Lieferanten-Onboarding: Prozess, Checkliste und Ablaufdiagramm
Lieferanten-Onboarding mit Checkliste und Ablaufdiagramm: Qualifizierung, Freigabe, Bankdatenprüfung und Aktivierung. Die Vorlage lässt sich bearbeiten.
Beim Lieferanten-Onboarding werden Eignung und Risiken geprüft, die Zusammenarbeit freigegeben und erst danach Stammdaten und Zahlungsdaten aktiviert. Das Ablaufdiagramm zeigt die Verantwortlichen und die Wege bei fehlenden Unterlagen oder Ablehnung.
Kurz gesagt
- Qualifizierung und Freischaltung sind zwei Prozesse, und nur ein Tor sollte sie verbinden.
- Ein Lieferant mit Stammsatz und ohne Freigabe ist bereits zahlbar.
- Eine Risikoklasse leistet nichts, wenn sie nicht auch festlegt, wann der Lieferant erneut geprüft wird.
- Eine Bestellung vor der Freigabe hat das Geld, das das Tor steuern soll, längst gebunden.
- Eine Ablehnung braucht ein gezeichnetes Ende, sonst wird der Lieferant über einen anderen Einkäufer erneut angefragt.
Checkliste für das Lieferanten-Onboarding
| Prüfschritt | Benötigter Nachweis | Ergebnis |
|---|---|---|
| Bedarf klären | Anforderung und Prüfung bestehender Lieferanten | Neuanlage begründet oder bestehender Lieferant gewählt |
| Lieferant qualifizieren | Due-Diligence-Unterlagen und Risikoeinstufung | Freigabe, Rückfrage oder dokumentierte Ablehnung |
| Bankdaten prüfen | Unabhängige Rückbestätigung über einen bekannten Kontakt | Verifizierte Zahlungsdaten |
| Lieferant aktivieren | Freigabe, vereinbarte Konditionen und geprüfte Stammdaten | Aktiver Lieferant mit Verantwortlichem für die erneute Prüfung |
Vorlagen für Einkauf und Freigabe
Ein Lieferanten-Onboarding in vier Stufen aufbauen
Erst Qualifizierung, dann Freischaltung, in sechs Phasen. Jede Stufe fügt Arbeit hinzu, die den Lieferanten unzahlbar lässt, bis auf die letzte, wo eine einzige Zeile das beendet.
Die eine legitime Abkürzung
Die Anfrage ist eine Zeile, und die Regel kommt mit ihr. „Lieferantenanfrage einreichen“ ist der einzige Eingang, und „Bestehender Lieferant deckt den Bedarf?“ schickt sein Ja zu „Bei bestehendem Lieferanten bestellen“: eine Bestellung ohne Due Diligence, erlaubt allein deshalb, weil dieser Lieferant sie schon einmal bestanden hat.
Fünf Zeilen, nichts zahlbar
Die Qualifizierungshälfte vollständig: „Due-Diligence-Unterlagen einholen“, die Vertragsbedingungen, „Bonitäts- und Finanzprüfung durchführen“, die Datenschutzprüfung und dann „Risikoklasse festlegen“. Nichts davon erzeugt einen Satz, mit dem eine Rechnung abgeglichen werden könnte, und genau das macht es unbedenklich, diese Hälfte langsam zu fahren.
Das Tor zwischen den Hälften
„Hohe Risikoklasse?“ führt die Lieferanten, bei denen es angezeigt ist, über „Erweiterte Due Diligence durchführen“, und danach kommt „Due Diligence bestanden?“: wo der bislang einzige gezeichnete Ausgang „Abgelehnt“ ist und bei „Lieferant ablehnen und Bedarfsträger informieren“ endet. Der freigegebene Weg öffnet die zweite Hälfte, in der nächsten Stufe.
Die Hälfte, die keine Verwaltung ist
Der freigegebene Weg führt zur Vertragsunterzeichnung, dann erzeugt die Freischaltung ein eigenes Tor: „Bankdaten per Rückruf verifizieren“, gehalten von „Bankdaten verifiziert?“. Erst dahinter erscheint „Lieferantenstammsatz anlegen“ (die erste Zeile, mit der eine Rechnung abgeglichen werden kann), und die Aufnahme in die Liste folgt.
Zwei Prozesse, die einen Namen teilen
Ein belastbarer Ablauf beginnt mit einer Bedarfsanfrage und der Prüfung vorhandener Lieferanten. Der Einkauf sammelt Unterlagen, die zuständigen Fachstellen bewerten Risiko und Vertrag, eine benannte Stelle gibt frei oder lehnt mit Grund ab. Erst nach dokumentierter Freigabe verifiziert die Stammdatenstelle die Bankverbindung unabhängig und aktiviert den Lieferanten. Fehlende Nachweise gehen mit Verantwortlichem und Frist zurück; bis zur Klärung bleibt der Datensatz gesperrt. Das bearbeitbare Diagramm unten zeigt diese Übergaben.
