Freigabe von Ausführungsunterlagen im Bau (Submittal-Prozess)
Vorlage für die Freigabe von Ausführungsunterlagen (Submittals) im Bau: Register, Prüfung des Auftragnehmers, Architekt und Fachplaner, Prüfergebnisse, Neueinreichung, Behinderungsanzeige und Lieferkontrolle.
Was ist freigabe von ausführungsunterlagen im bau (Submittal-Prozess)?
Ein Submittal ist der Nachweis des Auftragnehmers, dass das, was er liefern und einbauen will, den Vertragsunterlagen entspricht: Werkstattzeichnungen für Stahl oder Lüftungskanäle, Produktdaten für eine Tür oder eine Pumpe, Muster einer Oberfläche, Mischungsentwürfe, Prüfberichte, vom Ingenieur gestempelte Berechnungen. Die Leistungsbeschreibung nennt, welche Abschnitte sie verlangen. Das Diagramm begleitet ein Submittal von dieser Anforderung durch das Register, die Erstellung, die eigene Prüfung des Auftragnehmers, die Prüfung des Architekten mit etwaiger Fachplanerbeteiligung, das Prüfergebnis, die Schleifen nach „Überarbeiten und erneut einreichen“ oder einer Ablehnung bis zur Freigabe für Fertigung und Lieferung. Es lohnt sich, weil der größte Teil des Terminrisikos in der Beschaffung in den Lücken zwischen diesen Übergaben steckt.
Diese Fassung unterscheidet sich von allgemeinen Freigabeabläufen wie der Vertragsfreigabe (/de/templates/vertragsfreigabe-prozess) und von Qualitätsprüfungen wie in der Qualitätsprüfung in der Fertigung (/de/templates/qualitaetspruefung-fertigung) in einigen Punkten, die aus der Baupraxis stammen. Geprüft wird vom Architekten oder verantwortlichen Planer, dessen Prüfung auf die Übereinstimmung mit der Planungsabsicht zielt und in der Regel nicht die Verantwortung des Auftragnehmers für Mittel, Methoden und Koordination übernimmt; deshalb steht die eigene Prüfung des Auftragnehmers, „Entspricht den Vertragsunterlagen und den Naturmaßen?“, vor der Weiterleitung. Die Prüfung hat eine festgelegte Dauer, die die Beschaffungsvorlaufzeit auffrisst, daher wird das Register rückwärts vom Bedarfstermin auf der Baustelle aufgebaut. Und das Prüfergebnis hat ein eigenes Vokabular (freigegeben, freigegeben mit Anmerkungen, überarbeiten und erneut einreichen, abgelehnt), das bestimmt, was als Nächstes geschieht. Verträge und Länder verwenden unterschiedliche Begriffe und Stempel, passen Sie die Bezeichnungen also an Ihr eigenes Formular an, statt diese zu übernehmen.
Die Entscheidungen leisten die Arbeit. Die Prüfung des Auftragnehmers hält unvollständige Unterlagen davon ab, Prüfzeit zu verbrauchen. „Fachprüfung nötig?“ leitet Berechnungen und Leistungsdaten an einen Fachprüfer. „Welches Prüfergebnis gilt?“ hat vier Ausgänge: „Freigegeben“ führt direkt zur Freigabe, „Freigegeben mit Anmerkungen“ über den Nachunternehmer, der die Anmerkungen einarbeitet, „Überarbeiten und erneut einreichen“ zurück in die Prüfung des Auftragnehmers, und „Abgelehnt“ ist ein Ausnahmepfad, der ein konformes Produkt oder einen förmlichen Substitutionsantrag verlangt. Schließlich macht „Prüfzeit über das Registerdatum hinaus?“ aus einer langsamen Prüfung eine schriftliche Behinderungsanzeige, die zum Anspruch auf Bauzeitverlängerung (/de/templates/bauzeitverlaengerung-antrag-ablauf) führt, statt eines stillen Verlusts an Puffer. Das Diagramm ist ein Ausgangspunkt, kein Ersatz für Ihren Vertrag oder Rechtsberatung.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Swimlanes (Nachunternehmer / Lieferant, Generalunternehmer, Architekt / verantwortlicher Planer, Fachplaner und Dokumentenmanagement) über fünf Phasen: Vorbereiten, Prüfung des Auftragnehmers, Planungsprüfung, Klären und freigeben sowie Beschaffen
- Ein Registerschritt, der Fälligkeitstermine gegen die Beschaffungsvorlaufzeiten setzt, sodass die Prüfzeit geplant statt entdeckt wird
