Sådan kortlægger du et byggeprojekts workflow

Kort fortalt

• Kortlæg projektet som forbundne løkker (RFI, ændring, betaling, tid), ikke som én linje fra projektering til aflevering.
• Brug én svømmebane pr. part, så hver overlevering mellem parter er synlig og kan tidsfæstes.
• Start ændringsløkken med spørgsmålet 'er det overhovedet en ændring?', før nogen prisfastsætter noget.
• Tegn forespørgselsløkken, ruten med direktiv uden pris og afvisningsvejen, ikke kun den godkendte rute.
• Kontrakten afgør frister og begreber; tilpas skabelonen til den, ikke omvendt.

Ét projekt, flere små processer

Bed en person på et byggeprojekt om at tegne workflowet, og du får som regel én linje fra projektering til aflevering. Den linje skjuler det, der æder projektets tid: en række små, gentagne processer, der kører parallelt og fodrer hinanden. Et spørgsmål på pladsen bliver til en anmodning om oplysninger (RFI). Svaret ændrer omfanget. Det ændrede omfang skal have en pris, en godkendelse og et tillæg. Det godkendte beløb skal så frem til næste betalingsanmodning. Hver af dem er en proces i sig selv med sine egne ejere, og hver afleverer sit resultat til den næste.

At kortlægge projektet godt vil sige at kortlægge løkkerne hver for sig og derefter vise samlingerne. I praksis er rækkefølgen RFI, derefter ændringsordre og så acontobetaling, med et krav om tidsfristforlængelse ved siden af, når en ændring eller forsinkelse rammer tidsplanen. Alle krydser de samme parter (entreprenør, underentreprenører, rådgiver eller ingeniør, bygherre eller bygherrens repræsentant), så svømmebaner er det naturlige format: én bane pr. part, så hvert skift er synligt som en overlevering, du kan tidsfæste og give en ejer.

Eksemplet nedenfor er processen for ændringsordrer, midterleddet i kæden. Den starter med en beslutning, de fleste springer over (er det overhovedet en ændring af kontraktens omfang?), løber gennem varsel, tilbud og prisfastsættelse, går tilbage, når prisen rejser spørgsmål, og ender med tre mulige udfald ved godkendelsen. En ærlig bemærkning: kontraktformer er forskellige, og varselfrister, dokumentnavne og godkendelsesgrænser i jeres kontrakt svarer ikke præcist til nogen skabelon. Brug diagrammet som en struktur, du redigerer efter din egen kontrakt, ikke som en beskrivelse af, hvad en bestemt kontraktform kræver.

Fra ændringsbegivenhed til lukket ændringsordre

En ændringsordre i byggeri fra begivenhed på pladsen til lukket registrering. Følg, hvad hver part har på hvert trin.

1. Er det overhovedet en ændring?

   En ændring opdages på pladsen eller i projekteringen, og den første beslutning er, om den falder uden for kontraktens omfang. Gør den ikke det, fortsætter arbejdet efter den eksisterende kontrakt, og forholdet noteres. Når det tegnes som en beslutning, bliver der ikke brugt prisfastsættelsesindsats på noget, der allerede var med.

2. Varsel, tilbud og prisfastsættelse

   Skriftligt varsel sendes inden for kontraktens frist, en anmodning om tilbud følger med reviderede tegninger eller en anvisning, underentreprenørerne giver tilbud på de berørte fag, og entreprenøren prisfastsætter arbejdsløn, materialer, tillæg og tidsvirkning. Et overset varsel er en almindelig måde, hvorpå et berettiget krav svækkes, så det er tegnet som et eget trin med en ejer.

3. Gennemgang og forespørgselsløkken

   Den, der gennemgår, kontrollerer prisen mod projektets intention og kontraktens priser og spørger, om den er dokumenteret. En forespørgsel sender tilbuddet tilbage til prisfastsættelse. I den løkke bruger ændringsordrer det meste af deres forløbstid, og den er usynlig på et diagram, der kun viser den godkendte rute.

4. Godkendelse med tre udfald

   Efter kontrol af budget og finansiering godkender bygherren, afviser eller kan ikke blive enig om en pris. Godkendelse fører til en underskrevet ændringsordre. Uenighed om prisen går via et ændringsdirektiv uden pris, så arbejdet kan fortsætte, mens omkostninger og tid registreres dagligt, og vender tilbage ved underskrivelsen. Afvisning ender i tilbagetrækning eller tvistløsning.

5. Udførelse og betaling

   Med den underskrevne ordre ændres underentreprisen, det ændrede arbejde udføres med faktiske omkostninger og tid registreret, det godkendte beløb føjes til fordelingen af kontraktsummen til betaling, og ændringen lukkes i registret med budget og prognose opdateret. Den sidste overlevering er der, hvor ændringsløkken støder til løkken for acontobetaling.

Sådan fungerer det

1. List løkkerne, før du tegner noget

   Skriv de gentagne processer på dit projekt ned: anmodninger om oplysninger, indsendt materiale, ændringsordrer, acontobetalinger, kontroller, mangellister og tidskrav. Vælg, hvilke du kortlægger nu. Et projekts workflow er summen af dem, så start med den, der gør mest ondt, i stedet for at forsøge at få alle på én side.

