Cómo crear un proceso de compras (del origen al contrato)
Cómo diseñar un proceso de compras desde la necesidad hasta el contrato: define las vías de fabricar o comprar y de contratación, cuándo es obligatoria una licitación y cómo dejar por escrito la adjudicación directa.
Un proceso de compras va de una necesidad de negocio definida a un contrato firmado y un proveedor evaluado, con la vía de contratación elegida a propósito y no por quien esté disponible.
En resumen
- Fabricar o comprar es una decisión real y va al principio, antes de cualquier esfuerzo de búsqueda.
- Elige la vía de contratación de forma explícita: contrato marco, adjudicación directa o licitación.
- La adjudicación directa es legítima y hay que justificarla por escrito.
- Decide si el presupuesto se aprueba antes o después de la estrategia de compra, y mantenlo.
- El proceso no termina en la firma: la evaluación del desempeño del proveedor cierra el círculo.
La vía de contratación es la decisión que de verdad importa
La mayoría de los procesos de compras se documentan como una secuencia lineal (especificar, buscar proveedor, evaluar, adjudicar) y la mayoría de los problemas de compras vienen de la única decisión que esa secuencia esconde: qué vía de contratación corresponde a esta necesidad concreta. Un pedido contra un contrato marco ya existente, una adjudicación directa con justificación escrita o una licitación competitiva. Tomar esa decisión de forma explícita, pronto y por alguien que responda de ella vale más que todo el rigor que apliques después.
La otra elección estructural es dónde se coloca la puerta del presupuesto. Si apruebas el presupuesto antes de la búsqueda de proveedores, gastas esfuerzo de aprobación en cosas que quizá no salgan adelante; si lo apruebas después, lanzas licitaciones con un dinero que no tienes. Casi todas las organizaciones acaban en el orden estrategia y luego presupuesto, que es el que usa el ejemplo, pero lo importante es decidirlo: la versión ambigua produce proveedores que han ofertado por un trabajo que nunca estuvo financiado.
El ejemplo de abajo es un proceso del origen al contrato con cinco calles y siete fases, incluido el proveedor. Contiene las tres vías que necesita cualquier función de compras real: pedido contra contrato marco, adjudicación directa con justificación registrada y licitación completa, y las tres vuelven a juntarse en la adjudicación del contrato.
Del origen al contrato, con tres vías
De una necesidad de negocio a un contrato evaluado. Fíjate en la decisión de vía de contratación y en dónde vuelve a juntarse cada rama.
Especifica y luego pregunta si hay que comprar
Una especificación del requisito y una decisión de fabricar o comprar con un final real de recursos internos. Los procesos de compras que dan por hecho que se compra se saltan el desenlace más barato posible, y la especificación escrita antes de esa decisión es lo que la hace contestable.
Primero la estrategia, después el dinero
Estrategia de compra acordada y a continuación una puerta de presupuesto que puede denegar o aplazar. El orden es una elección de diseño: así la conversación sobre el dinero ocurre cuando ya se conocen el enfoque y el coste aproximado, y no sobre una cifra que alguien se inventó.
La decisión de vía de contratación
Con proveedor homologado se va directo a un pedido contra contrato marco; si no, se registra la justificación de la adjudicación directa o sale una solicitud de oferta y se evalúan las ofertas contra criterios declarados. Tres vías, una decisión y la justificación escrita en vez de sobreentendida.
Adjudicación y contrato
Selección y negociación en compras, revisión y firma del contrato con jurídico y después la orden de compra. La calle de jurídico existe porque la revisión del contrato es donde más se atasca un proceso de compras rápido, y esconderla dentro de compras vuelve invisible el retraso.
Cierra el círculo después de la entrega
Entrega, una decisión de aceptación que puede rechazar y devolver al proveedor y luego una evaluación de desempeño que alimenta la renovación o una nueva licitación. Un proceso de compras que termina en la firma no puede decirte si la adjudicación fue buena.
Cómo funciona
Define la necesidad antes que la solución
Escribe el requisito como un resultado y no como el nombre de un producto. Las especificaciones redactadas como «renovar la herramienta actual» cierran de golpe la decisión de fabricar o comprar y la vía de contratación al mismo tiempo, y así es como las organizaciones acaban renovando cosas que nadie ha evaluado en cinco años.
