So bilden Sie den Ablauf eines Bauprojekts ab
Bauprojekt-Ablauf abbilden: eine Änderung von der Anfrage über den Nachtrag bis zur Abschlagszahlung verfolgen, die Zuständigkeit je Schritt zeigen und sehen, wo Zeit und Geld hängen. Mit Nachtrags-Beispiel.
Der Ablauf eines Bauprojekts ist eine Handvoll verknüpfter Schleifen, nicht eine Linie: Fragen werden zu Änderungen, Änderungen zu bepreisten Nachträgen, genehmigte Nachträge zu Zahlung. Bilden Sie jede Schleife einzeln ab und zeigen Sie dann die Übergaben.
Kurz gesagt
- Bilden Sie das Projekt als verknüpfte Schleifen ab (RFI, Änderung, Zahlung, Termin), nicht als eine Linie von der Planung bis zur Übergabe.
- Nehmen Sie eine Bahn je Beteiligtem, damit jede Übergabe zwischen den Parteien sichtbar und messbar wird.
- Beginnen Sie die Änderungsschleife mit der Frage „Änderung des vertraglichen Leistungsumfangs?“, bevor irgendetwas bepreist wird.
- Zeichnen Sie die Rückfrageschleife, den Weg der Anordnung ohne Preis und den Ablehnungspfad, nicht nur den genehmigten Weg.
- Ihr Vertrag bestimmt Fristen und Begriffe; passen Sie die Vorlage an den Vertrag an, nicht umgekehrt.
Ein Projekt, mehrere kleine Prozesse
Bitten Sie jemanden auf einer Baustelle, den Ablauf zu zeichnen, und Sie bekommen meist eine einzige Linie von der Planung bis zur Übergabe. Diese Linie verschweigt genau das, was die Projektzeit frisst: eine Reihe kleiner, wiederkehrender Prozesse, die parallel laufen und einander speisen. Eine Frage auf der Baustelle wird zur Anfrage um Information (RFI). Die Antwort verändert den Leistungsumfang. Der geänderte Umfang braucht einen Preis, eine Freigabe und eine Nachtragsvereinbarung. Der genehmigte Betrag muss dann in die nächste Zahlungsanforderung. Jeder dieser Abläufe ist ein Prozess für sich, mit eigenen Verantwortlichen, und jeder reicht sein Ergebnis an den nächsten weiter.
Ein Projekt gut abzubilden heißt, diese Schleifen getrennt zu zeichnen und danach die Verbindungen zu zeigen. In der Praxis hilft die Reihenfolge RFI, dann Nachtrag, dann Abschlagszahlung, dazu ein Anspruch auf Fristverlängerung, sobald eine Änderung oder Verzögerung den Terminplan berührt. Alle durchlaufen dieselben Beteiligten (Auftragnehmer, Nachunternehmer, Planer oder Ingenieur, Bauherr oder dessen Vertreter), deshalb sind Bahnen das natürliche Format: eine Bahn je Beteiligtem, damit jeder Wechsel als Übergabe sichtbar wird, die Sie messen und zuweisen können.
Das Beispiel unten ist der Nachtragsprozess, das mittlere Glied der Kette. Er beginnt mit einer Entscheidung, die viele überspringen (ist das überhaupt eine Änderung des vertraglichen Leistungsumfangs?), läuft über Anzeige, Angebote und Preisbildung, springt zurück, wenn der Preis hinterfragt wird, und endet bei der Freigabe in drei möglichen Ergebnissen. Ein Wort zur Ehrlichkeit: Vertragswerke unterscheiden sich, und Anzeigefristen, Dokumentnamen und Freigabeschwellen in Ihrem Vertrag stimmen mit keiner Vorlage genau überein. Verstehen Sie das Diagramm als Struktur, die Sie an Ihren Vertrag anpassen, nicht als Aussage darüber, was eine bestimmte Vertragsform verlangt.
Vom Änderungsanlass bis zum geschlossenen Nachtrag
Ein Nachtrag im Bau vom Anlass auf der Baustelle bis zum geschlossenen Registereintrag. Verfolgen Sie, was jede Partei in jedem Schritt in der Hand hat.
Ist es überhaupt eine Änderung?
Auf der Baustelle oder in der Planung fällt ein Änderungsanlass auf, und die erste Entscheidung lautet, ob er außerhalb des vertraglichen Leistungsumfangs liegt. Wenn nicht, wird unter dem bestehenden Vertrag weitergearbeitet und der Stand festgehalten. Als Entscheidung gezeichnet, verhindert das, dass Preisaufwand in Dinge fließt, die längst enthalten waren.
