So erstellen Sie einen Prozess zur Dokumentenlenkung

Kurz gesagt

• Nummer und Revision auf jeder Seite, sonst ist das Dokument überhaupt nicht identifiziert.
• Die neue Revision zu veröffentlichen ist die halbe Arbeit; die alte aus dem Umlauf zu ziehen ist die andere.
• Der Einzug braucht eine Liste der Orte, an denen das alte Exemplar liegt: Aushänge, Laufwerke, Lieferantenmappen.
• Die turnusmäßige Überprüfung hat drei Ergebnisse (behalten, überarbeiten, außer Kraft setzen), und zwei fehlen meist.
• Verteilung und Schulung liegen innerhalb der Dokumentenlenkung, nicht nachgelagert dazu.

Gelenkt wird, was mit der alten Version passiert

Jede Organisation, die Verfahren schreibt, baut dieselbe Kette (Entwurf, Prüfung, Freigabe, Veröffentlichung) und stellt dann fest, dass fast keine Auditfeststellung diese Kette betrifft. Die Feststellungen betreffen die andere Hälfte: eine überholte Arbeitsanweisung, die noch neben der Maschine hängt, ein Formular, das in einer Revision ausgefüllt wird, die das Verzeichnis vor zwei Jahren außer Kraft gesetzt hat, ein Verfahren, das seit der Umorganisation des Standorts niemand geöffnet hat. Ein Dokument auszugeben ist keine Lenkung. Über das Ersetzte Rechenschaft abzulegen schon.

Vier Eigenschaften machen aus einer veröffentlichten Datei ein gelenktes Dokument: eine eindeutige Nummer mit einer Revision auf jeder Seite, ein einziger gelenkter Ablageort, auf den jede weitere Fundstelle verlinkt statt zu kopieren, ein Einzugsschritt für die ersetzte Revision und ein Prüfintervall mit Termin und benanntem Verantwortlichen. Die dritte entscheidet darüber, ob die anderen drei etwas bedeuten, denn ein Verzeichnis kann tadellos sein, während der alte Ausdruck weiter an der Wand hängt.

Das Beispiel unten zeigt das gesamte Leben eines Dokuments über fünf Bahnen, vom Autor bis zu den Anwendern. „Überholte Exemplare aus dem Umlauf ziehen“ hat eine eigene Zeile in der Bahn des Dokumentenbeauftragten, statt als stillschweigende Folge der Veröffentlichung mitzulaufen. Der Ausgang „Überarbeiten“ aus „Dokument weiterhin gültig?“ führt zurück auf „Dokumentenänderungsantrag stellen“, sodass eine turnusmäßige Überprüfung den Prozess von vorn betritt und nicht einen zweiten daneben eröffnet.

Dieselbe Kette, diesmal mit dem Einzug

Beantragt, entworfen, freigegeben, ausgegeben, und dann wird das ersetzte Exemplar aus dem Umlauf gezogen und eine Prüffrist beginnt zu laufen. Das ganze Leben eines Dokuments über fünf Bahnen.

1. Ein Antrag vor dem Entwurf

   Der Start ist ein Ereignis und keine Aufgabe („Bedarf oder Änderung erkannt“), und „Dokumentenänderungsantrag stellen“ steht davor, bevor jemand die Datei öffnet. Erst danach erscheint „Inhalt erstellen oder überarbeiten“, mit dem Anlass dafür bereits erfasst.

2. Die Prüfschleife ist der Terminplan

   „Offene Kommentare?“ schickt den Entwurf zu „Entwurf nach Kommentaren anpassen“, das über den Zweig „Erneut prüfen“ auf „Fachliche Prüfung durchführen“ zurückzeigt. Der Zweig „Abgelehnt“ aus „Zur Ausgabe freigeben?“ führt in dieselbe Zeile zurück, sodass sich beide Arten von Nacharbeit einen Weg teilen.

3. Ausgeben, erfassen, veröffentlichen, einziehen

   Die Bahn des Dokumentenbeauftragten füllt sich mit vier Zeilen: Version und Gültigkeitsdatum, das Dokumentenverzeichnis als Datei-Zeile, die Veröffentlichung am gelenkten Ablageort und dann „Überholte Exemplare aus dem Umlauf ziehen“. Die letzte der vier lassen die meisten Prozesse weg.

4. Ein Dokument in Anwendung ist nicht fertig

   Schulung oder Bestätigung, dann die Anwendung, dann eine geplante Überprüfung mit drei beschrifteten Ausgängen. „Gültig“ erfasst Ergebnis und nächsten Termin, „Überarbeiten“ führt zurück zum Änderungsantrag, „Außer Kraft“ endet in „Dokument eingezogen und außer Kraft“: ein Ergebnis, das dieser Prozess tatsächlich erreichen kann.