2. Opret én bane pr. part

   Opret baner til entreprenøren, underentreprenørerne, rådgiveren eller ingeniøren, bygherren eller bygherrens repræsentant og enhver myndighed, der har en godkendelse. I QueryChart er det baneangivelsen på hvert trin. Læg hvert trin i banen for den part, der udfører det, så viser skiftene mellem parterne sig af sig selv.

3. Tegn udløseren og den første beslutning

   Navngiv det, der starter løkken (en begivenhed på pladsen, et spørgsmål, en betalingsdato), og tilføj den første beslutning. For en ændring er det, om den ligger inden for omfanget. For en RFI, om svaret kræver input fra projekteringen. Tidlige beslutninger afgør, hvilke af de senere trin der overhovedet kører.

4. Tilføj løkkerne og de uheldige veje

   Tegn for hver godkendelse eller kontrol, hvad der sker, når den fejler: forespørgsel rejst, bemærkninger udsendt, afvist, kan ikke blive enige. Giv hver gren en betegnelse. Det er i disse returveje, tiden forsvinder, og det er netop dem, et diagram med kun den glatte vej udelader.

5. Forbind løkkerne, hvor output bliver til input

   Find det trin, hvor en proces leverer det, en anden bruger: et RFI-svar, der udløser en ændring, en godkendt ændringsordre, der kommer ind i fordelingen af kontraktsummen, en forsinkelse, der udløser et tidskrav. Henvis til det andet diagram ved navn i trinnet, og link siderne, så en læser kan følge kæden.

6. Kontrollér mod kontrakten og aftal det

   Sammenlign varselfrister, dokumentnavne og godkendelsesgrænser med den faktiske kontrakt, og tilpas diagrammet. Brug derefter kommentarer til at spørge hver part, om deres bane er rigtig, og bevar den aftalte version via versionshistorikken, så senere ændringer i processen er synlige.

Faldgruber du skal undgå

• Ét diagram til det hele

  En enkelt side med RFI'er, ændringer, betalinger og kontroller bliver ulæselig og bliver aldrig holdt ved lige. Flere korte diagrammer, der henviser til hinanden, er lettere at gennemgå og at eje.

• Kun den godkendte rute tegnet

  Ændringsordrer og indsendt materiale bruger det meste af tiden i forespørgsels- og genindsendelsesløkker. Viser diagrammet kun den rene vej, kan det ikke forklare, hvorfor processen tager uger.

• En skabelon kopieret uden at læse kontrakten

  Kontraktformer er forskellige på varselfrister, på hvem der attesterer, og på hvad et direktiv hedder. En skabelon er en startstruktur, og kontrakten er autoriteten.

• Bygherrens side som én boks

  'Bygherren godkender' skjuler ofte en finansieringskontrol, en projektgennemgang og en underskrift fra forskellige personer. Del den op, hvor forskellige personer har sagen, ellers forbliver forsinkelsen usynlig.

Kortlæg jeres eget projekt-workflow

Åbn eksemplet med ændringsordren som dit eget diagram, omdøb banerne til dine parter, og tilpas varselfrister og godkendelser til din kontrakt.

Kortlæg jeres eget projekt-workflow

Relaterede guides

• Sådan laver du et swimlane-diagram
• Sådan laver du et tværfunktionelt flowchart
• Sådan kortlægger du roller og ansvar i en proces

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på en RFI og en ændringsordre?

En anmodning om oplysninger er et spørgsmål, der beder om afklaring af dokumenterne. Den ændrer måske noget, måske ikke. En ændringsordre er en underskrevet aftale om at ændre kontraktens omfang, pris eller tid. Mange ændringsordrer starter som en RFI, hvis svar viser sig at afvige fra det prisfastsatte, og derfor er de to processer bedst tegnet hver for sig og forbundet. Se skabelonerne for RFI-processen på /da/templates/rfi-forespoergsel-om-oplysninger-byggeri og for ændringsordrer i byggeri på /da/templates/aendringsordre-byggeri-proces.

Hvor passer en acontobetaling ind i workflowet?

Godkendte ændringsordrer føjes til fordelingen af kontraktsummen, og betalingsanmodningen kræver derefter fremdrift mod den fordeling. Betalingsprocessen bruger altså output fra ændringsprocessen. Trinnene findes i skabelonen for acontobetaling i byggeri på /da/templates/acontobetaling-byggeri-proces, og ændringernes tidsvirkning håndteres i skabelonen for krav om tidsfristforlængelse på /da/templates/fristforlaengelse-byggeri-proces.

Skal jeg kortlægge alle processer på et byggeprojekt?

Nej. Start med dem, der giver mest forsinkelse eller strid, som regel RFI'er, indsendt materiale og ændringer. Andre, som mangelliste på /da/templates/mangelliste-byggeri-proces og stoppunkt i kontrollen på /da/templates/stoppunkt-kontrol-byggeri-proces, kan føjes til, når holdet har brug for dem. Et kort gennemgangsmønster, som flere af dem deler, er beskrevet i guiden til at kortlægge en gennemgangs- og genindsendelsesløkke: /da/guides/saadan-kortlaegger-du-en-gennemgangs-og-genindsendelsesloop.

Kan diagrammet bruges som kontraktdokument?

Nej. Et procesdiagram viser, hvordan arbejdet er tænkt til at flyde, og hvem der har hvert trin. Det erstatter ikke kontrakten og er ikke juridisk rådgivning. Brug kontrakten til rettigheder, frister og retsmidler, og brug diagrammet til at sikre, at alle på projektet forstår, hvordan forpligtelserne udmøntes i praksis.