Lieferanten-Onboarding wird meist als eine Abfolge gezeichnet und ist tatsächlich zweierlei, mit verschiedenen Verantwortlichen und verschiedenen Fragen. Die erste Hälfte qualifiziert: ob dieser Lieferant überhaupt ein Risiko ist, das die Organisation tragen will. Die zweite Hälfte schaltet frei: ein Stammsatz, Bankdaten, Zahlungsbedingungen, eine Bestellung, gegen die der Lieferant fakturieren kann. Beide Hälften laufen häufig gut. Der Fehler steckt fast nie in einer von ihnen.
Er steckt an der Grenze. Die Freischaltung ist das, was der Bedarfsträger will, also wird sie früh begonnen: ein Stammsatz zur Zeitersparnis angelegt, Bankdaten aus einem PDF abgetippt, eine Bestellung ausgelöst, während die Rechtsabteilung noch liest. Ab diesem Moment hat die Organisation einen zahlbaren Lieferanten, den niemand freigegeben hat, und genau diese Bedingung teilen die meisten Lieferantenbetrugsfälle und die meisten Prüfungsfeststellungen zu Dritten. „Due Diligence bestanden?“ muss der einzige Weg in die zweite Hälfte sein, und ein Diagramm ist das, was daraus etwas Prüfbares statt etwas Kulturelles macht.
Das Beispiel unten ist ein Lieferantenablauf über fünf Funktionen, und eine Zeile regiert ihn ganz: Alles von „Vertragskonditionen verhandeln und vereinbaren“ an hängt an „Due Diligence bestanden?“, dessen Zweig „Abgelehnt“ als Ende und nicht als Pause gezeichnet ist. Ein Freischaltungsschritt trägt dann ein eigenes Tor (auf „Bankdaten per Rückruf verifizieren“ folgt „Bankdaten verifiziert?“), und das ist das Anzeichen dafür, dass Freischaltung keine Verwaltung ist. Sie früh zu starten ist nicht verfrüht, sondern ungeschützt.
So funktioniert es
Trennen Sie Qualifizierung und Freischaltung
Schreiben Sie zwei Listen. Qualifizierung ist alles, was klärt, ob die Organisation mit diesem Lieferanten überhaupt Geschäfte machen sollte: Due Diligence, Vertragsbedingungen, Finanzlage, Sicherheit und Datenschutz, Sanktions- und Eigentümerprüfung. Freischaltung ist alles, was ihn zahlbar macht. Nichts von der zweiten Liste gehört in die erste.
Legen Sie die Einstufungsregeln vor dem ersten Lieferanten fest
Entscheiden Sie, was einen Lieferanten in welche Risikoklasse bringt (Datensensibilität, Jahresvolumen, Systemzugang, Ersetzbarkeit), und schreiben Sie die Schwellen auf. Die Klasse hat zwei Aufgaben: die Tiefe dieser Prüfung zu bestimmen und das Intervall, in dem der Lieferant wieder vorgelegt wird. Eine Klasse, die keines von beidem tut, ist Dekoration.
Bauen Sie beide Hälften in einer Zeilenliste
Tragen Sie jeden Schritt der Reihe nach in die Spalte Boxtext ein, Qualifizierung zuerst, und füllen Sie dann die Spalte Linie zu mit den Zeilennummern, zu denen jeder Schritt führt. Bleiben Sie bei einer Handlung pro Zeile: Eine einzelne Zeile mit dem Wort Due Diligence kann nicht zeigen, welche der vier Prüfungen darin den Fall aufhält, und genau diese Zahl fragen die Leute ab.
Machen Sie das Tor zum einzigen Eingang
Lesen Sie die Spalte Linie zu jeder Freischaltungszeile und bestätigen Sie, dass keine davon anders als über die Due-Diligence-Zeile erreichbar ist. Setzen Sie deren Form auf Entscheidung und tragen Sie beide Ausgänge in den Linientext ein, damit die Ablehnung im Diagramm steht. Ein Tor, um das man herumgehen kann, ist Dokumentation und keine Kontrolle.
Legen Sie die zwei Hälften in die Phasenspalte
Die Phase steht in der Spalte Horizontale Bahn (das Beispiel führt Anfrage, Due Diligence, Risikoeinstufung, Vertrag, Zahlungsdaten, Aktivierung), sodass die Grenze zwischen den Hälften eine sichtbare Kante ist und nichts, was man mit dem Finger nachfährt. Eine Zeile in den Zahlungsdaten, deren eingehender Pfeil vor dem Tor beginnt, ist die Umgehung.
Gleichen Sie den Lieferantenstamm mit dem Tor ab
Exportieren Sie den aktuellen Lieferantenstamm und markieren Sie jeden Lieferanten ohne bestandene Due Diligence dahinter. Das sind die Sätze, die das Tor abgelehnt hätte, und ihre Zahl ist der Rückstand, den Sie erben, und kein Grund, neu anzufangen: Arbeiten Sie die mit dem höchsten Volumen zuerst ab und geben Sie jedem Verbleibenden eine Klasse und ein Wiedervorlagedatum in der Liste.
