Cómo crear un proceso de orden de compra
Cómo diseñar un proceso de orden de compra: separa la solicitud del pedido, pon el control de presupuesto antes del compromiso, fija los umbrales según la delegación de autoridad y define las tolerancias de conciliación.
Un proceso de orden de compra convierte una solicitud interna aprobada en un compromiso externo y después concilia lo pedido, lo recibido y lo facturado antes de pagar nada.
En resumen
- La solicitud es interna y no compromete a nadie; el compromiso es la orden de compra.
- El control de presupuesto va antes de la orden, no después: es el último momento barato para decir que no.
- Los umbrales salen de la matriz de delegación de autoridad y viven en el nodo de decisión.
- Sin registro de recepción no hay conciliación a tres vías, y eso significa cola de discrepancias.
- Escribe la tolerancia de conciliación o cada diferencia de redondeo se convertirá en una discrepancia.
La solicitud no es el pedido
La distinción que hace funcionar un proceso de orden de compra es justo la que más a menudo se fusiona: una solicitud de compra es una petición interna que no compromete a nadie, y una orden de compra es un compromiso externo que sí lo hace. En cuanto son el mismo documento, el control de presupuesto ocurre después de haberle dicho al proveedor que siga adelante, y el control se convierte en un trámite sobre una decisión ya tomada.
Todo lo demás se deduce de colocar bien esa frontera. El control de presupuesto va entre las dos, porque es el último momento barato para decir que no. Los umbrales de aprobación enrutan por importe y salen de la matriz de delegación de autoridad, no de quien dibuja el proceso. Y la conciliación a tres vías del final (orden, recepción y factura) solo funciona si alguien registra de verdad la recepción de mercancía, que es el paso que más se salta y la razón de que casi todo el mundo tenga una cola de facturas con discrepancias.
El ejemplo de abajo es un flujo procure-to-pay repartido en cinco carriles, el proveedor incluido. Fíjate en las dos bifurcaciones sobre las que discuten los equipos: el umbral de importe que envía el expediente a un segundo aprobador, y la discrepancia de conciliación que vuelve a Compras y reentra en la conciliación.
De la solicitud al pago
Un flujo procure-to-pay repartido en cinco carriles. Fíjate en las dos puertas antes del compromiso y en la discrepancia de conciliación después de la entrega.
Primero la petición interna
Se detecta una necesidad y se crea una solicitud de compra con centro de costos, imputación contable, cantidad y fecha de necesidad. Todo lo que viene después depende de que esos datos estén completos, y por eso la imputación va en la solicitud en lugar de añadirla finanzas más tarde.
Dos puertas antes de comprometerse
Aprobación del responsable con una vía de revisión, después un control de presupuesto que puede denegar de plano y luego un umbral de importe que lleva a la aprobación del director financiero. Tres decisiones y todavía no se ha contactado con ningún proveedor: esa es exactamente la idea.
El compromiso, y el carril del proveedor
Se comparan ofertas, se elige proveedor, se emite la orden de compra y el proveedor confirma y entrega. Darle carril propio al proveedor hace visible qué parte del plazo total pertenece a alguien a quien no puedes dirigir.
La conciliación y su discrepancia
La recepción de mercancía y la factura llegan por ramas independientes, y después una conciliación a tres vías devuelve las discrepancias a Compras y reentra en la conciliación una vez corregidas. Sin el paso de recepción la conciliación no puede ejecutarse en absoluto.
Aprobar y pagar
Se aprueba la factura y se libera el pago. Un proceso que se detiene en la conciliación deja sin definir el último traspaso, de cuentas por pagar a la remesa de pagos, y ahí es exactamente donde el proveedor siente el retraso.
Cómo funciona
Separa la solicitud del pedido
Conviértelos en dos pasos distintos con aprobaciones distintas, aunque tu sistema use un único formulario. La solicitud es la decisión interna; la orden de compra es el compromiso externo. Fusionarlos significa que el control de presupuesto ocurre después de haberle dicho al proveedor que siga adelante.
Pon el control de presupuesto donde todavía puede decir que no
Antes de emitir la orden. Decide también si mide el gasto comprometido (solicitudes y órdenes abiertas) o solo lo contabilizado, y escríbelo en el paso. Si solo miras lo contabilizado, el presupuesto parecerá disponible justo hasta que aterricen de golpe todas las órdenes abiertas.
