So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm
So erstellen Sie ein Swimlane-Diagramm: Bahnen nach Verantwortung wählen, jeden Schritt in die ausführende Bahn setzen und jeden Bahnwechsel als sichtbare Übergabe zeichnen. Mit Live-Beispiel.
Ein Swimlane-Diagramm ist ein Prozessdiagramm, aufgeteilt nach Verantwortlichen: Jede Bahn gehört zu einer Rolle oder einem Team, jeder Schritt liegt in der Bahn, die ihn ausführt, und jede Kreuzung zwischen zwei Bahnen ist eine Übergabe.
Kurz gesagt
- Eine Bahn je verantwortlicher Rolle: nicht je Person und nicht je Abteilung.
- Vier bis fünf Bahnen sind die Grenze der Lesbarkeit; darüber teilen Sie den Prozess.
- Ein Schritt gehört in die Bahn, die ihn ausführt, nicht in die, der man ihn anlastet.
- Jede Linie über eine Bahngrenze ist eine Übergabe: dort liegt die Wartezeit.
- In QueryChart sind die Bahnen zwei Tabellenspalten: Verantwortlicher und Phase.
Wozu die Bahnen wirklich da sind
Ein Swimlane-Diagramm beantwortet eine Frage, die ein einfaches Flussdiagramm nicht beantworten kann: Wer hat den Vorgang gerade in der Hand? Das ist entscheidend, denn operative Prozesse scheitern selten innerhalb eines Schritts. Sie scheitern zwischen den Schritten: in der Lücke, in der ein Team fertig ist und das nächste noch nicht begonnen hat, und in der es niemandem auffällt, weil die eigene Checkliste jedes Teams vollständig aussieht. Wer den Ablauf in Bahnen aufteilt, macht genau diese Lücken zum Auffälligsten auf der Seite.
Die Bahnen sind die eigentliche Entwurfsentscheidung. Wählen Sie sie nach Verantwortung, nicht nach Organigramm: eine Bahn je Gruppe, die für den Abschluss eines Schritts in die Pflicht genommen werden kann: in der Regel eine Rolle oder eine Funktion, nicht eine Person und nicht eine Abteilung. Vier bis fünf Bahnen sind die praktische Obergrenze; darüber verknäueln sich die Kreuzungen und das Diagramm hört auf, lesbar zu sein. Das ist ein Signal, den Prozess zu teilen, und nicht, die Schriftgröße zu verkleinern.
Die Swimlanes von QueryChart laufen auf zwei Achsen gleichzeitig. Die vertikalen Bahnen sind die Verantwortlichen, die horizontalen Bahnen die Phasen des Prozesses; ein Schritt wird also platziert, indem Sie beides benennen. Das Beispiel unten ist ein echter Mitarbeiter-Onboarding-Prozess über vier Verantwortliche und sechs Phasen: genau der Prozess, der in den meisten Unternehmen aus vier getrennten Checklisten besteht, die alle am selben Morgen fertig sein müssen.
So entsteht ein Swimlane-Diagramm
Ein funktionsübergreifender Onboarding-Prozess über vier Verantwortungsbahnen und sechs Phasen. Jede Stufe unten ergänzt das Arbeitspaket einer Bahn, und eine Übergabe.
In einer einzigen Bahn beginnen
Nur die Personalabteilung, in der Phase Angebot und Vertrag. Eine Bahn erscheint erst, wenn ihr ein Schritt zugewiesen ist; bis dahin sieht das Diagramm aus wie ein ganz gewöhnliches Flussdiagramm, und genau das ist es auch, solange die Arbeit nicht den Besitzer wechselt.
Die Entscheidung in die Bahn legen, der sie gehört
Die Hintergrundprüfung liegt bei der Personalabteilung, die Ausnahme jedoch nicht: Sie gehört der einstellenden Führungskraft, also steht die Raute in deren Bahn. Entscheidungen landen am leichtesten in der falschen Bahn, und genau dieser Fehler löst später den Streit darüber aus, wer eigentlich hätte handeln müssen.