Anzeige, Angebote und Preisbildung
Die schriftliche Anzeige geht innerhalb der vertraglichen Frist hinaus, es folgt eine Aufforderung zur Angebotsabgabe mit geänderten Plänen oder einer Anordnung, Nachunternehmer bepreisen die betroffenen Gewerke, und der Auftragnehmer kalkuliert Lohn, Material, Zuschläge und Terminfolgen. Eine versäumte Anzeige schwächt häufig einen berechtigten Anspruch, deshalb ist sie ein eigener Schritt mit Verantwortlichem.
Prüfung und Rückfrageschleife
Der Prüfer vergleicht die Preise mit Planungsabsicht und Vertragspreisen und fragt, ob sie nachvollziehbar belegt sind. Eine Rückfrage schickt das Angebot zurück zur Preisbildung. In dieser Schleife verbringen Nachträge den größten Teil ihrer Laufzeit, und in einem Diagramm, das nur den genehmigten Weg zeigt, bleibt sie unsichtbar.
Freigabe mit drei Ergebnissen
Nach der Prüfung von Budget und Finanzierung genehmigt der Bauherr, lehnt ab oder man einigt sich nicht über den Preis. Die Genehmigung führt zum unterzeichneten Nachtrag. Bei Preisstreit läuft der Weg über eine Anordnung ohne Preis, damit die Arbeit weitergehen kann, während Kosten und Zeit täglich erfasst werden; am Ende trifft er bei der Unterzeichnung wieder auf den Hauptweg. Die Ablehnung endet in Rücknahme oder Streitbeilegung.
Ausführung und Bezahlung
Mit dem unterzeichneten Nachtrag wird der Nachunternehmervertrag angepasst, die geänderte Leistung ausgeführt und mit tatsächlichen Kosten und Zeiten erfasst, der genehmigte Betrag in das Leistungsverzeichnis für die Zahlung aufgenommen und der Nachtrag im Register geschlossen, Budget und Prognose werden aktualisiert. Hier trifft die Änderungsschleife auf die Schleife der Abschlagszahlung.
So funktioniert es
Listen Sie die Schleifen auf, bevor Sie zeichnen
Schreiben Sie die wiederkehrenden Prozesse Ihres Projekts auf: Anfragen um Information, Bemusterungen und Vorlagen, Nachträge, Abschlagszahlungen, Abnahmen, Restpunktliste, Fristverlängerungen. Entscheiden Sie, welche Sie jetzt abbilden. Der Projektablauf ist die Menge dieser Prozesse; beginnen Sie mit dem, der am meisten schmerzt, statt alle auf eine Seite zu zwingen.
Legen Sie eine Bahn je Beteiligtem an
Erstellen Sie Bahnen für Auftragnehmer, Nachunternehmer, Planer oder Ingenieur, Bauherr oder dessen Vertreter und jede Behörde, die eine Freigabe hält. In QueryChart ist das die Bahnzuordnung je Schritt. Setzen Sie jeden Schritt in die Bahn der Partei, die ihn ausführt, und die Wechsel zwischen den Parteien erscheinen von selbst.
Zeichnen Sie den Auslöser und die erste Entscheidung
Benennen Sie, was die Schleife startet (ein Ereignis auf der Baustelle, eine Rückfrage, ein Zahlungstermin), und fügen Sie die erste Entscheidung hinzu. Bei einer Änderung: liegt sie im Leistungsumfang? Bei einem RFI: braucht die Antwort Planungsinput? Frühe Entscheidungen bestimmen, welche späteren Schritte überhaupt laufen.
Ergänzen Sie die Schleifen und die Fehlerpfade
Zeichnen Sie zu jeder Freigabe und Prüfung, was bei einem Nein geschieht: Rückfrage, Anmerkungen, Ablehnung, keine Einigung. Beschriften Sie jede Verzweigung. Auf diesen Rückwegen geht die Zeit verloren, und genau sie lässt ein Diagramm nur des Schönwetterwegs aus.
Verbinden Sie die Schleifen dort, wo Ergebnisse zu Eingaben werden
Suchen Sie den Schritt, in dem ein Prozess hervorbringt, was ein anderer verbraucht: eine RFI-Antwort, die eine Änderung auslöst, ein genehmigter Nachtrag, der ins Leistungsverzeichnis wandert, eine Verzögerung, die einen Fristanspruch auslöst. Nennen Sie das andere Diagramm im Schritt beim Namen und verlinken Sie die Seiten, damit der Leser der Kette folgen kann.