Häufige Fehler
Stammsatz vor der Freigabe angelegt
Den Lieferantensatz früh anzulegen fühlt sich harmlos an und erzeugt einen zahlbaren Lieferanten, den niemand freigegeben hat. Sobald der Satz existiert, kann eine Rechnung damit abgeglichen werden, und die fehlende Freigabe bleibt unsichtbar, bis eine Prüfung im Hauptbuch Stichproben zieht.
Erweiterte Due Diligence ohne Auslöser
Stehen die Kriterien für den Hochrisikoweg nicht an der Entscheidung, bestimmt die Tiefe der Prüfung, wer den Fall gerade hat und wie viel er zu tun hat. Schreiben Sie die Schwellen an den Schritt, und die Verzweigung wird wiederholbar.
Ein abgelehnter Lieferant ohne Ende
Eine Ablehnung, die nicht als Endzustand gezeichnet ist, lässt die Anfrage halb lebendig, und halb lebendige Anfragen werden über einen anderen Einkäufer erneut gestellt, der nichts davon weiß, dass sie schon abgelehnt wurde.
Rückruf bei einer Bankdatenänderung übersprungen
Eine Änderung tritt wieder in die Freischaltungshälfte ein, ohne ein einziges Tor zu durchlaufen, sodass der Rückruf (der einzige Schritt, der eine Umleitung gefunden hätte) der übersprungene ist. Führen Sie einen Kontowechsel durch dieselbe Verifizierung wie eine Neuanlage.
Lieferanten-Onboarding-Vorlage bearbeiten
Übernehmen Sie das Beispiel als eigenes Diagramm, setzen Sie Schwellen, die Sie verteidigen würden, und prüfen Sie, dass nichts in den Zahlungsdaten vor dem Tor liegt.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was unterscheidet Lieferanten-Onboarding von der Lieferantenfreigabe?
Die Freigabe ist die Entscheidung; das Onboarding ist der ganze Weg zu beiden Seiten davon. Die Lieferantenfreigabe beantwortet, ob die Organisation mit einem Lieferanten Geschäfte machen will, und sie ist ein Tor. Das Onboarding umfasst die Anfrage davor, die Due Diligence, auf der die Entscheidung beruht, und alles danach, was den Lieferanten arbeitsfähig macht: Vertrag, Bankverifizierung, Stammsatz, Listeneintrag, Wiedervorlagedatum. Beides zu vermischen ist der Weg zu einem freigegebenen Lieferanten, der nicht bezahlt werden kann, oder einem zahlbaren, der nie freigegeben wurde.
Was gehört in eine Due-Diligence-Akte für Lieferanten?
Mindestens: Angaben zur Rechtsform und Registernummer, wirtschaftlich Berechtigte, geprüfte Abschlüsse oder eine Bonitätsauskunft, Versicherungsnachweise mit Deckungssummen und Ablaufdaten, Steuernummer und die Richtlinien zu allem, was der Lieferant berührt: Informationssicherheit, Datenschutz, Korruptionsprävention, Lieferkettensorgfalt. Ergänzen Sie eine Sanktions- und PEP-Prüfung. Genauso wichtig wie die Liste ist, dass jeder Punkt ein Ablaufdatum hat: Ein Versicherungsnachweis von vor drei Jahren belegt nichts.
Was tun, wenn vor der Freigabe schon bestellt wurde?
Die Bestellung zurückziehen oder sperren, dann die Qualifizierung abschließen und sie gegen den danach angelegten Lieferantensatz neu erteilen. Eine Bestellung gegen einen nicht freigegebenen Lieferanten ist eine Verpflichtung, zu der niemand um Zustimmung gebeten wurde, und den Lieferanten nachträglich freizugeben ist schlimmer, als es gar nicht zu tun: Die prüfende Person weiß nun, dass eine Ablehnung eine Lieferantenbeziehung kostet: genau der Druck, den das Tor entfernen soll. Zählen Sie diese Fälle, statt sie im Stillen zu regeln; eine steigende Zahl sagt, dass die Qualifizierung zu langsam geworden ist.
Wie oft müssen Lieferanten neu bewertet werden?
Nach der Klasse und nach Ereignissen, nicht nur nach dem Kalender. Jährlich bei hohem Risiko, alle zwei Jahre bei mittlerem und zur Verlängerung bei niedrigem ist ein verbreiteter Ausgangspunkt, aber die Auslöser bringen mehr als der feste Turnus: eine neue Systemintegration, ein Vorfall beim Lieferanten, ein Eigentümerwechsel, ein deutlicher Anstieg des Volumens, eine Änderung der Bankdaten. Halten Sie das Datum in der Liste freigegebener Lieferanten, denn eine Liste übersteht eine Umorganisation und eine persönliche Erinnerung nicht.