如何建立發票審批流程
如何圍繞三方配對建立發票審批流程：三份文件會怎樣對不上、每一種更正各自從哪一列重新進入，以及用泳道把職責分開。
運作方式
先列出所有例外情況
把發票不能一路順走的每一個理由寫下來：沒有採購訂單、價格高過訂單、數量短缺、沒有人入收貨單、法人實體填錯、重複。這張清單才是這條流程真正的內容，而且比大家預期的短——五六種情況已經佔了應付賬款待辦裏的絕大部分。
決定每種例外從哪一列回來
在每一種情況旁邊寫下它回到哪一列，並且要預期答案會不一樣。回到最早那個「若當時修好了、答案就會不同」的步驟：更正過價格的發票要回到採購訂單分叉之上，因為一張貸項通知單可以改變它屬於哪一條分支。至於沒有人入的收貨單，上游甚麼都改變不了——那是等待，不是回流。
把次序打成一列列
每一列的「方框文字」就是一個方框，「連線至」儲存格填的是它通向的列號。先把一路順走的路徑填好，例外留到下一輪。因為一條連線就是一個列號而不是一條畫出來的線，把漏掉的步驟插進去，在版面上不用付任何代價。
把查核變成有標示的決策
在發問的那些列變成菱形：把「形狀」改為決策，並把每個標籤改寫成一個用手上文件就答得出的問題。答案填進「連線文字」，按位置與號碼配對。容差數值屬於採購訂單流程，不屬於應付賬款：悄悄把它調寬，等於改動了一項沒有人批准過的控制。
把例外路線指回去
把每種例外的回程列號填進提出它的那個決策的「連線至」欄；在這個編輯器裏，一個向後的列號就是一個回流的全部。發票真的要在那裏停下來的地方，把「形狀」設為拒絕，令這條路線有意識地結束。然後把所有向後的號碼讀一遍——三四個是流程，十個是排隊。
分好泳道，再送去審批
在「垂直泳道」欄寫上四條泳道——供應商、應付賬款、預算負責人、財務經理——階段寫進「水平泳道」欄。一條既提出支出又放款的泳道，就是一個控制缺口。分享連結之前先讓圖表通過審批，日後有人爭論配對結果時，應付賬款才指得出獲批的容差。
常見問題
無採購訂單的發票應該怎樣處理？
給它一條屬於自己的路線。無採購訂單的發票沒有訂單、也沒有收貨單可以對，所以控制必須另有來源：由為這筆預算負責的人分攤科目，再加上服務確實已提供的證據。這個分叉應該緊接核驗之後，讓無訂單那一邊由預算負責人分攤，然後接回同一套按金額分派的審批。硬要每一張發票都走三方配對，換來的是一條每月由租金和訂閱費堆出來的例外待辦。
供應商發票應該由誰審批？
由承擔這筆支出的成本中心負責人審批，超過授權審批權限表訂明的限額則加一位第二審批人——兩者都不可以是提出這筆支出、或者維護供應商主檔的人。應付賬款負責核驗、配對和分攤，它不審批。這個分工不是關於職級高低：確認貨已收到，和授權把錢付出去，是兩項不同的查核，一個人兩樣都做，是拿走了一項查核，而不是把兩項合併。
怎樣防止重複支付發票？
用兩把鑰匙去篩，而且要在分攤科目之前篩。供應商加發票號碼，抓得住老實的重發；總額加發票日期，則抓得住那種把參考編號重新輸入、加了前綴或漏了一個零的副本。位置和查核本身同樣重要：在核驗階段抓到的重複是一份被凍結的文件，入賬之後才抓到的，就是一張要開口去要的貸項通知單。多數重複並不是供應商在追數——而是同一張發票掃描一次、電郵一次，兩次都被錄入。
發票應該在入賬之前還是之後審批？
凡是這次審批本身就是「同意產生這筆支出」的授權，就先審批——無採購訂單的發票通常屬於這一種，因為發票就是這項承諾的第一份紀錄。如果採購訂單已經承載了審批，那麼與它配對才是控制，入賬可以先於一次獨立的放款審批。絕對不能出現的是同一筆金額被兩位審批人各批一次，而兩人都以為配對是對方查過的。