Diagrama de flujo del proceso de RFI (solicitud de información en obra)
Plantilla de diagrama de flujo del proceso de RFI en construcción: filtrar la duda de obra, enviarla al arquitecto o ingeniero responsable, plazos de respuesta, escalado por retraso y paso a orden de cambio o aviso de retraso.
¿Qué es diagrama de flujo del proceso de RFI (solicitud de información en obra)?
Una solicitud de información, o RFI (por las siglas en inglés de «request for information»), es la forma oficial en que un contratista o subcontratista pide al equipo de diseño que aclare, complete o corrija los documentos del contrato. El disparador es un hueco o una contradicción que aparece en obra: dos planos que no coinciden, un detalle que no cierra, un apartado del pliego que nombra un producto que el proveedor ya no fabrica, una cota que no encaja con lo que realmente está construido. El diagrama sigue una RFI desde ese momento. Empieza con una decisión de filtro que sorprendentemente muchas preguntas no superan, sigue con la redacción con croquis y referencia al plano, la revisión del contratista principal y el asiento en el registro que pone en marcha el reloj de respuesta, la revisión del arquitecto y la aportación de consultores o de la propiedad, la respuesta por escrito, el control del plazo y, al final, la decisión sobre si la respuesta cambia el coste o el plazo.
La RFI de construcción se distingue de la gestión genérica de cambios de un proyecto, y de la solicitud de cambio de proyecto de /es/templates/proceso-de-solicitud-de-cambios-en-proyectos, en tres aspectos que dan forma al diagrama. Primero, quien responde es el arquitecto o ingeniero responsable del proyecto, que contesta dentro de su propia competencia y no más allá: un cambio de alcance o de acabado corresponde a la propiedad, así que el diagrama tiene un carril para su representante y una decisión sobre cuándo hacerle intervenir. Segundo, el contrato suele fijar un plazo de respuesta, y la fecha en que empieza y acaba será una prueba más adelante; por eso el diagrama registra la RFI con su reloj antes de que nadie la revise. Tercero, la respuesta puede ser una instrucción que cuesta dinero o tiempo, y por eso el proceso no termina en la respuesta sino en la decisión «¿La respuesta cambia el coste o el plazo?», donde un sí lleva a /es/templates/proceso-de-orden-de-cambio-en-obra y una respuesta fuera de plazo puede llevar a /es/templates/proceso-de-reclamacion-de-ampliacion-de-plazo. Los modelos de contrato difieren (AIA, FIDIC, NEC, JCT y otros usan plazos, reglas de aviso y nombres distintos), así que toma los plazos y los términos de aquí como marcadores y adáptalos a tu contrato.
Cuatro decisiones sostienen el proceso. «¿La respuesta ya figura en los documentos del contrato?» está en el carril del subcontratista porque la RFI más barata es la que nunca se envía. «¿Completa y es la pregunta correcta?» es la puerta del contratista principal, que devuelve a la redacción las preguntas incompletas en lugar de pasarlas. «¿Respuesta dentro del plazo acordado?» es la comprobación del control documental, con una ruta de excepción para la respuesta tardía, que escala y deja constancia de un posible retraso. La última decisión reparte el resultado en tres: sin impacto, con impacto, o una respuesta que en realidad no resolvió la duda y vuelve a la redacción. El diagrama es un punto de partida para tu propio procedimiento, no asesoramiento jurídico.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles (Subcontratista, Contratista principal, Arquitecto / ingeniero responsable del proyecto, Representante de la propiedad y Control documental) repartidos en cuatro fases: plantear, filtrar y registrar, responder y cerrar
- Una decisión de filtro, «¿La respuesta ya figura en los documentos del contrato?», que detiene las preguntas que los planos ya contestan y solo deja pasar a la redacción un hueco o una contradicción reales
- Una puerta del contratista principal, «¿Completa y es la pregunta correcta?», que devuelve las RFI escasas para que se detallen y unifica las duplicadas antes de que las vea el equipo de diseño
- Un paso de registro que anota y numera la RFI y pone en marcha el reloj de respuesta, además de «¿Respuesta dentro del plazo acordado?» con una excepción por retraso que registra el posible retraso
- Una decisión de competencia, «¿Requiere decisión del consultor o de la propiedad?», que separa lo que puede contestar el arquitecto de lo que necesita a un consultor o una decisión de la propiedad
- Una decisión final, «¿La respuesta cambia el coste o el plazo?», con ramas para sin impacto, con impacto (aviso y valoración, entregado al proceso de orden de cambio) y una respuesta poco clara que vuelve a la redacción
Cuándo usar esta plantilla
- Estás montando la administración de obra de un proyecto y necesitas acordar quién plantea, filtra, responde y registra las RFI antes de que llegue la primera
- El equipo de diseño se queja de RFI de poca calidad, o el contratista de respuestas lentas, y quieres dibujar a ambas partes en una sola página
- Necesitas un registro defendible de cuándo se hizo y se contestó cada pregunta, porque en el proyecto son probables las reclamaciones por retraso o coste
- Un subcontratista duda entre preguntar directamente al arquitecto o hacerlo a través del contratista principal, y quieres dejar la vía por escrito
- Vas a incorporar a un ingeniero de proyecto que nunca ha llevado un registro de RFI
Cómo funciona
Renombra los carriles con tus partes
Sustituye Subcontratista, Contratista principal, Arquitecto / ingeniero responsable del proyecto, Representante de la propiedad y Control documental por las empresas o los cargos reales. En una obra pequeña el ingeniero de proyecto hace también de control documental; une esos carriles en lugar de dibujar un traspaso que nadie hace.
