Diagrama de flujo de la orden de cambio en obra (del aviso al pago)
Plantilla de diagrama de flujo de la orden de cambio en construcción: aviso escrito, solicitud de propuesta, precios del subcontratista, revisión del arquitecto, aprobación de la propiedad, directivas sin precio y pago.
¿Qué es diagrama de flujo de la orden de cambio en obra (del aviso al pago)?
Una orden de cambio es la vía que el propio contrato prevé para modificarse. En una obra de edificación el alcance queda fijado por planos, pliego y un precio, y casi todo lo que ocurre después es una desviación de alguno de ellos: la propiedad pide una sala más, el equipo de diseño revisa un detalle, el terreno resulta distinto del estudio, una autoridad exige otra barrera cortafuegos o la respuesta a una solicitud de información añade un trabajo que nadie valoró. El disparador es el momento en que alguien se da cuenta de que el contrato ya no describe lo que se va a construir. El diagrama sigue un cambio desde ese momento hasta su pago: se identifica el hecho, se decide si de verdad es un cambio, se da aviso por escrito dentro del plazo del contrato, el equipo de diseño emite una solicitud de propuesta, los subcontratistas presupuestan, el contratista presenta su propuesta valorada con justificación, el arquitecto o ingeniero la comprueba, el representante de la propiedad revisa el presupuesto, la propiedad decide, se firma la orden de cambio, se traslada la modificación al subcontratista, se ejecuta el trabajo cambiado y aparece una nueva línea en el cuadro de valores.
Esta es la versión de obra del control de cambios y se distingue de la solicitud de cambio de proyecto general en tres aspectos. Primero, el contrato pone las reglas: los plazos de aviso, quién puede dar instrucciones, qué es una directiva, cómo se añade el margen y cómo se reclama una ampliación de plazo salen del acuerdo, de modo que un aviso tardío puede hacer perder un derecho que una petición cortés nunca haría perder. Segundo, en medio hay un profesional del diseño que comprueba que el alcance valorado coincide con lo dibujado, sin decidir si la propiedad debe pagar. Tercero, el dinero se mueve por una certificación de pago y no solo por una partida presupuestaria, así que un cambio no está terminado hasta que aparece ahí. Para la versión general, consulta /es/templates/proceso-de-solicitud-de-cambios-en-proyectos. Para la aprobación del contrato que queda aguas arriba, consulta /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-contratos. Adapta el diagrama a tu propio modelo de contrato, sea AIA, FIDIC, NEC, JCT o un acuerdo a medida, y a la ley del lugar donde construyes. Nada de esto es asesoramiento jurídico.
Tres decisiones sostienen el proceso. «¿Cambio del alcance del contrato?» es la que más a menudo se omite: si el contratista y el arquitecto discrepan sobre si un trabajo es adicional, esa discrepancia es un hecho que exige aviso, no una conversación. «¿Precios justificados?» es el bucle de revisión, y debería ser un bucle con una lista corta de consultas, no un montón de correos. «¿La propiedad aprueba el cambio?» tiene tres salidas, no dos: aprobado, rechazado o sin acuerdo de precio, que conduce a la directiva de cambio sin precio cuando el trabajo no puede esperar. Esa ruta de excepción es donde empiezan la mayoría de las disputas, porque el trabajo avanza sin precio acordado, y por eso el diagrama dibuja los registros diarios de coste y tiempo en el paso inmediato. Las dudas que originan el proceso suelen empezar como una RFI; consulta /es/templates/proceso-de-rfi-solicitud-de-informacion-en-obra. Los efectos en el plazo alimentan /es/templates/proceso-de-reclamacion-de-ampliacion-de-plazo, y la línea de pago alimenta /es/templates/proceso-de-certificacion-de-pagos-de-obra.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles (Contratista, Subcontratista, Arquitecto / ingeniero, Representante de la propiedad y Propiedad) repartidos en cinco fases: aviso y alcance, valoración, revisión, aprobación, y ejecución y facturación
