Sådan laver du en indkøbsproces
Sådan designer du en indkøbsproces fra behov til kontrakt: træf beslutningen om selv at producere eller købe, vælg vej til markedet bevidst, fastlæg hvornår udbud er påkrævet, og dokumentér valget af eneleverandør.
En indkøbsproces løber fra et defineret forretningsbehov til en underskrevet kontrakt og en evalueret leverandør, med vejen til markedet valgt bevidst frem for af den, der lige havde tid.
Kort fortalt
- Producere selv eller købe er en reel beslutning og hører til forrest, før al leverandørsøgning.
- Vælg vejen til markedet eksplicit: aftaletræk, direkte tildeling eller udbud.
- Direkte tildeling er legitimt, og skal begrundes skriftligt.
- Beslut, om budgettet godkendes før eller efter indkøbsstrategien, og hold fast i det.
- Processen slutter ikke ved underskriften: leverandøropfølgningen lukker sløjfen.
Vejen til markedet er den beslutning, der betyder noget
De fleste indkøbsprocesser dokumenteres som en lineær rækkefølge (specificér, find leverandører, evaluer, tildel), og de fleste indkøbsproblemer stammer fra den ene beslutning, som rækkefølgen skjuler: hvilken vej til markedet netop dette behov bør tage. Aftaletræk på en eksisterende rammeaftale, direkte tildeling med en skriftlig begrundelse, eller et egentligt udbud. At få den beslutning truffet eksplicit, tidligt og af en ansvarlig er mere værd end nok så meget grundighed anvendt bagefter.
Det andet strukturelle valg er, hvor budgetporten ligger. Godkender I budgettet før leverandørsøgningen, bruger I godkendelsesarbejde på noget, der måske aldrig bliver til noget; godkender I bagefter, kører I udbud på penge, I ikke har. De fleste organisationer lander på rækkefølgen strategi først, budget bagefter, hvilket er den, eksemplet bruger, men pointen er at beslutte det, for den uklare version giver leverandører, der har budt på opgaver, der aldrig blev finansieret.
Eksemplet herunder er en indkøbsproces fra behov til kontrakt fordelt på fem baner og syv faser, leverandøren inklusive. Den rummer de tre veje, en rigtig indkøbsfunktion har brug for: aftaletræk, direkte tildeling med en dokumenteret begrundelse og fuldt udbud, som alle løber sammen igen ved tildelingen af kontrakten.
Fra behov til kontrakt ad tre veje
Fra et forretningsbehov til en evalueret kontrakt. Hold øje med beslutningen om vej til markedet, og hvor hver gren løber sammen igen.
Specificér, og spørg så, om I overhovedet skal købe
En kravspecifikation og en beslutning om at producere selv eller købe, med et reelt slutpunkt i interne ressourcer. Indkøbsprocesser, der forudsætter et køb, springer det billigste mulige udfald over, og det er specifikationen skrevet inden den beslutning, der gør den mulig at besvare.
Strategi først, penge bagefter
Indkøbsstrategien aftales, og derefter kommer en budgetport, der kan afvise eller udskyde. Rækkefølgen er et designvalg: på den måde tages samtalen om finansiering, når tilgangen og det omtrentlige beløb er kendt, frem for på et tal, nogen har gættet.
Beslutningen om vej til markedet
En eksisterende godkendt leverandør går direkte videre til et aftaletræk; ellers dokumenteres valget af eneleverandør, eller der udsendes en tilbudsanmodning, og tilbuddene evalueres mod tildelingskriterierne. Tre veje, én beslutning, og begrundelsen skrevet ned frem for underforstået.
Tildeling og kontrakt
Valg af leverandør og forhandling i indkøb, kontraktgennemgang og underskrift hos juridisk og derefter en indkøbsordre. Den juridiske bane findes, fordi kontraktgennemgangen er dér, en hurtig indkøbsproces oftest går i stå, og gemmer man den inde i indkøb, bliver forsinkelsen usynlig.
Luk sløjfen efter leveringen
Levering, en godkendelsesbeslutning der kan sende leverancen retur til leverandøren, og derefter en evaluering af leverandørens præstation, der føder forlængelse eller genudbud. En indkøbsproces, der slutter ved underskriften, kan ikke fortælle jer, om tildelingen var god.
Sådan fungerer det
Definer behovet, før I definerer løsningen
Skriv kravet som et resultat frem for et produktnavn. Specifikationer skrevet som "forny det nuværende værktøj" lukker både beslutningen om selv at producere og valget af vej til markedet på én gang, og det er sådan organisationer ender med at forlænge noget, ingen har evalueret i fem år.
