Cómo crear un diagrama de flujo desde un CSV

En resumen

• Una fila por paso. La posición de una fila en el archivo es su identidad.
• Los nombres de encabezado son el emparejamiento (Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea) y el orden de las columnas da igual.
• Texto de la caja por su cuenta dibuja cajas sueltas. Línea a es la columna que dibuja las flechas.
• Texto de línea se empareja con Línea a por posición: «6,4» junto a «Sí,No» pone Sí en la flecha hacia la fila 6.
• Carril horizontal y Carril vertical son las dos últimas columnas que rellenar, y convierten el diagrama de flujo en un diagrama de carriles.

Qué escribir en cada columna, y en qué orden

Un CSV es una exportación. Lo produjo otra cosa (un helpdesk, un ERP, un formulario, un informe de cola) y lo que salió es texto plano: una fila de encabezado, luego una línea por registro, campos separados por comas y comillas dobles alrededor de cualquier campo que contenga una coma o un salto de línea. Dentro no hay fórmulas, ni una segunda hoja, ni colores, ni comentarios, porque el formato no tiene dónde meterlos. Esa desnudez es lo que hace que un CSV viaje entre dos sistemas que no se ponen de acuerdo en nada más, y es también lo que hace que el archivo no signifique nada por sí solo. Para qué sirve cada columna vive en el nombre de su encabezado.

El editor de QueryChart es una hoja de cálculo con nombres de columna fijos: #, Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea, Estilo de línea, Carril horizontal, Carril vertical, Notas y Enlace. Un CSV se empareja con esas columnas por el nombre del encabezado y no por la posición, así que el orden en que estén tus columnas da igual y cualquier columna que el editor no reconozca viaja con el archivo y se ignora. Importas soltando el archivo .csv sobre el área de la hoja de cálculo, o pegando el texto del CSV dentro. No hay asistente ni nada que emparejar a mano: la fila de encabezado es el emparejamiento, y por eso la fila de encabezado es la parte que merece la pena acertar.

Queda la pregunta de verdad, que es qué escribir. Rellena las columnas en este orden y verás a cada una hacer su trabajo. Texto de la caja por su cuenta te da una columna de cajas sueltas, que es también lo que dibuja un CSV de registros. Forma convierte las preguntas en rombos y la primera y la última fila en terminadores. Línea a es donde aparece el diagrama: guarda la posición de la fila a la que lleva esta fila, contando la primera fila de datos como la 1, separada por comas cuando una fila lleva a más de un sitio, con Texto de línea llevando las etiquetas de rama en ese mismo orden. Carril horizontal y Carril vertical van al final y convierten la cadena en una cuadrícula.

El ejemplo de abajo es una clasificación de tickets de soporte (dieciocho filas) construida exactamente en ese orden. Abre el panel de la hoja de cálculo y lee qué columna rellena cada fase. Antes de importar un archivo tuyo, ábrelo una vez en un editor de texto plano y no en una hoja de cálculo: un delimitador de punto y coma, dos líneas de preámbulo encima del encabezado o una codificación que convierta los nombres acentuados en caracteres de reemplazo rompen la importación cada uno por su lado, y una hoja de cálculo esconde las tres porque dibuja el archivo en lugar de enseñártelo. /es/guides/como-estructurar-un-csv-para-diagramas-de-flujo cubre esa parte entera.

Un CSV, rellenado columna a columna

Clasificación de tickets de soporte, dieciocho filas. Cada fase añade una columna más al mismo archivo: abre el panel de la hoja de cálculo para ver cuál.

1. Solo Texto de la caja

   Seis etiquetas y nada más: «Abrir un ticket», «Registrar el ticket en la cola del helpdesk», «¿Hay detalle suficiente para trabajar el ticket?», hasta «Fijar la prioridad a partir del impacto y la urgencia». Se apilan como cajas sin nada entre ellas, que es también lo que dibuja un export de helpdesk, porque un archivo de registros no tiene dónde guardar una relación. Nada de lo que hay aquí dice que la comprobación del detalle tiene dos salidas.

2. Añade la columna Forma

   La fila 1 pasa a ser un Inicio, y las cuatro preguntas («¿Hay detalle suficiente para trabajar el ticket?», «¿Llega respuesta antes de cerrarse el plazo de seguimiento?», «¿Puede resolverlo el primer nivel?» y «¿Funcionó la solución?») se convierten en rombos. Todo lo demás sigue siendo un Proceso, que es el valor que sale de dejar la celda en blanco. Un valor que no se reconoce se normaliza a Proceso en silencio, así que una fila escrita como Rombo o Elección se dibuja como un rectángulo con su pregunta todavía dentro.

