Flowchart for acontobetaling i byggeri (betalingsansøgning)
Skabelon til acontobetaling i byggeri som flowchart: ansøgning mod tilbudslisten, opmåling, attestering, uenighed, tilbageholdelse, varsel ved forsinket betaling og betaling videre til underentreprenører.
Hvad er flowchart for acontobetaling i byggeri (betalingsansøgning)?
En acontobetaling er bygherrens betaling, som regel månedlig, for værdien af det arbejde, en entreprenør har udført siden sidste gang. Udløseren er en faktureringsdato, og kravet bygger på den tilbudsliste, parterne aftalte ved start: hver linje er en del af opgaven med en pris, og ansøgningen angiver, hvor stor en procentdel af hver linje der er færdig, plus godkendte ændringsordrer og, hvor kontrakten tillader det, materialer oplagret på eller uden for pladsen. Diagrammet følger én periode fra start til slut: ansøgningen med tilhørende afkaldserklæringer og dokumentation, opmålingen af udført arbejde, attestantens besigtigelse og attest, bygherrens gennemgang af tilbageholdelse og tidligere betalinger, udbetalingen, entreprenørens videregivelse af penge til underentreprenører og leverandører og det tidspunkt, hvor tilbageholdelsen forfalder.
Det, der adskiller processen fra en almindelig fakturagodkendelse eller fra forløbene i kontraktgodkendelse og projektets ændringsanmodning, er, at kontrakten fastlægger både uret og rollerne. En arkitekt eller ingeniør attesterer, eller en navngiven betalingsattestant gør, og attesten er en faglig erklæring, ikke et match i kreditorbogholderiet. Tilbageholdelse trækkes fra hver betaling, og frigivelsen er knyttet til milepæle frem for til en faktura. Frister for at bestride et beløb eller for at klage over forsinket betaling er ofte strenge, og en overskredet frist kan ændre, hvad parterne har krav på. Uanset om I arbejder under AB 18, ABT 18, FIDIC, NEC, JCT eller en skræddersyet form, er dokumenternes navne og antallet af dage forskellige, så brug diagrammet som en struktur, der skal tilpasses jeres kontrakt, ikke som juridisk rådgivning. Godkendte ændringer kommer fra processen for ændringsordrer i byggeri på /da/templates/aendringsordre-byggeri-proces, og arbejde, der ikke bliver godkendt ved kontrol, kan lande i processen for mangellister på /da/templates/mangelliste-byggeri-proces eller i processen for kontrol og stoppunkter på /da/templates/stoppunkt-kontrol-byggeri-proces.
Fem beslutninger bærer perioden. "Mængder og procenter stemmer?" er opmålingskontrollen, og det er billigere at sende en overvurderet ansøgning tilbage med begrundelse end at bestride attesten bagefter. "Er arbejdet i overensstemmelse med kontraktdokumenterne?" afgør, om attestanten tilbageholder noget for mangelfuldt arbejde. "Er der uenighed om det attesterede beløb?" ligger hos bygherrens repræsentant, fordi det er den skriftlige meddelelse, ikke diskussionen, der beskytter bygherrens stilling. "Modtaget betaling til tiden?" hænger sammen med entreprenørens retsmidler, og "Skal tilbageholdelsen frigives?" sender enten forløbet tilbage til næste faktureringsdato eller afslutter regnskabet. Forsinkelser, der skyldes bygherrens sene betaling, kan give grundlag for et krav om fristforlængelse på /da/templates/fristforlaengelse-byggeri-proces, så gem datoerne.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Entreprenør, Bygherrens byggeøkonomi, Arkitekt / ingeniør, Bygherrens repræsentant og Bygherrens kreditorbogholderi) fordelt på fem faser: ansøg, opmål, attestér, gennemgå og betal samt videregiv og afslut
- Et ansøgningstrin, der bærer sin dokumentation: "Udarbejd betalingsansøgning mod tilbudslisten" efterfulgt af "Vedlæg afkaldserklæringer, lønoplysninger og dokumentation for oplagrede materialer"
- En opmålingsport, "Mængder og procenter stemmer?", hvis gren "Overvurderet" går til "Markér forskelle og returnér til entreprenøren med begrundelse" og sløjfer tilbage til ansøgningen
- Attestantens to trin: "Er arbejdet i overensstemmelse med kontraktdokumenterne?" med en gren, der tilbageholder værdien af mangelfuldt arbejde, og "Udsted betalingsattesten"
- Et afsnit om uenighed og betaling: "Er der uenighed om det attesterede beløb?", et undtagelsesspor for skriftlig meddelelse om bestridte poster og "Modtaget betaling til tiden?" med et varsel ved forsinket betaling, der vender tilbage til samme beslutning
- Videregivelse og tilbageholdelse: betaling til underentreprenører, opdatering af omkostningsrapporten og "Skal tilbageholdelsen frigives?", som enten sløjfer til næste faktureringsperiode eller ender i "Tilbageholdelse frigivet og slutbetaling afsluttet"
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I fastlægger den månedlige rutine for betalingsansøgninger på et nyt projekt og vil have entreprenør, attestant og bygherre til at blive enige om, hvem der gør hvad, før den første faktureringsdato
- Ansøgningerne kommer for sent eller bliver bestridt, og I har brug for at se, hvor opmåling og attestering reelt finder sted
- I er entreprenør eller underentreprenør og dokumenterer de erklæringer og optegnelser, der skal følge hver ansøgning
- En bygherrens repræsentant ønsker en revisionsklar registrering af, hvad der blev attesteret, tilbageholdt og betalt for hver periode
- I oplærer en projektbogholder eller en ung byggeøkonom i, hvordan betaling, tilbageholdelse og frister hænger sammen
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres parter
Erstat banenavnene med de roller, der står i jeres kontrakt. På en totalentreprise kan arkitekt- og ingeniørbanen være bygherrens rådgiver, og på et mindre job kan én person være både byggeøkonom og bygherrens repræsentant. Slå baner sammen i stedet for at tegne en overlevering, ingen foretager.
