Diagrama de flujo de la certificación de pagos de obra (solicitud de pago)
Plantilla de certificación mensual de obra en diagrama de flujo: solicitud sobre el presupuesto desglosado, medición, certificado, discrepancias, retención, aviso por demora y pago a toda la cadena.
¿Qué es diagrama de flujo de la certificación de pagos de obra (solicitud de pago)?
Un pago parcial es el abono, normalmente mensual, que hace la propiedad por el valor de la obra que el contratista ha ejecutado desde el anterior. El disparador es una fecha de facturación, y la reclamación se construye sobre el presupuesto desglosado (o calendario de valores) que las partes acordaron al empezar: cada línea es una parte de la obra con su precio, y la solicitud indica qué porcentaje de cada línea está terminado, más las órdenes de cambio aprobadas y, si el contrato lo permite, los materiales acopiados en obra o fuera de ella. El diagrama sigue un ciclo completo: la solicitud con sus renuncias y registros de respaldo, la medición de la obra ejecutada, la observación en obra y el certificado de quien certifica, la revisión de la propiedad frente a la retención y los pagos anteriores, el abono, el traslado del dinero a subcontratistas y proveedores, y el momento en que vence la retención.
Lo que lo distingue de una aprobación de facturas cualquiera, o de los flujos de aprobación de contratos y de solicitudes de cambio de proyecto, es que el contrato fija el reloj y los roles. Certifica un arquitecto o ingeniero, o un certificador de pagos designado, y el certificado es una declaración profesional, no un cruce de cuentas a pagar. La retención se descuenta de cada pago y su devolución se vincula a hitos, no a una factura. Los plazos para discrepar de un importe o para reclamar un pago tardío suelen ser estrictos, y un aviso fuera de plazo puede cambiar lo que corresponde a cada parte. Trabajes con AIA, FIDIC, NEC, JCT o un modelo propio, los nombres de los documentos y los días varían, así que toma el diagrama como una estructura que adaptar a tu contrato, no como asesoramiento jurídico. Las modificaciones aprobadas llegan desde /es/templates/proceso-de-orden-de-cambio-en-obra, y el trabajo que no se acepta en la inspección puede pasar a /es/templates/proceso-de-lista-de-repasos-de-obra o a /es/templates/proceso-de-inspeccion-y-puntos-de-espera-en-obra.
Cinco decisiones llevan el ciclo. «¿Coinciden cantidades y porcentajes?» es el control de medición, y devolver con motivos una solicitud inflada sale más barato que discutir el certificado después. «¿La obra se ajusta a los documentos del contrato?» decide si quien certifica retiene algo por trabajo defectuoso. «¿Discrepancia sobre el importe certificado?» recae en el representante de la propiedad porque lo que protege su posición es el aviso por escrito, no la discusión. «¿Pago recibido a tiempo?» conecta con el recurso del contratista, y «¿Corresponde liberar la retención?» devuelve el ciclo a la siguiente fecha de facturación o cierra la cuenta. Los retrasos por el pago tardío de la propiedad pueden alimentar /es/templates/proceso-de-reclamacion-de-ampliacion-de-plazo, así que conserva las fechas.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles (Contratista, Mediciones de la propiedad, Arquitecto / ingeniero, Representante de la propiedad y Cuentas a pagar de la propiedad) repartidos en cinco fases: solicitar, medir, certificar, revisar y pagar, y trasladar y cerrar
- Un paso de solicitud que lleva sus pruebas: «Preparar la solicitud de pago sobre el presupuesto desglosado» seguido de «Adjuntar renuncias de gravamen, nóminas certificadas y prueba de materiales acopiados»
- Un control de medición, «¿Coinciden cantidades y porcentajes?», cuya rama «Inflada» va a «Marcar las diferencias y devolver al contratista con los motivos» y vuelve a la solicitud
- Los dos pasos de quien certifica: «¿La obra se ajusta a los documentos del contrato?», con una rama que retiene el valor del trabajo defectuoso, y «Emitir el certificado de pago»
- Una sección de discrepancias y pago: «¿Discrepancia sobre el importe certificado?», una excepción para notificar por escrito las partidas discutidas, y «¿Pago recibido a tiempo?» con un aviso por demora que regresa a la misma decisión
- Traslado y retención: pago a subcontratistas, actualización del informe de costes y «¿Corresponde liberar la retención?», que o bien vuelve al siguiente periodo o termina en «Retención liberada y pago final cerrado»
Cuándo usar esta plantilla
- Estás fijando la rutina mensual de certificaciones de un proyecto nuevo y quieres que contratista, certificador y propiedad acuerden quién hace qué antes de la primera fecha de facturación
- Las solicitudes llegan tarde o se discuten, y necesitas ver dónde ocurren realmente la medición y la certificación
- Eres contratista o subcontratista y quieres documentar las renuncias y los registros que deben acompañar a cada solicitud
- El representante de la propiedad quiere un registro auditable de lo certificado, retenido y pagado en cada periodo
- Estás formando a un administrativo de obra o a un técnico de mediciones junior sobre cómo se conectan el pago, la retención y los avisos
Cómo funciona
Renombra los carriles con tus partes
Sustituye los nombres de los carriles por los roles de tu contrato. En un proyecto de diseño y construcción, el carril del arquitecto e ingeniero puede ser el consultor de la propiedad, y en una obra pequeña una misma persona puede ser a la vez técnico de mediciones y representante de la propiedad. Fusiona carriles en vez de dibujar una entrega que nadie hace.
