So identifizieren Sie Engpässe in einem Prozess
So identifizieren Sie Prozessengpässe: den Ablauf abbilden, dort suchen, wo sich Arbeit staut, statt dort, wo Menschen ausgelastet sind, und eine echte Kapazitätsgrenze von Nacharbeit und Warten unterscheiden.
So funktioniert es
Bilden Sie den ganzen Fluss ab, bevor Sie messen
Sie können eine Begrenzung nicht finden, indem Sie auf die Schritte eines Teams schauen, denn die Warteschlange davor ist per Definition das Problem eines anderen. Zeichnen Sie zuerst den durchgehenden Ablauf mit Bahnen; die Form legt die Antwort meist schon nahe, bevor Daten erhoben sind.
Finden Sie die Warteschlangen
Fragen Sie zu jedem Schritt, wie viele Vorgänge davor warten und wie alt der älteste davon ist. Diese beiden Zahlen zeigen die Begrenzung schneller als jede Zeitmessung, und sie stehen meist ohnehin in dem System, das die Arbeit verwaltet.
Trennen Sie Nacharbeit vom Durchsatz
Verfolgen Sie jede Schleife im Diagramm. Ein Vorgang, der zweimal herumläuft, verbraucht die Begrenzung zweimal — eine Nacharbeitsquote von zwanzig Prozent ist also eine Kapazitätskürzung von zwanzig Prozent. Das ist ein Qualitätsproblem im Kapazitätskostüm, und mehr Personal am begrenzenden Schritt behebt es nicht.
Markieren Sie das Warten, das Sie nicht steuern
Zeit, in der auf einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Frachtführer gewartet wird, ist echte Durchlaufzeit, aber kein Personalproblem. Legen Sie diese Schritte in eine eigene Bahn, damit die Diskussion trennt, was Sie einplanen können, von dem, was Sie tatsächlich ändern können.
Prüfen Sie die Zusammenführungen
Wo mehrere Zweige in einen Schritt münden, erbt dieser Schritt die Ankunftsrate aller Zweige. Solche Stellen werden regelmäßig übersehen, weil jeder Zweig für sich beherrschbar aussieht. Das Diagramm macht die Zusammenführung auf eine Weise sichtbar, die ein Bericht je Team nicht leisten kann.
Beheben, dann neu abbilden
Eine gelöste Begrenzung verschiebt sich immer an eine andere Stelle. Planen Sie den zweiten Engpass ein, bevor Sie den ersten abgeschlossen haben: Gehen Sie das Diagramm nach der Änderung erneut durch und rechnen Sie damit, dass die Warteschlange am nächsten Schritt auftaucht, der eine Beurteilung erfordert.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Prozessengpass?
Der Schritt in einem Ablauf, an dem mehr Arbeit ankommt, als ihn verlassen kann, sodass sich davor eine Warteschlange bildet und jeder nachgelagerte Schritt wartend unter Kapazität läuft. In jedem Fluss gibt es zu einem Zeitpunkt genau eine Begrenzung — und deshalb ist eine Engpassanalyse nützlicher als allgemeine Effizienzarbeit: Alles andere zu verbessern ändert nichts an der Gesamtrate. Lösen Sie die Begrenzung, wandert sie weiter, meist zum nächsten Schritt, der Beurteilung statt Ausführung verlangt.
Wie finde ich den Engpass in einem Prozess?
Suchen Sie dort, wo Arbeit wartet, nicht dort, wo Menschen beschäftigt sind. Zwei Fragen genügen: Wie viele Vorgänge stehen vor jedem Schritt in der Warteschlange, und wie alt ist der älteste davon? Ein Prozessdiagramm ist das, was diese Fragen durchgehend beantwortbar macht, denn die Warteschlange vor einem begrenzten Schritt liegt meist in einem anderen Team als dem, das den Schritt verantwortet. Auslastungszahlen sehen dagegen überall ähnlich aus.
Ist ein Engpass dasselbe wie eine Verzögerung?
Nein, und beides zu verwechseln lenkt die Verbesserungsarbeit an die falsche Stelle. Ein Engpass ist eine Kapazitätsgrenze — es kommt mehr an, als abfließt. Eine Verzögerung kann auch das Warten auf einen Dritten sein, eine Sammelregel, die Vorgänge bis Freitag zurückhält, oder eine Übergabe, bei der der Empfänger nicht benachrichtigt wird. Diese behebt man über den Auslöser oder den Takt und nicht über zusätzliche Kapazität — und das Diagramm ist das, was beides auseinanderhält.
Was tue ich, wenn ich den Engpass gefunden habe?
In dieser Reihenfolge: Hören Sie auf, ihn mit Arbeit zu füttern, die dort nicht hingehört, denn ein zu weites Eingangstor ist die billigste Abhilfe. Beseitigen Sie die Nacharbeitsschleifen, denn ein Vorgang, der zweimal herumläuft, verbraucht die Begrenzung zweimal. Nehmen Sie ihm dann Arbeit ab, die seine besondere Beurteilung nicht braucht. Kapazität aufzubauen kommt zuletzt, weil es die teuerste Option ist und die Begrenzung ohnehin am nächsten Schritt mit einer Entscheidung wieder auftaucht.