如何用 Visio 制作跨职能流程图

简而言之

• 故障住在交接处时才用泳道；单个团队的一串顺序，做成基础流程图更好。
• 桌面版：启动 Visio，在 Categories 列表中点 Flowchart，点这个模板，选择创建。Visio Standard 就够了。
• 在 Visio 网页版里这个模板需要 Plan 1 或 Plan 2——Microsoft 写明它在 Microsoft 365 中的 Visio 里不可用。
• 三条只在网页版存在的限制：开始之后方向无法转换、Separator 不能移动、标签文字不能旋转。
• 泳道是职能；阶段是另外的“Separator”图形——而删掉一条泳道会删掉里面的每一个图形。

当故障就住在交接处时，泳道才值得画

跨职能流程图就是被划成若干泳道的流程图，一个职能一条，这样每个步骤都落在执行它的人所属的那一行里。在 Visio 桌面版应用里它是一个模板：启动 Visio，在 Categories 列表中点 Flowchart，点这个模板并选择创建。你得到的形状库和基础流程图用的是同一个，页面上已经替你放好了几条泳道，而方向就在那一刻选定——如果出现提示，选择 Horizontal 或 Vertical 并点确定。跨职能流程图在 Visio 网页版里也能用，但只在付费的 Visio 订阅上，而且浏览器版带着三条桌面版没有的、有记载的限制。

在这一切之前，先决定你到底要不要泳道。当故障就住在交接处时，它们才值得画：工作卡在两个团队之间的队列里，两个人各自以为对方在检查某件事，没有人说得出谁有权拒绝。泳道能把这个论点变得看得见，而普通流程图做不到，因为跨过泳道边界的那支箭头，就是流程易手的那一刻。如果你的流程是一个团队按顺序做八件事，泳道只会多出一列标题、别的什么都没加，那么基础流程图是更好的图——/zh/guides/用visio制作流程图 讲的是那条路线。判断标准不是流程有多大，而是出问题的地方是否就在边界上。

人们发现得太晚的是层级问题。桌面版的跨职能流程图是 Standard 版本就有的功能——Microsoft 的适用范围列表从 Visio Standard 2016 一路列到 2024——所以画一张并不需要 Professional。不过在订阅里，Plan 2 是唯一包含桌面版应用的层级；Plan 1 仅限网页和 Teams。在浏览器里 Microsoft 的措辞很干脆：“在 Visio 网页版中，跨职能流程图仅面向 Visio Plan 2 和 Visio Plan 1 订阅者提供。它们在 Microsoft 365 中的 Visio 里不可用。”所以随 Microsoft 365 商业版计划附带的那个免费轻量网页应用并不带这个模板，而 Microsoft 365 个人版和家庭版完全不含 Visio。

如果你打算在浏览器里干活，在投入之前有三条限制适用。方向一旦开始就无法转换——Microsoft 的说法是“一旦开始，你就无法自动从一种方向转换成另一种”——所以要纵向图，就意味着删掉默认的图，再用“Swimlane (vertical)”和“Separator (vertical)”图形重建。Separator，也就是标记阶段变化的那个图形，在网页版上完全不能移动；只能删掉再重新添加。而泳道标签的文字不能旋转。从一张表生成图表又是第三条路线，而且是一条 Visio Plan 2 的桌面路线：“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”模板。下面的实例正是这种形状的流程——内容评审与发布，横跨四个职能、五个阶段——分四个阶段搭起来，好让你看清泳道跨越都落在哪里。

一张跨职能流程图，分四个阶段搭起来

内容评审与发布，横跨四个职能和五个阶段。看每个阶段加进来的是一次泳道跨越，而不是一个步骤。

1. 一个职能，然后是第一次交接

   “按商定的纲要撰写内容”和“附上资料来源、图片与替代文字”都落在撰稿阶段的作者身上，这两步本身根本不需要泳道。图表开始把泳道挣回来是在“校订准确性与文体规范”，它同时跨进了编辑泳道和评审阶段，并落到第一个判断“编辑是否通过初稿？”上。

2. 一个换泳道但不换阶段的回环

   “否”分支通向“按编辑意见修改初稿”，它回到作者泳道，同时仍留在评审阶段之内——这是两个轴彼此独立的最清楚的例证，也是 Visio 里的阶段为什么是 Separator 图形、而不是第二组泳道的原因。第 6 行接着问内容是否含受监管或比较性表述，这决定了第三个职能到底要不要介入。

