Flowchart for RFI-proces (forespørgsel om oplysninger i byggeri)
Skabelon til RFI-processen i byggeri som flowchart: screening af et spørgsmål fra pladsen, videresendelse til arkitekt eller rådgiver, svarfrister, eskalering ved forsinkelse og overgang til ændringsordre eller forsinkelsesvarsel.
Hvad er flowchart for RFI-proces (forespørgsel om oplysninger i byggeri)?
En RFI (request for information, forespørgsel om oplysninger) er den formelle måde, hvorpå en entreprenør eller underentreprenør beder projekteringsholdet om at afklare, supplere eller rette kontraktgrundlaget. Udløseren er en mangel eller modstrid, man støder på ude på pladsen: to tegninger, der er uenige, en detalje, der ikke går op, et beskrivelsesafsnit, der nævner et produkt, leverandøren ikke længere fremstiller, eller et mål, der ikke passer til det, der faktisk er bygget. Diagrammet følger én RFI fra det øjeblik. Det begynder med en screeningsbeslutning, som overraskende mange spørgsmål dumper, derefter udarbejdelse med skitse og tegningshenvisning, hovedentreprenørens gennemgang og registerposten, der starter svarfristen, arkitektens gennemgang med eventuelt input fra rådgivere eller bygherre, det skriftlige svar, kontrollen af fristen og til sidst beslutningen om, hvorvidt svaret ændrer pris eller tid.
Byggeriets RFI adskiller sig fra almindelig ændringshåndtering, og fra anmodning om projektændring i /da/templates/projekt-aendringsanmodning-proces, på tre måder, som former diagrammet. For det første er det arkitekten eller den ansvarlige rådgiver, der svarer, inden for egen beføjelse og ikke længere: en ændring af omfang eller finish tilhører bygherren, så diagrammet har en bane til bygherrens repræsentant og en beslutning om, hvornår vedkommende skal inddrages. For det andet fastsætter kontrakten som regel en svarfrist, og datoerne for start og slut bliver senere dokumentation; derfor registrerer diagrammet RFI'en med sin frist, før nogen gennemgår den. For det tredje kan svaret være en anvisning, der koster penge eller tid, og derfor slutter processen ikke ved svaret, men ved beslutningen "Ændrer svaret pris eller tid?", hvor et ja fører videre til processen for ændringsordrer i byggeri på /da/templates/aendringsordre-byggeri-proces, og et forsinket svar kan føre til processen for krav om tidsfristforlængelse på /da/templates/fristforlaengelse-byggeri-proces. Kontraktformerne er forskellige (AIA, FIDIC, NEC, JCT og andre har forskellige frister, varselregler og begreber; herhjemme bruges ofte AB 18 eller ABR 18), så betragt fristerne og formuleringerne her som pladsholdere, og tilpas dem til jeres kontrakt.
Fire beslutninger bærer processen. "Er svaret allerede i kontraktgrundlaget?" ligger i underentreprenørens bane, fordi den billigste RFI er den, der aldrig bliver sendt. "Fuldstændig og det rigtige spørgsmål?" er hovedentreprenørens port, og den sender ufuldstændige spørgsmål tilbage til udarbejdelse i stedet for at give dem videre. "Svar inden for den aftalte frist?" er den dokumentansvarliges kontrol, med et undtagelsesspor for et forsinket svar, der eskaleres og registrerer en mulig forsinkelse. Den sidste beslutning fordeler udfaldet i tre: ingen konsekvens, konsekvens, eller et svar, der i virkeligheden ikke afklarede spørgsmålet og derfor vender tilbage til udarbejdelse. Diagrammet er et udgangspunkt for jeres egen procedure og ikke juridisk rådgivning.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Fem swimlanes (Underentreprenør, Hovedentreprenør, Arkitekt / ansvarlig rådgiver, Bygherrens repræsentant og Dokumentansvarlig) fordelt på fire faser: Rejs, Screen og registrér, Besvar og Afslut
- En screeningsbeslutning, "Er svaret allerede i kontraktgrundlaget?", der standser spørgsmål, som tegningerne allerede besvarer, og kun sender en reel mangel eller modstrid videre til udarbejdelse
