Sådan laver du en proces til ISO 9001
ISO 9001 punkt 4.4 kræver seks fastlagte ting om en proces, og et flowchart bærer tre af dem af sig selv. Her er, hvor kriterierne, ressourcerne og risiciene skal placeres i stedet.
Sådan fungerer det
Fastlæg input, output og ressourcer
Skriv, hvad processen modtager, hvad den skal frembringe, og hvad den kræver for at køre: en kategori og en kontrakt ind, en evalueret leverandør og et scorecard ud, og de analytikerdage, systemadgange og dataudtræk, som rækkefølgen stiltiende går ud fra. Forventede output betyder et output med en acceptbetingelse hængt på frem for et substantiv.
Fastlæg kriterierne og målene
For hver port navngiver I målet, grænseværdien og den periode, den dækker. Leveringsoverholdelse målt mod den oprindeligt bekræftede dato og mod den reviderede dato er to forskellige tal, og diskussionen om, hvilket af dem der tæller, opstår altid ved gennemgangen frem for før den. Afgør den, mens ingen står til at tabe den.
Skriv trinnene ind i rækker, og forbind dem
Hver række er en kasse: sætningen står i Bokstekst, og vejene ud står i Linje til som rækkenumre, adskilt af komma hvor et trin fører flere steder hen. Fordi forbindelserne er tal frem for tegnede linjer, ændrer en senere omformulering af et trin ingenting ved, hvor det fører hen. Byg hele rækkefølgen, før I rører figurerne.
Gør hvert kriterium til en navngiven beslutning
Enhver række, der bruger et kriterium, bliver Beslutning i kolonnen Figur, med sit navn skrevet om til det spørgsmål, kriteriet besvarer. Linjetekst bærer så ét grennavn pr. nummer i Linje til, parret efter position. To unavngivne pile ud af en beslutning er præcis dér, hvor et fastlagt kriterium stille og roligt holder op med at være et.
Ejeren i en bane, ressourcen i en kommentar
Den ansvarlige funktion står i kolonnen Lodret bane, fasen i Vandret bane. Læs den kolonne tilbage som en liste: de forskellige navne i den er punkt 4.4's fastlæggelse af ansvar og beføjelser, så én funktion skrevet på to måder læses som to ejere. En bane siger hvem, ikke hvor mange — kompetence hører i kolonnen Noter.
Få det godkendt, og læs det så som auditor
Send diagrammet til godkendelse, og kontrollér derefter resultatet fra auditorens retning: tag ét leverandørscorecard, og se om den revision af processen, der frembragte det, stadig kan identificeres. Godkendelser og revisioner ligger på diagrammet, så det link, en leverandørsag henviser til, opløses til den version, der var gældende — og til dens godkender.
Ofte stillede spørgsmål
Kræver ISO 9001 et proceskort?
Nej. Punkt 4.4 kræver, at en organisation fastlægger sine processer og for hver af dem input og forventede output, rækkefølge og samspil, kriterier og metoder, ressourcer, ansvar og risici — det foreskriver ingen form. Punkt 7.5 kræver derefter den dokumenterede information, organisationen fastlægger, er nødvendig. Kort er populære hos auditorer, fordi de gør rækkefølge og samspil kontrollerbare i ét blik, men et kort alene opfylder ikke 4.4: kriterierne skal stå på det.
Hvilken dokumentation accepterer en auditor til punkt 4.4?
Alt, der viser, at fastlæggelsen er foretaget og er i brug. Tre af punkt 4.4's seks dokumenteres af diagrammet selv: en auditor følger en vej over en banegrænse og spørger ejeren på den anden side om den. Kriterier, ressourcer og risiko kræver noget, et diagram ikke kan bære — et kriterium kræver det målte resultat for den periode, det nævner, en ressource kræver kapacitets- eller kompetencedokumentationen bag trinnet, og en risiko kræver den handling, der blev taget, og hvad den ændrede. Fastlagt og aldrig stikprøvet er selve fundet.
Hvordan viser man samspil mellem processer til ISO 9001?
Tegn pilen, ikke henvisningen. Et samspil er en reel overlevering — et output fra én proces, der bliver input til en anden på et navngivet sted — så på et swimlane-diagram optræder det som en vej, der krydser ind i en anden ejers bane. En bane pr. funktion er derfor mere nyttig til punkt 4.4 end et billede af kasser med procesnavne på. I eksemplet med leverandørevaluering krydser tre af de fire dataveje en banegrænse: fejldata fra Kvalitet, levering fra Varemodtagelse og drift, omkostninger fra Økonomi.
Hvilken dokumenteret information kræver punkt 8.4?
Punkt 8.4.1 kræver kriterier for evaluering, udvælgelse, overvågning af præstation og genevaluering af eksterne leverandører, og det kræver, at resultaterne af de aktiviteter bevares. Det er to forpligtelser: kriterierne på forhånd og dokumentationen bagefter. I praksis er den bevarede dokumentation scorecardet, referatet fra gennemgangen og den trufne beslutning — inklusive en fjernelse fra listen og begrundelsen bag den. En godkendt leverandørliste uden daterede evalueringer bag sig er den version, der fejler.