Sådan laver du en indkøbsordreproces
Sådan designer du en indkøbsordreproces: adskil anmodning fra ordre, læg budgetkontrollen før forpligtelsen, sæt beløbsgrænser efter fuldmagtsmatrixen, og fastlæg tolerancer for matchning.
En indkøbsordreproces omsætter en godkendt intern anmodning til en ekstern forpligtelse og matcher derefter det bestilte, det leverede og det fakturerede, før der betales noget.
Kort fortalt
- Anmodningen er intern og forpligter ingen; det er ordren, der er forpligtelsen.
- Budgetkontrol før ordren, ikke efter: det er sidste billige tidspunkt at sige nej.
- Beløbsgrænserne kommer fra fuldmagtsmatrixen og hører til på selve beslutningen.
- Ingen varemodtagelse betyder ingen trevejsmatchning, og dermed en kø af afvigelser.
- Skriv tolerancen på matchningen, ellers bliver hver eneste øreforskel til en afvigelse.
Anmodningen er ikke ordren
Den skelnen, der får en indkøbsordreproces til at fungere, er også den, der oftest smelter sammen: en indkøbsanmodning er en intern anmodning, der ikke forpligter nogen, og en indkøbsordre er en ekstern forpligtelse, der gør. I det øjeblik de er samme dokument, sker budgetkontrollen, efter leverandøren har fået besked på at gå i gang, og kontrollen er blevet en formalitet udført på en beslutning, der allerede er truffet.
Alt andet følger af at få den grænse på plads. Budgetkontrollen hører hjemme mellem de to, fordi det er det sidste billige tidspunkt at sige nej. Godkendelsesgrænser dirigerer efter beløb og kommer fra fuldmagtsmatrixen frem for fra den, der tegner processen. Og trevejsmatchningen til sidst (ordre, modtagelse, faktura) virker kun, hvis nogen faktisk registrerer varemodtagelsen. Det er netop det trin, der oftest springes over, og grunden til at næsten alle har en kø af fakturaafvigelser.
Eksemplet herunder er et procure-to-pay-forløb fordelt på fem baner, leverandøren inklusive. Hold øje med de to forgreninger, teams diskuterer: beløbsgrænsen, der sender sagen videre til en ekstra godkender, og afvigelsen i matchningen, der går tilbage til indkøb og kobler sig på matchningen igen.
Fra anmodning til betaling
Et procure-to-pay-forløb fordelt på fem baner. Hold øje med de to porte før forpligtelsen og med afvigelsen i matchningen efter leveringen.
Den interne anmodning kommer først
Et behov identificeres, og der oprettes en indkøbsanmodning med omkostningssted, kontering, mængde og behovsdato. Alt det efterfølgende afhænger af, at de data er fuldstændige: derfor hører konteringen til på anmodningen frem for at blive tilføjet af økonomi bagefter.
To porte, før nogen forpligter sig
Lederens godkendelse med en vej tilbage til rettelse, derefter en budgetkontrol der kan afvise direkte, og så en beløbsgrænse der sender sagen videre til økonomichefen. Tre beslutninger, og endnu er ingen leverandør blevet kontaktet. Det er hele pointen.
Forpligtelsen, og leverandørens egen bane
Tilbud sammenlignes, leverandøren vælges, indkøbsordren udstedes, og leverandøren bekræfter og leverer. Ved at give leverandøren sin egen bane bliver det synligt, hvor stor en del af den samlede gennemløbstid der tilhører nogen, I ikke kan styre.
Matchningen og dens afvigelse
Varemodtagelse og faktura ankommer ad hver sin arm, hvorefter en trevejsmatchning sender afvigelser tilbage til indkøb og kobler sig på matchningen igen, når de er rettet. Uden trinnet med varemodtagelse kan matchningen slet ikke gennemføres.
Godkend og betal
Fakturaen godkendes, og betalingen frigives. En proces, der stopper ved matchningen, lader den sidste overlevering (fra kreditorbogholderiet til betalingskørslen) stå udefineret, og det er præcis dér, leverandøren oplever forsinkelsen.
Sådan fungerer det
Adskil anmodningen fra ordren
Gør dem til to forskellige trin med hver sin godkendelse, også selvom jeres system bruger én formular. Anmodningen er den interne beslutning; ordren er den eksterne forpligtelse. Smelter man dem sammen, sker budgetkontrollen først, efter leverandøren har fået besked på at gå i gang.
Læg budgetkontrollen dér, hvor den stadig kan sige nej
Før ordren udstedes. Beslut samtidig, om den måler på disponeret forbrug (åbne anmodninger og åbne ordrer) eller kun på bogførte tal, og skriv det på trinnet. Måler I kun på bogførte tal, ser budgettet ledigt ud lige indtil samtlige åbne ordrer lander.