Fija los umbrales según la delegación de autoridad
Toma las cifras de tu tabla de delegación de autoridad, indica la moneda y ponlos lo bastante altos como para que el segundo aprobador se active pocas veces. Los umbrales bajos producen troceo de pedidos, que es justo la conducta que el umbral existe para evitar.
Haz que la recepción de mercancía sea tarea de alguien
Nombra quién registra la recepción y en qué plazo. Es el paso que las organizaciones se saltan porque parece burocracia, y su ausencia es la causa directa de casi todas las colas de facturas con discrepancias: sin recepción la conciliación no puede ejecutarse y cada factura hay que perseguirla a mano.
Escribe la tolerancia y nombra al responsable de las discrepancias
Pon tu tolerancia de precio y cantidad en la decisión de conciliación a tres vías y nombra a quién pertenece la cola de discrepancias. Sin una tolerancia escrita, cualquier diferencia de redondeo se convierte en discrepancia, y la cola de discrepancias acaba siendo, en silencio, el proceso real.
Dibuja las vías que se saltan la orden de compra
Las tarjetas de compra, los pedidos contra contratos marco y las compras urgentes existen. Dibújalas con sus propios controles en lugar de fingir que no ocurren: un atajo sin dibujar no tiene ningún control, y es donde se acumulan los compromisos no registrados.
Errores que debes evitar
Orden emitida después de la factura
Una orden de compra retroactiva es el recibo de una decisión ya tomada. Que pase a menudo indica que el proceso es demasiado lento, no que la gente sea descuidada.
Presupuesto medido solo contra lo contabilizado
Ignorar el gasto comprometido hace que los fondos parezcan disponibles hasta que todas las órdenes abiertas aterrizan a la vez.
Sin tolerancia escrita
Cualquier diferencia mínima se convierte en discrepancia, la cola crece y la gente empieza a aprobar discrepancias en bloque.
Tres niveles de aprobación
Cada nivel añade plazo y diluye la atención. Dos (el responsable del presupuesto más un aprobador por umbral) cubren la inmensa mayoría del gasto.
Crea tu propio proceso de orden de compra
Abre el ejemplo procure-to-pay como diagrama propio y fija tus umbrales, tolerancias y responsables de cada carril.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una solicitud de compra y una orden de compra?
Una solicitud de compra es una petición interna para comprar: lleva el centro de costos y la imputación contable, se enruta para aprobación presupuestaria y de dirección y no genera ninguna obligación frente a ningún proveedor. Una orden de compra es el compromiso externo que se emite una vez aprobada la solicitud, y fija artículo, cantidad, precio y condiciones de entrega. Mantenerlas separadas es justo lo que permite hacer el control de presupuesto mientras decir que no todavía sale gratis.
¿Qué es una conciliación a tres vías?
Es la comparación entre la orden de compra (lo que acordaste comprar), el registro de recepción de mercancía (lo que llegó de verdad) y la factura del proveedor (lo que te piden pagar). Si las tres coinciden dentro de la tolerancia, la factura puede aprobarse sin más revisión. Es el control principal contra pagar mercancía que nunca se recibió o a un precio que nunca se acordó, y depende por completo de que alguien registre la recepción, razón por la cual ese paso merece un responsable con nombre.
¿Cuántos niveles de aprobación debe tener un proceso de orden de compra?
Con dos se cubre casi todo el gasto: el responsable del presupuesto para todo, más un segundo aprobador por encima de un umbral tomado de tu matriz de delegación de autoridad. Cada nivel extra añade tiempo de cola y anima a trocear pedidos para quedarse por debajo del límite, que es exactamente la conducta que el umbral debería evitar. Si un nivel nunca ha rechazado nada, es una notificación y debería dibujarse como tal.
¿Qué debe pasar cuando una factura no cuadra?
Va a un responsable con nombre en lugar de quedarse en la cola de cuentas por pagar. Las causas habituales son una subida de precio que el proveedor aplicó sin modificar la orden, una entrega parcial o incompleta, o una recepción de mercancía que nadie registró. Devuelve la discrepancia a Compras para resolverla con el proveedor y reentra en la conciliación una vez corregida la orden, la recepción o la factura, para que nada se pague por la fuerza de un correo.
