如何建立採購流程
如何設計一條由需求到合約的採購流程：先作自製還是外購的決定，有意識地選擇採購途徑，訂明何時必須招標，並把單一供應商採購的理由書面記錄下來。
運作方式
先界定需求，再界定方案
把需求寫成想要達成的結果，而不是某個產品名稱。寫成「續用現有工具」的規格，等於一次過關閉了自製還是外購的決定和採購途徑的選擇——機構之所以會年復一年續用五年沒有人評估過的東西，正是這樣來的。
訂立採購途徑的規則
寫清楚甚麼情況下走框架協議下單、甚麼算是正當的單一供應商採購，以及金額達到多少時必須進行競爭性採購。把金額門檻寫在決策節點上。只活在政策文件裡的規則，會被憑記憶套用，而且前後不一——而這正是採購流程存在的意義：把這類風險敞口堵上。
決定預算關卡設在哪裡
放在採購策略之前或之後都說得通，含糊不清則不行。畫一次，然後守住，因為失敗的樣子是：一家供應商已經投標、磋商並獲挑選，結果這項工作根本沒有撥款。
要求單一供應商採購的理由必須書面化
單一供應商採購是一條正當途徑，也是被審計得最多的一條。訂明理由必須包含甚麼——為甚麼沒有其他供應商能滿足需求、價格是如何驗證的、由誰批准——並把它做成一個文件步驟，這樣紀錄本來就存在，而不必事後重建。
給法律部門和財務各自的泳道
合約審閱和資金確認才是採購週期真正的時間去處。把它們埋在採購自己的泳道裡，流程在紙面上看起來更快，也就沒有任何壓力去為它們配足人手。
補上表現評估和續約觸發點
以一次對照判給準則的評估，以及一個訂明日期的續約或重新招標決定，作為流程的結尾。未經評估就自動續期的合約，是最常見亦最不易察覺的採購失誤——它們之所以不可見，正正因為流程止於簽署。
常見問題
採購與購買有甚麼分別？
購買是其中的交易環節——開出訂單、收貨、支付發票。採購則是圍繞它的更大週期：界定需求、選擇採購途徑、評估並挑選供應商、磋商並簽訂合約，隨後管理供應商表現。採購訂單流程本質上是執行的那一半；採購流程是決策的那一半，而大部分價值和大部分風險都落在決策上。
甚麼時候可以採用單一供應商採購？
當沒有任何切實可行的替代方案能滿足需求時——專有技術、更換成本高於效益的現有供應商、真正的緊急情況——而且理由是在判給之前而不是之後寫下來的。這份書面理由，正是把一次站得住腳的單一供應商採購與一次被迴避的競爭區分開來的東西，也是任何核數師或採購覆核首先索取的文件。公營部門的規則更進一步，會明確訂出金額門檻和獲准適用的情形。
甚麼情況下應該觸發公開招標？
一個取自貴機構授權審批表的金額門檻，再加上對市場複雜程度和更換成本的判斷。門檻要訂得足夠高，讓招標只用於競爭確實可能改變結果的開支——為小額採購走完整流程，內部投入的成本高於它節省的金額，而且會教曉大家拆單以避開門檻。
一條採購流程應該用多久？
在既有框架協議下下單應該以日計。附合約審閱的單一供應商判給通常需要兩至四星期，其中大部分時間在法律部門。公開招標需要六至十二星期，主要由供應商的回應時間和評標排期決定，這兩者都無法靠加班壓縮。如果貴機構的流程明顯更長，請去量度文件在每條泳道裡停留了多久，而不是總共經過的時間——答案通常是某一個隊列。