3. Rellena Línea a y luego Texto de línea

   Ahora las flechas. «¿Hay detalle suficiente para trabajar el ticket?» lleva 6,4 en Línea a y Sí,No en Texto de línea, así que Sí salta al paso de la prioridad y No lleva a «Pedir al solicitante el detalle que falta». «¿Puede resolverlo el primer nivel?» lleva 8,11 con las etiquetas Sí y «No - escalar». Los números son posiciones de fila, no identificadores de ticket: renumera las filas y habrás recableado el diagrama.

4. Añade las dos columnas de carril

   Con ellas llegan las cuatro últimas filas: «Contar al solicitante qué ha cambiado», la decisión de confirmación y los dos finales, «Ticket cerrado» y «Cerrado sin respuesta del solicitante». Carril horizontal guarda la fase, de Apertura a Clasificación, Primer nivel, Escalado y Cierre; Carril vertical guarda el rol: Solicitante, Mesa de servicio, Equipo especialista. Los dos son texto normal en el CSV, y un carril aparece en cuanto una fila lo nombra, así que una errata en una fila produce un cuarto carril con una sola caja dentro.

Cómo funciona

1. Empieza un archivo nuevo en vez de convertir la exportación

   El CSV que ya tienes lleva una fila por ticket, línea de pedido o registro. El archivo que vas a escribir lleva una fila por paso, y casi siempre son menos de veinte para un proceso que produjo diez mil registros. Deja la exportación abierta al lado, porque sus nombres de cola, códigos de estado y grupos de asignación son el vocabulario real del proceso, pero escribe el diagrama en un archivo limpio.

2. Pon la fila de encabezado en la línea uno

   Escribe los nombres que usa el editor, tal y como los escribe él: Forma, Texto de la caja, Línea a, Texto de línea y después Carril horizontal y Carril vertical. Encima de esa línea no puede haber nada (ni un título, ni la fecha de la exportación, ni una fila en blanco), porque el emparejamiento se hace sobre la primera línea del archivo. Las columnas que conserves para ti, como el identificador del registro original, pueden quedarse donde están y viajarán intactas.

3. Escribe Texto de la caja, una acción por fila

   Una fila es una sola cosa que hace alguien. Parte cualquier fila cuyo texto contenga una «y», y borra las filas que nombran una fase en lugar de una acción: «Clasificación» es un título, «Fijar la prioridad a partir del impacto y la urgencia» es un paso. Importa en este punto si quieres verlo: te saldrá una columna de cajas sin flechas, que es el retrato honesto de un archivo que tiene etiquetas y ninguna relación dentro.

4. Rellena Forma

   Inicio en la primera fila, Decisión en cada fila que formula una pregunta, y Éxito, Rechazo o Fin en cada final. Proceso es el valor por defecto, así que esas celdas pueden quedarse en blanco. Usa las palabras que usa el editor: un valor que no reconoce se convierte en Proceso sin protestar, y una decisión dibujada como rectángulo conserva sus etiquetas de rama, lo que hace que el error sea fácil de pasar por alto.

5. Rellena Línea a y luego Texto de línea

   Línea a toma la posición de la fila de destino, contando la primera fila de datos como la 1, separada por comas cuando una fila lleva a más de un sitio. Texto de línea toma las etiquetas de rama en ese mismo orden, así que la primera etiqueta es de la primera cifra. Escribe todas las filas antes de numerar nada: Línea a es posicional, así que insertar un paso después desplaza todas las filas de debajo e invalida todas las referencias posteriores al punto de inserción. Si hay que añadir un paso a posteriori, añádelo al final y apunta hacia él desde donde corresponda.

6. Añade los carriles, guarda en UTF-8 y suelta el archivo

   Pon la fase en Carril horizontal y el rol en Carril vertical, luego guarda el archivo como UTF-8 con delimitador de coma y ábrelo en un editor de texto para confirmar que es eso lo que ha salido. Suelta el .csv sobre el área de la hoja de cálculo del editor, o pega el texto dentro. El diagrama se dibuja al caer y las conexiones se enrutan solas, así que no hay fase de maquetación: lo que compruebas después es si alguna caja se ha quedado sin ninguna flecha de salida.

Errores que debes evitar

• Importar la exportación en lugar de escribir un archivo nuevo

  Un archivo con una fila por registro no tiene ninguna columna donde pudiera caber una conexión, así que se importa como un campo de cajas sueltas (una por registro, que en una exportación real son cientos). La exportación es una fuente de vocabulario, no una fuente de estructura.

