Sådan laver du et procesdokumentationssystem
Sådan bygger du et procesdokumentationssystem, der stadig er sandt om to år: en procesfortegnelse med navngivne ejere, reviewintervaller sat efter forandringstakten, og en dateret fejl for hvert kort, der halter.
Sådan fungerer det
Skriv procesfortegnelsen før noget kort
List hver proces, organisationen kører, én linje hver, med en navngiven person ansvarlig for beskrivelsen, det niveau den bør dokumenteres på, og hvor kritisk den er. Forvent, at listen bliver kortere end frygtet, og at ejerkolonnen bliver diskussionen. Intet andet kan bygges, mens den kolonne har huller.
Sæt hvert reviewinterval efter forandringstakten
Tag intervallet fra, hvor ofte processen faktisk flyttede sig de sidste to år, frem for fra en standard i en politik: tre ændringer giver seks måneder, ingen ændring i fem år giver to. Registrér intervallet, næste forfaldsdato og det dokumenterede niveau i fortegnelsen, så ingen af de tre bliver diskuteret igen ved hver revision.
Byg metaprocessen som et diagram først
Før I dokumenterer nogen rigtig proces, skal jeres egen dokumentationsvej ind i rækker: hvad der udløser et review, hvem der bekræfter ejeren, hvem der høres, hvem der godkender, hvordan der publiceres og oplæres. Skriv stadierne ind i kolonnen Bokstekst, og forbind dem via rækkenummer i kolonnen Linje til. Hvert senere dokument arver fra den.
Sæt godkendelsesniveauet på diagrammet som en beslutning
Rækken, der styrer vejvalget, får Beslutning i kolonnen Figur, med niveauerne skrevet ind i Linjetekst ud for numrene i Linje til, så en revisions vej er kendt, før skrivearbejdet begynder. Brug kolonnen Vandret bane til fasen og Lodret bane til ejeren, så diagrammet viser, at et politiksekretariat og en godkendelsesinstans er to forskellige ting.
Tegn omskrivningssløjfen som et tal bagud
En godkendelse, der sender arbejde tilbage, er et rækkenummer, der peger på en tidligere række — ikke en pil, nogen tegner på bagefter. Fordi kolonnen Linje til holder data, overlever den sløjfe, at der indsættes et trin over den. Et diagram, der kun viser bevægelse fremad, beskriver en godkendelsesinstans, der aldrig én gang har været uenig.
Auditér biblioteket op imod dets egne datoer
Tæl fire tal hvert kvartal: dokumenter over deres reviewdato, dokumenter uden navngiven ejer, dokumenter hvis proces ændrede sig før kortet gjorde, og reviews registreret uden ændring. Det sidste er et sundhedstegn. Book den næste optælling i fortegnelsen, før I lukker denne, for en optælling uden en næste dato falder bort, og biblioteket genoptager sit forfald.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er et procesdokumentationssystem?
Det er det sæt regler og roller, der holder en samling procesdokumentation sand, til forskel fra dokumenterne selv: en fortegnelse med én navngiven ejer pr. proces, det niveau hver af dem er dokumenteret på, et reviewinterval hvis forfaldsdatoer når frem til de ejere, en målt takt for, hvor hurtigt biblioteket falder bagud, og en vej for at oprette, godkende, publicere og udfase et dokument. Skabelonen betyder mindst. Prøven er, hvad registret siger om et dokument, ingen har rørt i tre år.
Hvad skal en procesfortegnelse indeholde?
Én linje pr. proces: procesnavnet, ejeren som en person frem for et team, det niveau den er dokumenteret på, dens kritikalitet, placeringen af den gældende version, og datoerne for sidste review og næste forfald. To kolonner mere tjener sig hurtigt hjem — de systemer, processen kører i, som fortæller jer, hvad en migrering vil ugyldiggøre, og det punkt, den findes for at opfylde, som fortæller jer, hvad en auditor vil bede om at se. Fortegnelsen kommer først, fordi hver senere beslutning er en forespørgsel i den.
Hvem skal eje et procesdokumentationssystem?
Én person, og ikke den, der ejer flest dokumenter. Systemejeren holder fortegnelsen, metaprocessen og registret over reviewdatoer; hver dokumentejer holder indholdet. At lægge de to sammen giver den velkendte fejl, hvor hver revision står i kø bag den ene person, der forstår systemet, og hvor køen bliver rapporteret som et ressourceproblem frem for et designproblem. En halv dag om ugen bærer et bibliotek på halvtreds processer, forudsat at påmindelserne er automatiske, og at hver ejer er et navn.
Hvor skal procesdokumentation ligge?
Der hvor fortegnelsen siger, og derfor er placering en kolonne i den frem for en beslutning, der tages én gang for hele biblioteket. Et kvalitetsledelsessystem, en wiki og et fællesdrev kan hver især holde en gældende version; ingen af dem kan fortælle jer, hvilke processer der slet ikke har en. Prøven er altså ikke, hvilken platform det er, men om hver række i registret navngiver det sted, dens læsere sendes hen, og om det at komme derhen frembringer den revision, registret hævder. En proces uden en række er usynlig for hvert eneste platformvalg.