Cómo crear un proceso de control de documentos
Cómo construir un proceso de control de documentos que gobierne también la copia sustituida: un código y una versión, una única ubicación autorizada, un paso de retirada y una revisión periódica con fecha.
Un proceso de control de documentos gobierna un documento desde la solicitud que lo origina hasta su baja, de modo que solo una versión identificada esté en uso y toda copia a la que sustituye haya sido retirada.
En resumen
- Código y versión, impresos en cada página, o el documento no está identificado en absoluto.
- Publicar la nueva versión es la mitad del paso; sacar del uso la anterior es la otra mitad.
- Retirar exige una lista de los sitios donde vive la copia antigua: tablones, unidades compartidas, manuales de proveedor.
- La revisión periódica tiene tres resultados (mantener, revisar, dar de baja) y lo normal es que falten dos.
- La distribución y la formación están dentro del control documental, no aguas abajo de él.
El control es lo que le pasa a la versión antigua
Toda organización que escribe procedimientos construye la misma cadena (redactar, revisar, aprobar, publicar) y después descubre que casi ningún hallazgo de auditoría trata sobre esa cadena. Los hallazgos van de la otra mitad: una instrucción de trabajo obsoleta todavía colgada junto a una máquina, un formulario que se rellena en una versión que el listado retiró hace dos años, un procedimiento que nadie ha abierto desde que se reorganizó el centro. Emitir un documento no es controlarlo. Responder del que sustituye, sí.
Cuatro propiedades convierten un archivo publicado en un documento controlado: un código único con la versión impresa en cada página, una única ubicación autorizada a la que el resto de referencias enlazan en lugar de copiar, un paso de retirada para la versión que se está sustituyendo, y un intervalo de revisión con fecha de vencimiento y responsable con nombre. La tercera decide si las otras tres significan algo, porque un listado puede estar impecable mientras la impresión antigua sigue colgada en la pared.
La vida entera de un documento está dibujada abajo en cinco carriles, del Autor a los Usuarios finales. «Retirar del uso las copias obsoletas» ocupa una fila propia en el carril del Responsable documental en lugar de quedar implícita en la publicación. La salida «Revisar» de «¿El documento sigue vigente?» vuelve a «Abrir una solicitud de cambio documental», de modo que una revisión periódica reentra en el proceso por arriba en vez de arrancar otro proceso en paralelo.
La misma cadena, con la retirada dentro
Solicitado, redactado, aprobado, emitido; y después la copia a la que sustituye se saca del uso y arranca el reloj de la revisión. La vida entera de un documento en cinco carriles.
Una solicitud antes del borrador
El inicio es un suceso, no una tarea («Necesidad o cambio documental identificado»), y «Abrir una solicitud de cambio documental» va antes de que nadie abra el archivo. Solo entonces aparece «Redactar o revisar el contenido», con el motivo ya registrado.
El bucle de revisión es el calendario real
«¿Hay comentarios pendientes?» envía el borrador a «Actualizar el borrador con los comentarios», que apunta de vuelta a «Realizar la revisión técnica» por una rama etiquetada «Nueva revisión». El «¿Se aprueba para emisión?» del Aprobador rechaza hacia esa misma fila, así que los dos tipos de retrabajo comparten un único camino.
Emitir, registrar, publicar, retirar
El carril del Responsable documental se llena con cuatro filas: una versión y una fecha de entrada en vigor, el listado maestro escrito como fila de tipo File, la publicación en la ubicación controlada y después «Retirar del uso las copias obsoletas». La última de las cuatro es la que casi todos los procesos dejan fuera.
Un documento en uso no está terminado
Formación o acuse de recibo, después uso y después una revisión programada con tres salidas etiquetadas. «Vigente» registra el resultado y la próxima fecha, «Revisar» vuelve a la solicitud de cambio y «Retirar» termina en «Documento retirado y dado de baja», un final al que este proceso puede llegar de verdad.
Cómo funciona
Decide qué documentos vas a controlar
Controlarlo todo es la vía más rápida para no controlar nada. Escribe las clases que llevan una obligación asociada (procedimientos, instrucciones de trabajo, formularios, especificaciones, documentos de origen externo) y las que no, como las actas de reunión y los archivos de trabajo. Todo lo de la primera lista necesita un responsable, un código y un intervalo.
Fija el esquema de código y versión
Números enteros para las versiones emitidas, decimales para los borradores, y el código, la versión, la fecha de entrada en vigor y el aprobador en el encabezado de cada página. El esquema importa menos que su estabilidad: renumerar la biblioteca más adelante rompe todas las referencias cruzadas, todos los registros de formación y todo rastro de auditoría que citara el código antiguo.
Escribe el ciclo de vida en filas, la solicitud primero
Abre un diagrama y pon cada etapa en la columna «Box text», empezando por el suceso que identifica la necesidad y la solicitud de cambio que viene detrás. Únelas con la columna «Line to», que toma el número de fila al que lleva cada paso. La disposición se genera sola, así que lo único que se decide aquí es la secuencia.
Da fila propia a la retirada y al listado maestro
La fila del listado toma File en la columna «Shape», para que el registro que escribe se vea en el diagrama, y la retirada se queda como fila separada después de la publicación. Usa la columna «Vertical lane» para poner las dos en el carril del responsable documental. Una retirada que comparte fila con la publicación es el paso que se salta cuando hay prisa por publicar.