So funktioniert es

1. Entscheiden Sie, welche Dokumente Sie lenken

   Alles zu lenken ist der schnellste Weg, nichts zu lenken. Schreiben Sie auf, welche Klassen eine Verpflichtung tragen (Verfahren, Arbeitsanweisungen, Formulare, Spezifikationen, externe Dokumente) und welche nicht, etwa Besprechungsnotizen und Arbeitsdateien. Alles auf der ersten Liste braucht einen Verantwortlichen, eine Nummer und ein Intervall.

2. Legen Sie Nummern- und Revisionsschema fest

   Ganze Zahlen für ausgegebene Revisionen, Dezimalstellen für Entwürfe, und Nummer, Revision, Gültigkeitsdatum und Freigeber in der Kopfzeile jeder Seite. Wichtiger als das Schema ist seine Stabilität: eine Bibliothek später umzunummerieren zerstört jeden Querverweis, jeden Schulungsnachweis und jede Auditspur, die die alte Nummer zitiert hat.

3. Tippen Sie den Lebenszyklus als Zeilen, Antrag zuerst

   Öffnen Sie ein Diagramm und setzen Sie jede Stufe in die Spalte Boxtext, beginnend mit dem Ereignis, das den Bedarf erkennt, und dem Änderungsantrag danach. Verbinden Sie sie über die Spalte Linie zu, die die Zeilennummer des Folgeschritts aufnimmt. Das Layout entsteht automatisch, also wird hier ausschließlich über die Reihenfolge entschieden.

4. Geben Sie Einzug und Verzeichnis eigene Zeilen

   Die Verzeichniszeile erhält Datei in der Spalte Form, damit der geschriebene Nachweis im Diagramm sichtbar ist, und der Einzug bleibt eine eigene Zeile nach der Veröffentlichung. Legen Sie beide über die Spalte Vertikale Bahn in die Bahn des Dokumentenbeauftragten. Ein Einzug, der sich eine Zeile mit der Veröffentlichung teilt, ist der Schritt, der unter Zeitdruck ausfällt.

5. Beschriften Sie die drei Prüfergebnisse

   Setzen Sie die Form der Prüfzeile auf Entscheidung und schreiben Sie die Antworten in die Spalte Linientext, eine je Nummer in Linie zu: gültig, überarbeiten, außer Kraft. Die Nummer für Überarbeiten zeigt nach oben, auf den Änderungsantrag am Blattanfang. Verbindungen sind Daten, diese Schleife ist also nur eine kleinere Zahl, und sie übersteht jede spätere Umsortierung.

6. Gehen Sie die Einzugsliste ab, bevor Sie ihr glauben

   Nehmen Sie die letzte ausgegebene Revision und suchen Sie ihren Vorgänger, statt darüber nachzudenken, wo er liegen könnte: das Laufwerk durchsuchen, durch die Halle gehen, die Einweisungsmappe öffnen, den Kunden fragen, der Ihre Qualitätsunterlagen hält. Jedes gefundene Exemplar ist eine Anwendungsstelle, die im Einzugsschritt zu benennen ist, und ihre Anzahl ist die Feststellung.

Häufige Fehler

• Das Exemplar, das das Haus verlassen hat

  Eine Revision, die in die Qualitätsunterlagen eines Kunden oder die Einweisungsmappe eines Lieferanten gewandert ist, lässt sich nicht zurückrufen, und genau dieses Exemplar will ein Auditor sehen. Erfassen Sie jede externe Ausgabe mit Empfänger, damit eine Neuausgabe eine Liste ist und keine Gedächtnisprüfung.

• Ausdrucke, für die niemand Rechenschaft ablegt

  Ein ungelenkter Ausdruck überlebt jede Revision, die nach ihm ausgegeben wird. Stempeln und erfassen Sie die Exemplare, die Sie zulassen, oder verbieten Sie sie und stellen Sie einen Bildschirm hin. Die dritte Haltung (die gelebte Praxis der meisten Organisationen) ist keine Kontrolle.

• Ein Jahr Überprüfungen in einer Woche abstempeln

  Zweihundert in einer Woche neu freigegebene Dokumente wurden nicht überprüft, sie haben neue Termine erhalten. Staffeln Sie die Intervalle nach Risiko, damit eine Überprüfung eine Arbeit ist, für die jemand Zeit bekommen hat.

• Außerkraftsetzen durch Löschen

  Ein überholtes Dokument zu entfernen zerstört den Nachweis, welche Regel zur Zeit der Arbeit galt. Außer Kraft ist ein Zustand im Verzeichnis und keine Abwesenheit daraus: Die Zeile bleibt und erhält ein Einzugsdatum und einen Namen.