Fija la fecha de facturación y el presupuesto desglosado
Escribe el día de corte de cada mes, el formato del presupuesto desglosado y quién lo aprueba. Anota cómo se reclaman los materiales acopiados y los cambios aprobados, porque esas líneas causan la mayoría de las discusiones.
Enumera los documentos de respaldo
Nombra las renuncias, los registros de nóminas, los certificados de seguro y los avales que tu contrato o la ley local exigen con cada solicitud, y quién firma cada uno.
Anota los plazos de respuesta y de pago
Copia los días del contrato para certificar, para pagar tras la certificación y para avisar de una discrepancia. Ponlos en los comentarios de los pasos correspondientes y adapta cada cifra a tu propio contrato.
Define la retención y sus condiciones de liberación
Indica el porcentaje, si baja tras un hito y qué debe cumplirse para liberarla: la terminación sustancial, un periodo de garantía, un certificado final o la sustitución por un aval.
Decide cómo se trata una solicitud rechazada
Di si una solicitud inflada se devuelve entera o se certifica por una cifra menor, y quién redacta los motivos. Ese es el bucle del diagrama.
Recórrelo con dos periodos reales
Sigue por el diagrama un mes sin incidencias y otro con discrepancias. Cualquier paso que la gente describa y no esté dibujado, o esté dibujado pero se salte en la práctica, es el hallazgo sobre el que actuar.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos del proceso de pagos parciales de obra?
En la fecha de facturación el contratista prepara una solicitud sobre el presupuesto desglosado con las renuncias y registros de respaldo. Las mediciones de la propiedad miden la obra ejecutada y la dan por buena o la devuelven con motivos. El arquitecto o ingeniero observa la obra, retiene lo defectuoso y emite un certificado de pago. El representante de la propiedad revisa el certificado frente a la retención y los pagos anteriores, cualquier discrepancia se notifica por escrito dentro del plazo del contrato y cuentas a pagar libera el abono descontando la retención. Después el contratista paga a subcontratistas y proveedores, y la retención se libera cuando se cumplen las condiciones del contrato.
¿Qué es la retención y por qué está en el proceso?
La retención es un porcentaje de cada pago que la propiedad se queda como garantía de que la obra se terminará y los defectos se corregirán. Aparece en el paso de revisión porque se descuenta de todos los pagos, y otra vez al final porque su liberación depende de hitos como la terminación sustancial. Los porcentajes, las reducciones y las fechas de liberación dependen del contrato y de la ley local.
¿En qué se diferencia de una aprobación de facturas normal?
Una aprobación de facturas cruza una factura con un pedido. Un pago parcial es una valoración medida de la obra ejecutada, certificada por un profesional independiente, con plazos de aviso y de pago fijados por contrato y una retención. Importan más los roles y el reloj que la aritmética.
¿Sirve para contratos AIA, FIDIC, NEC o JCT?
Es una estructura general que encaja con la forma de la mayoría, pero los nombres de los documentos, los roles de quien certifica y todos los plazos en días difieren. Tómalo como punto de partida y contrasta cada paso con tu propio contrato. No es asesoramiento jurídico.
¿Puedo usarlo también para pagos a subcontratistas?
Sí. Renombra los carriles para que el contratista principal ocupe el papel de la propiedad y el subcontratista el del contratista, y usa las condiciones de pago del subcontrato. Las cláusulas de pago condicionado a que se cobre se tratan de forma distinta según el lugar, así que lee la tuya.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo de la orden de cambio en obra (del aviso al pago).
Es un paso de Administración de contratos.
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de RFI (solicitud de información en obra)
Paso 2: Diagrama de flujo de la orden de cambio en obra (del aviso al pago)
Plantilla de diagrama de flujo de la orden de cambio en construcción: aviso escrito, solicitud de propuesta, precios del subcontratista, revisión del arquitecto, aprobación de la propiedad, directivas sin precio y pago.
Paso 3: Diagrama de flujo de la certificación de pagos de obra (solicitud de pago) Estás aquí
Plantilla de certificación mensual de obra en diagrama de flujo: solicitud sobre el presupuesto desglosado, medición, certificado, discrepancias, retención, aviso por demora y pago a toda la cadena.