Escribe la vía en el texto del contrato
Indica quién puede enviar una RFI al equipo de diseño (normalmente solo el contratista principal), quién puede contestarla y si se copia a la propiedad. Que un subcontratista pregunte directamente al arquitecto se salta el registro y es fuente habitual de instrucciones sin constancia.
Fija el estándar del filtro
Define qué contiene una buena RFI: referencia de plano y detalle, un croquis o una foto, la solución propuesta y la fecha en que se ve afectado el trabajo. Ponlo en la decisión «¿Completa y es la pregunta correcta?» para que una RFI rechazada diga qué le falta.
Fija el plazo de respuesta y el reloj
Introduce el plazo de respuesta que fija tu contrato o el apartado 01 del pliego, que puede ser distinto para los asuntos urgentes, y establece exactamente cuándo empieza y quién lo anota. Adáptalo a tu contrato; no copies los plazos de otro modelo.
Define el escalado de las respuestas atrasadas
Decide a quién se avisa y en qué momento, cómo, y qué se anota en el registro. Comprueba si tu contrato exige algún aviso mientras el retraso está ocurriendo y enlaza con el proceso de ampliación de plazo.
Di cuándo la respuesta pasa a ser un cambio
Escribe el criterio de «¿La respuesta cambia el coste o el plazo?»: quién valora, en cuántos días desde que lo sabe y dónde empieza la orden de cambio. Anota también quién acepta una respuesta sin impacto.
Pruébalo con RFI anteriores
Recorre dos RFI de una obra reciente, una contestada sin problemas y otra que acabó en disputa. Lo que la gente hizo y no está dibujado, o está dibujado y se saltó, es lo que hay que corregir antes de compartirlo.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos de un proceso de RFI en construcción?
Una duda de obra se contrasta primero con los documentos del contrato. Si es un hueco o una contradicción real, se redacta con croquis y referencia al plano, el contratista principal revisa que esté completa, se registra con un número y un reloj de respuesta, la revisa el arquitecto o ingeniero responsable del proyecto y, si hace falta, se remite a un consultor o a la propiedad. Se emite una respuesta escrita, se comprueba frente al plazo, se distribuye a los gremios y se evalúa su impacto en coste o plazo. Si no lo hay, el contratista construye según la respuesta y la RFI se cierra; si lo hay, el aviso y la valoración inician el proceso de orden de cambio.
¿Quién responde una RFI: el arquitecto, el ingeniero o la propiedad?
Depende de lo que toque la pregunta. El arquitecto o ingeniero responsable del proyecto contesta dentro de la intención de diseño, los consultores de estructuras e instalaciones contestan sus propias disciplinas y la propiedad decide cualquier cosa que cambie el alcance, la calidad o el coste. Por eso el diagrama tiene una decisión «¿Requiere decisión del consultor o de la propiedad?» y un carril para el representante de la propiedad. Tu contrato dice quién puede dar instrucciones; síguelo antes que este diagrama donde difieran.
¿Cuánto debería tardar la respuesta a una RFI?
El plazo de respuesta es una cuestión contractual: algunos modelos fijan un número de días, otros remiten al programa de obra o a un plazo razonable. El diagrama no fija una cifra. Se asegura de que queden anotadas la fecha en que se envió la RFI y la fecha en que se contestó, y tiene una ruta de retraso para que una respuesta tardía se escale y quede registrada, en lugar de descubrirse al final de la obra.
¿Una RFI es lo mismo que una orden de cambio?
No. Una RFI es una pregunta y su respuesta; una orden de cambio es un cambio acordado de precio o de plazo. Una respuesta puede crear la necesidad de una, y por eso el diagrama termina con una decisión sobre coste o plazo que pasa a /es/templates/proceso-de-orden-de-cambio-en-obra. No trates la respuesta de un arquitecto como autorización para gastar de más salvo que tu contrato diga que lo es.
¿En qué se diferencia de una solicitud de cambio de proyecto general?
El flujo genérico de /es/templates/proceso-de-solicitud-de-cambios-en-proyectos supone una sola organización que revisa y aprueba un cambio. Una RFI de construcción cruza fronteras contractuales: la pregunta pasa por el contratista, la respuesta viene de un profesional del diseño con autoridad limitada y se aplican avisos y plazos de respuesta del contrato. Esas diferencias explican por qué esta versión tiene el registro, el reloj y la decisión de competencia.
¿Qué debería registrar un registro de RFI?
Como mínimo, el número, la fecha de envío, la pregunta y la referencia del plano, la fecha límite de respuesta, la fecha de recepción, quién contestó, la respuesta y si se marcó como causa de impacto en coste o plazo. El historial de versiones y los comentarios en cada paso ayudan al equipo a ver quién cambió qué y cuándo.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Diagrama de flujo de la orden de cambio en obra (del aviso al pago).
Es un paso de Administración de contratos.
Paso 1: Diagrama de flujo del proceso de RFI (solicitud de información en obra) Estás aquí
Plantilla de diagrama de flujo del proceso de RFI en construcción: filtrar la duda de obra, enviarla al arquitecto o ingeniero responsable, plazos de respuesta, escalado por retraso y paso a orden de cambio o aviso de retraso.
Paso 2: Diagrama de flujo de la orden de cambio en obra (del aviso al pago)
Plantilla de diagrama de flujo de la orden de cambio en construcción: aviso escrito, solicitud de propuesta, precios del subcontratista, revisión del arquitecto, aprobación de la propiedad, directivas sin precio y pago.
Paso 3: Diagrama de flujo de la certificación de pagos de obra (solicitud de pago)