Fija las reglas de la vía de contratación
Escribe qué activa un pedido contra contrato marco, qué cuenta como adjudicación directa legítima y a partir de qué importe la competencia es obligatoria. Pon los umbrales en el nodo de decisión. Las reglas que viven en una política se aplican de memoria y de forma desigual, que es justo la exposición que un proceso de compras existe para cerrar.
Decide dónde va la puerta del presupuesto
Antes o después de la estrategia de compra: cualquiera de las dos es defendible, la ambigüedad no. Dibújalo una vez y mantenlo, porque el modo de fallo es un proveedor que ha ofertado, negociado y sido seleccionado para un trabajo que resulta no estar financiado.
Exige por escrito la justificación de la adjudicación directa
La adjudicación directa es una vía legítima y la más auditada. Indica qué debe contener la justificación (por qué ninguna alternativa cubre la necesidad, cómo se contrastó el precio, quién lo aprobó) y conviértela en un paso documental, para que el registro exista en lugar de reconstruirse después.
Da a jurídico y a finanzas su propia calle
La revisión del contrato y la confirmación del presupuesto son donde se va de verdad el plazo de una compra. Enterrarlas dentro de la calle de compras hace que el proceso parezca más rápido sobre el papel y elimina toda presión para dotarlas de recursos.
Añade la evaluación de desempeño y el disparador de renovación
Termina el proceso con una evaluación contra los criterios de adjudicación y una decisión de renovar o volver a licitar, con fecha. Los contratos que se prorrogan solos sin revisión son el fallo de compras más habitual y menos visible, y son invisibles precisamente porque el proceso terminaba en la firma.
Errores que debes evitar
Vía de contratación por defecto
Quien esté disponible elige el enfoque. Convertirlo en una decisión explícita con criterios escritos es el cambio de mayor valor en casi cualquier proceso de compras.
Especificación escrita alrededor de un proveedor
Un requisito que solo un proveedor puede cumplir ya ha tomado la decisión de adjudicación, y ningún rigor posterior en el proceso deshace eso.
Revisión jurídica invisible
Suele ser el paso más largo. Dale una calle y un nivel de servicio, o se le echará la culpa de retrasos sobre los que no puede influir.
Terminar en la firma
Sin evaluación de desempeño ni decisión de renovación el proceso no puede aprender, y los contratos siguen rodando sin que nadie los mire.
Crea tu propio proceso de compras
Abre el ejemplo del origen al contrato como diagrama propio y fija tus propios umbrales, vías y niveles de aprobación.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre compras estratégicas y aprovisionamiento?
El aprovisionamiento es la parte transaccional: emitir el pedido, recibir la mercancía, pagar la factura. Las compras son el ciclo más amplio que lo rodea: definir la necesidad, elegir la vía de contratación, evaluar y seleccionar proveedores, negociar y contratar y después gestionar el desempeño. Un proceso de órdenes de compra es en esencia la mitad de ejecución; un proceso de compras es la mitad de decisión, y casi todo el valor y casi todo el riesgo están en las decisiones.
¿Cuándo es aceptable la adjudicación directa?
Cuando ninguna alternativa realista cubre la necesidad (tecnología propietaria, un proveedor cuyo coste de sustitución supera al beneficio, una emergencia real) y cuando el razonamiento queda por escrito antes de la adjudicación y no después. La justificación escrita es lo que distingue una adjudicación directa defendible de una competencia evitada, y es el primer documento que pedirá cualquier auditor o revisión de compras. En el sector público las normas van más allá y fijan umbrales explícitos y causas tasadas.
¿Qué debe obligar a lanzar una licitación competitiva?
Un umbral de importe tomado de tu matriz de delegación de autoridad, más el criterio sobre la complejidad del mercado y el coste de cambiar de proveedor. Fija el umbral lo bastante alto como para reservar la licitación al gasto donde la competencia puede cambiar de verdad el resultado: montar un proceso completo para compras de poco importe cuesta más en esfuerzo interno de lo que ahorra, y enseña a la gente a trocear pedidos para quedarse por debajo del límite.
¿Cuánto debe durar un proceso de compras?
Un pedido contra un contrato marco existente debería ser cuestión de días. Una adjudicación directa con revisión de contrato suele llevar de dos a cuatro semanas, casi todas en jurídico. Una licitación competitiva son de seis a doce semanas y está dominada por el tiempo de respuesta de los proveedores y por la agenda de evaluación, y ninguna de las dos cosas se comprime trabajando más. Si tu proceso tarda bastante más, mide cuánto tiempo se queda el expediente parado en cada calle en lugar del total transcurrido: la respuesta suele ser una única cola.