Sæt beløbsgrænserne efter fuldmagtsmatrixen
Hent tallene fra jeres fuldmagtsoversigt, skriv valutaen på, og sæt dem højt nok til, at den ekstra godkender sjældent udløses. Lave grænser giver opdelte ordrer: præcis den adfærd, grænsen findes for at forhindre.
Gør varemodtagelsen til nogens opgave
Angiv hvem der registrerer modtagelsen, og hvornår. Det er det trin, organisationer springer over, fordi det føles som administration, og fraværet er den direkte årsag til de fleste køer af fakturaafvigelser: uden en modtagelse kan matchningen ikke køre, og hver faktura skal rykkes manuelt.
Skriv tolerancen, og udpeg en ansvarlig for afvigelser
Sæt jeres tolerance på pris og mængde på beslutningen om trevejsmatchning, og angiv hvem der ejer afvigelseskøen. Uden en skreven tolerance bliver hver eneste afrundingsforskel til en afvigelse, og afvigelseskøen bliver stille og roligt den rigtige proces.
Tegn de veje, der går uden om indkøbsordren
Firmakort, træk på rammeaftaler og hasteindkøb findes. Tegn dem med deres egne kontroller frem for at lade som om, de ikke sker: en utegnet omvej har slet ingen kontroller, og det er dér, uregistrerede forpligtelser hober sig op.
Faldgruber du skal undgå
Ordren oprettet efter fakturaen
En indkøbsordre oprettet med tilbagevirkende kraft er en kvittering på en beslutning, der allerede er truffet. Sker det ofte, er processen for langsom, ikke folk sjuskede.
Budget målt på bogførte tal alene
Ser man bort fra disponeret forbrug, ser pengene ledige ud, lige indtil alle åbne ordrer lander på én gang.
Ingen skreven tolerance
Hver eneste øre i forskel bliver til en afvigelse, køen vokser, og folk begynder at godkende afvigelser i bundter.
Tre godkendelsesniveauer
Hvert niveau øger gennemløbstiden og udvander opmærksomheden. To (budgetansvarlig plus en godkender over en beløbsgrænse) dækker langt hovedparten af forbruget.
Lav jeres egen indkøbsordreproces
Åbn procure-to-pay-eksemplet som jeres eget diagram, og indsæt jeres egne beløbsgrænser, tolerancer og baneansvarlige.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er forskellen på en indkøbsanmodning og en indkøbsordre?
En anmodning er en intern anmodning om at købe: den bærer omkostningssted og kontering, sendes til budget- og ledelsesgodkendelse og skaber ingen forpligtelse over for nogen leverandør. En indkøbsordre er den eksterne forpligtelse, der udstedes, når anmodningen er godkendt, og som fastlægger vare, mængde, pris og leveringsbetingelser. Det er netop adskillelsen, der gør det muligt at foretage budgetkontrollen, mens et nej stadig er gratis.
Hvad er en trevejsmatchning?
En sammenligning af indkøbsordren (det I aftalte at købe), varemodtagelsen (det der faktisk kom) og leverandørfakturaen (det I bliver bedt om at betale). Stemmer alle tre inden for tolerancen, kan fakturaen godkendes uden yderligere gennemgang. Det er hovedkontrollen mod at betale for varer, I aldrig har modtaget, eller til en pris, I aldrig har aftalt, og den afhænger fuldstændig af, at nogen registrerer varemodtagelsen, hvorfor netop det trin fortjener en navngiven ansvarlig.
Hvor mange godkendelsesniveauer bør en indkøbsordreproces have?
To dækker det meste forbrug: den budgetansvarlige på alt, plus en ekstra godkender over en beløbsgrænse hentet fra jeres fuldmagtsmatrix. Hvert ekstra niveau lægger ventetid til og opfordrer til at dele ordrer op for at holde sig under grænsen: præcis den adfærd, grænsen skulle forhindre. Har et niveau aldrig afvist noget, er det en orientering og bør tegnes som sådan.
Hvad skal der ske, når en faktura ikke matcher?
Den går til en navngiven ansvarlig frem for at ligge i kreditorkøen. De typiske årsager er en prisstigning, leverandøren har gennemført uden at få ordren rettet, en delvis eller mangelfuld levering, eller en varemodtagelse, ingen fik registreret. Send afvigelsen tilbage til indkøb, som afklarer den med leverandøren, og kobl den derefter på matchningen igen, når ordre, modtagelse eller faktura er rettet, så intet bliver betalt på grundlag af en e-mail.