- En port hos hovedentreprenøren, "Fuldstændig og det rigtige spørgsmål?", der sender tynde RFI'er tilbage efter flere detaljer og samler dubletter, før projekteringsholdet ser dem
- Et registertrin, der registrerer og nummererer RFI'en og starter svarfristen, samt "Svar inden for den aftalte frist?" med et undtagelsesspor for forsinkelse, der registrerer en mulig forsinkelse
- En beslutning om beføjelse, "Kræver afgørelse fra rådgiver eller bygherre?", der skelner mellem det, arkitekten kan besvare, og det, der kræver en rådgiver eller en afgørelse fra bygherren
- En afsluttende beslutning, "Ændrer svaret pris eller tid?", med grene for ingen konsekvens, konsekvens (varsel og prisfastsættelse, overgivet til ændringsordreprocessen) og et uklart svar, der vender tilbage til udarbejdelse
Hvornår du skal bruge skabelonen
- I opretter byggeadministration til et projekt og skal blive enige om, hvem der rejser, screener, besvarer og registrerer RFI'er, før den første dukker op
- Projekteringsholdet klager over RFI'er af ringe kvalitet, eller entreprenøren klager over langsomme svar, og I vil have begge sider tegnet på én side
- I har brug for en holdbar registrering af, hvornår hvert spørgsmål blev stillet og besvaret, fordi der sandsynligvis kommer krav om forsinkelse eller merbetaling på projektet
- En underentreprenør er i tvivl om, om han skal spørge arkitekten direkte eller gå via hovedentreprenøren, og I vil have vejen skrevet ned
- I onboarder en projektingeniør, der ikke tidligere har ført et RFI-register
Sådan fungerer det
Omdøb banerne til jeres parter
Erstat Underentreprenør, Hovedentreprenør, Arkitekt / ansvarlig rådgiver, Bygherrens repræsentant og Dokumentansvarlig med de virksomheder eller roller, der faktisk er på projektet. På et lille job er projektingeniøren også den dokumentansvarlige; læg de baner sammen i stedet for at tegne en overlevering, ingen foretager.
Skriv vejen ind i kontraktens formuleringer
Angiv, hvem der må sende en RFI til projekteringsholdet (som regel kun hovedentreprenøren), hvem der må svare, og om bygherren er i kopi. Når underentreprenører spørger arkitekten direkte, går det uden om registret og er en hyppig kilde til uregistrerede anvisninger.
Fastlæg screeningsstandarden
Definér, hvad en god RFI indeholder: tegningsblad og detaljehenvisning, en skitse eller et foto, det foreslåede løsningsforslag og den dato, hvor arbejdet berøres. Sæt det på beslutningen "Fuldstændig og det rigtige spørgsmål?", så en afvist RFI angiver, hvad der mangler.
Fastsæt svarfristen og uret
Indtast den svarfrist, jeres kontrakt eller beskrivelsens afsnit 01 fastsætter, og som kan være en anden for hastesager, og skriv præcis, hvornår den starter, og hvem der registrerer den. Tilpas til jeres kontrakt; kopiér ikke fristerne fra en anden kontraktform.
Definér eskaleringen ved forsinkede svar
Beslut, hvem der underrettes på hvilket tidspunkt og hvordan, og hvad der skrives i registret. Tjek kontrakten for varsler, der skal gives, mens en forsinkelse står på, og henvis til processen for krav om tidsfristforlængelse.
Sig, hvornår svaret bliver til en ændring
Skriv testen for "Ændrer svaret pris eller tid?": hvem der prisfastsætter, inden for hvor mange dage efter kendskabet, og hvor ændringsordren begynder. Registrér også, hvem der accepterer et svar uden konsekvens.
Gennemgå den med tidligere RFI'er
Følg to RFI'er fra et nyligt projekt gennem diagrammet, én der blev besvaret uden problemer, og én der endte i en strid. Alt, hvad folk gjorde, og som ikke er tegnet, eller som er tegnet og sprunget over, er det, I skal rette, før I deler diagrammet.
Ofte stillede spørgsmål
Hvilke trin består en RFI-proces i byggeri af?