Gleichen Sie es mit dem Vertrag ab und stimmen Sie es ab
Vergleichen Sie Anzeigefristen, Dokumentnamen und Freigabeschwellen mit dem tatsächlichen Vertrag und passen Sie das Diagramm an. Fragen Sie dann per Kommentar jede Partei, ob ihre Bahn stimmt, und halten Sie die abgestimmte Fassung im Versionsverlauf fest, damit spätere Änderungen am Prozess sichtbar bleiben.
Häufige Fehler
Ein Diagramm für alles
Eine einzelne Seite für RFIs, Änderungen, Zahlungen und Abnahmen wird unlesbar und nie gepflegt. Mehrere kurze Diagramme, die aufeinander verweisen, lassen sich leichter prüfen und verantworten.
Nur den genehmigten Weg zeichnen
Nachträge und Vorlagen verbringen die meiste Zeit in Rückfrage- und Wiedervorlageschleifen. Zeigt das Diagramm nur den glatten Weg, kann es nicht erklären, warum der Prozess Wochen dauert.
Eine Vorlage übernehmen, ohne den Vertrag zu lesen
Vertragswerke unterscheiden sich bei Anzeigefristen, bei der Frage, wer bescheinigt, und bei dem, was eine Anordnung heißt. Eine Vorlage ist eine Ausgangsstruktur, der Vertrag ist maßgeblich.
Die Seite des Bauherrn als einzelnes Kästchen
„Bauherr genehmigt“ verbirgt oft eine Finanzierungsprüfung, eine Planprüfung und eine Unterschrift verschiedener Personen. Teilen Sie auf, wo verschiedene Personen den Vorgang halten, sonst bleibt die Verzögerung unsichtbar.
Bilden Sie Ihren eigenen Projektablauf ab
Öffnen Sie das Nachtragsbeispiel als eigenes Diagramm, benennen Sie die Bahnen nach Ihren Beteiligten um und passen Sie Fristen und Freigaben an Ihren Vertrag an.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem RFI und einem Nachtrag?
Eine Anfrage um Information ist eine Frage, die um Klärung der Unterlagen bittet. Sie kann etwas ändern, muss es aber nicht. Ein Nachtrag ist eine unterzeichnete Vereinbarung, Leistungsumfang, Preis oder Zeit des Vertrags zu ändern. Viele Nachträge beginnen als RFI, dessen Antwort von dem abweicht, was bepreist war; deshalb zeichnet man beide Prozesse getrennt und verknüpft sie. Die Vorlagen dazu sind der RFI-Prozess (/de/templates/rfi-anfrage-bau-prozess) und der Nachtragsprozess im Bau (/de/templates/nachtragsmanagement-bau-prozess).
Wo passt die Abschlagszahlung in den Ablauf?
Genehmigte Nachträge werden in das Leistungsverzeichnis aufgenommen, und die Zahlungsanforderung beansprucht dann den Fortschritt gegen dieses Verzeichnis. Der Zahlungsprozess verbraucht also das Ergebnis des Änderungsprozesses. Die Schritte zeigt die Vorlage zur Abschlagszahlung im Bau (/de/templates/abschlagszahlung-bau-prozess), die Zeitwirkung von Änderungen behandelt die Vorlage zum Anspruch auf Fristverlängerung (/de/templates/bauzeitverlaengerung-antrag-ablauf).
Soll ich jeden Prozess eines Bauprojekts abbilden?
Nein. Beginnen Sie mit den Prozessen, die die meiste Verzögerung oder den meisten Streit verursachen, meist RFIs, Vorlagen und Änderungen. Andere, etwa die Restpunktliste (/de/templates/maengelliste-bau-ablauf) und die Abnahme mit Haltepunkten (/de/templates/pruefung-haltepunkt-bau-ablauf), kommen dazu, wenn das Team sie braucht. Ein kurzes Prüfmuster, das mehrere davon teilen, beschreibt die Anleitung unter /de/guides/pruef-und-wiedervorlage-schleife-abbilden.
Kann dieses Diagramm als Vertragsdokument dienen?
Nein. Ein Prozessdiagramm zeigt, wie die Arbeit fließen soll und wer welchen Schritt hält. Es ersetzt den Vertrag nicht und ist keine Rechtsberatung. Rechte, Fristen und Rechtsbehelfe entnehmen Sie dem Vertrag; das Diagramm stellt sicher, dass alle im Projekt verstehen, wie diese Pflichten in der Praxis erfüllt werden.