Flussdiagramm Abschlagszahlung am Bau (Zahlungsantrag)
Vorlage Abschlagszahlung am Bau als Flussdiagramm: Zahlungsantrag zur Wertaufstellung, Aufmaß, Bescheinigung, Einwände, Sicherheitseinbehalt, Verzugsanzeige und Weitergabe an Nachunternehmer.
Was ist flussdiagramm abschlagszahlung am bau (zahlungsantrag)?
Eine Abschlagszahlung ist die in der Regel monatliche Zahlung des Auftraggebers für den Wert der Leistung, die der Auftragnehmer seit der letzten Zahlung eingebaut hat. Auslöser ist ein Abrechnungsstichtag, und der Antrag baut auf der zu Beginn vereinbarten Wertaufstellung auf: Jede Zeile ist ein bepreister Teil des Auftrags, und der Antrag gibt für jede an, zu wie viel Prozent sie fertig ist, dazu genehmigte Nachträge und, soweit der Vertrag es erlaubt, auf oder außerhalb der Baustelle gelagerte Stoffe. Das Diagramm folgt einem Zyklus von Anfang bis Ende: der Antrag mit Freistellungserklärungen und Nachweisen, das Aufmaß der ausgeführten Leistung, die Baustellenbegehung und Bescheinigung durch die Bescheinigungsstelle, die Prüfung von Sicherheitseinbehalt und früheren Zahlungen durch den Auftraggeber, die Zahlungsfreigabe, die Weitergabe des Geldes an Nachunternehmer und Lieferanten und der Punkt, an dem der Sicherheitseinbehalt fällig wird.
Von einer gewöhnlichen Rechnungsfreigabe oder den Abläufen in /de/templates/vertragsfreigabe-prozess und /de/templates/aenderungsantrag-projekt-prozess unterscheidet sich das, weil der Vertrag Takt und Rollen festlegt. Ein Architekt oder Ingenieur oder eine benannte Bescheinigungsstelle bescheinigt, und die Bescheinigung ist eine fachliche Erklärung, kein Abgleich in der Kreditorenbuchhaltung. Von jeder Zahlung wird ein Sicherheitseinbehalt zurückgehalten, dessen Freigabe an Meilensteine statt an eine Rechnung gebunden ist. Fristen für den Einwand gegen einen Betrag oder die Rüge verspäteter Zahlung sind oft streng, und eine versäumte Anzeige kann ändern, was den Parteien zusteht. Ob nach VOB/B, AIA, FIDIC, NEC, JCT oder einem eigenen Vertrag gearbeitet wird: Die Namen der Unterlagen und die Zahl der Tage unterscheiden sich, verstehen Sie das Diagramm also als Struktur zum Anpassen an Ihren Vertrag, nicht als Rechtsberatung. Genehmigte Änderungen kommen aus dem Ablauf für Nachträge am Bau (/de/templates/nachtragsmanagement-bau-prozess), und Leistungen, die bei der Abnahme nicht akzeptiert werden, landen in der Mängelliste (/de/templates/maengelliste-bau-ablauf) oder im Ablauf der Prüfung an Haltepunkten (/de/templates/pruefung-haltepunkt-bau-ablauf).