3. 第三条泳道，和一个有三条出口的分支

   只有“是”分支会进入法务与合规，那里的“法务是否按原文放行这些表述？”有三条带标签的出口，而不是两条：已放行、需修改，或无法证实。需修改那条路线会记录下要求的措辞并交回作者，所以这个回环跨过了两条泳道边界。签发之后流程回到审批阶段里的编辑泳道。

4. 发布，以及一个会把回环重新打开的回顾日

   网站团队泳道接手上预发布环境，发布前检查把不通过的项目退回网站团队而不是退回作者，最后一个判断则问这一页在回顾日有没有达到它的目标。需要更新会把工作一路送回“按编辑意见修改初稿”，而真实的编辑流程正是这么运作的。有两条路线终止：已发布并已衡量，或者撤下不发。

运作方式

1. 在你真能干完活的平台上打开模板

   桌面版：启动 Visio，在 Categories 列表中点 Flowchart，点跨职能流程图模板，然后点创建。网页版：打开图库，向下滚到 Cross Functional Flowchart 那一行并选择创建，这需要 Visio Plan 1 或 Plan 2 订阅。网页版打开时已经放好两个职能和一个阶段，并提供“Credit Approval Process”和“Event Planning Process”作为起始范例，供你愿意改现成的而不是从空白开始时使用。

2. 在画下第一个图形之前先定方向

   如果 Visio 提示你选泳道方向，选择 Horizontal 或 Vertical 并点确定。在桌面版上你之后还能改主意，从功能区上的 Cross-functional Flowchart 选项卡改。在 Visio 网页版里不行：Microsoft 表示一旦开始，你就无法自动从一种方向转换成另一种，而要纵向图就意味着删掉默认的图，改用“Swimlane (vertical)”和“Separator (vertical)”图形重建。

3. 泳道按职能命名，不按人名

   每条泳道的标签栏默认写着“Function”；双击这根栏即可更改。泳道要按拥有这项工作的角色命名——编辑、法务与合规、网站团队——因为一张用人名标注的图，会在有人换岗的第一时间过期。添加、重排和删除泳道本身细节够多，所以由 /zh/guides/用visio制作泳道图 讲全；桌面版上的简版做法是右键点一个泳道标题，选 Insert 'Swimlane' Before 或 After。

4. 用 Separator 图形标出阶段

   阶段不是泳道。它们是 Cross-Functional Flowchart Shapes 形状库里的“Separator”图形，拖到泳道上标记一次阶段变化，并且一次横跨所有泳道。把它们用在读者心里的那些环节上——撰稿、评审、审批、发布——而把泳道留给归属。在网页版上要有意识地放：Separator 一旦落下就不能移动，只能删掉再重新添加。

5. 把流程图图形放进归属它的泳道并连起来

   跨职能模板用的形状库和基础流程图相同，所以图形和连线行为都很熟悉：把指针停在第一个图形上，点选指向你要连接的那个图形的小箭头，或者用 Home 选项卡 Tools 组里的连接线工具（Ctrl+3）。把每个图形放进执行它的职能所在的泳道，并检查泳道上的绿色高亮，它确认这个图形确实被容纳在内，而不只是压在上面。

6. 验证图表，然后在打印前修好页面尺寸

   在 Visio Professional 和 Plan 2 上，Process 选项卡 > Diagram Validation > Check Diagram 会打开一个 Issues 窗口；流程图模板默认使用 Flowchart Rule Set，另外也有一个 Cross Functional Flowchart 规则集可用。对你不认同的发现，用 Ignore This Issue 或 Ignore Rule 抑制。一张溢出到多张打印页的图是页面尺寸问题，而不是泳道问题：Design > Page Setup 对话框启动器 > Print Setup 页，在“Fit to”下面的两个框里都填 1。

应避免的错误

• 先在浏览器里开工，然后又想要纵向泳道

  在网页版上，方向在图打开的那一刻就定了。改主意意味着删掉默认的图，用“Swimlane (vertical)”和“Separator (vertical)”图形重建，并重新摆放每一个步骤。要么先把方向定下来，要么在桌面版应用上开工——那里的 Cross-functional Flowchart 功能区选项卡能转换它。

