Cómo crear un proceso de orden de compra

Cómo funciona

1. Separa la solicitud del pedido

   Conviértelos en dos pasos distintos con aprobaciones distintas, aunque tu sistema use un único formulario. La solicitud es la decisión interna; la orden de compra es el compromiso externo. Fusionarlos significa que el control de presupuesto ocurre después de haberle dicho al proveedor que siga adelante.

2. Pon el control de presupuesto donde todavía puede decir que no

   Antes de emitir la orden. Decide también si mide el gasto comprometido —solicitudes y órdenes abiertas— o solo lo contabilizado, y escríbelo en el paso. Si solo miras lo contabilizado, el presupuesto parecerá disponible justo hasta que aterricen de golpe todas las órdenes abiertas.

3. Fija los umbrales según la delegación de autoridad

   Toma las cifras de tu tabla de delegación de autoridad, indica la moneda y ponlos lo bastante altos como para que el segundo aprobador se active pocas veces. Los umbrales bajos producen troceo de pedidos, que es justo la conducta que el umbral existe para evitar.

4. Haz que la recepción de mercancía sea tarea de alguien

   Nombra quién registra la recepción y en qué plazo. Es el paso que las organizaciones se saltan porque parece burocracia, y su ausencia es la causa directa de casi todas las colas de facturas con discrepancias: sin recepción la conciliación no puede ejecutarse y cada factura hay que perseguirla a mano.

5. Escribe la tolerancia y nombra al responsable de las discrepancias

   Pon tu tolerancia de precio y cantidad en la decisión de conciliación a tres vías y nombra a quién pertenece la cola de discrepancias. Sin una tolerancia escrita, cualquier diferencia de redondeo se convierte en discrepancia, y la cola de discrepancias acaba siendo, en silencio, el proceso real.

6. Dibuja las vías que se saltan la orden de compra

   Las tarjetas de compra, los pedidos contra contratos marco y las compras urgentes existen. Dibújalas con sus propios controles en lugar de fingir que no ocurren: un atajo sin dibujar no tiene ningún control, y es donde se acumulan los compromisos no registrados.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra?

Una solicitud de compra es una petición interna para comprar: lleva el centro de costos y la imputación contable, se enruta para aprobación presupuestaria y de dirección y no genera ninguna obligación frente a ningún proveedor. Una orden de compra es el compromiso externo que se emite una vez aprobada la solicitud, y fija artículo, cantidad, precio y condiciones de entrega. Mantenerlas separadas es justo lo que permite hacer el control de presupuesto mientras decir que no todavía sale gratis.

¿Qué es una conciliación a tres vías?

Es la comparación entre la orden de compra (lo que acordaste comprar), el registro de recepción de mercancía (lo que llegó de verdad) y la factura del proveedor (lo que te piden pagar). Si las tres coinciden dentro de la tolerancia, la factura puede aprobarse sin más revisión. Es el control principal contra pagar mercancía que nunca se recibió o a un precio que nunca se acordó, y depende por completo de que alguien registre la recepción, razón por la cual ese paso merece un responsable con nombre.

¿Cuántos niveles de aprobación debe tener un proceso de orden de compra?

Con dos se cubre casi todo el gasto: el responsable del presupuesto para todo, más un segundo aprobador por encima de un umbral tomado de tu matriz de delegación de autoridad. Cada nivel extra añade tiempo de cola y anima a trocear pedidos para quedarse por debajo del límite, que es exactamente la conducta que el umbral debería evitar. Si un nivel nunca ha rechazado nada, es una notificación y debería dibujarse como tal.

¿Qué debe pasar cuando una factura no cuadra?

Va a un responsable con nombre en lugar de quedarse en la cola de cuentas por pagar. Las causas habituales son una subida de precio que el proveedor aplicó sin modificar la orden, una entrega parcial o incompleta, o una recepción de mercancía que nadie registró. Devuelve la discrepancia a Compras para resolverla con el proveedor y reentra en la conciliación una vez corregida la orden, la recepción o la factura, para que nada se pague por la fuerza de un correo.