Sådan opretter du et system til SOP-styring
Byg et SOP-bibliotek med en inventar, procesejere, godkendelsesmyndighed, aktuel kopiadgang, træningstriggere og en gennemgangsplan.
Et system til SOP-styring er et bibliotek med ansvarlige ejere, én gældende udgave pr. procedure, en ændringsvej og dokumentation for, at berørte medarbejdere har modtaget ændringer.
Kort fortalt
- Inventar SOP'er efter proces og anvendelsessted, og tildel derefter ansvarlige ejere.
- Definer godkendelse, version, ikrafttrædelsesdato og træningsregler før import af ældre kopier.
- Kør en driftskø for ændringer, forfaldne anmeldelser, anerkendelser og pensioneringer.
Byg biblioteket omkring arbejde, ikke mapper
Start med de opgaver, som en forældet instruktion ville have betydning for. Navngiv for hver procesejer, som bruger SOP'en, hvor den aktuelle problemstilling skal vises, og hvilke registreringer arbejdet opretter. Denne beholdning bestemmer godkendelses- og uddannelsesstierne, før software- eller mappestruktur vælges.
Denne side dækker opsætning og drift af biblioteket. /da/guides/hvad-er-sop-styring definerer disciplinen, /da/guides/sadan-organiseres-sop-er dækker hentning og navngivning, og /da/guides/sadan-gennemgar-du-en-sop dækker beslutningen om én planlagt gennemgang. Behandl dem som dele af systemet i stedet for separate biblioteker.
Brug en SOP til at teste systemet
Det kontrollerede SOP-eksempel forbinder identitet og indhold med gennemgang, godkendelse, udstedelse og en fremtidig gennemgangstrigger.
Identificer proceduren
Overskriften, omfanget og ansvarstrinnene viser de data, hver SOP-indgang har brug for, før den kan tilslutte sig det administrerede bibliotek.
Test autorisationsstien
Teknisk gennemgang og godkendelse kontrollerer, om den foreslåede instruktion er korrekt, og hvem der kan godkende udstedelsen.
Betjen det aktuelle problem
Den udsendte version, offentliggørelse og senere anmeldelse trigger tester, hvordan biblioteket håndterer adgang, ændring og pensionering.
Sådan fungerer det
Inventaropgaver og ejere
List eksisterende SOP'er efter det arbejde, de styrer, identificer dubletter og manglende kritiske opgaver, og tildel en procesejer og brugere til hver.
Definer spørgsmål og træningsregler
Indstil ID'er, revisionsstatus, teknisk gennemgang, godkendelsesmyndighed, ikrafttrædelsesdatoer, point-of-use adgang og hvornår en opdatering skal bekræftes eller trænes.
Pilot driftskøen
Flyt én SOP gennem gennemgang, godkendelse, offentliggørelse og tilbagetrækning af tidligere kopi. Spor forfaldne anmeldelser og åbne ændringer, før du importerer resten.
Faldgruber du skal undgå
Importerer forældede SOP'er som aktuelle
Migration er en mulighed for at bekræfte ejer og nøjagtighed; karantæne usikre kopier, indtil deres status er løst.
Byg en SOP-arbejdsgang
Åbn det kontrollerede SOP-eksempel og tilpas dets ejer-, godkendelses- og gennemgangsporte.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad hører hjemme i et SOP-register?
Mindst ID, titel, ejer, aktuel revision, ikrafttrædelsesdato, placering, forfaldsdato for anmeldelse og status; tilføje træning og tilknyttede poster efter behov.
Er en delt mappe nok?
En mappe kan indeholde den aktuelle kopi, men systemet har også brug for autorisation, gennemgang, ændring og tilbagetrækningsregler, som brugerne følger.
Hvordan administrerer vi SOP'er fra dag til dag?
Overvåg ændringer, gennemgangsdatoer, godkendelser, distribution og træningsundtagelser gennem én kø med navngivne ejere.