Die Übergabe ist der eigentliche Punkt
Die Bereitstellung fällt in die IT und danach in das Facility Management, und nun sind die beiden Kreuzungen sichtbar, die über den ersten Arbeitstag entscheiden. Beachten Sie den Rückfallweg: Ausstattung, die nicht rechtzeitig eintrifft, führt zu einem Leihgerät, statt den neuen Kollegen ohne Laptop dastehen zu lassen.
Die Arbeit läuft über die Bahnen zurück
Der erste Arbeitstag verläuft von der Personalabteilung zur IT und wieder zurück, danach liegt die erste Woche bei der einstellenden Führungskraft. Übergaben gehen in einem echten Prozess in beide Richtungen; ein Diagramm, in dem Arbeit ausschließlich nach unten fließt, ist meist das Diagramm eines Wunsches.
Jede Bahn schließt ihre eigenen Zweige ab
Die Probezeit endet in der Bahn der einstellenden Führungskraft mit zwei Ergebnissen: Übernahme oder Verlängerung mit Unterstützungsplan. Jede Bahn sollte ihre eigene Arbeit zu Ende bringen, statt eine Linie in die Bahn einer anderen auslaufen zu lassen.
So funktioniert es
Notieren Sie die Rollen, bevor Sie die Schritte notieren
Schreiben Sie jede Gruppe auf, die etwas tun muss, und fassen Sie zusammen, bis vier oder fünf übrig bleiben. Fassen Sie nach Verantwortung zusammen: Wenn zwei Namen immer gemeinsam handeln und gemeinsam angemahnt würden, sind sie eine Bahn. Eine Bahn je Person garantiert, dass das Diagramm beim nächsten Stellenwechsel falsch ist.
Benennen Sie die Phasen entlang der oberen Kante
Die Phasen sind die horizontalen Bahnen: die Abschnitte des Prozesses, etwa Prüfung, Bereitstellung, Erster Arbeitstag. Sie geben ein Gefühl für den zeitlichen Ablauf, ohne einen Terminplan vorzutäuschen, und sie machen sichtbar, wenn eine Phase doppelt so viel Arbeit trägt wie die übrigen.
Tippen Sie die Schritte als Zeilen und füllen Sie beide Bahnspalten
In QueryChart trägt jede Zeile eine Horizontale Bahn (die Phase) und eine Vertikale Bahn (den Verantwortlichen). Öffnen Sie die Tabellenansicht unter dem Beispiel oben und sehen Sie es sich an: Ein Swimlane-Diagramm ist eine ganz normale Tabelle mit zwei zusätzlichen Spalten, und das Layout wird daraus abgeleitet, statt mit der Maus zurechtgeschoben zu werden.
Setzen Sie jeden Schritt in die Bahn, die die Arbeit leistet
Die Probe lautet: Wer würde angemahnt, wenn der Schritt zu spät käme? Nicht, wer sich dafür interessiert, nicht, wer darüber berichtet: wer ihn ausführt. Schritte, die in der Bahn dessen geparkt werden, der am lautesten klagt, sind der Grund, warum Swimlane-Diagramme still und leise aufgegeben werden.
Sehen Sie sich jede einzelne Kreuzung genau an
Jede Linie, die eine Bahngrenze überquert, ist eine Übergabe, und an Übergaben bleiben Prozesse stehen. Fragen Sie bei jeder davon, wie die empfangende Bahn erfährt, dass Arbeit auf sie wartet: ein Ticket, eine E-Mail, eine gemeinsame Warteschlange oder gar nichts. „Gar nichts“ ist ein Befund, und meist ist es genau der Befund, auf den es ankommt.
Prüfen Sie die Balance der Bahnen und geben Sie das Diagramm in die Runde
Eine Bahn mit einem einzigen Kasten muss vielleicht gar nicht existieren; eine Bahn mit fünfzehn sind wahrscheinlich drei Rollen unter einem Hut. Passen Sie an und teilen Sie das Diagramm dann mit jedem Bahnverantwortlichen und holen Sie dessen Freigabe ein, damit das Diagramm etwas ist, dem die Teams zugestimmt haben, und nicht etwas, das eine einzelne Person über sie gezeichnet hat.
