Cómo crear un proceso de alta de proveedores

Cómo funciona

1. Separa la homologación de la habilitación

   Escribe dos listas. La homologación es todo lo que establece si la organización debería comerciar con este proveedor: diligencia debida, cláusulas del contrato, solvencia financiera, seguridad y protección de datos, cribado de sanciones y titularidad real. La habilitación es todo lo que lo vuelve cobrable. Nada de la segunda lista pertenece a la primera.

2. Fija las reglas de clasificación antes del primer proveedor

   Decide qué coloca a un proveedor en cada nivel de riesgo —sensibilidad de los datos, gasto anual, acceso a sistemas, dificultad para sustituirlo— y escribe los umbrales. El nivel tiene dos trabajos: fijar la profundidad de esta revisión y fijar el intervalo con el que el proveedor vuelve a mirarse. Un nivel que no hace ninguno de los dos es decoración.

3. Construye las dos mitades en una sola lista de filas

   Pon cada paso en la columna «Box text» por orden, primero la homologación, y rellena después la columna «Line to» con los números de fila a los que lleva cada paso. Mantén una acción por fila: una única fila que diga diligencia debida no puede decirte cuál de las cuatro comprobaciones que contiene está frenando el expediente, y ese es justo el dato que la gente pide.

4. Haz que la puerta sea la única entrada

   Lee la columna «Line to» de cada fila de habilitación y confirma que ninguna es alcanzable salvo a través de la fila de diligencia debida. Pon Decision en la columna «Shape» de esa fila y sus dos desenlaces en «Line text», para que el rechazo quede en el diagrama. Una puerta que se puede rodear es documentación, no un control.

5. Pon las dos mitades en la columna de fase

   La fase va en la columna «Horizontal lane» —el ejemplo recorre solicitud, diligencia debida, clasificación de riesgo, contrato, alta de pago y activación—, de modo que la frontera entre las dos mitades sea un borde visible y no algo que traces a mano. Una fila de alta de pago cuya flecha de entrada arranca antes de la puerta es exactamente el rodeo.

6. Concilia el maestro de proveedores contra la puerta

   Exporta el maestro de proveedores actual y marca a cada proveedor que no tenga detrás una diligencia debida superada. Esos son los registros que la puerta habría rechazado, y su número es el atraso que heredas y no un motivo para empezar de cero: trabaja primero los de mayor gasto y da a cada superviviente un nivel y una fecha de reevaluación en el registro.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencian el alta de un proveedor y su aprobación?

La aprobación es la decisión; el alta es todo el camino a ambos lados de ella. La aprobación de un proveedor responde a si la organización está dispuesta a comerciar con él, y es una sola puerta. El alta cubre la solicitud que hay detrás, la diligencia debida que la informa y todo lo posterior que vuelve operativo al proveedor: contrato, verificación bancaria, registro maestro, entrada en el registro de homologados y fecha de revisión. Confundir las dos cosas es como las organizaciones acaban con un proveedor aprobado al que no pueden pagar, o con uno cobrable al que nunca aprobaron.

¿Qué debe contener un expediente de diligencia debida de proveedor?

Como mínimo: datos de la entidad jurídica y número de registro, titularidad real, cuentas auditadas o un informe de crédito, certificados de seguro con coberturas y fechas de vencimiento, alta fiscal y las políticas que cubran aquello que el proveedor toca: seguridad de la información, protección de datos, anticorrupción y esclavitud moderna. Añade un cribado de sanciones y de personas con responsabilidad pública. Tanto como la lista importa que cada elemento tenga caducidad: un certificado de seguro de hace tres años no evidencia nada.

¿Y si se emitió un pedido antes de aprobar al proveedor?

Retira o retén el pedido, termina después la homologación y vuelve a emitirlo contra el registro de proveedor creado a continuación. Un pedido contra un proveedor sin homologar es un compromiso que nadie pidió aprobar, y homologar al proveedor con efecto retroactivo es peor que no homologarlo: el revisor sabe ya que un rechazo cuesta una relación comercial, que es exactamente la presión que la puerta existe para eliminar. Cuenta estos casos en lugar de resolverlos en silencio, porque un recuento al alza dice que la homologación se ha vuelto demasiado lenta.

¿Cada cuánto hay que reevaluar a los proveedores?

Según el nivel de riesgo, y por sucesos más que solo por calendario. Anual para riesgo alto, cada dos años para medio y en la renovación para bajo es una base habitual, pero los disparadores rinden más que la periodicidad: una integración nueva con tus sistemas, una brecha en el proveedor, un cambio de titularidad, una subida relevante del gasto, un cambio de datos bancarios. Mantén la fecha en el registro de proveedores homologados, porque un registro sobrevive a una reorganización y un recordatorio personal no.