Diagrama de flujo de la revisión de submittals en construcción
Plantilla de diagrama de flujo para revisar submittals en obra: registro, comprobación del contratista, revisión del arquitecto y de especialistas, acciones de revisión y reenvíos, aviso de retraso y entrega conforme a lo aprobado.
¿Qué es diagrama de flujo de la revisión de submittals en construcción?
Un submittal (documentación técnica sometida a aprobación) es la prueba del contratista de que lo que piensa suministrar e instalar cumplirá los documentos del contrato: planos de taller de estructura metálica o de conductos, fichas técnicas de una puerta o una bomba, muestras de un acabado, dosificaciones de hormigón, informes de ensayo, cálculos firmados por un ingeniero. El pliego indica qué apartados los exigen. El diagrama sigue un submittal desde esa exigencia pasando por el registro, la preparación, la comprobación del propio contratista, la revisión del arquitecto con la aportación de especialistas, la acción de revisión, los bucles que siguen a un «revisar y reenviar» o a un rechazo, y la liberación para fabricar y entregar. Se dibuja porque la mayor parte del riesgo de plazo en las compras está en los huecos entre estos traspasos.
Esta versión se distingue de los flujos de aprobación genéricos como /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-contratos y de los controles de calidad de /es/templates/proceso-de-inspeccion-de-calidad-en-produccion en varios puntos que vienen de la práctica de obra. Quien revisa es el arquitecto o ingeniero responsable del proyecto, cuya revisión es de conformidad con la intención de diseño y normalmente no sustituye la responsabilidad del contratista sobre medios, métodos o coordinación; por eso la comprobación del propio contratista, «¿Coincide con los documentos del contrato y las medidas de obra?», va antes del envío. La revisión tiene un plazo definido que se come el tiempo de aprovisionamiento, así que el registro se construye hacia atrás desde la fecha en que la obra necesita el material. Y la acción de revisión tiene un vocabulario (aprobado, aprobado con observaciones, revisar y reenviar, rechazado) que determina lo que ocurre después. Cada contrato y cada país usa palabras y sellos distintos, así que adapta las etiquetas a tu propio modelo en lugar de copiar estas.
Las decisiones hacen el trabajo. La comprobación del contratista evita que los submittals incompletos consuman tiempo de revisión. «¿Requiere revisión de un especialista?» envía cálculos y datos de prestaciones a un revisor de la disciplina. «¿Cuál es la acción de revisión?» tiene cuatro salidas: la rama de aprobado va directa a la liberación, «Aprobado con observaciones» pasa por que el subcontratista incorpore las notas, «Revisar y reenviar» vuelve a la comprobación del contratista y «Rechazado» es una ruta de excepción que exige un producto conforme o una solicitud formal de sustitución. Por último, «¿La revisión superó la fecha del registro?» convierte una revisión lenta en un aviso escrito de retraso, que enlaza con /es/templates/proceso-de-reclamacion-de-ampliacion-de-plazo, en lugar de una pérdida silenciosa de holgura. El diagrama es un punto de partida, no sustituye a tu contrato ni es asesoramiento jurídico.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles (Subcontratista / proveedor, Contratista principal, Arquitecto / ingeniero responsable del proyecto, Consultor especialista y Control documental) repartidos en cinco fases: preparar, comprobación del contratista, revisión de diseño, resolver y liberar, y comprar
- Un paso de registro de submittals que fija las fechas límite según los plazos de aprovisionamiento, de modo que el plazo de revisión se planifica en lugar de descubrirse
- La comprobación del propio contratista, «¿Coincide con los documentos del contrato y las medidas de obra?», con un bucle de devolución al subcontratista para corregir antes de enviar el submittal
- Revisión de diseño con una rama opcional de especialista, «¿Requiere revisión de un especialista?», para cálculos de estructura, instalaciones o incendios y datos de prestaciones
- Una decisión de cuatro vías, «¿Cuál es la acción de revisión?»: aprobado, aprobado con observaciones, revisar y reenviar (de vuelta a la comprobación) y rechazado (una excepción para proponer un producto conforme o una sustitución)
- Liberación y compra: «¿La revisión superó la fecha del registro?» con una salida de aviso de retraso, después la liberación para fabricar y la inspección de la entrega frente al submittal aprobado
Cuándo usar esta plantilla
- Estás montando el procedimiento de submittals de un proyecto y necesitas acordar quién comprueba, quién revisa y quién registra antes de que salga el primer envío
- Los submittals vuelven por errores elementales y quieres dibujar la comprobación del contratista como una puerta real con un responsable con nombre
- Los materiales de entrega larga van tarde y necesitas mostrar dónde se consume el tiempo de revisión y quién retiene el expediente
- Eres subcontratista y quieres saber cómo viaja tu submittal, quién lo sella y qué significa cada sello
- El arquitecto y el contratista discrepan sobre lo que autoriza un sello de «aprobado con observaciones» y quieres que el siguiente paso quede explícito
Cómo funciona
Renombra los carriles con las partes de tu obra
Sustituye Subcontratista / proveedor, Contratista principal, Arquitecto / ingeniero responsable del proyecto, Consultor especialista y Control documental por las empresas con nombre. Si el arquitecto lo revisa todo directamente, quita el carril del especialista en lugar de dejarlo vacío.
