Sådan laver du en onboarding-proces for leverandører

Kort fortalt

• Kvalificering og opsætning er to processer, og kun en port bør forbinde dem.
• En leverandør med en stamdatapost og ingen godkendelse er allerede betalbar.
• En risikoklasse gør intet arbejde, medmindre den også sætter, hvornår leverandøren ses efter igen.
• En ordre lagt før godkendelsen har allerede bundet de penge, porten skulle styre.
• Afvisning kræver et tegnet slutpunkt, ellers bliver afviste leverandører anmodet igen gennem en anden indkøber.

To processer, der deler ét navn

Onboarding af leverandører tegnes som regel som én rækkefølge og er reelt to, med hver sine ejere og hver sine spørgsmål. Den første halvdel kvalificerer: om denne leverandør er en eksponering, organisationen overhovedet vil bære. Den anden halvdel gør klar: en stamdatapost, bankoplysninger, betalingsbetingelser, en ordre leverandøren kan fakturere mod. Begge halvdele er ofte velkørende. Fejlen ligger næsten aldrig inde i én af dem.

Den ligger på grænsen. Opsætningen er det, rekvirenten vil have, så den bliver sat i gang tidligt: en stamdatapost oprettet for at spare tid, bankoplysninger tastet ind fra en PDF, en ordre lagt mens jura stadig læser. Fra det øjeblik har organisationen en betalbar leverandør, ingen har godkendt, og netop den betingelse er fælles for det meste leverandørsvindel og de fleste auditfund om tredjeparter. »Er due diligence godkendt?« skal være den eneste vej ind i den anden halvdel, og et diagram er det, der gør det kontrollerbart frem for kulturelt.

Eksemplet herunder er et leverandørforløb fordelt på fem funktioner, og én række styrer det hele: alt fra »Forhandl og aftal kontraktvilkår« og frem hænger på »Er due diligence godkendt?«, hvis gren »Afvist« er tegnet som et slutpunkt frem for en pause. Et enkelt opsætningstrin bærer så sin egen port (»Verificér bankoplysninger via opkald« følges af »Er bankoplysningerne verificeret?«), og det er tegnet på, at opsætning ikke er administration. At starte den tidligt er ikke for tidligt, det er ubeskyttet.

Byg et leverandørforløb i fire etaper

Kvalificering, derefter opsætning, i seks faser. Hver etape lægger arbejde til, der lader leverandøren være ubetalbar, indtil den sidste, hvor en enkelt række gør en ende på det.

1. Den ene legitime omvej

   Anmodningen er én række, og reglen kommer med den. »Udfyld anmodning om ny leverandør« er den eneste vej ind, og »Kan en eksisterende leverandør dække behovet?« sender sit ja videre til »Bestil hos eksisterende leverandør«: en ordre lagt uden due diligence, tilladt alene fordi den leverandør allerede har været igennem porten én gang.

2. Fem rækker, intet betalbart

   Kvalificeringshalvdelen i sin helhed: »Indsaml due diligence-materiale«, kontraktvilkår, »Kør kredit- og regnskabstjek«, databeskyttelsesreviewet og til sidst »Tildel risikoklasse«. Intet af det skaber en stamdatapost, en faktura kunne matche mod, og det er netop det, der gør det trygt at køre denne halvdel langsomt.

3. Porten mellem de to halvdele

   »Høj risikoklasse?« sender de leverandører, der berettiger det, gennem »Kør udvidet due diligence«, og derefter kommer »Er due diligence godkendt?«: hvor den eneste udgang, der er tegnet indtil nu, er »Afvist«, som ender ved »Afvis leverandør og orientér rekvirenten«. Den godkendte vej åbner den anden halvdel i næste etape.

4. Halvdelen, der ikke er administration

   Den godkendte vej fører til kontraktunderskrift, og så producerer opsætningen sin egen port: »Verificér bankoplysninger via opkald«, holdt af »Er bankoplysningerne verificeret?«. Først på den anden side dukker »Opret leverandørstamdata« op (den første række, en faktura kunne matche mod), og optagelsen på listen følger.

Sådan fungerer det

1. Skil kvalificering fra opsætning

   Skriv to lister. Kvalificering er alt, der afgør, om organisationen bør handle med denne leverandør overhovedet: due diligence, kontraktvilkår, økonomisk soliditet, sikkerhed og databeskyttelse, screening for sanktioner og ejerskab. Opsætning er alt, der gør dem betalbare. Intet fra den anden liste hører til på den første.

2. Fastlæg reglerne for risikoklasser før den første leverandør

   Beslut, hvad der placerer en leverandør i hver risikoklasse (datafølsomhed, årligt forbrug, systemadgang, hvor svær leverandøren ville være at erstatte) og skriv grænserne ned. Klassen har to opgaver: at sætte dybden af denne gennemgang og at sætte intervallet, hvorefter leverandøren kommer igen. En klasse, der ikke gør nogen af dem, er udsmykning.

3. Byg begge halvdele i én rækkeliste

   Skriv hvert trin i kolonnen Bokstekst i rækkefølge, kvalificering først, og udfyld derefter kolonnen Linje til med de rækkenumre, hvert trin fører til. Hold én handling per række: en enkelt række med teksten due diligence kan ikke vise, hvilket af de fire tjek indeni der holder sagen tilbage, og det er netop det tal, folk spørger om.

