Sådan finder du flaskehalse i en proces

Sådan fungerer det

1. Kortlæg hele flowet, før I måler noget

   I kan ikke finde en begrænsning ved at kigge på ét teams trin, for køen foran det er pr. definition en andens problem. Tegn flowet fra ende til anden med baner først; formen antyder som regel svaret, længe før der er indsamlet et eneste tal.

2. Find køerne

   Spørg for hvert trin, hvor mange sager der venter foran det, og hvor gammel den ældste er. De to tal udpeger begrænsningen hurtigere end nogen tidsmåling, og de kan som regel trækkes ud af det system, der i forvejen holder styr på arbejdet.

3. Skil omarbejde fra gennemløb

   Følg hver løkke i diagrammet. En sag, der kommer rundt to gange, bruger begrænsningen to gange, så tyve procent omarbejde er tyve procent mindre kapacitet. Det er et kvalitetsproblem i kapacitetskostume, og flere hænder på det belastede trin løser det ikke.

4. Markér den ventetid, I ikke selv styrer

   Tid brugt på at vente på en kunde, en leverandør eller en fragtmand er reel kalendertid, men ikke et bemandingsproblem. Læg de trin i deres egen bane, så diskussionen skelner mellem det, I kan planlægge jer uden om, og det, I faktisk kan lave om.

5. Tjek sammenløbspunkterne

   Hvor flere grene løber sammen i ét trin, arver det trin ankomsthastigheden fra dem alle. De bliver rutinemæssigt overset, fordi hver gren ser overkommelig ud alene. Diagrammet gør sammenløbet synligt på en måde, en rapport pr. team ikke kan.

6. Ret det, og kortlæg igen

   Løsner I en begrænsning, flytter den sig altid et andet sted hen. Planlæg efter den næste flaskehals, før I er færdige med den første: gå diagrammet igennem igen efter ændringen, og forvent at køen dukker op ved det næste trin, hvor der indgår et skøn.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en flaskehals i en proces?

Det trin i et flow, hvor arbejdet ankommer hurtigere, end det kan komme videre, så der danner sig en kø foran det, og alle trin nedstrøms kører under kapacitet og venter. Der er én begrænsning ad gangen i ethvert flow, og det er derfor, flaskehalsanalyse er mere brugbar end generelt effektiviseringsarbejde: forbedrer I alt muligt andet, ændrer det ingenting ved den samlede hastighed. Løsner I den, flytter begrænsningen sig — som regel til det næste trin, der kræver et skøn frem for ren udførelse.

Hvordan finder jeg flaskehalsen i en proces?

Kig efter, hvor arbejdet venter, ikke hvor folk har travlt. To spørgsmål finder den: hvor mange sager ligger i kø foran hvert trin, og hvor gammel er den ældste. Et procesdiagram er det, der gør de spørgsmål besvarlige fra ende til anden, fordi køen foran et belastet trin som regel ligger i et helt andet team end det, der ejer trinnet. Tal for udnyttelse ser til gengæld nogenlunde ens ud alle vegne.

Er en flaskehals det samme som en forsinkelse?

Nej, og blander man dem sammen, ender forbedringsarbejdet det forkerte sted. En flaskehals er en kapacitetsbegrænsning — arbejde, der ankommer hurtigere, end det kommer videre. En forsinkelse kan også være ventetid på en ekstern part, en regel om at samle sager til om fredagen, eller en overlevering, hvor modtageren ikke får besked. Dem retter man ved at ændre udløseren eller planen, ikke ved at tilføje kapacitet, og det er diagrammet, der kan kende dem fra hinanden.

Hvad gør jeg, når jeg har fundet flaskehalsen?

I den rækkefølge: stop med at fodre den med arbejde, der ikke burde være der, for en løs indgangsport er den billigste rettelse; fjern derefter omarbejdsløkkerne, fordi en sag, der kommer rundt to gange, bruger begrænsningen to gange; og tag så det arbejde fra den, som ikke kræver netop dens faglige skøn. At tilføje kapacitet kommer til sidst, fordi det er den dyreste løsning, og fordi begrænsningen bare dukker op igen ved det næste trin, der kræver en beslutning.