Fünf Entscheidungen tragen den Zyklus. „Stimmen Mengen und Prozentsätze überein?“ ist die Prüfung des Aufmaßes, und einen überhöhten Antrag mit Begründung zurückzugeben ist billiger, als die Bescheinigung später zu bestreiten. „Entspricht die Leistung den Vertragsunterlagen?“ entscheidet, ob die Bescheinigungsstelle etwas für mangelhafte Leistung einbehält. „Wird der bescheinigte Betrag bestritten?“ liegt beim Vertreter des Auftraggebers, weil die schriftliche Anzeige, nicht der Streit, die Stellung des Auftraggebers schützt. „Zahlung rechtzeitig eingegangen?“ führt zum Rechtsbehelf des Auftragnehmers, und „Ist der Sicherheitseinbehalt freizugeben?“ schickt den Zyklus entweder zum nächsten Stichtag zurück oder schließt die Abrechnung. Verzögerungen durch späte Zahlung des Auftraggebers können in eine Bauzeitverlängerung (/de/templates/bauzeitverlaengerung-antrag-ablauf) einfließen, halten Sie die Daten also fest.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- Fünf Swimlanes (Auftragnehmer, Kostenermittlung des Auftraggebers, Architekt / Ingenieur, Vertreter des Auftraggebers und Kreditorenbuchhaltung des Auftraggebers) über fünf Phasen: Antrag, Aufmaß, Bescheinigung, Prüfung und Zahlung sowie Weitergabe und Abschluss
- Ein Antragsschritt, der seine Belege mitführt: „Zahlungsantrag anhand der Wertaufstellung erstellen“, gefolgt von „Freistellungs- und Lohnnachweise sowie Belege für gelagerte Stoffe beifügen“
- Ein Prüftor für das Aufmaß, „Stimmen Mengen und Prozentsätze überein?“, dessen Zweig „Überhöht“ zu „Abweichungen markieren und mit Begründung an den Auftragnehmer zurückgeben“ führt und zum Antrag zurückläuft
- Die zwei Schritte der Bescheinigungsstelle: „Entspricht die Leistung den Vertragsunterlagen?“ mit einem Zweig, der den Wert mangelhafter Leistung einbehält, und „Zahlungsbescheinigung ausstellen“
- Ein Abschnitt zu Einwand und Zahlung: „Wird der bescheinigte Betrag bestritten?“, eine Ausnahme zur schriftlichen Anzeige bestrittener Positionen und „Zahlung rechtzeitig eingegangen?“ mit einer Verzugsanzeige, die zur selben Entscheidung zurückführt
- Weitergabe und Sicherheitseinbehalt: Zahlung an Nachunternehmer, Aktualisierung des Kostenberichts und „Ist der Sicherheitseinbehalt freizugeben?“, was entweder in die nächste Abrechnungsperiode läuft oder bei „Sicherheitseinbehalt freigegeben und Schlusszahlung abgeschlossen“ endet
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Sie legen für ein neues Projekt die monatliche Routine der Zahlungsanträge fest und wollen, dass Auftragnehmer, Bescheinigungsstelle und Auftraggeber vor dem ersten Stichtag klären, wer was tut
- Anträge kommen verspätet zurück oder werden bestritten, und Sie müssen sehen, wo Aufmaß und Bescheinigung tatsächlich stattfinden
- Sie sind Auftragnehmer oder Nachunternehmer und dokumentieren die Freistellungserklärungen und Nachweise, die jedem Antrag beiliegen müssen
- Ein Vertreter des Auftraggebers will für jeden Zeitraum nachvollziehbar belegen, was bescheinigt, einbehalten und bezahlt wurde
- Sie schulen einen Projektbuchhalter oder jungen Kostenermittler darin, wie Zahlung, Sicherheitseinbehalt und Anzeigen zusammenhängen
So funktioniert es
Benennen Sie die Bahnen nach Ihren Parteien um
Ersetzen Sie die Bahnennamen durch die Rollen Ihres Vertrags. Bei einem Design-and-Build-Projekt kann die Bahn von Architekt und Ingenieur der Berater des Auftraggebers sein, und auf einer kleineren Baustelle kann eine Person zugleich Kostenermittler und Vertreter des Auftraggebers sein. Führen Sie Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die niemand macht.
Legen Sie Stichtag und Wertaufstellung fest
Schreiben Sie den monatlichen Stichtag, die Form der Wertaufstellung und die genehmigende Stelle auf. Halten Sie fest, wie gelagerte Stoffe und genehmigte Änderungen angesetzt werden, denn diese Positionen verursachen die meisten Auseinandersetzungen.
Listen Sie die Nachweise auf
Benennen Sie die Freistellungserklärungen, Lohnnachweise, Versicherungsbescheinigungen und Bürgschaften, die Vertrag oder örtliches Recht mit jedem Antrag verlangen, und wer jeweils unterzeichnet.
Notieren Sie die Antwort- und Zahlungsfristen
Übernehmen Sie die Tage des Vertrags für die Bescheinigung, die Zahlung nach der Bescheinigung und die Anzeige eines Einwands. Tragen Sie sie in die Kommentare der jeweiligen Schritte ein und passen Sie jede Zahl an Ihren eigenen Vertrag an.
Definieren Sie den Sicherheitseinbehalt und seine Freigabe
Nennen Sie den Prozentsatz, ob er nach einem Meilenstein sinkt und was für die Freigabe gelten muss: Abnahme, Ablauf der Mängelfrist, Schlussbescheinigung oder Austausch gegen eine Bürgschaft.
Entscheiden Sie, wie ein abgelehnter Antrag aussieht
Legen Sie fest, ob ein überhöhter Antrag ganz zurückgegeben oder mit niedrigerem Betrag bescheinigt wird und wer die Gründe schreibt. Das ist die Schleife im Diagramm.
