Sådan laver du et workflow til fakturagodkendelse
Sådan bygger du et workflow til fakturagodkendelse omkring trevejsmatchen: de måder tre dokumenter kan være uenige på, den række hver rettelse kommer ind igen ved, og baner, der holder funktionerne adskilt.
Et workflow til fakturagodkendelse afstemmer en leverandørfaktura med indkøbsordren og varemodtagelsen, sender hver uenighed tilbage til det trin, der kan afklare den, og lægger en beløbsgrænse foran betalingen.
Kort fortalt
- Trevejsmatchen er kontrollen. Beløbsgrænsen efter den afgør kun, hvem der skriver under.
- En faktura uden ordre har hverken ordre eller modtagelse, så dens kontrol må komme et andet sted fra.
- To undtagelser kommer sjældent ind igen ved samme række, og valget af hvor er selve designet.
- Dubletkontrollen hører til før konteringen, ikke efter bogføringen.
- Funktionsadskillelse er synlig i banerne, eller den er kun en sætning i en politik.
Uenigheden er selve workflowet
Et workflow til fakturagodkendelse afstemmer tre dokumenter, skrevet af tre parter på tre forskellige tidspunkter: leverandørens faktura, den indkøbsordre indkøb udstedte, og den varemodtagelse den, der tog imod leveringen, bogførte. Hvor de tre er enige, er der intet at beslutte. Den naive udgave lægger afstemningen i én kasse, der hedder match, og så har de fem eller seks måder, den kan fejle på, ingen steder at bo, og det er præcis dem, et kreditorbogholderi bruger sin uge på.
Ingen indkøbsordre, en pris over ordren, en manglende del af leveringen, en modtagelse ingen bogførte, den samme faktura to gange: de fem tilfælde er det, workflowet findes for, og hvert af dem har brug for en beslutning om den række, det kommer ind igen ved. Ikke om det kommer tilbage: hvor. To undtagelser hører sjældent til samme indgang, og et workflow, der sender dem alle tilbage til ét trin, er sådan fakturaer kommer til at ligge og samle rykkergebyrer, mens alle venter på, at nogen beslutter noget.
Eksemplet herunder er et kreditorforløb fra tre dokumenter til én betaling, fordelt på seks faser og fire baner. »Rejs afklaring hos leverandøren« nås af to forskellige afslag (et match, der fejlede, og en budgetansvarlig, der ikke vil skrive under), fordi begge besvares af den samme samtale. Og en afklaring, der ender i en rettelse, giver fakturaen tilbage over forgreningen om ordrereference, hvor en kreditnota kan flytte den over på den anden arm helt.
Fra tre dokumenter til én betaling
Nitten rækker fra modtaget faktura til betalt leverandør. Læs den én gang for den rene vej, og derefter igen for at se, hvor undtagelserne kommer ind igen.
Kontrollér, før noget bliver konteret
Den første vurdering af dokumentet er en, der kan smide det væk: »Dubletfaktura?« fører til »Bloker og markér som dublet«, før noget bliver konteret. Derefter sorterer »Er der ordrereference på fakturaen?« efter dokumentklasse frem for efter svar: »Med ordre« åbner matchen, og den anden arm kommer lige efter.
Armen uden ordre er én række
Armen uden ordre er én række. »Kontér på omkostningssted og finanskonto« er det hele, og den er indtil videre den eneste række i banen Budgetansvarlig: uden ordre og uden modtagelse at afstemme mod er dens kontrol en navngiven person, der konterer, frem for et dokument. »Match inden for tolerancen?« og de tre rækker efter den tjener kun armen med ordre.
Ét trin, to afslag
»Er afklaringen løst?« svarer »Nej« ind i »Returnér faktura til leverandøren«, så sløjfen har en vej ud frem for en vej rundt. »Godkender den budgetansvarlige?« svarer også »Nej« ind i række 9: nu bærer ét trin to indbyrdes uafhængige afslag: et match kreditorbogholderiet ikke kunne lave, og en omkostning dens ejer ikke vil acceptere.
Funktionerne viser sig i banerne
Læs banerne til sidst frem for kasserne: kreditorbogholderiet bogfører i finans, økonomichefen frigiver pengene, og den bane, der konterede, gør ingen af de to ting. »Over godkendelsesgrænsen?« er den eneste forgrening, hvis arme mødes igen en række senere, og den tilføjer en medunderskrift og intet andet.
Sådan fungerer det
Skriv undtagelsestilfældene op først
Skriv hver grund ned til, at en faktura ikke går lige igennem: ingen indkøbsordre, en pris over ordren, for lille mængde, ingen bogført varemodtagelse, forkert juridisk enhed, en dublet. Den liste er workflowets egentlige indhold, og den er kortere, end folk tror: fem eller seks tilfælde dækker det meste af en kreditorkø.
Vælg, hvor hver undtagelse kommer ind igen
Skriv rækken, hver enkelt kommer tilbage til, ud for tilfældet, og forvent at svarene bliver forskellige. Gå tilbage til det tidligste trin, hvis svar rettelsen kunne have ændret: en rettet pris kommer ind over forgreningen om ordrereference, fordi en kreditnota kan ændre, hvilken arm fakturaen ligger på. En modtagelse, ingen bogførte, ændrer intet opstrøms: det er en venteposition, ikke en sløjfe.
