So erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm in Visio

So funktioniert es

1. Die Vorlage auf der Plattform öffnen, auf der Sie tatsächlich fertig werden

   Desktop: Visio starten, in der Liste Categories auf Flowchart klicken, die Vorlage für das funktionsübergreifende Flussdiagramm anklicken, dann Create. Web: die Gallery öffnen, zur Zeile Cross Functional Flowchart scrollen und Create wählen, was ein Abo von Visio Plan 1 oder Plan 2 erfordert. Die Web-Fassung öffnet mit zwei Funktionen und einer Phase und bietet „Credit Approval Process“ und „Event Planning Process“ als Startpunkte, wenn Sie lieber etwas anpassen als leer beginnen.

2. Die Ausrichtung wählen, bevor Sie eine einzige Form zeichnen

   Fragt Visio nach der Ausrichtung der Swimlanes, wählen Sie Horizontal oder Vertical und bestätigen mit OK. Auf dem Desktop können Sie es sich danach über die Registerkarte Cross-functional Flowchart anders überlegen. In Visio für das Web können Sie das nicht: Microsoft erklärt, dass Sie nach dem Start nicht automatisch von einer Ausrichtung in eine andere umwandeln können, und ein senkrechtes Diagramm heißt dort, das Standarddiagramm zu löschen und es stattdessen aus den Formen „Swimlane (vertical)“ und „Separator (vertical)“ zu bauen.

3. Die Bahnen nach Funktionen benennen, nicht nach Personen

   Die Beschriftungsleiste jeder Bahn liest standardmäßig „Function“; doppelklicken Sie die Leiste, um das zu ändern. Benennen Sie Bahnen nach der Rolle, der die Arbeit gehört — Redaktion, Recht und Compliance, Web-Team — denn ein mit Namen beschriftetes Diagramm veraltet beim ersten Stellenwechsel. Bahnen zu ergänzen, umzusortieren und zu löschen hat so viel eigenes Detail, dass /de/guides/swimlane-diagramm-in-visio-erstellen es ordentlich behandelt; die Kurzfassung für den Desktop ist, mit der rechten Maustaste auf einen Bahnenkopf zu klicken und Insert 'Swimlane' Before oder After zu wählen.

4. Die Phasen mit Separator-Formen markieren

   Phasen sind keine Bahnen. Sie sind „Separator“-Formen aus der Schablone „Cross-Functional Flowchart Shapes“, die Sie auf die Swimlanes legen, um einen Phasenwechsel zu markieren, und sie laufen über alle Bahnen gleichzeitig. Nutzen Sie sie für die Stufen, in denen ein Leser denkt — Entwurf, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung — und behalten Sie die Bahnen für die Verantwortung. Setzen Sie sie im Web bewusst: Ein Separator lässt sich nach dem Ablegen nicht mehr verschieben, nur löschen und neu setzen.

5. Die Flussdiagrammformen in die verantwortliche Bahn legen und verbinden

   Die funktionsübergreifende Vorlage nutzt dieselbe Schablone wie das einfache Flussdiagramm, die Formen und das Verbindungsverhalten sind also vertraut: Zeiger über die erste Form halten und den kleinen Pfeil wählen, der zur Zielform zeigt, oder das Verbindungswerkzeug (Connector tool) auf der Registerkarte Home in der Gruppe Tools nutzen (Ctrl+3). Legen Sie jede Form in die Bahn, deren Funktion sie ausführt, und achten Sie auf die grüne Hervorhebung der Bahn, die bestätigt, dass die Form wirklich enthalten ist und nicht bloß darauf liegt.

6. Das Diagramm validieren, dann vor dem Drucken die Seitengröße richten

   In Visio Professional und Plan 2 öffnet Registerkarte Process > Diagram Validation > Check Diagram ein Fenster Issues; die Flussdiagrammvorlagen nutzen standardmäßig das Flowchart Rule Set, und ein Regelsatz Cross Functional Flowchart ist ebenfalls verfügbar. Befunde, denen Sie nicht zustimmen, unterdrücken Sie mit Ignore This Issue oder Ignore Rule. Ein Diagramm, das über gedruckte Seiten läuft, ist ein Problem der Seitengröße und keines der Bahnen: Design > Starter des Dialogfelds Page Setup > Registerkarte Print Setup, und unter „Fit to“ in beide Felder eine 1 tippen.