Etiqueta los tres resultados de la revisión
Pon la fila de revisión en «Shape» Decision y escribe sus respuestas en la columna «Line text», una por cada número de «Line to»: vigente, revisar, retirar. El número de revisar apunta hacia atrás, a la solicitud de cambio de la parte alta de la hoja. Las conexiones son datos, así que ese bucle no es más que un número menor y sobrevive a cualquier reordenación posterior.
Recorre la lista de retirada antes de fiarte de ella
Coge la última versión que emitiste y sal a buscar a su predecesora en vez de razonar sobre dónde podría estar: busca en la unidad compartida, recorre la planta, abre el manual de acogida, pregunta al cliente que guarda tu expediente de calidad. Cada copia que encuentres es un punto de uso que nombrar en el paso de retirada, y el recuento es el hallazgo que hay que comunicar.
Errores que debes evitar
La copia que salió del edificio
Una versión enviada al expediente de calidad de un cliente o al manual de acogida de un proveedor queda fuera de tu alcance, y es justo la copia que un auditor pide ver. Registra cada emisión externa contra su destinatario, para que reemitir sea una lista y no un ejercicio de memoria.
Impresiones de las que nadie responde
Una impresión no controlada sobrevive a todas las versiones emitidas después de ella. O sellas y registras las copias que permites, o las prohíbes y pones una pantalla. La tercera postura, que es la política real de casi todas las organizaciones, no es un control.
Sellar en una semana las revisiones de todo un año
Doscientos documentos reaprobados en una semana no se han revisado: se les ha refrescado la fecha. Escalona los intervalos por riesgo para que una revisión sea un trabajo para el que alguien ha recibido tiempo.
Dar de baja borrando
Eliminar un documento obsoleto destruye la evidencia de cuál era la regla cuando se hizo el trabajo. La baja es un estado del listado, no una ausencia de él: la fila se queda y gana una fecha de retirada y un nombre.
Crea tu propio proceso de control de documentos
Abre el ejemplo de control de documentos como diagrama propio, fija tu esquema de versiones y enumera todos los sitios de los que hay que sacar una copia obsoleta.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Qué convierte un documento en un documento controlado?
Cuatro cosas son ciertas de él: lleva un código único y una versión, tiene un registro de aprobación que dice quién autorizó esa versión y cuándo, una única ubicación guarda la copia autorizada y tiene un intervalo de revisión con un responsable nombrado. El formato es irrelevante: una hoja de cálculo, un diagrama y una página de wiki pueden ser documentos controlados. Lo que hace real el control es que una versión obsoleta no pueda confundirse con la vigente, y por eso la retirada forma parte de la definición y no de la letra pequeña.
¿Cómo hay que tratar los documentos obsoletos?
Retíralos de todos los puntos de uso y conserva después una única copia archivada marcada como obsoleta durante el plazo de conservación. La retirada es una actividad con lista, no una nota al margen: nombra los tablones, los puestos de trabajo, las carpetas compartidas, las páginas de intranet y los manuales externos a los que llegó la versión, y ve tachándolos. Borrar la versión antigua es el error habitual, porque una investigación un año después necesita saber qué regla estaba en vigor entonces, y el archivo es el único sitio donde sobrevive esa respuesta.
¿La ISO 9001 sigue exigiendo un procedimiento de control de documentos?
Como procedimiento con nombre, no. La ISO 9001:2015 eliminó los seis procedimientos obligatorios en favor del apartado 7.5, que exige que la información documentada esté identificada, aprobada antes de su uso, disponible donde se necesita, protegida frente a alteraciones y controlada en su distribución y en su disposición final. Eso es un proceso de control de documentos, esté escrito o no. Los auditores lo muestrean como siempre lo hicieron: cogen una instrucción de trabajo en el punto de uso, comparan su versión con el listado y preguntan quién retiró la anterior.
¿Qué diferencia hay entre un documento y un registro?
Un documento dice lo que debería pasar y se revisa; un registro dice lo que pasó y no se revisa. La diferencia decide los controles: los documentos necesitan número de versión, una única ubicación autorizada y la retirada de aquello que sustituyen, mientras que los registros necesitan plazos de conservación, protección frente a alteraciones y capacidad de recuperación. El mismo archivo puede ser las dos cosas: un formulario de inspección en blanco es un documento controlado y ese mismo formulario cumplimentado es un registro. Confundirlos produce registros editados a posteriori y documentos guardados para siempre.
¿En qué se diferencia esto de una guía de control de versiones de documentos?
Esta guía cubre todo el proceso de principio a fin, de la solicitud a la baja: apertura de la solicitud, redacción, revisión, aprobación, emisión, retirada y revisión periódica. El control de versiones es el mecanismo más concreto que hay dentro de él: el esquema de numeración, los metadatos de versión en cada página, y decidir qué convierte una revisión en mayor o en menor. Consulta /es/guides/como-controlar-versiones-de-un-documento para ese mecanismo por sí solo, /es/guides/buenas-practicas-de-control-de-versiones-de-documentos para mantenerlo fiable a lo largo de años de rotación de personal, y /es/guides/control-de-versiones-de-documentos-para-iso-9001 para el enfoque de control de versiones de la cláusula 7.5 de ISO 9001 en concreto.