Cómo crear un proceso de compras (del origen al contrato)
Cómo diseñar un proceso de compras desde la necesidad hasta el contrato: define las vías de fabricar o comprar y de contratación, cuándo es obligatoria una licitación y cómo dejar por escrito la adjudicación directa.
Cómo funciona
Define la necesidad antes que la solución
Escribe el requisito como un resultado y no como el nombre de un producto. Las especificaciones redactadas como «renovar la herramienta actual» cierran de golpe la decisión de fabricar o comprar y la vía de contratación al mismo tiempo, y así es como las organizaciones acaban renovando cosas que nadie ha evaluado en cinco años.
Fija las reglas de la vía de contratación
Escribe qué activa un pedido contra contrato marco, qué cuenta como adjudicación directa legítima y a partir de qué importe la competencia es obligatoria. Pon los umbrales en el nodo de decisión. Las reglas que viven en una política se aplican de memoria y de forma desigual, que es justo la exposición que un proceso de compras existe para cerrar.
Decide dónde va la puerta del presupuesto
Antes o después de la estrategia de compra: cualquiera de las dos es defendible, la ambigüedad no. Dibújalo una vez y mantenlo, porque el modo de fallo es un proveedor que ha ofertado, negociado y sido seleccionado para un trabajo que resulta no estar financiado.
Exige por escrito la justificación de la adjudicación directa
La adjudicación directa es una vía legítima y la más auditada. Indica qué debe contener la justificación (por qué ninguna alternativa cubre la necesidad, cómo se contrastó el precio, quién lo aprobó) y conviértela en un paso documental, para que el registro exista en lugar de reconstruirse después.
Da a jurídico y a finanzas su propia calle
La revisión del contrato y la confirmación del presupuesto son donde se va de verdad el plazo de una compra. Enterrarlas dentro de la calle de compras hace que el proceso parezca más rápido sobre el papel y elimina toda presión para dotarlas de recursos.
Añade la evaluación de desempeño y el disparador de renovación
Termina el proceso con una evaluación contra los criterios de adjudicación y una decisión de renovar o volver a licitar, con fecha. Los contratos que se prorrogan solos sin revisión son el fallo de compras más habitual y menos visible, y son invisibles precisamente porque el proceso terminaba en la firma.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre compras estratégicas y aprovisionamiento?
El aprovisionamiento es la parte transaccional: emitir el pedido, recibir la mercancía, pagar la factura. Las compras son el ciclo más amplio que lo rodea: definir la necesidad, elegir la vía de contratación, evaluar y seleccionar proveedores, negociar y contratar y después gestionar el desempeño. Un proceso de órdenes de compra es en esencia la mitad de ejecución; un proceso de compras es la mitad de decisión, y casi todo el valor y casi todo el riesgo están en las decisiones.
¿Cuándo es aceptable la adjudicación directa?
Cuando ninguna alternativa realista cubre la necesidad (tecnología propietaria, un proveedor cuyo coste de sustitución supera al beneficio, una emergencia real) y cuando el razonamiento queda por escrito antes de la adjudicación y no después. La justificación escrita es lo que distingue una adjudicación directa defendible de una competencia evitada, y es el primer documento que pedirá cualquier auditor o revisión de compras. En el sector público las normas van más allá y fijan umbrales explícitos y causas tasadas.
¿Qué debe obligar a lanzar una licitación competitiva?
Un umbral de importe tomado de tu matriz de delegación de autoridad, más el criterio sobre la complejidad del mercado y el coste de cambiar de proveedor. Fija el umbral lo bastante alto como para reservar la licitación al gasto donde la competencia puede cambiar de verdad el resultado: montar un proceso completo para compras de poco importe cuesta más en esfuerzo interno de lo que ahorra, y enseña a la gente a trocear pedidos para quedarse por debajo del límite.
¿Cuánto debe durar un proceso de compras?
Un pedido contra un contrato marco existente debería ser cuestión de días. Una adjudicación directa con revisión de contrato suele llevar de dos a cuatro semanas, casi todas en jurídico. Una licitación competitiva son de seis a doce semanas y está dominada por el tiempo de respuesta de los proveedores y por la agenda de evaluación, y ninguna de las dos cosas se comprime trabajando más. Si tu proceso tarda bastante más, mide cuánto tiempo se queda el expediente parado en cada calle en lugar del total transcurrido: la respuesta suele ser una única cola.