So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm

So funktioniert es

1. Notieren Sie die Rollen, bevor Sie die Schritte notieren

   Schreiben Sie jede Gruppe auf, die etwas tun muss, und fassen Sie zusammen, bis vier oder fünf übrig bleiben. Fassen Sie nach Verantwortung zusammen: Wenn zwei Namen immer gemeinsam handeln und gemeinsam angemahnt würden, sind sie eine Bahn. Eine Bahn je Person garantiert, dass das Diagramm beim nächsten Stellenwechsel falsch ist.

2. Benennen Sie die Phasen entlang der oberen Kante

   Die Phasen sind die horizontalen Bahnen — die Abschnitte des Prozesses, etwa Prüfung, Bereitstellung, Erster Arbeitstag. Sie geben ein Gefühl für den zeitlichen Ablauf, ohne einen Terminplan vorzutäuschen, und sie machen sichtbar, wenn eine Phase doppelt so viel Arbeit trägt wie die übrigen.

3. Tippen Sie die Schritte als Zeilen und füllen Sie beide Bahnspalten

   In QueryChart trägt jede Zeile eine Horizontale Bahn (die Phase) und eine Vertikale Bahn (den Verantwortlichen). Öffnen Sie die Tabellenansicht unter dem Beispiel oben und sehen Sie es sich an: Ein Swimlane-Diagramm ist eine ganz normale Tabelle mit zwei zusätzlichen Spalten, und das Layout wird daraus abgeleitet, statt mit der Maus zurechtgeschoben zu werden.

4. Setzen Sie jeden Schritt in die Bahn, die die Arbeit leistet

   Die Probe lautet: Wer würde angemahnt, wenn der Schritt zu spät käme? Nicht, wer sich dafür interessiert, nicht, wer darüber berichtet — wer ihn ausführt. Schritte, die in der Bahn dessen geparkt werden, der am lautesten klagt, sind der Grund, warum Swimlane-Diagramme still und leise aufgegeben werden.

5. Sehen Sie sich jede einzelne Kreuzung genau an

   Jede Linie, die eine Bahngrenze überquert, ist eine Übergabe, und an Übergaben bleiben Prozesse stehen. Fragen Sie bei jeder davon, wie die empfangende Bahn erfährt, dass Arbeit auf sie wartet — ein Ticket, eine E-Mail, eine gemeinsame Warteschlange oder gar nichts. „Gar nichts“ ist ein Befund, und meist ist es genau der Befund, auf den es ankommt.

6. Prüfen Sie die Balance der Bahnen und geben Sie das Diagramm in die Runde

   Eine Bahn mit einem einzigen Kasten muss vielleicht gar nicht existieren; eine Bahn mit fünfzehn sind wahrscheinlich drei Rollen unter einem Hut. Passen Sie an und teilen Sie das Diagramm dann mit jedem Bahnverantwortlichen und holen Sie dessen Freigabe ein — damit das Diagramm etwas ist, dem die Teams zugestimmt haben, und nicht etwas, das eine einzelne Person über sie gezeichnet hat.

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen einem Swimlane-Diagramm und einem Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm zeigt Reihenfolge und Logik. Ein Swimlane-Diagramm zeigt dieselbe Reihenfolge, aufgeteilt danach, wer jeden Schritt ausführt — so werden Verantwortung und Übergaben sichtbar. Jedes Swimlane-Diagramm ist ein Flussdiagramm; erst die Bahnen machen daraus ein Bild einer Organisation statt nur ein Bild eines Verfahrens. Bleibt ein Prozess innerhalb eines Teams, bringen Bahnen nichts — setzen Sie sie in dem Moment ein, in dem er eine Grenze überschreitet.

Sollten Swimlanes waagerecht oder senkrecht verlaufen?

Üblich sind waagerechte Bahnen mit einem Ablauf von links nach rechts; das lesen die meisten Menschen am leichtesten. QueryChart nutzt beide Achsen zugleich: senkrechte Bahnen für die Verantwortlichen und waagerechte Bahnen für die Phasen des Prozesses. Diese Kombination zeigt gleichzeitig, wer handelt und wie weit der Vorgang fortgeschritten ist, ohne dass eine der beiden Dimensionen allein aus der Position erschlossen werden muss.

Wie viele Swimlanes sollte ein Diagramm haben?

Vier oder fünf. Zwei oder drei sind verbreitet und für einen Prozess, der eine einzige Grenze überschreitet, völlig ausreichend. Ab etwa fünf überlappen sich die Kreuzungen so stark, dass es Mühe kostet, einem einzelnen Pfad zu folgen. Die Abhilfe ist selten eine größere Zeichenfläche, sondern ein engerer Zuschnitt: Teilen Sie den Prozess an einer natürlichen Übergabe und geben Sie jeder Hälfte ein eigenes Diagramm, wobei die Übergabe selbst das Ende des einen und der Anfang des anderen ist.

Wohin gehören externe Beteiligte wie Lieferanten oder Kunden?

In eine eigene Bahn, sobald ihre Handlung Teil des Ablaufs ist. Ein Lieferant, der eine Rechnung einreicht, ein Kunde, der die Lösung einer Beschwerde bestätigt, ein Kandidat, der ein Angebot annimmt — auf diese Schritte wartet der Prozess, und wer sie in einer internen Bahn versteckt, macht die Wartezeit unsichtbar. Eine eigene Bahn zeigt zudem, wie viel Ihrer Durchlaufzeit in Wahrheit gar nicht Ihre eigene ist.