- Una puerta de alcance, «¿Cambio del alcance del contrato?», que separa un cambio real de un trabajo ya incluido en el contrato, y un paso de aviso escrito ligado al plazo del contrato y no a la conveniencia del contratista
- Un bucle de valoración: presupuestos de subcontratistas, propuesta del contratista con justificación, revisión del arquitecto y «¿Precios justificados?», con una rama «Consulta planteada» que devuelve la propuesta para revalorar
- La aprobación de la propiedad dibujada como decisión de tres vías, «¿La propiedad aprueba el cambio?», con salidas «Aprobado», «Rechazado» y «Sin acuerdo de precio», y la comprobación de presupuesto y contingencia que la precede
- Una ruta de excepción para el trabajo que no puede esperar: «Directiva de cambio sin precio emitida para proceder», seguida de registros diarios de coste y tiempo hasta que la rama «Precio acordado» vuelve a la orden de cambio firmada
- La parte final que la mayoría de plantillas omite: la modificación del subcontrato trasladada, el trabajo cambiado registrado contra la orden de cambio y el importe añadido al cuadro de valores para que llegue al siguiente pago
Cuándo usar esta plantilla
- Estás fijando el procedimiento de cambios de un proyecto y quieres ver en un solo sitio los traspasos de aviso, valoración, revisión y aprobación
- Las órdenes de cambio se firman cuando el trabajo ya está hecho y necesitas la secuencia que lo evita, con la vía de la directiva para la urgencia genuina
- Los subcontratistas valoran trabajos que el contrato principal nunca modificó y quieres hacer visible el paso de traslado
- Una propiedad o una entidad financiera ha preguntado cómo se autorizan, valoran y registran los cambios en el proyecto
- Se acerca una disputa por un aviso tardío y quieres comprobar dónde debería haberlo captado tu proceso
Cómo funciona
Renombra los carriles con las partes de tu contrato
Sustituye Contratista, Subcontratista, Arquitecto / ingeniero, Representante de la propiedad y Propiedad por los nombres del propio contrato, como promotor, director de obra o gestor del proyecto. Si una persona tiene dos funciones, une los carriles, pero deja por escrito qué decisiones tiene.
Escribe la cláusula de aviso en los primeros pasos
Abre tu contrato y copia el plazo de aviso, la forma del aviso, a quién va y qué ocurre si es tardío. Pon esas palabras en los comentarios del paso de aviso para que el equipo de obra las vea sin leer todo el acuerdo.
Fija las reglas de valoración
Indica el margen, los precios unitarios, la base de tiempo y materiales y la justificación que debe incluir la propuesta. Añade los plazos de respuesta de la solicitud de propuesta y de la revisión del arquitecto, para que un bucle tenga un reloj.
Fija los límites de aprobación
Escribe quién puede aprobar cambios hasta qué importe y cuándo un cambio va a un consejo o a la entidad financiera. La decisión «¿La propiedad aprueba el cambio?» debería nombrar a la persona, no a la organización.
Decide qué puede hacer una directiva
Di si tu contrato permite una directiva sin precio, quién puede emitirla y cómo funciona el pago a cuenta. Esta ruta de excepción es donde empiezan la mayoría de las disputas, así que hazla estrecha y visible.
Enlaza el cambio con el pago y el programa
Añade la actualización del cuadro de valores y la fecha de finalización revisada a los pasos finales. Un cambio que no llega a la solicitud de pago ni al programa no está cerrado.
Pruébalo con dos cambios reales
Pasa por el diagrama un cambio que fue bien y otro que acabó en disputa. Donde la historia real difiera del dibujo, decide si debe cambiar el proceso o el hábito.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos de un proceso de orden de cambio en construcción?