Fastlæg reglerne for vej til markedet
Skriv ned, hvad der udløser et aftaletræk, hvad der tæller som legitim direkte tildeling, og ved hvilket beløb konkurrenceudsættelse bliver obligatorisk. Skriv beløbsgrænserne på beslutningsnoden. Regler, der kun lever i en politik, bliver anvendt efter hukommelsen og uensartet, og det er præcis den eksponering, en indkøbsproces findes for at lukke.
Beslut, hvor budgetporten ligger
Før eller efter indkøbsstrategien: begge dele kan forsvares, uklarhed kan ikke. Tegn den én gang, og hold fast i den, for fejltilstanden er en leverandør, der har budt, forhandlet og er blevet valgt til en opgave, som viser sig ikke at være finansieret.
Kræv begrundelsen for eneleverandør på skrift
Direkte tildeling er en legitim vej og den mest reviderede af dem alle. Angiv, hvad begrundelsen skal indeholde (hvorfor ingen anden kan opfylde behovet, hvordan prisen blev afprøvet, hvem der godkendte) og gør det til et dokumenttrin, så registreringen findes frem for at skulle rekonstrueres bagefter.
Giv juridisk og økonomi deres egne baner
Kontraktgennemgang og bekræftelse af finansiering er dér, tiden i en indkøbsproces reelt går. Gemmer man dem inde i indkøbs egen bane, ser processen hurtigere ud på papiret, og der opstår intet pres for at bemande dem ordentligt.
Tilføj leverandøropfølgningen og udløseren for forlængelse
Afslut processen med en evaluering mod tildelingskriterierne og en beslutning om at forlænge eller genudbyde, med en dato på. Kontrakter, der forlænges automatisk uden evaluering, er den hyppigste og mindst synlige indkøbsfejl, og de er usynlige netop, fordi processen sluttede ved underskriften.
Faldgruber du skal undgå
Vej til markedet valgt som standard
Den, der lige har tid, vælger tilgangen. At gøre det til en eksplicit beslutning med skrevne kriterier er den ændring, der giver mest værdi i de fleste indkøbsprocesser.
Specifikation skrevet omkring én leverandør
Et krav, som kun én leverandør kan opfylde, har allerede truffet tildelingsbeslutningen, og ingen efterfølgende grundighed laver det om.
Usynlig juridisk gennemgang
Den er ofte det længste trin. Giv den en bane og et serviceniveau, ellers får den skylden for forsinkelser, den ikke kan påvirke.
At slutte ved underskriften
Uden en leverandøropfølgning og en beslutning om forlængelse kan processen ikke lære noget, og kontrakterne ruller videre uden at blive set efter.
Lav jeres egen indkøbsproces
Åbn eksemplet fra behov til kontrakt som jeres eget diagram, og indsæt jeres egne beløbsgrænser, veje til markedet og godkendelsesniveauer.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på indkøb og bestilling?
Bestilling er den transaktionelle del: at oprette ordren, modtage varerne og betale fakturaen. Indkøb er den bredere cyklus omkring det: at definere behovet, vælge vej til markedet, evaluere og udvælge leverandører, forhandle og indgå kontrakt og derefter følge op på præstationen. En indkøbsordreproces er i praksis udførelseshalvdelen; en indkøbsproces er beslutningshalvdelen, og det er i beslutningerne, både værdien og risikoen ligger.
Hvornår er direkte tildeling til én leverandør acceptabelt?
Når intet realistisk alternativ opfylder behovet (proprietær teknologi, en nuværende leverandør hvor omkostningen ved at skifte overstiger gevinsten, en reel nødsituation) og når begrundelsen er skrevet ned før tildelingen frem for efter. Den skriftlige begrundelse er det, der adskiller en forsvarlig direkte tildeling fra en omgået konkurrence, og det er det første dokument, enhver auditor eller indkøbsgennemgang beder om. I offentligt regi går udbudsreglerne længere og fastsætter både beløbsgrænser og de tilladte undtagelser.
Hvad bør udløse et udbud?
En beløbsgrænse hentet fra jeres tegningsregler og bemyndigelser, plus en vurdering af markedets kompleksitet og omkostningen ved at skifte. Sæt grænsen højt nok til, at udbud er forbeholdt indkøb, hvor konkurrence realistisk kan ændre udfaldet: at køre et fuldt forløb på små indkøb koster mere internt, end det sparer, og lærer folk at dele ordrer op for at holde sig under grænsen.
Hvor lang tid bør en indkøbsproces tage?
Et aftaletræk på en eksisterende rammeaftale bør tage dage. En direkte tildeling med kontraktgennemgang tager typisk to til fire uger, hvoraf det meste er juridisk. Et udbud tager seks til tolv uger og er domineret af leverandørernes svartid og planlægningen af evalueringen, som ingen af delene kan presses sammen ved at arbejde hårdere. Tager jeres proces væsentligt længere, så mål, hvor længe sagen ligger i hver bane, frem for den samlede tid: svaret er som regel én kø.