Et spørgsmål fra pladsen tjekkes først mod kontraktgrundlaget. Er det en reel mangel eller modstrid, udarbejdes det med skitse og tegningshenvisning, hovedentreprenøren gennemgår det for fuldstændighed, det registreres med nummer og svarfrist, arkitekten eller den ansvarlige rådgiver gennemgår det, og om nødvendigt henvises det til en rådgiver eller bygherren. Et skriftligt svar udsendes, kontrolleres mod svarfristen, udsendes til fagene og vurderes derefter for konsekvens for pris eller tid. Er der ingen, bygger entreprenøren efter svaret, og RFI'en lukkes; er der en, starter varsel og prisfastsættelse ændringsordreprocessen.
Hvem besvarer en RFI: arkitekten, rådgiveren eller bygherren?
Det afhænger af, hvad spørgsmålet berører. Arkitekten eller den ansvarlige rådgiver svarer inden for projektets intention, konstruktions- og installationsrådgivere svarer på deres egne fagområder, og bygherren afgør alt, hvad der ændrer omfang, kvalitet eller pris. Derfor har diagrammet en beslutning om "Kræver afgørelse fra rådgiver eller bygherre?" og en bane til bygherrens repræsentant. Jeres kontrakt angiver, hvem der har ret til at give anvisninger; følg den frem for diagrammet, hvor de er uenige.
Hvor lang tid må et RFI-svar tage?
Svarfristen er et kontraktforhold: nogle kontraktformer nævner et antal dage, andre henviser til tidsplanen eller til rimelig tid. Diagrammet fastsætter ikke et tal. Det sørger for, at datoen for afsendelsen og datoen for svaret bliver registreret, og det har et spor for forsinkede svar, så et sent svar eskaleres og noteres i stedet for at blive opdaget til sidst i projektet.
Er en RFI det samme som en ændringsordre?
Nej. En RFI er et spørgsmål og et svar; en ændringsordre er en aftalt ændring af pris eller tid. Et svar kan skabe behov for en, og derfor slutter diagrammet med en beslutning om pris eller tid, der overgiver til processen for ændringsordrer i byggeri på /da/templates/aendringsordre-byggeri-proces. Betragt ikke en arkitekts svar som tilladelse til at bruge ekstra penge, medmindre jeres kontrakt siger det.
Hvad er forskellen på dette og en almindelig anmodning om projektændring?
Det generelle forløb i /da/templates/projekt-aendringsanmodning-proces forudsætter én organisation, der gennemgår og godkender en ændring. En RFI i byggeri krydser kontraktgrænser: spørgsmålet går gennem entreprenøren, svaret kommer fra en projekterende med begrænset beføjelse, og kontraktens varsel- og svarfrister gælder. Det er de forskelle, der giver denne version sit register, sit ur og sin beslutning om beføjelse.
Hvad bør et RFI-register indeholde?
Som minimum nummeret, afsendelsesdatoen, spørgsmålet og tegningshenvisningen, den dato svaret forfalder, datoen for modtagelsen, hvem der svarede, selve svaret, og om det er markeret som påvirkende pris eller tid. Versionshistorik og kommentarer på hvert trin hjælper holdet med at se, hvem der ændrede hvad og hvornår.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder sender denne proces videre til Flowchart for ændringsordre i byggeri (fra varsel til betaling).
Den er ét trin i Kontraktadministration.
Trin 1: Flowchart for RFI-proces (forespørgsel om oplysninger i byggeri) Du er her
Skabelon til RFI-processen i byggeri som flowchart: screening af et spørgsmål fra pladsen, videresendelse til arkitekt eller rådgiver, svarfrister, eskalering ved forsinkelse og overgang til ændringsordre eller forsinkelsesvarsel.
Trin 2: Flowchart for ændringsordre i byggeri (fra varsel til betaling)
Skabelon til ændringsordre i byggeri som flowchart: skriftligt varsel, anmodning om tilbud, underentreprenørens pris, arkitektens gennemgang, bygherrens godkendelse, direktiver uden pris, tillæg til underentreprisen og betaling.
Trin 3: Flowchart for acontobetaling i byggeri (betalingsansøgning)