- Eine eigene Prüfung des Auftragnehmers, „Entspricht den Vertragsunterlagen und den Naturmaßen?“, mit einer Rückschleife zum Nachunternehmer zur Korrektur, bevor die Unterlage weitergeleitet wird
- Planungsprüfung mit einem optionalen Fachzweig, „Fachprüfung nötig?“, für Berechnungen und Leistungsdaten zu Tragwerk, Haustechnik oder Brandschutz
- Eine vierfache Entscheidung „Welches Prüfergebnis gilt?“: freigegeben, freigegeben mit Anmerkungen, überarbeiten und erneut einreichen (zurück in die Prüfung) und abgelehnt (eine Ausnahme, um ein konformes Produkt oder eine Substitution vorzuschlagen)
- Freigabe und Beschaffung: „Prüfzeit über das Registerdatum hinaus?“ mit einem Ausgang zur Behinderungsanzeige, dann Freigabe zur Fertigung und Kontrolle der Lieferung gegen die freigegebene Unterlage
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie bauen ein Freigabeverfahren für ein Projekt auf und müssen klären, wer prüft, wer begutachtet und wer erfasst, bevor die erste Unterlage hinausgeht
- Unterlagen kommen wegen einfacher Fehler zurück, und Sie wollen die Prüfung des Auftragnehmers als echte Schranke mit benanntem Verantwortlichen zeichnen
- Teile mit langer Lieferzeit sind spät, und Sie müssen zeigen, wo Prüfzeit verbraucht wird und wer die Akte hält
- Sie sind Nachunternehmer und fragen, wie Ihre Unterlage läuft, wer sie stempelt und was jeder Stempel bedeutet
- Architekt und Auftragnehmer streiten, was ein Stempel „freigegeben mit Anmerkungen“ erlaubt, und der nächste Schritt soll ausdrücklich sein
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach den Beteiligten Ihres Projekts um
Ersetzen Sie Nachunternehmer / Lieferant, Generalunternehmer, Architekt / verantwortlicher Planer, Fachplaner und Dokumentenmanagement durch die benannten Firmen. Prüft der Architekt alles direkt, entfernen Sie die Fachplanerbahn, statt sie leer zu lassen.
Bauen Sie das Register aus der Leistungsbeschreibung auf
Gehen Sie die Abschnitte der Leistungsbeschreibung durch, listen Sie jede Unterlage auf und ergänzen Sie das Datum, bis zu dem sie freigegeben sein muss, um die Bestellung zu sichern. Rechnen Sie rückwärts vom Bedarfstermin über Fertigungsvorlaufzeit und Prüffrist.
Schreiben Sie Ihre Formulierung für das Prüfergebnis
Ersetzen Sie die vier Prüfergebnisse durch die Stempelformulierung Ihres Vertrags und sagen Sie, was jedes erlaubt. Legen Sie insbesondere fest, ob bei „freigegeben mit Anmerkungen“ die Arbeit fortgesetzt werden darf und wer bestätigt, dass keine Kosten- oder Terminwirkung entsteht.
Legen Sie den Prüfstandard des Auftragnehmers fest
Schreiben Sie auf, was der Generalunternehmer vor der Weiterleitung prüft: Übereinstimmung mit den Vertragsunterlagen, Naturmaße, Abstimmung mit anderen Gewerken und Vollständigkeit. Benennen Sie, wer stempelt.
Legen Sie Prüffrist und Eskalation fest
Tragen Sie die Prüffrist Ihres Vertrags ein und wer sie überwacht. Entscheiden Sie, wie eine verspätete Prüfung festgehalten wird und wann der Zweig „Prüfzeit über das Registerdatum hinaus?“ eine schriftliche Anzeige auslöst. Passen Sie ihn an Ihren Vertrag an, statt eine feste Frist anzunehmen.
Definieren Sie Substitutionen und Neueinreichungen
Entscheiden Sie, wie viele Neueinreichungen bis zur Eskalation zulässig sind, ob das Planungsteam überzählige Prüfungen berechnen darf und was ein Substitutionsantrag enthalten muss (Vergleichsdaten, Preis, Lieferzeit).
Testen Sie es an einem echten Paket
Verfolgen Sie eine Unterlage, die glatt lief, und eine, die abgelehnt oder zweimal neu eingereicht wurde. Schritte, die Beteiligte gegangen sind und die im Diagramm fehlen, sind die, die Sie ergänzen sollten.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Freigabeprozess für Ausführungsunterlagen im Bau?
