Sådan laver du en onboarding-proces for leverandører

Sådan fungerer det

1. Skil kvalificering fra opsætning

   Skriv to lister. Kvalificering er alt, der afgør, om organisationen bør handle med denne leverandør overhovedet — due diligence, kontraktvilkår, økonomisk soliditet, sikkerhed og databeskyttelse, screening for sanktioner og ejerskab. Opsætning er alt, der gør dem betalbare. Intet fra den anden liste hører til på den første.

2. Fastlæg reglerne for risikoklasser før den første leverandør

   Beslut, hvad der placerer en leverandør i hver risikoklasse — datafølsomhed, årligt forbrug, systemadgang, hvor svær leverandøren ville være at erstatte — og skriv grænserne ned. Klassen har to opgaver: at sætte dybden af denne gennemgang og at sætte intervallet, hvorefter leverandøren kommer igen. En klasse, der ikke gør nogen af dem, er udsmykning.

3. Byg begge halvdele i én rækkeliste

   Skriv hvert trin i kolonnen Bokstekst i rækkefølge, kvalificering først, og udfyld derefter kolonnen Linje til med de rækkenumre, hvert trin fører til. Hold én handling per række: en enkelt række med teksten due diligence kan ikke vise, hvilket af de fire tjek indeni der holder sagen tilbage, og det er netop det tal, folk spørger om.

4. Gør porten til den eneste vej ind

   Læs kolonnen Linje til for hver opsætningsrække, og bekræft, at ingen af dem kan nås andet end gennem rækken med due diligence. Sæt den rækkes Figur til Beslutning, og læg begge udfald i Linjetekst, så afvisningen står på diagrammet. En port, man kan gå omkring, er dokumentation frem for en kontrol.

5. Læg de to halvdele i fasekolonnen

   Fasen står i kolonnen Vandret bane — eksemplet kører anmodning, due diligence, risikoklassificering, kontrakt, betalingsopsætning, aktivering — så grænsen mellem de to halvdele er en synlig kant frem for noget, man sporer med fingeren. En række i betalingsopsætning, hvis indgående pil starter før porten, er omvejen.

6. Afstem leverandørstamdata mod porten

   Træk de nuværende leverandørstamdata ud, og markér hver leverandør uden en godkendt due diligence bag sig. Det er de stamdataposter, porten ville have afvist, og deres antal er det efterslæb, I overtager frem for en grund til at starte forfra: tag dem med det højeste forbrug først, og giv hver overlevende en klasse og en revurderingsdato på listen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på onboarding og godkendelse af en leverandør?

Godkendelsen er beslutningen; onboarding er hele vejen på begge sider af den. Godkendelsen svarer på, om organisationen vil handle med leverandøren, og den er én port. Onboarding dækker anmodningen bag den, den due diligence der oplyser den, og alt efter den, der gør leverandøren operationel — kontrakt, verifikation af bankoplysninger, stamdata, optagelse på listen, revurderingsdato. At blande dem sammen er, hvordan organisationer ender med en godkendt leverandør, der ikke kan få penge, eller en betalbar en, der aldrig blev godkendt.

Hvad bør et due diligence-materiale indeholde?

Som minimum: juridisk enhed og registreringsnummer, reelt ejerskab, reviderede regnskaber eller en kreditrapport, forsikringsbeviser med dækningssummer og udløbsdatoer, skatte- og momsregistrering samt de politikker, der dækker det, leverandøren rører — informationssikkerhed, databeskyttelse, antikorruption, tvangsarbejde. Læg en screening for sanktioner og politisk eksponerede personer til. Lige så vigtigt som listen er, at hver post har en udløbsdato: et forsikringsbevis fra tre år siden dokumenterer ingenting.

Hvad gør man, hvis en ordre blev lagt før leverandøren var godkendt?

Træk ordren tilbage eller sæt den i bero, afslut kvalificeringen, og udsend den igen mod den leverandørstamdatapost, der oprettes bagefter. En ordre mod en ikke-godkendt leverandør er en forpligtelse, ingen blev bedt om at tilslutte sig, og at godkende leverandøren bagudrettet er værre end slet ikke at godkende: nu ved den, der gennemgår, at en afvisning koster et leverandørforhold, og det er præcis det pres, porten findes for at fjerne. Tæl tilfældene frem for at afgøre dem stille — et stigende antal siger, at kvalificeringen er blevet for langsom.

Hvor ofte bør leverandører revurderes?

Efter klassen, og på hændelser frem for på kalenderen alene. Årligt for høj risiko, hvert andet år for middel og ved fornyelse for lav er et almindeligt udgangspunkt, men udløserne er mere værd end kadencen: en ny systemintegration, et brud hos leverandøren, et ejerskifte, en væsentlig stigning i forbruget, en ændring af bankoplysninger. Hold datoen på den godkendte leverandørliste, for en liste overlever en omorganisering, det gør en personlig påmindelse ikke.