Flowchart for ændringsordre i byggeri (fra varsel til betaling)
Skabelon til ændringsordre i byggeri som flowchart: skriftligt varsel, anmodning om tilbud, underentreprenørens pris, arkitektens gennemgang, bygherrens godkendelse, direktiver uden pris, tillæg til underentreprisen og betaling.
Hvad er flowchart for ændringsordre i byggeri (fra varsel til betaling)?
En ændringsordre er kontraktens egen måde at ændre sig selv på. I et byggeprojekt er omfanget fastlagt af tegninger, beskrivelser og en pris, og næsten alt, hvad der sker bagefter, er en afvigelse fra et af dem: bygherren ønsker et ekstra rum, projekteringsholdet reviderer en detalje, jorden viser sig at være anderledes end undersøgelsen, en myndighed kræver endnu en brandsektion, eller svaret på en RFI giver arbejde, ingen havde prisfastsat. Udløseren er det øjeblik, nogen indser, at kontrakten ikke længere beskriver det, der er ved at blive bygget. Diagrammet følger én ændring fra det øjeblik til betalingen: ændringen konstateret, afgørelsen af, om det virkelig er en ændring, skriftligt varsel inden for kontraktens frist, en anmodning om tilbud fra projekteringsholdet, underentreprenørernes tilbud, entreprenørens prisfastsatte tilbud med dokumentation, arkitektens eller rådgiverens kontrol, bygherrens repræsentant, der kontrollerer budgettet, bygherrens afgørelse, den underskrevne ændringsordre, tillægget givet videre til underentreprenøren, det ændrede arbejde og den nye linje i fordelingen af kontraktsummen.
Det her er byggeriets udgave af ændringsstyring, og den adskiller sig fra den generelle anmodning om projektændring på tre måder. For det første sætter kontrakten reglerne: varselfrister, hvem der må give anvisninger, hvad et direktiv er, hvordan tillæg beregnes, og hvordan en tidsfristforlængelse kræves, kommer alt sammen fra aftalen, så et for sent varsel kan koste en ret, som en høflig anmodning aldrig ville. For det andet står en projekterende i midten og kontrollerer, at det prisfastsatte omfang svarer til det projekterede, uden at afgøre, om bygherren skal betale. For det tredje går pengene gennem en betalingsattest og ikke blot en budgetpost, så en ændring er først færdig, når den fremgår dér. Den generelle udgave findes i /da/templates/projekt-aendringsanmodning-proces. For den kontraktgodkendelse, der ligger forud, se /da/templates/kontraktgodkendelse-proces. Tilpas diagrammet til jeres egen kontraktform, hvad enten det er AB 18, ABR 18, FIDIC, NEC, JCT eller en særlig aftale, og til lovgivningen, hvor I bygger. Intet her er juridisk rådgivning.
Tre beslutninger bærer processen. "Ændring af kontraktens omfang?" er den, der oftest springes over: hvis entreprenøren og arkitekten er uenige om, hvorvidt arbejde er ekstra, er den uenighed en varselsbegivenhed og ikke en samtale. "Er prisen dokumenteret?" er gennemgangsløkken, og den bør være en løkke med en kort liste af forespørgsler og ikke en bunke e-mails. "Godkender bygherren ændringen?" har tre udgange og ikke to: godkendt, afvist, eller kan ikke blive enige om pris, som fører til direktivet uden pris, når arbejdet ikke kan vente. Det undtagelsesspor er, hvor de fleste tvister begynder, fordi arbejdet fortsætter uden en aftalt pris, så diagrammet tegner daglige optegnelser over omkostninger og tid ind i trinnet lige efter. Spørgsmål, der starter processen, begynder ofte som en RFI; se processen for RFI i byggeri på /da/templates/rfi-forespoergsel-om-oplysninger-byggeri. Tidsvirkninger indgår i processen for krav om tidsfristforlængelse på /da/templates/fristforlaengelse-byggeri-proces, og betalingslinjen indgår i processen for acontobetaling i byggeri på /da/templates/acontobetaling-byggeri-proces.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Entreprenør, Underentreprenør, Arkitekt / rådgiver, Bygherrens repræsentant og Bygherre) fordelt på fem faser: Varsel og omfang, Prisfastsættelse, Gennemgang, Godkend samt Udfør og fakturér
