如何创建采购订单流程
如何设计一条采购订单流程：把请购与订单分开，把预算检查放在承诺之前，按授权审批矩阵设定金额门槛，并明确匹配容差。
运作方式
把请购与订单分开
即使系统里只有一张表单，也要把它们做成两个各自带审批的步骤。请购是内部决策；采购订单是对外承诺。把两者合并，意味着预算检查发生在供应商已被告知开工之后。
把预算检查放在它还能说不的地方
放在采购订单开出之前。同时决定它核对的是已承诺支出——未清请购与未清订单——还是仅核对已入账实际数，并把这一点写在步骤上。只看已入账数，预算会一直显得有余，直到所有未清订单同时落账。
按授权审批矩阵设定金额门槛
数字取自你们的授权表，写明币种，并把门槛设得足够高，让第二位审批人很少被触发。门槛过低会带来拆单——而这恰恰是门槛本该防止的行为。
让收货登记成为某个人的职责
写明由谁登记收货、最迟何时登记。这一步常被组织跳过，因为它感觉像行政杂务；而它的缺位正是大多数发票差异积压的直接原因——没有收货记录，匹配就跑不起来，每一张发票都要人工去追。
写下容差，并指定差异的负责人
把你们的价格和数量容差写在三单匹配的决策上，并指定谁负责这条差异队列。没有明确的容差，每一处四舍五入的差额都会变成一条差异，而差异队列会悄悄变成真正的流程。
把绕过采购订单的路径也画出来
采购卡、框架协议下单和紧急采购都是存在的。与其假装它们不会发生，不如把它们连同各自的控制一起画出来——没画出来的旁路是完全没有控制的，未入账的承诺正是在那里堆积起来的。
常见问题
请购单与采购订单有什么区别？
请购单是一份内部的采购请求：它带有成本中心和会计科目编码，被送去做预算和管理层审批，且不对任何供应商产生义务。采购订单是请购获批之后开出的对外承诺，它确定物品、数量、价格和交付条款。正是把两者分开，才使预算检查能够在说不还不花钱的时候进行。
什么是三单匹配？
把采购订单（你们同意买的）、收货单（实际到货的）和供应商发票（对方要求你们支付的）三者对照。若三者在容差范围内一致，发票即可无需进一步复核直接批准。它是防止为从未收到的货物、或以从未约定的价格付款的主要控制手段——而它完全依赖于有人登记收货，这也是那一步值得有一位具名负责人的原因。
采购订单流程应该有几层审批？
两层已能覆盖大部分支出：所有单据都经预算责任人，超过取自授权审批矩阵的金额门槛时再加一位审批人。每多一层都会增加排队时间，并鼓励为规避门槛而拆单——而这正是门槛本该防止的行为。如果某一层从未拒绝过任何东西，那它就是一次知会，应当照此画出来。
发票匹配不上时应该怎么处理？
交给一位具名负责人，而不是让它躺在应付账款的队列里。常见原因是：供应商调价却没有修改采购订单、短交或部分交付、以及无人登记的收货。把不符退回采购去与供应商解决，待采购订单、收货记录或发票修正之后再重新进入匹配——这样就不会有任何款项仅凭一封邮件被支付。