Organigramme du paiement échelonné en construction (décompte mensuel)
Modèle d'organigramme de paiement échelonné en construction : demande, métré, certification, litiges, retenue de garantie, avis de retard de paiement et règlement jusqu'aux sous-traitants.
Qu'est-ce que le processus organigramme du paiement échelonné en construction (décompte mensuel) ?
Un paiement échelonné est le règlement, en général mensuel, par le maître d'ouvrage de la valeur des travaux que l'entrepreneur a réalisés depuis le précédent. Le déclencheur est une date de facturation, et la demande s'appuie sur la décomposition du prix convenue au départ : chaque ligne est une partie du chantier avec son prix, et la demande indique le pourcentage réalisé pour chaque ligne, ainsi que les avenants approuvés et, lorsque le contrat le permet, les matériaux stockés sur site ou hors site. Le tableau suit un cycle de bout en bout : la demande avec ses renonciations et justificatifs, le métré des travaux réalisés, l'observation du chantier et le certificat du certificateur, l'examen par le maître d'ouvrage de la retenue de garantie et des paiements antérieurs, le déblocage du paiement, le report des sommes vers les sous-traitants et fournisseurs, et le moment où la retenue devient exigible.
Ce qui le distingue d'une simple validation de facture, ou des circuits décrits dans /fr/templates/organigramme-du-processus-d-approbation-du-contrat-approuver-signer-executer et /fr/templates/organigramme-du-processus-de-demande-de-changement-de-projet-portee-cout-calendrier, c'est que le contrat fixe le calendrier et les rôles. Un architecte ou un ingénieur certifie, ou bien un certificateur de paiement désigné, et le certificat est une déclaration professionnelle, pas un rapprochement comptable. Une retenue de garantie est prélevée sur chaque paiement, et sa libération est liée à des jalons plutôt qu'à une facture. Les délais pour contester un montant, ou pour se plaindre d'un paiement tardif, sont souvent stricts, et un avis manqué peut modifier les droits des parties. Que vous travailliez sous AIA, FIDIC, NEC, JCT ou un contrat sur mesure, les noms des documents et les nombres de jours diffèrent : considérez le tableau comme une structure à adapter à votre contrat, et non comme un conseil juridique. Les avenants approuvés viennent de /fr/templates/organigramme-du-processus-d-avenant-de-construction-de-l-avis-au-paiement, et les travaux non acceptés à l'inspection peuvent figurer dans /fr/templates/organigramme-du-processus-de-liste-de-reserves-construction-reception ou dans /fr/templates/organigramme-du-processus-d-inspection-et-de-point-d-arret-construction-pie.
Cinq décisions portent le cycle. "Quantités et pourcentages concordants ?" est le contrôle du métré, et renvoyer avec ses motifs une demande surestimée coûte moins cher que de contester ensuite le certificat. "Travaux conformes aux documents contractuels ?" détermine si le certificateur retient quelque chose pour travaux défectueux. "Litige sur le montant certifié ?" revient au représentant du maître d'ouvrage, car c'est la notification écrite, et non la discussion, qui protège sa position. "Paiement reçu à temps ?" renvoie au recours de l'entrepreneur, et "Libération de la retenue due ?" soit ramène le cycle à la prochaine date de facturation, soit clôt le compte. Les retards dus au paiement tardif du maître d'ouvrage peuvent alimenter /fr/templates/organigramme-du-processus-de-demande-de-prolongation-de-delai-construction-retard : conservez donc les dates.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (Entrepreneur, Métreur du maître d'ouvrage, Architecte / ingénieur, Représentant du maître d'ouvrage et Comptabilité fournisseurs du maître d'ouvrage) répartis en cinq phases : demande, métré, certification, examen et paiement, répercussion et clôture
- Une étape de demande qui porte ses preuves : "Préparer la demande de paiement par rapport à la décomposition du prix" suivie de "Joindre les renonciations aux privilèges, les états de paie certifiés et les preuves de matériaux stockés"
- Un contrôle de métré, "Quantités et pourcentages concordants ?", dont la branche "Surestimés" mène à "Annoter les écarts et renvoyer à l'entrepreneur avec les motifs" et revient à la demande
- Les deux étapes du certificateur : "Travaux conformes aux documents contractuels ?" avec une branche qui retient la valeur des travaux défectueux, et "Émettre le certificat de paiement"
- Une section litige et paiement : "Litige sur le montant certifié ?", une exception pour notifier les postes contestés par écrit, et "Paiement reçu à temps ?" avec un avis de retard de paiement qui revient à la même décision
- Répercussion et retenue : paiement des sous-traitants, mise à jour du rapport de coûts, et "Libération de la retenue due ?" qui soit reboucle sur la période de facturation suivante, soit se termine par "Retenue libérée et paiement final clos"
Quand utiliser ce modèle
- Vous mettez en place la routine mensuelle de demande de paiement d'un nouveau chantier et voulez que l'entrepreneur, le certificateur et le maître d'ouvrage s'accordent sur le rôle de chacun avant la première date de facturation
- Les demandes reviennent en retard ou sont contestées, et vous devez voir où se déroulent réellement les étapes de métré et de certification
- Vous êtes entrepreneur ou sous-traitant et documentez les renonciations et pièces qui doivent accompagner chaque demande
- Un représentant du maître d'ouvrage veut une trace auditable de ce qui a été certifié, retenu et payé pour chaque période
- Vous formez un comptable de projet ou un jeune métreur au lien entre paiement, retenue de garantie et avis
Comment cela fonctionne
Renommez les couloirs selon vos parties
Remplacez les noms de couloirs par les rôles de votre contrat. Sur un marché de conception-construction, le couloir architecte et ingénieur peut être le conseil du maître d'ouvrage, et sur un petit chantier une même personne peut être à la fois métreur et représentant du maître d'ouvrage. Fusionnez les couloirs plutôt que de dessiner un transfert que personne ne fait.