Gehen Sie es an zwei echten Zeiträumen durch
Verfolgen Sie einen glatten und einen bestrittenen Monat durch das Diagramm. Jeder Schritt, den Leute beschreiben, der aber nicht gezeichnet ist, oder der gezeichnet ist und in der Praxis übersprungen wird, ist ein Befund, dem Sie nachgehen sollten.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte hat eine Abschlagszahlung am Bau?
Zum Stichtag erstellt der Auftragnehmer einen Zahlungsantrag zur Wertaufstellung mit Freistellungserklärungen und Nachweisen. Die Kostenermittlung des Auftraggebers misst die ausgeführte Leistung auf und stimmt zu oder gibt den Antrag mit Begründung zurück. Der Architekt oder Ingenieur begeht die Baustelle, behält Mangelhaftes ein und stellt eine Zahlungsbescheinigung aus. Der Vertreter des Auftraggebers prüft sie gegen Sicherheitseinbehalt und frühere Zahlungen, ein Einwand wird innerhalb der Vertragsfrist schriftlich angezeigt, und die Kreditorenbuchhaltung gibt die Zahlung abzüglich Sicherheitseinbehalt frei. Danach bezahlt der Auftragnehmer Nachunternehmer und Lieferanten, und der Sicherheitseinbehalt wird freigegeben, wenn die Bedingungen des Vertrags erfüllt sind.
Was ist ein Sicherheitseinbehalt und warum steht er im Ablauf?
Der Sicherheitseinbehalt ist ein Prozentsatz jeder Zahlung, den der Auftraggeber als Sicherheit dafür zurückhält, dass die Arbeit fertiggestellt und Mängel beseitigt werden. Er erscheint im Prüfschritt, weil er von jeder Zahlung abgezogen wird, und am Ende erneut, weil seine Freigabe von Meilensteinen wie der Abnahme abhängt. Prozentsätze, Reduzierungen und Freigabetermine richten sich nach Vertrag und örtlichem Recht.
Wie unterscheidet sich das von einer normalen Rechnungsfreigabe?
Eine Rechnungsfreigabe gleicht eine Rechnung mit einer Bestellung ab. Eine Abschlagszahlung ist eine gemessene Bewertung ausgeführter Leistung, bescheinigt durch einen unabhängigen Fachmann, mit vertraglich festgelegten Anzeige- und Zahlungsfristen und einem Einbehalt. Rollen und Fristen zählen mehr als die Rechnerei.
Gilt das Diagramm für VOB-, AIA-, FIDIC-, NEC- oder JCT-Verträge?
Es ist eine allgemeine Struktur, die zum Aufbau der meisten dieser Verträge passt, doch Bezeichnungen der Unterlagen, Rollen der Bescheinigungsstelle und jede Zahl von Tagen unterscheiden sich. Verstehen Sie es als Ausgangspunkt und prüfen Sie jeden Schritt gegen Ihren eigenen Vertrag. Es ist keine Rechtsberatung.
Kann ich es auch für Zahlungen an Nachunternehmer verwenden?
Ja. Benennen Sie die Bahnen so um, dass der Hauptunternehmer die Rolle des Auftraggebers und der Nachunternehmer die des Auftragnehmers übernimmt, und verwenden Sie die Zahlungsbedingungen des Nachunternehmervertrags. Klauseln, nach denen erst gezahlt wird, wenn der Hauptunternehmer selbst Geld erhält, werden je nach Ort unterschiedlich behandelt, lesen Sie also Ihre.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Nachtragsprozess im Bau als Flussdiagramm (von der Anzeige bis zur Zahlung).
Er ist ein Schritt in Vertragsabwicklung.
Schritt 1: RFI-Prozess als Flussdiagramm (Anfrage zur Klärung im Bau)
Schritt 2: Nachtragsprozess im Bau als Flussdiagramm (von der Anzeige bis zur Zahlung)
Nachtragsvorlage für den Bau als Flussdiagramm: schriftliche Anzeige, Angebotsaufforderung, Nachunternehmerpreise, Prüfung durch den Architekten, Freigabe, Anordnung ohne Preis, Nachunternehmer-Nachtrag und Zahlung.
Schritt 3: Flussdiagramm Abschlagszahlung am Bau (Zahlungsantrag) Sie sind hier
Vorlage Abschlagszahlung am Bau als Flussdiagramm: Zahlungsantrag zur Wertaufstellung, Aufmaß, Bescheinigung, Einwände, Sicherheitseinbehalt, Verzugsanzeige und Weitergabe an Nachunternehmer.