de que se impute nada. Después, «¿La factura indica una orden de compra?» clasifica por tipo de documento y no por respuesta: «Con orden» abre la conciliación, y el otro brazo llega a continuación.
El brazo sin conciliar es una sola fila
El brazo sin orden de compra es una sola fila. «Imputar a centro de costos y cuenta» es todo él, y hasta aquí es la única fila del carril «Responsable de presupuesto»: sin pedido ni recepción que conciliar, su control es una persona con nombre que imputa, no un documento. «¿Coincide dentro de la tolerancia?» y las tres filas que la siguen sirven solo al brazo con orden.
Un paso, dos rechazos
«¿Incidencia resuelta?» responde «No» hacia «Devolver la factura al proveedor», así que el bucle tiene una salida y no solo vueltas. Y «¿Aprueba el responsable de presupuesto?» también responde «No» hacia la fila 9: un único paso carga ahora con dos rechazos que no tienen nada que ver, una conciliación que cuentas por pagar no pudo cerrar y un coste que su dueño no acepta.
Las funciones se ven en los carriles
Al final, lee los carriles en lugar de las cajas: «Cuentas por pagar» contabiliza, el «Director financiero» libera el dinero y el carril que imputó no hace ninguna de las dos cosas. «¿Supera el umbral de aprobación?» es la única bifurcación cuyos brazos se reencuentran una fila después, y lo único que añade es un refrendo.
Cómo funciona
Enumera primero los casos de excepción
Escribe todos los motivos por los que una factura no pasa de largo: sin orden de compra, un precio por encima del pedido, cantidad incompleta, ninguna recepción de mercancía registrada, la entidad jurídica equivocada, un duplicado. Esa lista es el contenido real del flujo, y es más corta de lo que la gente espera: cinco o seis casos explican la mayor parte de una cola de cuentas por pagar.
Elige por dónde reentra cada excepción
Anota junto a cada caso la fila a la que vuelve, y cuenta con que las respuestas no coincidan. Vuelve al paso más temprano cuya respuesta podría haber cambiado la corrección: un precio corregido reentra por encima de la bifurcación de la orden de compra, porque una nota de crédito puede cambiar en qué brazo está la factura. Una recepción que nadie registró no cambia nada aguas arriba: eso es una espera, no un bucle.
Escribe la secuencia en filas
El «Box text» de cada fila es una caja, y su celda de «Line to» lleva los números de fila a los que conduce. Mete primero la ruta que sale bien y deja las excepciones para la siguiente pasada. Como una conexión es un número de fila y no una línea dibujada, insertar los pasos que se te olvidaron no cuesta nada en maquetación.
Convierte las comprobaciones en decisiones etiquetadas
Las filas que preguntan algo se vuelven rombos: cambia su «Shape» a Decision y reescribe cada etiqueta como una pregunta que se pueda responder con los documentos delante. Las respuestas van en «Line text», emparejadas por posición con los números. La cifra de tolerancia pertenece al proceso de órdenes de compra, no a cuentas por pagar: ampliarla en silencio cambia un control que nadie aprobó.
Apunta las vías de excepción de vuelta al flujo
Escribe la fila de retorno de cada excepción en la columna «Line to» de la decisión que la detecta; un número de fila hacia atrás es todo lo que hace falta para un bucle en este editor. Donde una factura se detiene de verdad, pon «Shape» en Reject para que la ruta termine a propósito. Después vuelve a leer los números hacia atrás: tres o cuatro son un proceso, diez son una cola.
Separa los carriles y manda el diagrama a aprobación
Escribe los cuatro carriles en la columna «Vertical lane» (Proveedor, Cuentas por pagar, Responsable de presupuesto, Director financiero) y las fases en «Horizontal lane». Un carril que a la vez genera el gasto y libera el pago es un hueco de control. Aprueba el diagrama antes de compartir el enlace, para que cuentas por pagar pueda señalar la tolerancia aprobada cuando se discuta una conciliación.
Errores que debes evitar
Aprobar antes de conciliar
Mandar una factura al responsable de presupuesto antes de conciliarla le pide que confirme una entrega que nunca recibió. Aprueba por confianza, la desviación aparece después de contabilizar y la corrección se convierte en una nota de crédito que nadie persigue.
Mandar toda discrepancia al proveedor
«¿Coincide dentro de la tolerancia?» responde No por dos razones que no tienen nada que ver: el proveedor facturó mal, o nadie registró la recepción. Solo la primera le toca arreglarla a él; enrutar las dos hacia fuera compra quince días y devuelve la factura igual que estaba.
Tratar la factura sin orden de compra como una anomalía
El alquiler, los suministros, los honorarios profesionales y las suscripciones nunca van a llevar orden de compra. Sin una vía propia se las obliga a pasar por la conciliación, la fallan y rellenan la cola de excepciones todos los meses, por diseño.
Un mismo carril genera el gasto y lo aprueba
Quien pidió el gasto no puede ser quien autoriza su pago. Los carriles hacen eso comprobable de una forma que un párrafo de política no consigue: si el mismo carril aparece en los dos extremos, el control no está.
Crea tu propio flujo de aprobación de facturas
Abre el ejemplo de facturas como diagrama propio y decide, caso por caso, la fila por la que reentra cada excepción.
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Preguntas frecuentes
¿Cómo debe tratar el flujo una factura sin orden de compra?
Dale una vía propia. Una factura sin orden de compra no tiene pedido ni recepción de mercancía contra los que conciliar, así que el control tiene que venir de otro sitio: la imputación por parte de quien responde del presupuesto, más evidencia de que el servicio se recibió. La bifurcación va justo después de la validación, para que el brazo sin orden lo impute el responsable de presupuesto y se una después al mismo enrutado de aprobación por importe. Obligar a todas las facturas a pasar por una conciliación a tres vías produce, en cambio, una cola mensual de excepciones hecha en su mayoría de alquileres y suscripciones.
¿Quién debe aprobar la factura de un proveedor?
El responsable del presupuesto cuyo centro de costos soporta el cargo, con un segundo aprobador por encima de un límite fijado por la matriz de delegación, y ninguno de los dos puede ser quien pidió el gasto ni quien mantiene la ficha del proveedor. Cuentas por pagar valida, concilia e imputa; no aprueba. La separación no va de jerarquía: confirmar que la mercancía llegó y autorizar el dinero son comprobaciones distintas, y que las haga una sola persona no combina dos controles, elimina uno.
¿Cómo se evitan los pagos de facturas duplicadas?
Filtra por dos claves y filtra antes de imputar nada. Proveedor más número de factura caza el reenvío honesto; importe bruto más fecha de factura caza la copia cuyo número se volvió a teclear con un prefijo o con un cero de menos. La posición importa tanto como la prueba: un duplicado detectado en la validación es un documento bloqueado, y uno detectado después de contabilizar es una nota de crédito que hay que ir a pedir. La mayoría de los duplicados no son un proveedor reclamando el pago: son una misma factura que llega dos veces, escaneada y por correo, y capturada las dos veces.
¿Una factura se aprueba antes o después de contabilizarla?
Se aprueba antes cuando la aprobación es la autorización para incurrir en el gasto, que es el caso habitual de una factura sin orden de compra, porque la factura es el primer registro del compromiso. Donde la orden de compra ya llevaba la aprobación, el control es la conciliación contra ella, y la contabilización puede ir antes de una aprobación separada de liberación del pago. Lo que no puede ocurrir es que el mismo importe lo aprueben dos veces dos aprobadores que creen cada uno que el otro comprobó la conciliación.