- En omfangsport, "Ændring af kontraktens omfang?", der adskiller en reel ændring fra arbejde, som allerede er i kontrakten, og et skriftligt varsel, der er knyttet til kontraktens frist og ikke til entreprenørens bekvemmelighed
- En prisløkke: underentreprenørtilbud, entreprenørens tilbud med dokumentation, arkitektens gennemgang og "Er prisen dokumenteret?", med en gren "Forespørgsel rejst", der sender tilbuddet tilbage til ny prisfastsættelse
- Bygherrens godkendelse tegnet som en trevejsbeslutning, "Godkender bygherren ændringen?", med udgangene "Godkendt", "Afvist" og "Kan ikke blive enige om pris" samt kontrollen af budget og reserve, der kommer før den
- Et undtagelsesspor for arbejde, der ikke kan vente: "Udsted ændringsdirektiv uden pris for at fortsætte", efterfulgt af daglige optegnelser over omkostninger og tid, indtil grenen "Pris aftalt" vender tilbage til den underskrevne ændringsordre
- Bagenden, som de fleste skabeloner udelader: tillægget til underentreprisen givet videre, det ændrede arbejde registreret mod ændringsordren og beløbet lagt ind i fordelingen af kontraktsummen, så det når næste betaling
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I fastlægger ændringsproceduren for et projekt og vil have varsel, prisfastsættelse, gennemgang og godkendelse tegnet på ét sted
- Ændringsordrer bliver underskrevet, efter at arbejdet er udført, og I har brug for rækkefølgen, der forhindrer det, med direktivsporet til reel hast
- Underentreprenører prisfastsætter arbejde, som hovedkontrakten aldrig blev ændret for, og I vil have trinnet, hvor ændringen gives videre nedad, synligt
- En bygherre eller långiver har spurgt, hvordan ændringer godkendes, prisfastsættes og registreres på projektet
- En tvist om et for sent varsel lurer, og I vil se, hvor jeres proces burde have fanget det
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til parterne i jeres kontrakt
Erstat Entreprenør, Underentreprenør, Arkitekt / rådgiver, Bygherrens repræsentant og Bygherre med kontraktens egne betegnelser, for eksempel bygherre, tilsynsførende eller projektleder. Hvor én person har to roller, så læg banerne sammen, men skriv ned, hvilke beslutninger vedkommende har.
Skriv varselbestemmelsen ind i de første trin
Åbn jeres kontrakt, og kopiér varselfristen, varslets form, hvem det går til, og hvad der sker, hvis det er for sent. Sæt de ord i kommentarerne på varseltrinnet, så pladsholdet ser dem uden at læse hele aftalen.
Fastsæt reglerne for prisfastsættelse
Angiv tillægget, enhedspriserne, grundlaget for regningsarbejde og den dokumentation, tilbuddet skal indeholde. Tilføj svartiderne for anmodningen om tilbud og arkitektens gennemgang, så en løkke har et ur på sig.
Fastsæt godkendelsesgrænser
Skriv, hvem der må godkende ændringer op til hvilket beløb, og hvornår en ændring går til en bestyrelse eller en långiver. Beslutningen "Godkender bygherren ændringen?" bør navngive personen og ikke organisationen.
Beslut, hvad et direktiv må
Sig, om jeres kontrakt tillader et direktiv uden pris, hvem der må udstede det, og hvordan acontobetaling fungerer. Det undtagelsesspor er, hvor de fleste tvister begynder, så gør det snævert og synligt.
Knyt ændringen til betaling og tidsplan
Føj opdateringen af fordelingen af kontraktsummen og den reviderede afleveringsdato til de afsluttende trin. En ændring, der ikke når betalingsanmodningen eller tidsplanen, er ikke lukket.
Prøv det af på to rigtige ændringer
Kør én ændring, der gik glat, og én, der blev til en tvist, gennem diagrammet. Hvor den virkelige historie afviger fra tegningen, skal I afgøre, om det er processen eller vanen, der skal ændres.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består en ændringsordre i byggeri af?
