Cómo crear un flujo de aprobación de facturas
Cómo construir un flujo de aprobación de facturas alrededor de la conciliación a tres vías: las formas en que tres documentos discrepan, la fila distinta por la que reentra cada corrección y carriles que separan funciones.
Cómo funciona
Enumera primero los casos de excepción
Escribe todos los motivos por los que una factura no pasa de largo: sin orden de compra, un precio por encima del pedido, cantidad incompleta, ninguna recepción de mercancía registrada, la entidad jurídica equivocada, un duplicado. Esa lista es el contenido real del flujo, y es más corta de lo que la gente espera: cinco o seis casos explican la mayor parte de una cola de cuentas por pagar.
Elige por dónde reentra cada excepción
Anota junto a cada caso la fila a la que vuelve, y cuenta con que las respuestas no coincidan. Vuelve al paso más temprano cuya respuesta podría haber cambiado la corrección: un precio corregido reentra por encima de la bifurcación de la orden de compra, porque una nota de crédito puede cambiar en qué brazo está la factura. Una recepción que nadie registró no cambia nada aguas arriba: eso es una espera, no un bucle.
Escribe la secuencia en filas
El «Box text» de cada fila es una caja, y su celda de «Line to» lleva los números de fila a los que conduce. Mete primero la ruta que sale bien y deja las excepciones para la siguiente pasada. Como una conexión es un número de fila y no una línea dibujada, insertar los pasos que se te olvidaron no cuesta nada en maquetación.
Convierte las comprobaciones en decisiones etiquetadas
Las filas que preguntan algo se vuelven rombos: cambia su «Shape» a Decision y reescribe cada etiqueta como una pregunta que se pueda responder con los documentos delante. Las respuestas van en «Line text», emparejadas por posición con los números. La cifra de tolerancia pertenece al proceso de órdenes de compra, no a cuentas por pagar: ampliarla en silencio cambia un control que nadie aprobó.
Apunta las vías de excepción de vuelta al flujo
Escribe la fila de retorno de cada excepción en la columna «Line to» de la decisión que la detecta; un número de fila hacia atrás es todo lo que hace falta para un bucle en este editor. Donde una factura se detiene de verdad, pon «Shape» en Reject para que la ruta termine a propósito. Después vuelve a leer los números hacia atrás: tres o cuatro son un proceso, diez son una cola.
Separa los carriles y manda el diagrama a aprobación
Escribe los cuatro carriles en la columna «Vertical lane» —Proveedor, Cuentas por pagar, Responsable de presupuesto, Director financiero— y las fases en «Horizontal lane». Un carril que a la vez genera el gasto y libera el pago es un hueco de control. Aprueba el diagrama antes de compartir el enlace, para que cuentas por pagar pueda señalar la tolerancia aprobada cuando se discuta una conciliación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo debe tratar el flujo una factura sin orden de compra?
Dale una vía propia. Una factura sin orden de compra no tiene pedido ni recepción de mercancía contra los que conciliar, así que el control tiene que venir de otro sitio: la imputación por parte de quien responde del presupuesto, más evidencia de que el servicio se recibió. La bifurcación va justo después de la validación, para que el brazo sin orden lo impute el responsable de presupuesto y se una después al mismo enrutado de aprobación por importe. Obligar a todas las facturas a pasar por una conciliación a tres vías produce, en cambio, una cola mensual de excepciones hecha en su mayoría de alquileres y suscripciones.
¿Quién debe aprobar la factura de un proveedor?
El responsable del presupuesto cuyo centro de costos soporta el cargo, con un segundo aprobador por encima de un límite fijado por la matriz de delegación, y ninguno de los dos puede ser quien pidió el gasto ni quien mantiene la ficha del proveedor. Cuentas por pagar valida, concilia e imputa; no aprueba. La separación no va de jerarquía: confirmar que la mercancía llegó y autorizar el dinero son comprobaciones distintas, y que las haga una sola persona no combina dos controles, elimina uno.
¿Cómo se evitan los pagos de facturas duplicadas?
Filtra por dos claves y filtra antes de imputar nada. Proveedor más número de factura caza el reenvío honesto; importe bruto más fecha de factura caza la copia cuyo número se volvió a teclear con un prefijo o con un cero de menos. La posición importa tanto como la prueba: un duplicado detectado en la validación es un documento bloqueado, y uno detectado después de contabilizar es una nota de crédito que hay que ir a pedir. La mayoría de los duplicados no son un proveedor reclamando el pago: son una misma factura que llega dos veces, escaneada y por correo, y capturada las dos veces.
¿Una factura se aprueba antes o después de contabilizarla?
Se aprueba antes cuando la aprobación es la autorización para incurrir en el gasto, que es el caso habitual de una factura sin orden de compra, porque la factura es el primer registro del compromiso. Donde la orden de compra ya llevaba la aprobación, el control es la conciliación contra ella, y la contabilización puede ir antes de una aprobación separada de liberación del pago. Lo que no puede ocurrir es que el mismo importe lo aprueben dos veces dos aprobadores que creen cada uno que el otro comprobó la conciliación.