如何建立發票審批流程
如何圍繞三方配對建立發票審批流程：三份文件會怎樣對不上、每一種更正各自從哪一列重新進入，以及用泳道把職責分開。
發票審批流程把供應商發票與採購訂單、收貨單對上，把每一項對不上的情況送回真正解決得到它的那一步，並按金額限額把關付款。
簡而言之
- 三方配對才是控制。它之後的金額限額，只決定由誰簽署。
- 無採購訂單的發票既無訂單也無收貨單，它的控制必須另有來源。
- 兩種例外很少從同一列重新進入，而挑哪一列，就是設計本身。
- 重複發票的篩查屬於分攤科目之前，而不是入賬之後。
- 職責分立要在泳道上看得見，否則它只是政策裏的一句話。
對不上的地方，才是流程本身
發票審批流程要調節的，是三方在三個不同時間寫下的三份文件：供應商的發票、採購部開出的採購訂單，以及收貨的人入的收貨單。三者一致的地方，沒有甚麼要決定。天真的版本把這次核對塞進一個叫「配對」的方框，於是它失敗的五六種方式無處容身——而應付賬款團隊一星期的工夫，正正花在這幾種情況上。
沒有採購訂單、價格高過訂單、交貨短缺、沒有人入收貨單、同一張發票來了兩次：這五種情況才是這條流程存在的理由，而每一種都需要決定它從哪一列重新進入。不是要不要回來，而是回到哪裏。兩種例外很少屬於同一個重新進入點，而把它們全部送回同一步的流程，正是發票一邊累積逾期利息、一邊等人拍板的原因。
下面的示例是一條由三份文件走到一次付款的應付賬款流程，橫跨六個階段、四條泳道。「向供應商提出疑問」由兩種不同的拒絕到達——一次配對不通過，以及一位不肯簽的預算負責人——因為兩者都由同一場對話去回答。而一次以更正收場的疑問，會把發票交回採購訂單分叉之上，在那裏一張貸項通知單足以把它整個換到另一條分支去。
由三份文件到一次付款
由收到發票到付款給供應商，共十九列。先讀一次順利時走的路，再讀一次例外從哪裏重新進入。
分攤科目之前先篩一次
對這份文件的第一個判斷，是一個可以把它整份丟掉的判斷：「是否重複發票？」在任何科目分攤之前就通往「凍結並標記為重複」。接着「發票上是否有採購訂單編號？」按文件類別而不是按答案分流。
無訂單那邊只有一列
無採購訂單那一邊只有一列：「分攤到成本中心與總賬科目」，也是預算負責人泳道至此唯一的一列——無訂單、無收貨單可對，控制來自一位指名的分攤人。「配對是否在容差內？」與其後三列只服務有訂單那一邊。
一個步驟，兩種拒絕
「疑問是否已解決？」的「否」接到「將發票退回供應商」，於是這個回流有出口而不是原地打轉。「預算負責人是否批准？」的「否」同樣接到第 9 列——一個步驟現在承載兩種互不相干的拒絕：應付賬款配不出的一次帳，以及成本負責人不肯認的一筆支出。
職責在泳道上現形
最後一段要讀泳道而不是方框——應付賬款入賬到總賬，財務經理放款，而做分攤的那一條泳道兩件都不做。「是否超過審批限額？」是唯一一個兩條分支在一列之後重新匯合的分叉，它加的只是一個會簽。
運作方式
先列出所有例外情況
把發票不能一路順走的每一個理由寫下來：沒有採購訂單、價格高過訂單、數量短缺、沒有人入收貨單、法人實體填錯、重複。這張清單才是這條流程真正的內容，而且比大家預期的短——五六種情況已經佔了應付賬款待辦裏的絕大部分。
決定每種例外從哪一列回來
在每一種情況旁邊寫下它回到哪一列，並且要預期答案會不一樣。回到最早那個「若當時修好了、答案就會不同」的步驟：更正過價格的發票要回到採購訂單分叉之上，因為一張貸項通知單可以改變它屬於哪一條分支。至於沒有人入的收貨單，上游甚麼都改變不了——那是等待，不是回流。
把次序打成一列列
