Organigramme de demande de prolongation de délai (retard de chantier)
Modèle d'organigramme de prolongation de délai en construction : avis de retard, droit, relevés quotidiens, chemin critique, évaluation, décision, planning rebasé et escalade en cas de différend.
Qu'est-ce que le processus organigramme de demande de prolongation de délai (retard de chantier) ?
Une demande de prolongation de délai est la requête d'un entrepreneur pour disposer de plus de temps afin d'achever les travaux, à cause d'un événement que le contrat reconnaît comme motif de relief. Le déclencheur est un retard, avéré ou prévisible, comme un accès tardif au chantier, un avenant, la livraison tardive d'un élément fourni par le maître d'ouvrage ou des intempéries exceptionnelles. Le tableau suit une demande : le contrôle du droit, l'avis de retard notifié dans le délai du contrat, le relevé quotidien, l'atténuation, l'analyse du planning, la décision sur l'atteinte du chemin critique, la demande chiffrée et déposée, le contrôle de complétude et l'évaluation par l'administrateur, la consultation du maître d'ouvrage, la décision, puis la nouvelle date, le planning rebasé et le coût convenu.
La version construction diffère de la gestion générale des changements de projet décrite dans /fr/templates/organigramme-du-processus-de-demande-de-changement-de-projet-portee-cout-calendrier sur un point qui façonne tout le dessin : le contrat fixe le calendrier. Les délais d'avis, la forme de l'avis, les événements retenus, le traitement du retard concurrent et les conséquences d'un avis tardif sont contractuels, et une échéance manquée peut faire perdre la demande quelle que soit la solidité des faits. Le tableau en fait des décisions, "Motif de prolongation prévu par le contrat ?" et "Avis notifié dans le délai prévu ?", et donne à l'avis tardif son propre circuit d'exception. Il doit être adapté à votre contrat, qu'il soit de type AIA, FIDIC, NEC ou JCT, ou sur mesure, et au droit de votre juridiction. Il ne donne aucun conseil juridique. Les événements de retard naissent souvent d'une demande d'information (RFI) ou d'un avenant ; voir /fr/templates/organigramme-du-processus-de-demande-d-information-rfi-chantier et /fr/templates/organigramme-du-processus-d-avenant-de-construction-de-l-avis-au-paiement.
Cinq décisions portent le processus. "Motif de prolongation prévu par le contrat ?" arrête les demandes qu'aucune clause ne soutient. "Avis notifié dans le délai prévu ?" envoie les avis tardifs vers un conseil. "L'événement retarde-t-il le chemin critique ?" écarte les demandes que la marge absorbe déjà. "Demande assez complète pour être évaluée ?" renvoie les demandes incomplètes pour précisions, et "Prolongation accordée ?" avec "L'entrepreneur accepte-t-il la décision ?" décide si le projet passe à une nouvelle date ou à la procédure de différend.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (Chef de projet de l'entrepreneur, Planificateur de l'entrepreneur, Administrateur du contrat / ingénieur, Représentant du maître d'ouvrage et Métreur) répartis en cinq phases : événement et avis, consignation et justification, évaluation, décision, résolution et mise à jour
- Un contrôle du droit, "Motif de prolongation prévu par le contrat ?", et un contrôle de l'avis, "Avis notifié dans le délai prévu ?", avec un circuit d'exception pour l'avis tardif qui mène vers un conseil
- Une phase de justification qui ouvre le journal des retards, consigne l'atténuation et modélise l'événement sur le planning de référence avant "L'événement retarde-t-il le chemin critique ?"
- Une boucle de complétude au bureau de l'administrateur : "Demande assez complète pour être évaluée ?", "Demander des précisions complémentaires" et la réponse de l'entrepreneur qui revient au contrôle
- Une évaluation qui couvre le retard concurrent et la consultation du maître d'ouvrage, et aboutit à "Prolongation accordée ?"
- Résolution : "L'entrepreneur accepte-t-il la décision ?", une escalade vers la procédure de différend du contrat, et, sur le circuit accordé, la nouvelle date d'achèvement, le planning rebasé et les frais de prolongation
Quand utiliser ce modèle
- Vous êtes entrepreneur et manquez sans cesse les délais d'avis parce que l'horloge ne figure nulle part dans votre processus
- Vous êtes administrateur de contrat et voulez une façon cohérente de renvoyer les demandes incomplètes au lieu d'en débattre
- Les demandes de retard arrivent tard dans le projet sans relevés quotidiens, et vous voulez l'étape de consignation dessinée au début
- La mise à jour du planning après une prolongation approuvée est négligée, et vous voulez l'étape dessinée avec un responsable
- Un prêteur, un assureur ou le conseil d'un maître d'ouvrage demande comment les demandes de retard sont traitées et tranchées
Comment cela fonctionne
Renommez les couloirs selon vos parties
Remplacez les cinq couloirs par les rôles nommés dans votre contrat. Si l'ingénieur et le représentant du maître d'ouvrage sont distincts dans votre modèle de contrat, gardez les deux, car la consultation entre eux est une vraie étape.