Es ist die Abfolge, in der der Auftragnehmer dem Planungsteam zeigt, was er liefern und einbauen will, und das Planungsteam die Übereinstimmung mit den Vertragsunterlagen bestätigt. Der Nachunternehmer erstellt die Unterlage, der Generalunternehmer prüft und leitet sie weiter, der Architekt oder verantwortliche Planer prüft sie bei Bedarf mit Fachplanern, und ein Prüfergebnis wird erteilt. Je nach Ergebnis wird das Produkt freigegeben, überarbeitet oder ersetzt und dann gefertigt und geliefert.
Was bedeuten freigegeben, freigegeben mit Anmerkungen und überarbeiten und erneut einreichen?
Wortlaut und Wirkung hängen von Ihrem Vertrag und dem verwendeten Stempel ab. Üblich bedeutet freigegeben, dass keine Einwände bestehen, freigegeben mit Anmerkungen, dass die Arbeit fortgesetzt werden darf, sobald die vermerkten Korrekturen eingearbeitet sind, überarbeiten und erneut einreichen, dass die Unterlage korrigiert und neu gesendet werden muss, bevor weitergearbeitet wird, und abgelehnt, dass sie die Anforderungen nicht erfüllt. Das Diagramm leitet jedes anders; gleichen Sie die Bezeichnungen mit Ihrem eigenen Formular ab.
Überträgt die Freigabe durch den Architekten die Verantwortung vom Auftragnehmer?
Im Allgemeinen nein: Viele Standardverträge sagen, die Prüfung diene der allgemeinen Übereinstimmung mit der Planungsabsicht und entbinde den Auftragnehmer nicht von seinen Pflichten für Maße, Koordination oder Bauverfahren. Deshalb stellt dieses Diagramm eine Prüfung des Auftragnehmers vor die Planungsprüfung. Lesen Sie Ihren eigenen Vertrag und holen Sie rechtlichen Rat ein, wo es darauf ankommt.
Worin unterscheidet sich ein Submittal von einem RFI?
Ein Submittal ist der Vorschlag des Auftragnehmers zur Freigabe, ein RFI (siehe den RFI-Prozess im Bau, /de/templates/rfi-anfrage-bau-prozess) ist eine Frage des Auftragnehmers. Die Prüfung eines Submittals kann RFIs auslösen, und die Antwort auf einen RFI kann ein neues Submittal verlangen. Getrennte Register mit getrennten Fristen verhindern Verwirrung darüber, welches von beiden eine Lieferung aufhält.
Was geschieht, wenn die Prüfung länger dauert als geplant?
Das Diagramm fragt bei der Freigabe „Prüfzeit über das Registerdatum hinaus?“ Eine Überschreitung führt zu einer schriftlichen Behinderungsanzeige, dem Ausgangspunkt für den Anspruch auf Bauzeitverlängerung (/de/templates/bauzeitverlaengerung-antrag-ablauf), denn eine späte Prüfung kann Fertigung und Lieferung verschieben. Registerdaten und Datum der Weiterleitung machen diese Anzeige sachlich belegbar.
Was sollte das Freigaberegister zeigen?
Den Abschnitt der Leistungsbeschreibung, die Beschreibung, den verantwortlichen Nachunternehmer, das Bedarfsdatum, das Sendedatum, das Rückgabedatum, das Prüfergebnis, die Nummer der Neueinreichung und das Lieferdatum. Kommentare zu einzelnen Schritten und ein Versionsverlauf zeigen, wer jede Version gesendet und gestempelt hat.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen übergibt dieser Prozess an Flussdiagramm Prüfung und Haltepunkt am Bau (Prüfplan).
Er ist ein Schritt in Freigaben, Prüfung und Abschluss.
Schritt 1: Freigabe von Ausführungsunterlagen im Bau (Submittal-Prozess) Sie sind hier
Vorlage für die Freigabe von Ausführungsunterlagen (Submittals) im Bau: Register, Prüfung des Auftragnehmers, Architekt und Fachplaner, Prüfergebnisse, Neueinreichung, Behinderungsanzeige und Lieferkontrolle.
Schritt 2: Flussdiagramm Prüfung und Haltepunkt am Bau (Prüfplan)
Vorlage Haltepunkt am Bau als Flussdiagramm: Anzeige, begleitete Prüfung, Abweichung und Behandlung, Gegenzeichnung des Planverfassers, Freigabe des Haltepunkts und Nachweis in der Übergabeakte.
Schritt 3: Flussdiagramm Mängelliste am Bau (von der Abnahme zum Abschluss)