Häufig gestellte Fragen

Kann man ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm in Visio für das Web erstellen?

Ja, mit einem bezahlten Abo. Microsofts Formulierung ist: „In Visio für das Web sind funktionsübergreifende Flussdiagramme nur für Abonnenten von Visio Plan 2 und Visio Plan 1 verfügbar. In Visio in Microsoft 365 sind sie nicht verfügbar.“ Öffnen Sie die Gallery, scrollen Sie zur Zeile Cross Functional Flowchart und wählen Sie Create; das Diagramm startet mit zwei Funktionen und einer Phase, und „Credit Approval Process“ sowie „Event Planning Process“ werden als Startpunkte angeboten. Drei Grenzen gelten, die die Desktop-App nicht hat: Die Ausrichtung lässt sich nach dem Start nicht umwandeln, ein Separator lässt sich nach dem Setzen nicht verschieben, und der Text der Bahnenbeschriftung lässt sich nicht drehen.

Brauche ich Visio Professional oder Plan 2 für ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm?

Zum Zeichnen nicht. Microsoft führt den Desktop-Artikel zum funktionsübergreifenden Flussdiagramm als gültig für Visio Standard 2016 bis 2024, es ist also eine Funktion der Standard-Edition. Zwei Dinge darum herum sind allerdings gestuft. Die Diagrammvalidierung mit Check Diagram ist für Visio Professional und Plan 2 dokumentiert, und die Vorlage „Cross-Functional Flowchart - Data Visualizer“, die das Diagramm aus einer Excel-Tabelle baut, gibt es nur in Plan 2. Unter den Abos ist Plan 2 zudem das einzige, das die Desktop-App enthält — die Listenpreise betragen zum Redaktionszeitpunkt 5,00 US-Dollar pro Nutzer und Monat für Plan 1 und 15,00 US-Dollar für Plan 2, jährlich gezahlt.

Heißt es in Visio „cross-functional flowchart“ oder „cross functional flowchart“?

Beides, und deshalb ist die Suche danach verwirrend. Microsofts eigene Schreibweise ist über die Dokumentation hinweg inkonsistent: Das Desktop-How-to nennt die Vorlage „Cross Functional Flowchart“ ohne Bindestrich, die Registerkarte heißt „Cross-functional Flowchart“, die Schablone „Cross-Functional Flowchart Shapes“, und der Gallery-Artikel schreibt „Cross-functional flowchart“. Probieren Sie es in beiden Formen, statt eine für kanonisch zu halten. Ein verwandter Punkt: Es gibt in Visio kein dokumentiertes „legacy“ gegen „modern“ beim funktionsübergreifenden Flussdiagramm. Die API modelliert genau zwei Ausrichtungen, waagerecht und senkrecht, und nichts weiter — ignorieren Sie also jede Anleitung, die einen Variantenschalter behauptet.

Wie halte ich ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm aktuell, wenn sich der Prozess ändert?

Das ist der Teil, den keine Vorlage löst, und hier beißen die Übergaben: Eine Bahngrenze verschiebt sich, und das Diagramm, dem niemand gehört, passt still und leise nicht mehr zur Arbeit. Visio gibt Ihnen dafür ein echtes Werkzeug, und es ist ein gutes — in Professional oder Plan 2 sagt Ihnen Check Diagram, dass das Diagramm nun strukturell falsch ist, was die meisten Alternativen überhaupt nicht können. Was es Ihnen nicht gibt, ist eine Möglichkeit festzuhalten, dass jemand der Änderung zugestimmt hat: Es gibt für eine Prozesslandkarte keine Prüf- oder Freigabestufe, und die Diagrammhistorie ist in Wahrheit die Dateiversionierung von OneDrive oder SharePoint, 30 Tage aufbewahrt und von einem Administrator abschaltbar. QueryChart geht den anderen Weg — das Diagramm ist eine Tabelle von Zeilen mit Bahnenspalten, einen Schritt neu zuzuordnen ist also das Bearbeiten einer Zelle, und Revisionen werden mit Autor und Zeitstempel hinter einem eingebauten Freigabeprozess als Checkpoint festgehalten. Das Beispiel oben ist genau dieses Diagramm.