Se identifica un hecho de cambio y alguien decide si está dentro del alcance del contrato. Si no, el contratista da aviso por escrito dentro del plazo del contrato. El equipo de diseño emite una solicitud de propuesta con información revisada, los subcontratistas presupuestan y el contratista valora mano de obra, materiales, margen y efecto en el plazo, y presenta una propuesta con justificación. El arquitecto o ingeniero comprueba los precios frente a la intención de diseño, el representante de la propiedad comprueba el presupuesto y la propiedad aprueba, rechaza o no llega a acuerdo de precio. Un cambio aprobado se firma como orden de cambio, se traslada al subcontratista como modificación, se ejecuta con registros y se añade al cuadro de valores para su pago.
¿Qué diferencia hay entre una orden de cambio y una directiva de cambio?
Una orden de cambio recoge un cambio acordado de alcance, precio y plazo, firmado por las partes. Una directiva de cambio, en los contratos que la prevén, permite a la propiedad o al arquitecto ordenar que el trabajo avance antes de acordar el precio, que se fija después. Los nombres y las reglas varían según el modelo de contrato, y algunos no tienen ninguna de las dos o usan otros términos. Comprueba el tuyo. El diagrama muestra la directiva como ruta de excepción porque tiene el mayor riesgo de disputa: el trabajo avanza, el coste se acumula y las pruebas hay que guardarlas a diario.
¿Por qué importa tanto el paso del aviso?
Muchos contratos de obra exigen aviso escrito de un cambio o de una reclamación dentro de un número de días fijado desde el hecho, y algunos hacen que el aviso tardío impida cobrar. Los detalles dependen del contrato y de la ley local, así que el diagrama liga el paso del aviso a tu propia cláusula en lugar de dar una cifra. Considera que el reloj empieza cuando el contratista supo, o debió saber, del hecho, salvo que tu contrato diga otra cosa.
¿En qué se diferencia de una solicitud de cambio de proyecto?
Una solicitud de cambio de proyecto, como la de /es/templates/proceso-de-solicitud-de-cambios-en-proyectos, es un paso general de gobierno: evaluar el impacto, aprobar, actualizar el plan. Una orden de cambio de obra añade maquinaria contractual: plazos de aviso, un profesional del diseño que comprueba los precios frente a los planos, margen y precios fijados por el acuerdo, directivas sin precio, traslado al subcontrato y pago mediante certificación. Ambas pueden convivir: la solicitud de cambio rige la decisión interna de la propiedad y la orden de cambio recoge lo que el contrato hace con ella.
¿Quién debería aprobar una orden de cambio?
Quien nombren tu contrato y tu organización. En la práctica es una cadena: el arquitecto o ingeniero confirma que los precios se ajustan a la intención de diseño, el representante de la propiedad confirma presupuesto y contingencia, y la propiedad o un delegado con autoridad suficiente firma. El diagrama separa estas funciones porque cada una responde a una pregunta distinta, y una aprobación que las mezcla suele dejar una sin responder.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de RFI (solicitud de información en obra) y da paso a Diagrama de flujo de la certificación de pagos de obra (solicitud de pago).
Es un paso de Administración de contratos.
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de RFI (solicitud de información en obra)
Plantilla de diagrama de flujo del proceso de RFI en construcción: filtrar la duda de obra, enviarla al arquitecto o ingeniero responsable, plazos de respuesta, escalado por retraso y paso a orden de cambio o aviso de retraso.
Paso 2: Diagrama de flujo de la orden de cambio en obra (del aviso al pago) Estás aquí
Plantilla de diagrama de flujo de la orden de cambio en construcción: aviso escrito, solicitud de propuesta, precios del subcontratista, revisión del arquitecto, aprobación de la propiedad, directivas sin precio y pago.
Paso 3: Diagrama de flujo de la certificación de pagos de obra (solicitud de pago)
Plantilla de certificación mensual de obra en diagrama de flujo: solicitud sobre el presupuesto desglosado, medición, certificado, discrepancias, retención, aviso por demora y pago a toda la cadena.