• 指望附带的 Visio 里有这个模板

  Microsoft 365 中的 Visio——随 Microsoft 365 商业版计划附带的那个免费轻量网页应用——不提供跨职能流程图；Microsoft 在网页端把它们限制在 Plan 1 和 Plan 2 上。Microsoft 365 个人版和家庭版完全不含 Visio。在安排工作之前，先确认你登录的是三者中的哪一个。

• 画到稿子末尾，才发现有一条泳道不想要了

  删掉它会连内容一起带走——Microsoft 的措辞是该泳道中包含的所有图形也会被删除——所以一次搭建收尾时的整理动作，是这个模板上风险最高的时刻。删任何东西之前先把图形移出去，而且在你开始重排泳道之前就该读 /zh/guides/用visio制作泳道图 ，因为凡是改变泳道集合的操作都有同样的问题。

• 以为你的许可自带那条 Excel 驱动的路线

  从一张表生成跨职能流程图，用的是“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”模板，而 Microsoft 把 Data Visualizer 系列模板记载为仅 Visio Plan 2、且在桌面版应用中可用。连接数据的图表也无法在 Visio 网页版里编辑，所以这条路线实际上就是 Windows 桌面。/zh/guides/把excel数据变成visio流程图 讲了它期待的那张表。

把这条内容评审打开成可用的图表

把内容评审示例作为您自己的图表打开，把四条泳道改成您自己的职能，然后编辑其中的行。

把这条内容评审打开成可用的图表

相关指南

• 如何绘制建筑工程项目的工作流程
• 如何创建泳道图
• 如何制作跨职能流程图

常见问题

能在 Visio 网页版里做跨职能流程图吗？

能，在付费订阅上。Microsoft 的措辞是：“在 Visio 网页版中，跨职能流程图仅面向 Visio Plan 2 和 Visio Plan 1 订阅者提供。它们在 Microsoft 365 中的 Visio 里不可用。”打开图库，滚到 Cross Functional Flowchart 那一行并选择创建；图打开时带两个职能和一个阶段，另外提供“Credit Approval Process”和“Event Planning Process”作为起始范例。有三条桌面版没有的限制适用：开始之后方向无法转换、Separator 一旦放下就不能移动、泳道标签的文字不能旋转。

做跨职能流程图需要 Visio Professional 或 Plan 2 吗？

画一张不需要。Microsoft 把桌面版跨职能流程图那篇文章列为适用于 Visio Standard 2016 至 2024，所以它是 Standard 版本就有的功能。不过它周边有两样东西是分层级的。用 Check Diagram 做图表验证被记载为面向 Visio Professional 和 Plan 2；而从一张 Excel 表生成图表的“Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer”模板仅限 Plan 2。在各订阅里，Plan 2 也是唯一包含桌面版应用的一个——撰稿时的标价是 Plan 1 每用户每月 5.00 美元、Plan 2 15.00 美元，按年付费。

在 Visio 里到底叫“cross-functional flowchart”还是“cross functional flowchart”？

两种都有，这也是搜索它会让人困惑的原因。Microsoft 自己的文档里拼法并不一致：桌面版操作指南把模板称作不带连字符的“Cross Functional Flowchart”，功能区选项卡是“Cross-functional Flowchart”，形状库是“Cross-Functional Flowchart Shapes”，而图库那篇文章写的是“Cross-functional flowchart”。两种写法都试一遍，不要假设其中某一种是正式的。相关的一点：Visio 里并没有记载过“旧版”与“新版”跨职能流程图之分。它的 API 只建模了横向和纵向两种方向，别的都没有，所以凡是声称有版本切换的指南都可以忽略。

流程变了之后，怎么让跨职能流程图保持准确？

这部分没有任何模板能解决，而且它恰好咬在交接上：一条泳道边界移动了，那张没人负责的图就悄悄和实际工作不再一致。Visio 为此给了你一件真正好用的工具——在 Professional 或 Plan 2 上，Check Diagram 会告诉你这张图现在结构上错了，而这一点大多数替代品根本做不到。存放在 OneDrive 或 SharePoint 中的 Visio 文件使用文件级版本历史，保留期限取决于账户和文档库设置。用于受控文档时，请核实这些设置及另行配置的审批流程。QueryChart 走的是另一条路——图表就是一张带泳道列的行表，所以把一个步骤改派给别人就是改一个单元格，而修订会带作者和时间戳被记入检查点，背后是原生的审批流程。上面的实例就是那张图表。