如何创建符合 ISO 9001 的流程

运作方式

1. 确定输入、输出和资源

   写清楚这条流程收到什么、必须产出什么、运行起来需要什么：一个品类和一份合同进来，一家被评价过的供应商和一份记分卡出去，还有这段顺序默默假定的分析工时、系统权限和数据提取。所谓预期输出，指的是带着接收条件的输出，而不是一个名词。

2. 定下准则和指标

   对每一道关口，写明指标、阈值和它覆盖的期间。按最初确认的日期算出来的准时交付率，和按修改后的日期算出来的准时交付率是两个数，而关于哪一个算数的争论，永远发生在评审当场而不是评审之前。趁着还没有人正在输，先把它定下来。

3. 把步骤输入成行，再连起来

   每一行就是一个方框：句子填进“方框文字”，出去的路线以行号填进“连线至”，一个步骤通向多处时用逗号分隔。因为连接是数字而不是画出来的线，以后重写某一步的措辞，不会改变它通向哪里。先把整段顺序搭完，再去动形状。

4. 把每条准则变成带标签的决策

   任何应用了准则的行，都把“形状”设为决策，并把标签改写成那条准则所回答的问句。“连线文字”随后按位置与“连线至”里的每个数字一一对应，各带一个分支名称。两条没有标签的箭头离开同一个菱形，正是一条已确定的准则悄悄不再成立的地方。

5. 责任人放泳道，资源放备注

   承担问责的职能填进“纵向泳道”，阶段填进“横向泳道”。把这一列回读成一份清单：其中不重复的标签就是第 4.4 条所要求的职责和权限的确定，所以同一个职能被写成两种写法，读起来就是两位责任人。泳道说的是谁，不是有多少人——能力要求写进备注。

6. 先审批，再用审核员的眼睛读一遍

   把图表送去审批，然后换个方向检查结果：挑一份供应商记分卡，看看产出它的那个流程版本今天是否还能被辨认出来。审批和修订都保存在图表上，所以供应商档案引用的那条链接，会解析到当时生效的那一版，以及批准它的那个人。

常见问题

ISO 9001 要求做流程图吗？

不要求。第 4.4 条要求组织确定自己的各条流程，并对每一条确定输入与预期输出、顺序与相互作用、判定准则与方法、资源、职责权限以及风险——它并没有规定形式。第 7.5 条随后要求组织确定为必需的那些成文信息。流程图受审核员欢迎，是因为它让顺序和相互作用在一个视图里就能核对，但只有一张图并不满足 4.4：准则必须写在图上。

审核 ISO 9001 第 4.4 条时，审核员接受什么证据？

凡是能表明这项确定做过、而且正在被使用的东西。第 4.4 条六项里有三项由图表本身举证：审核员沿一条路线跨过泳道边界，然后去问对面那位责任人。准则、资源和风险则需要图表装不下的东西——一条准则需要它所指期间的实测结果，一项资源需要那一步背后的产能或能力记录，一个风险需要已采取的措施以及它改变了什么。确定了却从来没被抽查过，本身就是不符合项。

ISO 9001 的流程相互作用怎么表示？

画箭头，不要写引用。相互作用是一次真实的交接——一条流程的输出在一个指名的节点上成为另一条流程的输入——所以在泳道图上，它表现为一条跨进另一位责任人泳道的路线。因此对第 4.4 条来说，一个职能一条泳道，比一张标着流程名称的方框图更有用。在供应商评估示例里，四条数据路线中有三条跨过泳道边界：缺陷数据来自质量，交付数据来自收货与运营，成本数据来自财务。

ISO 9001 第 8.4 条要求哪些成文信息？

第 8.4.1 条要求对外部供方的评价、选择、绩效监视和重新评价规定准则，并要求保留这些活动的结果。这是两项义务：事先的准则，和事后的证据。实际操作中，被保留的证据就是记分卡、评审记录和作出的决定——包括一次移出名录以及它背后的理由。一份背后没有带日期评价记录的合格供应商名录，正是过不了的那一版。