Einen Geschäftsprozess End-to-End abbilden
So bilden Sie einen Geschäftsprozess End-to-End ab: Grenzen festlegen, die Ausführenden befragen, den Ist-Zustand samt Ausnahmen aufnehmen und validieren. Mit einem lebenden Procure-to-Pay-Beispiel.
So funktioniert es
Schreiben Sie den Umfang als zwei Ereignisse auf
„Beginnt, wenn eine Bestellanforderung erstellt wird; endet, wenn der Lieferant bezahlt ist.“ Ein Satz, abgestimmt mit derjenigen, die die Karte bestellt hat, und zwar vor allen Gesprächen. Wenn über die Grenzen Uneinigkeit besteht, ist diese Uneinigkeit die erste Feststellung — und sie lässt sich jetzt billiger klären als nach drei Entwürfen.
Bestimmen Sie die Bahnen und die Menschen darin
Listen Sie die Rollen auf, durch die die Arbeit läuft, externe Beteiligte eingeschlossen, und finden Sie je Bahn eine Person, die die Schritte tatsächlich ausführt und nicht bloß beaufsichtigt. Vier oder fünf Bahnen; wenn Sie acht brauchen, ist der Umfang zu weit und sollte an einer Übergabe geteilt werden.
Fragen Sie nach den Ausnahmen, nicht nach der Routine
Den Idealweg kann jeder beschreiben, und dort liegt das Problem selten. Fragen Sie stattdessen: Was tun Sie, wenn die Kostenstelle fehlt, wenn der Genehmiger im Urlaub ist, wenn die Rechnung vor der Ware eintrifft? Diese Antworten sind die Verzweigungen, und sie stehen so gut wie nirgendwo sonst geschrieben.
Bauen Sie den Ist-Zustand in Zeilen, Bahnen zuletzt
Tippen Sie die Schritte in QueryChart als Zeilen ein, verbinden Sie sie über die Spalte „Line to“ und weisen Sie jeder Zeile anschließend eine Verantwortlichkeitsbahn und eine Phase zu. Wer die Reihenfolge klärt, bevor er sich um das Layout kümmert, hält die Diskussion beim Prozess; das Diagramm baut sich aus den Zeilen von selbst auf.
Messen Sie die Übergaben
Halten Sie für jeden Übergang zwischen zwei Bahnen fest, wie die nächste Bahn erfährt, dass Arbeit für sie da ist, und wie lange sie üblicherweise wartet. Schreiben Sie es in den Kommentar des Schritts. Die Durchlaufzeit der meisten Geschäftsprozesse ist Liegezeit und nicht Bearbeitungszeit — und die Liegezeit sitzt genau an diesen Grenzen.
Validieren, freigeben und eine Fassung führen
Gehen Sie die fertige Karte mit jedem Bahnverantwortlichen durch und ändern Sie, was er anders sieht. Holen Sie danach die Freigabe in QueryChart ein, damit es eine aktuelle Fassung mit Unterschrift und Datum gibt — und nicht ein PDF, das schon am Tag nach dem Workshop von der Wirklichkeit abzuweichen beginnt.
Häufig gestellte Fragen
Worin unterscheiden sich Prozessaufnahme und Prozessmodellierung?
Die Prozessaufnahme erzeugt ein Bild, mit dem Menschen arbeiten: wer tut was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Entscheidungen und Übergaben. Die Prozessmodellierung erzeugt eine formale, notationsgebundene Darstellung — meist BPMN —, die ein Werkzeug prüfen oder ausführen kann und die Regeln zu Ereignistypen, Gateways und Nachrichtenflüssen mitbringt. Die meisten Organisationen brauchen die Prozesskarte. Zum Modell greifen Sie, wenn etwas nachgelagert damit arbeitet, etwa eine Workflow-Engine oder ein Automatisierungsprojekt.
Soll ich den aktuellen oder den verbesserten Prozess abbilden?
Den aktuellen, zuerst und immer. Eine Ist-Karte ist ein sachlicher Befund, den Sie mit den Ausführenden validieren können — damit wird sie zur Vereinbarung statt zur Meinung. Sobald sie existiert, ist die Soll-Karte ein kurzes, günstiges Gespräch über konkrete Änderungen. Wer den Ist-Zustand überspringt, entwirft die Verbesserung gegen einen angenommenen Prozess, und die Annahme ist meist der Idealweg.
Wie lange sollte die Aufnahme eines Geschäftsprozesses dauern?
Für einen operativen Prozess mit vier oder fünf Bahnen: ein paar Stunden Gespräche, ein Nachmittag für den Entwurf und ein Validierungstermin. Zwei bis drei Tage Aufwand über den Kalender verteilt. Was Wochen dauert, hat in der Regel ein Umfangsproblem und kein Komplexitätsproblem — die Grenzen standen nicht fest, also wuchs die Karte seitwärts in die Nachbarprozesse hinein.
Wer sollte eine Prozesskarte verantworten?
Eine namentlich benannte Person, die sie ändern darf, normalerweise der Prozessverantwortliche und nicht derjenige, der die Aufnahme moderiert hat. Die Bahnverantwortlichen prüfen sie, der Prozessverantwortliche führt sie. Ohne einen einzelnen Verantwortlichen verfallen Karten auf vorhersehbare Weise: Sie bleiben technisch verfügbar und passen still nicht mehr zur Wirklichkeit — was schlimmer ist, als gar keine zu haben, weil ihr immer noch geglaubt wird.