每一列的「方框文字」就是一個方框，「連線至」儲存格填的是它通向的列號。先把一路順走的路徑填好，例外留到下一輪。因為一條連線就是一個列號而不是一條畫出來的線，把漏掉的步驟插進去，在版面上不用付任何代價。
把查核變成有標示的決策
在發問的那些列變成菱形：把「形狀」改為決策，並把每個標籤改寫成一個用手上文件就答得出的問題。答案填進「連線文字」，按位置與號碼配對。容差數值屬於採購訂單流程，不屬於應付賬款：悄悄把它調寬，等於改動了一項沒有人批准過的控制。
把例外路線指回去
把每種例外的回程列號填進提出它的那個決策的「連線至」欄；在這個編輯器裏，一個向後的列號就是一個回流的全部。發票真的要在那裏停下來的地方，把「形狀」設為拒絕，令這條路線有意識地結束。然後把所有向後的號碼讀一遍——三四個是流程，十個是排隊。
分好泳道，再送去審批
在「垂直泳道」欄寫上四條泳道——供應商、應付賬款、預算負責人、財務經理——階段寫進「水平泳道」欄。一條既提出支出又放款的泳道，就是一個控制缺口。分享連結之前先讓圖表通過審批，日後有人爭論配對結果時，應付賬款才指得出獲批的容差。
應避免的錯誤
未配對就送去審批
在配對之前就把發票送到預算負責人手上，等於要求他確認一批自己從未收過的貨。他基於信任批了，差異在入賬之後才浮現，而那次更正就變成一張沒有人去追的貸項通知單。
所有不符都推給供應商
「配對是否在容差內？」的「否」有兩個互不相干的原因：供應商開錯了單，或者沒有人入收貨單。只有前者才是供應商該修的——兩者都往外推，換來的是兩星期的等待，以及一張原封不動退回來的發票。
把無訂單發票當成異常
租金、水電、專業費用和訂閱服務永遠不會有採購訂單。沒有屬於自己的路線，它們就被迫走三方配對、必然失敗，然後按設計每月把例外待辦重新填滿一次。
同一條泳道既提出又批准
提出這筆支出的人，不可以同時是授權付款的人。泳道令這件事可以被檢驗，而政策段落做不到：如果同一條泳道在兩端都出現，那道控制就不存在。
建立你們的發票審批流程
把發票示例開啟為你自己的圖表，逐一決定每種例外應該從哪一列重新進入。
相關指南
常見問題
無採購訂單的發票應該怎樣處理？
給它一條屬於自己的路線。無採購訂單的發票沒有訂單、也沒有收貨單可以對，所以控制必須另有來源：由為這筆預算負責的人分攤科目，再加上服務確實已提供的證據。這個分叉應該緊接核驗之後，讓無訂單那一邊由預算負責人分攤，然後接回同一套按金額分派的審批。硬要每一張發票都走三方配對，換來的是一條每月由租金和訂閱費堆出來的例外待辦。
供應商發票應該由誰審批？
由承擔這筆支出的成本中心負責人審批，超過授權審批權限表訂明的限額則加一位第二審批人——兩者都不可以是提出這筆支出、或者維護供應商主檔的人。應付賬款負責核驗、配對和分攤，它不審批。這個分工不是關於職級高低：確認貨已收到，和授權把錢付出去，是兩項不同的查核，一個人兩樣都做，是拿走了一項查核，而不是把兩項合併。
怎樣防止重複支付發票？
用兩把鑰匙去篩，而且要在分攤科目之前篩。供應商加發票號碼，抓得住老實的重發；總額加發票日期，則抓得住那種把參考編號重新輸入、加了前綴或漏了一個零的副本。位置和查核本身同樣重要：在核驗階段抓到的重複是一份被凍結的文件，入賬之後才抓到的，就是一張要開口去要的貸項通知單。多數重複並不是供應商在追數——而是同一張發票掃描一次、電郵一次，兩次都被錄入。
發票應該在入賬之前還是之後審批？
凡是這次審批本身就是「同意產生這筆支出」的授權，就先審批——無採購訂單的發票通常屬於這一種，因為發票就是這項承諾的第一份紀錄。如果採購訂單已經承載了審批，那麼與它配對才是控制，入賬可以先於一次獨立的放款審批。絕對不能出現的是同一筆金額被兩位審批人各批一次，而兩人都以為配對是對方查過的。