Häufige Fehler
Bahnen aus dem Organigramm kopiert
Abteilungen sind keine Verantwortlichen. „Operations“ als Bahn verbirgt die drei Teams darin, die einander tatsächlich Arbeit übergeben, und am Ende enthält das Diagramm keine einzige sichtbare Übergabe mehr: also genau die Information, für die ein Swimlane-Diagramm existiert.
Eine Bahn je Person
Benennen Sie Rollen, keine Menschen. Menschen wechseln die Stelle; der Prozess soll sie überdauern. Außerdem verhindert es, dass das Diagramm zu einem Dokument über Einzelpersonen wird, und genau das macht die Durchsicht unangenehm.
Neun Bahnen
Ab etwa fünf dominieren die Kreuzungen, und niemand kann einen Pfad noch verfolgen. Entweder ist der Zuschnitt zu weit (teilen Sie ihn in zwei Prozesse mit einer definierten Übergabe), oder mehrere Bahnen sind in Wahrheit eine.
Entscheidungen in der falschen Bahn
Eine Entscheidung gehört dem, der sie trifft, und das ist oft nicht der, der die Unterlagen vorbereitet hat. Wer das verwechselt, zeichnet am Ende ein Diagramm, das nahelegt, ein Sachbearbeiter genehmige seine eigene Arbeit.
Erstellen Sie Ihr eigenes Swimlane-Diagramm
Öffnen Sie das Onboarding-Beispiel als eigenes Diagramm, benennen Sie die Bahnen nach Ihren Teams und ersetzen Sie die Schritte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Swimlane-Diagramm und einem Flussdiagramm?
Ein Flussdiagramm zeigt Reihenfolge und Logik. Ein Swimlane-Diagramm zeigt dieselbe Reihenfolge, aufgeteilt danach, wer jeden Schritt ausführt: so werden Verantwortung und Übergaben sichtbar. Jedes Swimlane-Diagramm ist ein Flussdiagramm; erst die Bahnen machen daraus ein Bild einer Organisation statt nur ein Bild eines Verfahrens. Bleibt ein Prozess innerhalb eines Teams, bringen Bahnen nichts: setzen Sie sie in dem Moment ein, in dem er eine Grenze überschreitet.
Sollten Swimlanes waagerecht oder senkrecht verlaufen?
Üblich sind waagerechte Bahnen mit einem Ablauf von links nach rechts; das lesen die meisten Menschen am leichtesten. QueryChart nutzt beide Achsen zugleich: senkrechte Bahnen für die Verantwortlichen und waagerechte Bahnen für die Phasen des Prozesses. Diese Kombination zeigt gleichzeitig, wer handelt und wie weit der Vorgang fortgeschritten ist, ohne dass eine der beiden Dimensionen allein aus der Position erschlossen werden muss.
Wie viele Swimlanes sollte ein Diagramm haben?
Vier oder fünf. Zwei oder drei sind verbreitet und für einen Prozess, der eine einzige Grenze überschreitet, völlig ausreichend. Ab etwa fünf überlappen sich die Kreuzungen so stark, dass es Mühe kostet, einem einzelnen Pfad zu folgen. Die Abhilfe ist selten eine größere Zeichenfläche, sondern ein engerer Zuschnitt: Teilen Sie den Prozess an einer natürlichen Übergabe und geben Sie jeder Hälfte ein eigenes Diagramm, wobei die Übergabe selbst das Ende des einen und der Anfang des anderen ist.
Wohin gehören externe Beteiligte wie Lieferanten oder Kunden?
In eine eigene Bahn, sobald ihre Handlung Teil des Ablaufs ist. Ein Lieferant, der eine Rechnung einreicht, ein Kunde, der die Lösung einer Beschwerde bestätigt, ein Kandidat, der ein Angebot annimmt: auf diese Schritte wartet der Prozess, und wer sie in einer internen Bahn versteckt, macht die Wartezeit unsichtbar. Eine eigene Bahn zeigt zudem, wie viel Ihrer Durchlaufzeit in Wahrheit gar nicht Ihre eigene ist.