Construye el registro a partir del pliego
Recorre los apartados del pliego y lista cada submittal; después añade la fecha en que debe estar aprobado para proteger el pedido. Calcula hacia atrás desde la fecha en que la obra necesita el material, pasando por el plazo de fabricación y el plazo de revisión.
Escribe las acciones de revisión con tus palabras
Sustituye las cuatro acciones de revisión por el texto de los sellos de tu contrato y di qué permite cada una. En particular, indica si el trabajo puede avanzar con una acción de «aprobado con observaciones» y quién confirma que no hay impacto en coste ni en plazo.
Fija el estándar de la comprobación del contratista
Escribe lo que verifica el contratista principal antes de enviar: conformidad con los documentos del contrato, medidas de obra, coordinación con otros gremios y que esté completo. Nombra a quien lo sella.
Fija el plazo de revisión y el escalado
Introduce el plazo de revisión que especifica tu contrato y quién lo vigila. Decide cómo se registra una revisión tardía y cuándo la rama «¿La revisión superó la fecha del registro?» activa un aviso por escrito. Adáptalo a tu contrato en lugar de suponer un plazo fijo.
Define sustituciones y reenvíos
Decide cuántos reenvíos se permiten antes de escalar, si el equipo de diseño puede cobrar por el exceso de revisiones y qué debe incluir una solicitud de sustitución (datos comparativos, precio, plazo de entrega).
Pruébalo con un paquete real
Recorre un submittal que fue bien y otro que fue rechazado o reenviado dos veces. Los pasos que dio la gente y no están en el diagrama son los que hay que añadir.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el proceso de revisión de submittals en construcción?
Es la secuencia por la que el contratista muestra al equipo de diseño lo que propone suministrar e instalar, y el equipo de diseño confirma que cumple los documentos del contrato. El subcontratista prepara el submittal, el contratista principal lo comprueba y lo envía, el arquitecto o ingeniero responsable del proyecto lo revisa con ayuda de especialistas cuando hace falta y se emite una acción de revisión. Según esa acción, el producto se libera, se revisa o se sustituye, y luego se fabrica y se entrega.
¿Qué significan aprobado, aprobado con observaciones y revisar y reenviar?
La redacción exacta y su efecto dependen de tu contrato y del sello que se use. En la práctica habitual, aprobado significa sin objeciones, aprobado con observaciones significa que el trabajo puede avanzar cuando se incorporen las correcciones anotadas, revisar y reenviar significa que el submittal debe corregirse y enviarse de nuevo antes de proseguir, y rechazado significa que no cumple los requisitos. El diagrama encamina cada uno de forma distinta; alinea las etiquetas con tu propio modelo.
¿La aprobación del arquitecto traslada la responsabilidad del contratista?
En general no: muchos modelos de contrato estándar dicen que la revisión es de conformidad general con la intención de diseño y que no libera al contratista de sus obligaciones sobre medidas, coordinación o métodos de construcción. Por eso este diagrama pone una comprobación del contratista antes de la revisión de diseño. Lee tu propio contrato y consulta a un asesor jurídico donde importe.
¿En qué se diferencia un submittal de una RFI?
Un submittal es el contratista proponiendo algo para su aprobación, mientras que una RFI, tratada en /es/templates/proceso-de-rfi-solicitud-de-informacion-en-obra, es el contratista haciendo una pregunta. Una revisión de submittal puede originar RFI, y la respuesta a una RFI puede exigir un submittal nuevo. Llevarlos como registros separados con relojes separados evita confusiones sobre cuál retiene una entrega.
¿Qué pasa cuando la revisión tarda más de lo previsto?
El diagrama pregunta «¿La revisión superó la fecha del registro?» en la fase de liberación. Un exceso lleva a un aviso escrito de retraso, que es el punto de partida de /es/templates/proceso-de-reclamacion-de-ampliacion-de-plazo, porque una revisión tardía puede empujar la fabricación y la entrega. Las fechas del registro y la del envío hacen que ese aviso sea objetivo.
¿Qué debería mostrar el registro de submittals?
El apartado del pliego, la descripción, el subcontratista responsable, la fecha necesaria, la fecha de envío, la fecha de devolución, la acción de revisión, el número de reenvío y la fecha de entrega. Los comentarios en cada paso y el historial de versiones ayudan a ver quién envió y quién selló cada versión.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Diagrama de flujo de inspección y puntos de espera en obra (PPI).
Es un paso de Aprobaciones, inspección y cierre.
Paso 1: Diagrama de flujo de la revisión de submittals en construcción Estás aquí
Plantilla de diagrama de flujo para revisar submittals en obra: registro, comprobación del contratista, revisión del arquitecto y de especialistas, acciones de revisión y reenvíos, aviso de retraso y entrega conforme a lo aprobado.
Paso 2: Diagrama de flujo de inspección y puntos de espera en obra (PPI)
Plantilla de inspección y puntos de espera en obra en diagrama de flujo: aviso, inspección presenciada, no conformidad y disposición, visto bueno del ingeniero, liberación del punto y registro en el dossier de entrega.
Paso 3: Diagrama de flujo de la lista de repasos de obra (de la terminación al cierre)