4. Gør porten til den eneste vej ind

   Læs kolonnen Linje til for hver opsætningsrække, og bekræft, at ingen af dem kan nås andet end gennem rækken med due diligence. Sæt den rækkes Figur til Beslutning, og læg begge udfald i Linjetekst, så afvisningen står på diagrammet. En port, man kan gå omkring, er dokumentation frem for en kontrol.

5. Læg de to halvdele i fasekolonnen

   Fasen står i kolonnen Vandret bane (eksemplet kører anmodning, due diligence, risikoklassificering, kontrakt, betalingsopsætning, aktivering), så grænsen mellem de to halvdele er en synlig kant frem for noget, man sporer med fingeren. En række i betalingsopsætning, hvis indgående pil starter før porten, er omvejen.

6. Afstem leverandørstamdata mod porten

   Træk de nuværende leverandørstamdata ud, og markér hver leverandør uden en godkendt due diligence bag sig. Det er de stamdataposter, porten ville have afvist, og deres antal er det efterslæb, I overtager frem for en grund til at starte forfra: tag dem med det højeste forbrug først, og giv hver overlevende en klasse og en revurderingsdato på listen.

Faldgruber du skal undgå

• Stamdata oprettet før godkendelsen

  At oprette leverandørens stamdatapost tidligt føles harmløst og producerer en betalbar leverandør, ingen har godkendt. Så snart stamdataposten findes, kan en faktura matche mod den, og den manglende godkendelse er usynlig, indtil en audit tager stikprøver i bogholderiet.

• Udvidet due diligence uden en udløser

  Når kriterierne for vejen for høj risiko ikke står på beslutningen, bliver dybden af gennemgangen sat af, hvem der har sagen, og hvor travlt de har. Skriv grænserne på trinnet, og forgreningen bliver gentagelig.

• En afvist leverandør uden slutpunkt

  En afvisning, der ikke er tegnet som en sluttilstand, efterlader anmodningen halvt levende, og halvt levende anmodninger bliver sendt ind igen gennem en anden indkøber, der ikke har nogen idé om, at den allerede blev afvist.

• At springe opkaldet over ved ændrede bankoplysninger

  En ændring træder ind i opsætningshalvdelen igen uden at passere noget, så opkaldet (det ene trin, der ville have fanget en omdirigering) er præcis det trin, der springes over. Send en ændring af konto gennem samme verifikation som en ny.

Lav jeres egen leverandør-onboarding

Tag eksemplet som jeres eget diagram, sæt de klassegrænser, I vil kunne forsvare, og bekræft, at intet i betalingsopsætningen ligger før porten.

Lav jeres egen leverandør-onboarding

Relaterede guides

• Sådan laver du en indkøbsproces
• Sådan laver du en indkøbsordreproces
• Sådan laver du et workflow til fakturagodkendelse

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen på onboarding og godkendelse af en leverandør?

Godkendelsen er beslutningen; onboarding er hele vejen på begge sider af den. Godkendelsen svarer på, om organisationen vil handle med leverandøren, og den er én port. Onboarding dækker anmodningen bag den, den due diligence der oplyser den, og alt efter den, der gør leverandøren operationel: kontrakt, verifikation af bankoplysninger, stamdata, optagelse på listen, revurderingsdato. At blande dem sammen er, hvordan organisationer ender med en godkendt leverandør, der ikke kan få penge, eller en betalbar en, der aldrig blev godkendt.

Hvad bør et due diligence-materiale indeholde?

Som minimum: juridisk enhed og registreringsnummer, reelt ejerskab, reviderede regnskaber eller en kreditrapport, forsikringsbeviser med dækningssummer og udløbsdatoer, skatte- og momsregistrering samt de politikker, der dækker det, leverandøren rører: informationssikkerhed, databeskyttelse, antikorruption, tvangsarbejde. Læg en screening for sanktioner og politisk eksponerede personer til. Lige så vigtigt som listen er, at hver post har en udløbsdato: et forsikringsbevis fra tre år siden dokumenterer ingenting.

Hvad gør man, hvis en ordre blev lagt før leverandøren var godkendt?

Træk ordren tilbage eller sæt den i bero, afslut kvalificeringen, og udsend den igen mod den leverandørstamdatapost, der oprettes bagefter. En ordre mod en ikke-godkendt leverandør er en forpligtelse, ingen blev bedt om at tilslutte sig, og at godkende leverandøren bagudrettet er værre end slet ikke at godkende: nu ved den, der gennemgår, at en afvisning koster et leverandørforhold, og det er præcis det pres, porten findes for at fjerne. Tæl tilfældene frem for at afgøre dem stille: et stigende antal siger, at kvalificeringen er blevet for langsom.

Hvor ofte bør leverandører revurderes?

Efter klassen, og på hændelser frem for på kalenderen alene. Årligt for høj risiko, hvert andet år for middel og ved fornyelse for lav er et almindeligt udgangspunkt, men udløserne er mere værd end kadencen: en ny systemintegration, et brud hos leverandøren, et ejerskifte, en væsentlig stigning i forbruget, en ændring af bankoplysninger. Hold datoen på den godkendte leverandørliste, for en liste overlever en omorganisering, det gør en personlig påmindelse ikke.