En ændring konstateres, og nogen afgør, om den ligger inden for kontraktens omfang. Hvis ikke, afgiver entreprenøren skriftligt varsel inden for kontraktens frist. Projekteringsholdet udsender en anmodning om tilbud med reviderede oplysninger, underentreprenørerne giver tilbud, og entreprenøren prisfastsætter arbejdsløn, materialer, tillæg og tidsvirkning og indsender et tilbud med dokumentation. Arkitekten eller rådgiveren kontrollerer prisen mod projektets intention, bygherrens repræsentant kontrollerer budgettet, og bygherren godkender, afviser eller kan ikke blive enig om prisen. En godkendt ændring underskrives som ændringsordre, gives videre til underentreprenøren som tillæg, udføres med optegnelser og lægges ind i fordelingen af kontraktsummen til betaling.
Hvad er forskellen på en ændringsordre og et ændringsdirektiv?
En ændringsordre registrerer en aftalt ændring af omfang, pris og tid, underskrevet af parterne. Et ændringsdirektiv lader, i kontrakter der har et, bygherren eller arkitekten pålægge arbejdet at fortsætte, før prisen er aftalt, med prisen afgjort bagefter. Betegnelser og regler varierer efter kontraktform, og nogle former har ingen af dem eller bruger andre ord. Tjek jeres. Diagrammet viser direktivet som et undtagelsesspor, fordi det rummer den største tvistrisiko: arbejdet fortsætter, omkostningerne løber, og beviserne skal sikres dagligt.
Hvorfor betyder varseltrinnet så meget?
Mange byggekontrakter kræver skriftligt varsel om en ændring eller et krav inden for et angivet antal dage fra begivenheden, og nogle gør et for sent varsel til en hindring for at få dækning. Detaljerne afhænger af kontrakten og af lokal lovgivning, så diagrammet binder varseltrinnet til jeres egen bestemmelse i stedet for at give et tal. Betragt fristen som løbende fra det tidspunkt, entreprenøren vidste eller burde have vidst om begivenheden, medmindre jeres kontrakt siger noget andet.
Hvordan adskiller dette sig fra en anmodning om projektændring?
En anmodning om projektændring, som i /da/templates/projekt-aendringsanmodning-proces, er et generelt styringstrin: vurdér konsekvensen, godkend, opdatér planen. En ændringsordre i byggeri tilføjer kontraktlig mekanik: varselfrister, en projekterende der kontrollerer prisen mod tegningerne, tillæg og priser fastsat af aftalen, direktiver uden pris, videregivelse til underentreprisen og betaling gennem en attest. De to kan eksistere side om side, hvor anmodningen styrer bygherrens interne beslutning, og ændringsordren registrerer, hvad kontrakten gør ved den.
Hvem bør godkende en ændringsordre?
Den, som jeres kontrakt og jeres organisation udpeger. I praksis er det en kæde: arkitekten eller rådgiveren bekræfter, at prisen svarer til projektets intention, bygherrens repræsentant bekræfter budget og reserve, og bygherren eller en stedfortræder med tilstrækkelig beføjelse underskriver. Diagrammet adskiller disse roller, fordi hver besvarer et forskelligt spørgsmål, og en godkendelse, der blander dem, har tendens til at efterlade ét ubesvaret.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for RFI-proces (forespørgsel om oplysninger i byggeri) og sender videre til Flowchart for acontobetaling i byggeri (betalingsansøgning).
Den er ét trin i Kontraktadministration.
Trin 1: Flowchart for RFI-proces (forespørgsel om oplysninger i byggeri)
Skabelon til RFI-processen i byggeri som flowchart: screening af et spørgsmål fra pladsen, videresendelse til arkitekt eller rådgiver, svarfrister, eskalering ved forsinkelse og overgang til ændringsordre eller forsinkelsesvarsel.
Trin 2: Flowchart for ændringsordre i byggeri (fra varsel til betaling) Du er her
Skabelon til ændringsordre i byggeri som flowchart: skriftligt varsel, anmodning om tilbud, underentreprenørens pris, arkitektens gennemgang, bygherrens godkendelse, direktiver uden pris, tillæg til underentreprisen og betaling.
Trin 3: Flowchart for acontobetaling i byggeri (betalingsansøgning)
Skabelon til acontobetaling i byggeri som flowchart: ansøgning mod tilbudslisten, opmåling, attestering, uenighed, tilbageholdelse, varsel ved forsinket betaling og betaling videre til underentreprenører.