Inscrivez dans le tableau les motifs et le calendrier du contrat
Listez les numéros de clauses des événements qui justifient un délai, le délai d'avis et la forme de l'avis. N'utilisez que les délais que votre contrat énonce et laissez le reste en « selon le contrat ».
Fixez la norme de consignation
Décidez ce que contient le journal quotidien et qui le tient. Le carnet d'un chef d'équipe et des photos prises le jour même pèsent plus qu'une reconstitution des mois après.
Choisissez une méthode d'analyse du planning
Indiquez la méthode que le planificateur utilise pour tester le chemin critique et le planning sur lequel l'analyse est menée, et si le contrat ou l'administrateur en attend une en particulier.
Définissez la règle de complétude
Listez ce qu'une demande doit contenir avant que l'administrateur l'évalue : référence de l'avis, description de l'événement, analyse du planning et jours réclamés. Définissez en combien de temps l'administrateur doit demander des précisions.
Nommez qui décide et qui est consulté
Marquez où l'administrateur ou l'ingénieur tranche et où le représentant du maître d'ouvrage est seulement consulté. Précisez la forme de la décision et le délai pour l'émettre.
Reliez délai et coût, puis testez sur une vraie demande
Reliez le circuit accordé à la discussion sur les frais de prolongation et au planning révisé. Faites ensuite passer une vraie demande dans le tableau et vérifiez chaque étape par rapport à ce qui s'est passé.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d'une demande de prolongation de délai ?
L'entrepreneur vérifie si l'événement est un motif de délai au regard du contrat, notifie l'avis dans le délai prévu, tient des relevés quotidiens et atténue le retard, modélise l'événement sur le planning de référence et confirme qu'il touche le chemin critique. La demande est chiffrée en jours et déposée, et l'administrateur vérifie qu'elle est complète, en demandant des précisions sinon. Elle est évaluée au regard du retard concurrent, le représentant du maître d'ouvrage est consulté et une décision est émise. Une demande accordée mène à une nouvelle date d'achèvement, un planning rebasé et un coût convenu ; une demande refusée est acceptée ou portée devant la procédure de différend du contrat.
Que se passe-t-il si l'avis de retard est tardif ?
Cela dépend du contrat et de la juridiction. Certains modèles voient dans l'avis tardif une forclusion de la demande, d'autres n'en tirent qu'une incidence sur le montant, et les tribunaux les interprètent parfois différemment. Le tableau envoie l'avis tardif vers une étape d'exception pour conseil juridique et commercial plutôt que de présumer l'une ou l'autre réponse.
Pourquoi le tableau teste-t-il le chemin critique ?
La plupart des demandes n'aboutissent que si l'événement retarde la date d'achèvement. Si la marge absorbe le retard, l'entrepreneur n'a pas perdu de temps et la demande s'arrête ; la décision se place donc avant tout travail de chiffrage.
En quoi le délai diffère-t-il du coût dans une demande de retard ?
Beaucoup de modèles les évaluent séparément. Une prolongation de délai décharge l'entrepreneur des pénalités de retard, tandis que les frais de prolongation compensent la dépense supplémentaire. Le tableau traite d'abord le délai et se relie au coût à la fin. Pour le coût, voir /fr/templates/organigramme-du-processus-d-avenant-de-construction-de-l-avis-au-paiement.
En quoi est-ce différent d'une demande de changement de projet ?
Une demande de changement de projet, comme dans /fr/templates/organigramme-du-processus-de-demande-de-changement-de-projet-portee-cout-calendrier, est une étape générale de maîtrise des changements. Une demande de prolongation est liée par les délais d'avis du contrat, l'analyse du planning et le rôle d'un administrateur ou d'un ingénieur qui décide : l'horloge, les relevés et la décision sont donc dessinés comme des étapes distinctes.
Peut-il traiter le retard concurrent ?
L'étape d'évaluation est celle où il est traité. Le traitement du retard concurrent diffère selon les contrats et les juridictions : indiquez votre approche dans les commentaires de l'étape et adaptez le tableau à votre contrat.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus RFI (demande d'information de chantier).
Précède
- Organigramme du processus RFI (demande d'information de chantier) — Modèle d'organigramme du processus RFI en construction : tri d'une question de chantier, aiguillage vers l'architecte ou l'ingénieur responsable, délais de réponse, escalade des retards et passage à l'avenant ou à l'avis de retard.