Sådan laver du et workflow til fakturagodkendelse

Sådan fungerer det

1. Skriv undtagelsestilfældene op først

   Skriv hver grund ned til, at en faktura ikke går lige igennem: ingen indkøbsordre, en pris over ordren, for lille mængde, ingen bogført varemodtagelse, forkert juridisk enhed, en dublet. Den liste er workflowets egentlige indhold, og den er kortere, end folk tror — fem eller seks tilfælde dækker det meste af en kreditorkø.

2. Vælg, hvor hver undtagelse kommer ind igen

   Skriv rækken, hver enkelt kommer tilbage til, ud for tilfældet, og forvent at svarene bliver forskellige. Gå tilbage til det tidligste trin, hvis svar rettelsen kunne have ændret: en rettet pris kommer ind over forgreningen om ordrereference, fordi en kreditnota kan ændre, hvilken arm fakturaen ligger på. En modtagelse, ingen bogførte, ændrer intet opstrøms — det er en venteposition, ikke en sløjfe.

3. Skriv rækkefølgen ind i rækker

   Hver rækkes Bokstekst er en kasse, og cellen Linje til holder de rækkenumre, den fører til. Læg den rene vej ind først, og lad undtagelserne vente til næste gennemløb. Fordi en forbindelse er et rækkenummer frem for en tegnet streg, koster det ingenting i layout at indsætte de trin, I glemte.

4. Lav kontrollerne om til navngivne beslutninger

   De rækker, der spørger om noget, bliver romber: sæt deres Figur til Beslutning, og skriv hver etiket om til et spørgsmål, der kan besvares ud fra de dokumenter, man har foran sig. Svarene står i Linjetekst, parret efter placering med numrene. Tolerancen tilhører indkøbsordreprocessen og ikke kreditorbogholderiet: at udvide den stille og roligt ændrer en kontrol, ingen har godkendt.

5. Peg undtagelsesvejene tilbage ind

   Skriv hver undtagelses returrække ind i kolonnen Linje til på den beslutning, der rejser den; et bagudgående rækkenummer er hele sløjfen i denne editor. Hvor en faktura reelt stopper i stedet, sættes Figur til Afvist, så vejen ender med vilje. Læs derefter de bagudgående numre op — tre eller fire er en proces, ti er en kø.

6. Del banerne op, og send den derefter til godkendelse

   Navngiv de fire baner i kolonnen Lodret bane — Leverandør, Kreditorbogholderi, Budgetansvarlig, Økonomichef — og faserne i kolonnen Vandret bane. En bane, der både rejser udgiften og frigiver betalingen, er et hul i kontrollen. Godkend diagrammet, før I deler linket, så kreditorbogholderiet kan pege på den godkendte tolerance, når et match bliver bestridt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan skal et workflow håndtere en faktura uden indkøbsordre?

Giv den en vej af sin egen. En faktura uden ordre har hverken en ordre eller en varemodtagelse at matche mod, så kontrollen må komme et andet sted fra: kontering af den, der er ansvarlig for budgettet, plus dokumentation for at ydelsen blev leveret. Forgreningen hører umiddelbart efter valideringen, så armen uden ordre bliver konteret af den budgetansvarlige og derefter kobler sig på den samme beløbsstyrede godkendelse. At tvinge hver faktura gennem en trevejsmatch giver i stedet en månedlig undtagelseskø, der stort set består af husleje og abonnementer.

Hvem bør godkende en leverandørfaktura?

Den budgetansvarlige, hvis omkostningssted bærer udgiften, med en ekstra godkender over en grænse sat af fuldmagtsmatrixen — og ingen af dem den, der bad om udgiften eller vedligeholder leverandørstamdata. Kreditorbogholderiet validerer, matcher og konterer; det godkender ikke. Adskillelsen handler ikke om hierarki: at bekræfte at varen kom, og at bemyndige pengene, er to forskellige kontroller, og én person, der gør begge ting, fjerner en kontrol frem for at slå to sammen.

Hvordan undgår man at betale dubletfakturaer?

Kontrollér på to nøgler, og kontrollér før noget bliver konteret. Leverandør plus fakturanummer fanger den ærlige genfremsendelse; bruttobeløb plus fakturadato fanger den kopi, hvis reference blev tastet om med et præfiks eller et tabt nul. Placeringen betyder lige så meget som selve testen: en dublet fanget ved valideringen er et blokeret dokument, en fanget efter bogføringen er en kreditnota, I skal bede om. De fleste dubletter er ikke en leverandør, der rykker for betaling — det er én faktura, der ankommer to gange, scannet og mailet, og registreret begge gange.

Skal en faktura godkendes før eller efter bogføringen?

Godkend først, hvor godkendelsen er bemyndigelsen til at påtage sig udgiften, hvilket er det normale for en faktura uden ordre, fordi fakturaen er den første registrering af forpligtelsen. Hvor en indkøbsordre allerede bar godkendelsen, er matchningen mod den kontrollen, og bogføringen kan gå forud for en særskilt godkendelse af betalingen. Hvad der ikke må ske, er at det samme beløb bliver godkendt to gange af to godkendere, der hver især tror, at den anden har tjekket matchen.