Fastlæg faktureringsdatoen og tilbudslisten
Skriv den skæringsdag hver måned, formen på tilbudslisten og hvem der godkender den. Notér, hvordan oplagrede materialer og godkendte ændringer kræves betalt, for de linjer giver de fleste uenigheder.
Opstil de bilag, der skal følge ansøgningen
Navngiv de afkaldserklæringer, lønoplysninger, forsikringsbeviser og garantier, jeres kontrakt eller lokal lovgivning kræver ved hver ansøgning, og hvem der underskriver hver af dem.
Skriv svar- og betalingsfristerne ned
Overfør kontraktens antal dage for attestering, for betaling efter attestering og for meddelelse om uenighed. Sæt dem på kommentarerne til de relevante trin, og tilpas hvert tal til jeres egen kontrakt.
Definér tilbageholdelsen og betingelserne for frigivelse
Angiv procentsatsen, om den nedsættes efter en milepæl, og hvad der skal være opfyldt for frigivelse: aflevering, en mangelsperiode, en slutattest eller en erstatningsgaranti.
Beslut, hvordan en afvist ansøgning ser ud
Sig, om en overvurderet ansøgning sendes helt tilbage eller attesteres til et lavere beløb, og hvem der skriver begrundelsen. Det er sløjfen i diagrammet.
Gennemgå det mod to virkelige perioder
Følg en problemfri måned og en bestridt måned gennem diagrammet. Ethvert trin, folk beskriver, men som ikke er tegnet, eller som er tegnet, men springes over i praksis, er det fund, der er værd at handle på.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er trinene i en acontobetaling i byggeri?
På faktureringsdatoen udarbejder entreprenøren en ansøgning mod tilbudslisten med tilhørende erklæringer og dokumentation. Bygherrens byggeøkonom opmåler det udførte arbejde og godkender det eller sender det tilbage med begrundelse. Arkitekten eller ingeniøren besigtiger pladsen, tilbageholder det mangelfulde og udsteder en betalingsattest. Bygherrens repræsentant gennemgår attesten mod tilbageholdelse og tidligere betalinger, uenighed varsles skriftligt inden for kontraktens frist, og kreditorbogholderiet frigiver betalingen fratrukket tilbageholdelse. Derefter betaler entreprenøren underentreprenører og leverandører, og tilbageholdelsen frigives, når kontraktens betingelser er opfyldt.
Hvad er tilbageholdelse, og hvorfor indgår den i processen?
Tilbageholdelse er en procentdel af hver betaling, som bygherren holder tilbage som sikkerhed for, at arbejdet bliver færdigt, og mangler bliver afhjulpet. Den indgår i gennemgangen, fordi den trækkes fra hver betaling, og igen til sidst, fordi frigivelsen afhænger af milepæle som aflevering. Procentsatser, nedsættelser og frigivelsesdatoer afhænger af kontrakten og lokal lovgivning.
Hvordan adskiller det sig fra en almindelig fakturagodkendelse?
En fakturagodkendelse matcher en regning med en ordre. En acontobetaling er en opmålt værdiansættelse af udført arbejde, attesteret af en uafhængig fagperson, med kontraktfastsatte varslings- og betalingsfrister og en tilbageholdelse. Rollerne og uret betyder mere end regnestykket.
Passer diagrammet til AB 18, ABT 18, FIDIC, NEC eller JCT?
Det er en generel struktur, der passer til formen i de fleste af dem, men dokumentnavne, attestantens rolle og hvert eneste antal dage er forskellige. Brug det som udgangspunkt, og kontrollér hvert trin mod jeres egen kontrakt. Det er ikke juridisk rådgivning.
Kan jeg bruge det til betalinger til underentreprenører også?
Ja. Omdøb banerne, så hovedentreprenøren får bygherrens rolle og underentreprenøren entreprenørens, og brug underentreprisens betalingsvilkår. Klausuler om betaling, når man selv er betalt, behandles forskelligt fra sted til sted, så læs jeres egne.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for ændringsordre i byggeri (fra varsel til betaling).
Den er ét trin i Kontraktadministration.
Trin 1: Flowchart for RFI-proces (forespørgsel om oplysninger i byggeri)
Trin 2: Flowchart for ændringsordre i byggeri (fra varsel til betaling)
Skabelon til ændringsordre i byggeri som flowchart: skriftligt varsel, anmodning om tilbud, underentreprenørens pris, arkitektens gennemgang, bygherrens godkendelse, direktiver uden pris, tillæg til underentreprisen og betaling.
Trin 3: Flowchart for acontobetaling i byggeri (betalingsansøgning) Du er her
Skabelon til acontobetaling i byggeri som flowchart: ansøgning mod tilbudslisten, opmåling, attestering, uenighed, tilbageholdelse, varsel ved forsinket betaling og betaling videre til underentreprenører.