Fixez la date de facturation et la décomposition du prix
Notez le jour d'arrêté chaque mois, la forme de la décomposition du prix et qui l'approuve. Précisez comment se réclament les matériaux stockés et les avenants approuvés, car ces lignes causent la plupart des désaccords.
Listez les pièces justificatives
Nommez les renonciations, états de paie, attestations d'assurance et garanties que votre contrat ou la loi locale exigent avec chaque demande, et qui signe chacune.
Écrivez les délais de réponse et de paiement
Reprenez les nombres de jours du contrat pour la certification, pour le paiement après certification et pour notifier un litige. Placez-les dans les commentaires des étapes concernées, et adaptez chaque nombre à votre contrat.
Définissez la retenue de garantie et ses conditions de libération
Indiquez le pourcentage, s'il baisse après un jalon, et ce qui doit être vrai pour la libération : réception des travaux, période de garantie, certificat final ou substitution par une caution.
Décidez à quoi ressemble une demande refusée
Précisez si une demande surestimée est renvoyée en entier ou certifiée à un montant inférieur, et qui rédige les motifs. C'est la boucle du tableau.
Confrontez-le à deux vraies périodes
Suivez dans le tableau un mois sans histoire et un mois contesté. Toute étape que les gens décrivent sans qu'elle soit dessinée, ou dessinée mais ignorée en pratique, est la découverte à traiter.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d'un processus de paiement échelonné en construction ?
À la date de facturation, l'entrepreneur prépare une demande établie sur la décomposition du prix, avec les renonciations et pièces justificatives. Le métreur du maître d'ouvrage mesure les travaux réalisés et soit les valide, soit les renvoie avec ses motifs. L'architecte ou l'ingénieur observe le chantier, retient ce qui est défectueux et émet un certificat de paiement. Le représentant du maître d'ouvrage examine le certificat au regard de la retenue de garantie et des paiements antérieurs, tout litige est notifié par écrit dans le délai du contrat, et la comptabilité libère le paiement déduction faite de la retenue. L'entrepreneur paie ensuite sous-traitants et fournisseurs, et la retenue est libérée lorsque les conditions du contrat sont remplies.
Qu'est-ce que la retenue de garantie et pourquoi figure-t-elle dans le processus ?
La retenue de garantie est un pourcentage de chaque paiement que le maître d'ouvrage conserve comme sûreté que les travaux seront achevés et les défauts corrigés. Elle apparaît à l'étape d'examen parce qu'elle est déduite de chaque paiement, et de nouveau à la fin parce que sa libération dépend de jalons comme la réception des travaux. Les pourcentages, réductions et dates de libération dépendent du contrat et du droit local.
En quoi est-ce différent d'une validation de facture ordinaire ?
Une validation de facture rapproche une facture d'une commande. Un paiement échelonné est une évaluation métrée des travaux réalisés, certifiée par un professionnel indépendant, avec des délais de notification et de paiement fixés par le contrat et une retenue. Les rôles et le calendrier comptent plus que le calcul.
Ce tableau s'applique-t-il aux contrats AIA, FIDIC, NEC ou JCT ?
C'est une structure générale qui correspond à la forme de la plupart d'entre eux, mais les noms de documents, les rôles de certificateur et chaque nombre de jours diffèrent. Prenez-le comme point de départ et vérifiez chaque étape au regard de votre propre contrat. Ce n'est pas un conseil juridique.
Puis-je l'utiliser aussi pour les paiements aux sous-traitants ?
Oui. Renommez les couloirs pour que l'entrepreneur principal prenne le rôle du maître d'ouvrage et le sous-traitant celui de l'entrepreneur, et utilisez les conditions de paiement du contrat de sous-traitance. Les clauses de paiement conditionné au règlement du maître d'ouvrage sont traitées différemment selon les lieux ; lisez la vôtre.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus d'avenant de construction (de l'avis au paiement).
C'est une étape de Administration du contrat.
Étape 1: Organigramme du processus RFI (demande d'information de chantier)
Étape 2: Organigramme du processus d'avenant de construction (de l'avis au paiement)
Modèle d'organigramme d'avenant de construction : avis écrit, demande de proposition, chiffrage des sous-traitants, revue de l'architecte, approbation du maître d'ouvrage, directives sans prix, avenants au sous-contrat et paiement.
Étape 3: Organigramme du paiement échelonné en construction (décompte mensuel) Vous êtes ici
Modèle d'organigramme de paiement échelonné en construction : demande, métré, certification, litiges, retenue de garantie, avis de retard de paiement et règlement jusqu'aux sous-traitants.