Erstellen Sie Ihren eigenen Prozess zur Dokumentenlenkung

Öffnen Sie das Beispiel zur Dokumentenlenkung als eigenes Diagramm, legen Sie Ihr Revisionsschema fest und listen Sie jede Stelle auf, von der ein ersetztes Exemplar eingezogen werden muss.

Erstellen Sie Ihren eigenen Prozess zur Dokumentenlenkung

Verwandte Anleitungen

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Häufig gestellte Fragen

Was macht ein Dokument zu einem gelenkten Dokument?

Vier Dinge treffen darauf zu: Es trägt eine eindeutige Nummer und eine Revision, es hat einen Freigabenachweis, der benennt, wer diese Revision wann freigegeben hat, genau ein Ablageort hält das gültige Exemplar, und es hat ein Prüfintervall mit benanntem Verantwortlichen. Das Format ist unerheblich: eine Tabelle, ein Diagramm und eine Wiki-Seite können alle gelenkte Dokumente sein. Wirksam wird die Lenkung dadurch, dass eine überholte Revision nicht mit der gültigen verwechselt werden kann, und deshalb gehört der Einzug in die Definition und nicht ins Kleingedruckte.

Wie geht man mit überholten Dokumenten um?

Ziehen Sie sie von jeder Anwendungsstelle ein und behalten Sie dann für die Aufbewahrungsfrist ein archiviertes, als ersetzt gekennzeichnetes Exemplar. Der Einzug ist eine aufgelistete Tätigkeit und keine Randnotiz: Benennen Sie die Aushänge, Arbeitsplätze, Laufwerke, Intranetseiten und externen Mappen, die die Revision erreicht hat, und haken Sie sie ab. Die alte Revision zu löschen ist der verbreitete Fehler, denn eine Untersuchung ein Jahr später muss wissen, welche Regel damals galt, und das Archiv ist der einzige Ort, an dem diese Antwort überlebt.

Verlangt die ISO 9001 noch ein Verfahren zur Dokumentenlenkung?

Nicht als benanntes Verfahren. Die ISO 9001:2015 hat die sechs verpflichtenden Verfahren zugunsten von Abschnitt 7.5 gestrichen, der verlangt, dokumentierte Information zu kennzeichnen, vor der Anwendung freizugeben, dort verfügbar zu halten, wo sie gebraucht wird, vor Veränderung zu schützen und in Verteilung und Verfügung zu lenken. Das ist ein Prozess zur Dokumentenlenkung, ob er niedergeschrieben ist oder nicht. Auditoren ziehen dieselbe Stichprobe wie immer: eine Arbeitsanweisung an der Anwendungsstelle nehmen, ihre Revision gegen das Verzeichnis prüfen und fragen, wer den Vorgänger eingezogen hat.

Was ist der Unterschied zwischen Dokument und Aufzeichnung?

Ein Dokument sagt, was passieren soll, und wird überarbeitet; eine Aufzeichnung sagt, was passiert ist, und wird nicht überarbeitet. Der Unterschied bestimmt die Kontrollen: Dokumente brauchen Revisionsnummern, einen gültigen Ablageort und den Einzug des Ersetzten, Aufzeichnungen brauchen Aufbewahrungsfristen, Schutz vor Veränderung und Auffindbarkeit. Dieselbe Datei kann beides sein: ein leeres Prüfformular ist ein gelenktes Dokument, das ausgefüllte eine Aufzeichnung. Wer beides vermengt, erhält nachträglich bearbeitete Aufzeichnungen und für immer aufbewahrte Dokumente.

Worin unterscheidet sich das von einem Leitfaden zur Dokumentenversionskontrolle?

Dieser Leitfaden deckt den gesamten Prozess vom Antrag bis zur Außerkraftsetzung ab: Aufnahme, Entwurf, Prüfung, Freigabe, Ausgabe, Einzug und turnusmäßige Überprüfung. Versionskontrolle ist der engere Mechanismus darin: das Nummernschema, die Versionsmetadaten auf jeder Seite und die Entscheidung, ob eine Revision eine Haupt- oder eine Unterversion ist. Diesen Mechanismus für sich genommen finden Sie unter /de/guides/versionskontrolle-fuer-dokumente, wie Sie ihn über Jahre von Personalwechseln hinweg vertrauenswürdig halten unter /de/guides/best-practices-dokumentenversionskontrolle, und den Blickwinkel speziell zu Abschnitt 7.5 der ISO 9001 zur Versionskontrolle unter /de/guides/dokumentenversionskontrolle-iso-9001.