• Poner un identificador en Línea a en lugar de una posición de fila

  Los números de ticket, los códigos de paso y las etiquetas de otros pasos se descartan todos en silencio: ni error, ni aviso, solo una caja sin ninguna flecha de salida. Es la posición de la fila de destino dentro del archivo, contando la primera fila de datos como la 1. /es/guides/como-definir-las-conexiones-de-un-diagrama-de-flujo-en-csv recorre el direccionamiento en detalle.

• Una coma sin entrecomillar dentro de una etiqueta

  Texto de línea se parte por las comas, y ese corte ocurre DESPUÉS de quitar las comillas del CSV, así que envolver el campo no te salva. Una etiqueta escrita «No, escalar» se convierte en dos etiquetas, el emparejamiento con Línea a se desplaza una posición, y el daño sale a la luz como un conector que apunta a un sitio inesperado y no como un rótulo equivocado. Escríbelo «No - escalar». Este es el único sitio donde una coma no se puede escapar, y por eso conviene saberlo antes de exportar.

• Insertar una fila una vez escritos los números

  Todas las referencias por debajo del punto de inserción apuntan ahora una fila más arriba, y el diagrama se sigue dibujando, mal. Termina primero la lista de pasos, numera después, y añade al final en lugar de insertar una vez que los números existen.

Crea un diagrama de flujo desde tu CSV

Abre el ejemplo de clasificación como tu propio diagrama para ver todas las columnas rellenadas, y suelta después tu propio .csv sobre el área de la hoja de cálculo.

Crea un diagrama de flujo desde tu CSV

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Preguntas frecuentes

¿Cuál es el CSV más pequeño que dibuja un diagrama de flujo?

Dos columnas. Una línea de encabezado que diga Texto de la caja,Línea a, y luego una línea por paso con la etiqueta y la posición de la fila a la que lleva: un proceso de cuatro pasos son cuatro líneas bajo un encabezado, con 2, 3, 4 y una celda vacía en la segunda columna. Eso dibuja una cadena de rectángulos con flechas entre ellos. Forma es la tercera columna que merece la pena añadir, porque sin ella toda caja es un rectángulo y una pregunta se dibuja igual que una instrucción, y Texto de línea es la cuarta, porque una decisión con salidas sin etiqueta le dice al lector que ahí hay un juicio pero no por dónde seguir.

¿Línea a lleva el número de fila o un identificador?

La posición de la fila de destino dentro del archivo, contando la primera fila de datos como la 1: el mismo número que el editor imprime en su columna #. No es el identificador de registro del sistema del que salió el CSV, y no es un código de paso que te hayas inventado, aunque hayas conservado esa columna en el archivo. Todo lo que no resuelva a una posición de fila existente se descarta sin ningún error, así que un archivo desplazado una posición entera por haber contado el encabezado como fila 1 se dibuja como cajas sin flechas y en ningún sitio se dice por qué.

¿Cómo escribo una decisión con dos ramas?

Pon Forma en Decisión, mete las dos posiciones de destino en Línea a separadas por una coma, y mete las dos etiquetas en Texto de línea en ese mismo orden. «6,4» junto a «Sí,No» manda Sí a la fila 6 y No a la fila 4; invertir una lista y no la otra produce un diagrama que se equivoca de la forma más convincente posible, porque sigue pareciendo completo. Si una etiqueta lleva una coma dentro, envuelve ese campo en comillas dobles. Un proceso ramificado construido entero con este patrón está en /es/templates/csv-a-arbol-de-decision.

¿Qué valores admite la columna Forma?

Inicio, Proceso, Decisión, Fin, Éxito y Rechazo cubren casi cualquier diagrama de proceso, y hay más para casos concretos: Archivo, Entrada, Salida y Preparación entre otros. Proceso es lo que sale de una celda vacía, y es también lo que sale de un valor que el editor no reconoce, que es la parte a vigilar: no hay error de importación, así que una columna de formas escrita con el vocabulario de otra herramienta entra limpiamente y dibuja todas las decisiones como rectángulos. Comprueba los rombos después de la primera importación en lugar de darlos por hechos.

¿Conservo el CSV una vez que existe el diagrama?

Consérvalo como registro de lo que importaste, no como lo que editas. Después de la importación el maestro es el diagrama: editar las filas en el editor es editar el diagrama, porque son el mismo objeto, y mantener el archivo en paralelo recrea exactamente la divergencia que la conversión venía a eliminar. Donde un CSV sí se sigue ganando su sitio es al empezar el diagrama siguiente: las plantillas CSV recogen un archivo por tipo de diagrama, y copiar uno de ellos es más rápido que escribir una fila de encabezado de memoria.