Skriv rækkefølgen ind i rækker
Hver rækkes Bokstekst er en kasse, og cellen Linje til holder de rækkenumre, den fører til. Læg den rene vej ind først, og lad undtagelserne vente til næste gennemløb. Fordi en forbindelse er et rækkenummer frem for en tegnet streg, koster det ingenting i layout at indsætte de trin, I glemte.
Lav kontrollerne om til navngivne beslutninger
De rækker, der spørger om noget, bliver romber: sæt deres Figur til Beslutning, og skriv hver etiket om til et spørgsmål, der kan besvares ud fra de dokumenter, man har foran sig. Svarene står i Linjetekst, parret efter placering med numrene. Tolerancen tilhører indkøbsordreprocessen og ikke kreditorbogholderiet: at udvide den stille og roligt ændrer en kontrol, ingen har godkendt.
Peg undtagelsesvejene tilbage ind
Skriv hver undtagelses returrække ind i kolonnen Linje til på den beslutning, der rejser den; et bagudgående rækkenummer er hele sløjfen i denne editor. Hvor en faktura reelt stopper i stedet, sættes Figur til Afvist, så vejen ender med vilje. Læs derefter de bagudgående numre op: tre eller fire er en proces, ti er en kø.
Del banerne op, og send den derefter til godkendelse
Navngiv de fire baner i kolonnen Lodret bane (Leverandør, Kreditorbogholderi, Budgetansvarlig, Økonomichef), og faserne i kolonnen Vandret bane. En bane, der både rejser udgiften og frigiver betalingen, er et hul i kontrollen. Godkend diagrammet, før I deler linket, så kreditorbogholderiet kan pege på den godkendte tolerance, når et match bliver bestridt.
Faldgruber du skal undgå
Godkendelse før matchen
At sende en faktura til en budgetansvarlig, før den er matchet, er at bede vedkommende bekræfte en levering, de aldrig tog imod. De godkender på tillid, afvigelsen dukker op efter bogføringen, og rettelsen bliver en kreditnota, ingen rykker for.
Alle afvigelser sendt til leverandøren
»Match inden for tolerancen?« svarer Nej af to helt uafhængige grunde: leverandøren har faktureret forkert, eller ingen bogførte modtagelsen. Kun den første er leverandørens at rette: at sende begge udad koster fjorten dage og returnerer fakturaen uændret.
At behandle en faktura uden ordre som en anomali
Husleje, forsyningsudgifter, rådgiverhonorarer og abonnementer får aldrig en indkøbsordre. Uden en vej af deres egen bliver de tvunget gennem matchen, fejler den, og fylder undtagelseskøen op hver måned helt efter designet.
Én bane bestiller og godkender
Den, der bad om udgiften, kan ikke være den, der bemyndiger betalingen af den. Baner gør det efterprøveligt på en måde, et afsnit i en politik ikke gør: står den samme bane i begge ender, findes kontrollen ikke.
Lav jeres eget workflow til fakturagodkendelse
Åbn fakturaeksemplet som jeres eget diagram, og beslut tilfælde for tilfælde, hvilken række hver undtagelse kommer ind igen ved.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvordan skal et workflow håndtere en faktura uden indkøbsordre?
Giv den en vej af sin egen. En faktura uden ordre har hverken en ordre eller en varemodtagelse at matche mod, så kontrollen må komme et andet sted fra: kontering af den, der er ansvarlig for budgettet, plus dokumentation for at ydelsen blev leveret. Forgreningen hører umiddelbart efter valideringen, så armen uden ordre bliver konteret af den budgetansvarlige og derefter kobler sig på den samme beløbsstyrede godkendelse. At tvinge hver faktura gennem en trevejsmatch giver i stedet en månedlig undtagelseskø, der stort set består af husleje og abonnementer.
Hvem bør godkende en leverandørfaktura?
Den budgetansvarlige, hvis omkostningssted bærer udgiften, med en ekstra godkender over en grænse sat af fuldmagtsmatrixen, og ingen af dem den, der bad om udgiften eller vedligeholder leverandørstamdata. Kreditorbogholderiet validerer, matcher og konterer; det godkender ikke. Adskillelsen handler ikke om hierarki: at bekræfte at varen kom, og at bemyndige pengene, er to forskellige kontroller, og én person, der gør begge ting, fjerner en kontrol frem for at slå to sammen.
Hvordan undgår man at betale dubletfakturaer?
Kontrollér på to nøgler, og kontrollér før noget bliver konteret. Leverandør plus fakturanummer fanger den ærlige genfremsendelse; bruttobeløb plus fakturadato fanger den kopi, hvis reference blev tastet om med et præfiks eller et tabt nul. Placeringen betyder lige så meget som selve testen: en dublet fanget ved valideringen er et blokeret dokument, en fanget efter bogføringen er en kreditnota, I skal bede om. De fleste dubletter er ikke en leverandør, der rykker for betaling: det er én faktura, der ankommer to gange, scannet og mailet, og registreret begge gange.
Skal en faktura godkendes før eller efter bogføringen?
Godkend først, hvor godkendelsen er bemyndigelsen til at påtage sig udgiften, hvilket er det normale for en faktura uden ordre, fordi fakturaen er den første registrering af forpligtelsen. Hvor en indkøbsordre allerede bar godkendelsen, er matchningen mod den kontrollen, og bogføringen kan gå forud for en særskilt godkendelse af betalingen. Hvad der ikke må ske, er at det samme beløb bliver godkendt to gange af to godkendere, der hver især tror, at den anden har tjekket matchen.