Cómo crear un sistema de documentación de procesos
Cómo construir un sistema de documentación de procesos que siga siendo cierto dentro de dos años: un inventario con responsables con nombre, intervalos de revisión fijados por el ritmo de cambio y un defecto fechado por cada mapa atrasado.
Cómo funciona
Escribe el inventario de procesos antes que ningún mapa
Enumera todos los procesos que ejecuta la organización, uno por línea, con una persona con nombre responsable de su descripción, el nivel al que debería estar documentado y su criticidad. Espera que la lista sea más corta de lo temido y que la columna de responsable sea la discusión. Nada más se puede construir mientras esa columna tenga huecos.
Fija cada intervalo de revisión por el ritmo de cambio
Toma el intervalo de cuántas veces se movió el proceso de verdad en los dos últimos años y no de un valor por defecto de la política: tres cambios se ganan seis meses, ningún cambio en cinco años se gana dos. Registra el intervalo, la próxima fecha de vencimiento y el nivel documentado en el inventario, para que ninguno de los tres se vuelva a discutir en cada revisión.
Construye el metaproceso primero como diagrama
Antes de documentar ningún proceso real, pon en filas tu propia ruta de documentación: qué dispara una revisión, quién confirma al responsable, a quién se consulta, quién aprueba, cómo se publica y cómo se forma a quien lo usa. Escribe las etapas en la columna «Box text» y únelas por número de fila en la columna «Line to». Todos los documentos posteriores heredan de él.
Pon el nivel de aprobación en el diagrama como decisión
La fila de enrutado toma Decision en la columna «Shape», con los niveles escritos en «Line text» contra los números de «Line to», para que la ruta de una revisión se conozca antes de empezar a redactar. Usa la columna «Horizontal lane» para la fase y la columna «Vertical lane» para el responsable, de modo que el diagrama enseñe que una oficina de políticas y un órgano de aprobación no son lo mismo.
Dibuja el bucle de rehacer como un número hacia atrás
Una aprobación que devuelve el trabajo es un número de fila que apunta a una fila anterior, no una flecha que alguien añade al dibujo después. Como la columna «Line to» guarda datos, ese bucle sobrevive a que se inserte un paso por encima. Un diagrama que solo enseña movimiento hacia delante describe un órgano de aprobación que no ha discrepado ni una sola vez.
Audita la biblioteca contra sus propias fechas
Cada trimestre cuenta cuatro cifras: documentos con la fecha de revisión pasada, documentos sin responsable con nombre, documentos cuyo proceso cambió antes que su mapa y revisiones registradas sin cambio. La última es salud. Anota el siguiente recuento en el inventario antes de cerrar este, porque un recuento sin fecha siguiente caduca y la biblioteca vuelve a degradarse.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de documentación de procesos?
Es el conjunto de reglas y roles que mantiene cierta una documentación de procesos, a diferencia de los documentos en sí: un inventario con un responsable con nombre por proceso, el nivel al que está documentado cada uno, un intervalo de revisión cuyos vencimientos llegan a esos responsables, una medida del ritmo al que la biblioteca se queda por detrás del trabajo y una ruta para crear, aprobar, publicar y retirar un documento. La plantilla es lo que menos importa. La prueba es qué dice el registro sobre un documento que nadie ha tocado en tres años.
¿Qué debe contener un inventario de procesos?
Una línea por proceso: el nombre del proceso, el responsable como persona y no como equipo, el nivel al que está documentado, su criticidad, la ubicación de la versión vigente y las fechas de la última revisión y de la próxima. Hay dos columnas más que se ganan el sitio enseguida: los sistemas en los que corre el proceso, que te dice qué invalidará una migración, y el apartado que existe para cumplir, que te dice qué pedirá ver un auditor. El inventario va primero porque todas las decisiones posteriores son consultas contra él.
¿Quién debe ser el responsable de un sistema de documentación de procesos?
Una sola persona, y no la que posee más documentos. El responsable del sistema lleva el inventario, el metaproceso y el registro de fechas de revisión; cada propietario de documento lleva el contenido. Fundir las dos cosas produce el fallo conocido en el que cada revisión hace cola detrás del único individuo que entiende el sistema, y la cola se reporta como un problema de recursos y no como uno de diseño. Media jornada a la semana sostiene una biblioteca de cincuenta procesos, siempre que los recordatorios sean automáticos y todos los responsables sean un nombre.
¿Dónde debe vivir la documentación de procesos?
Donde diga el inventario, y por eso la ubicación es una columna suya y no una decisión que se toma una vez para toda la biblioteca. Un sistema de gestión de la calidad, un wiki y una unidad compartida pueden guardar cada uno una versión vigente; ninguno de los tres puede decirte qué procesos no tienen ninguna. Así que la prueba no es qué plataforma, sino si cada fila del registro nombra el sitio al que manda a sus lectores y si llegar allí produce la revisión que el registro dice. Un proceso sin fila es invisible para cualquier elección de plataforma.